TARJOUSPYYNTÖ 26.10.2012 Puitejärjestely moniprotokollatallennusjärjestelmästä ja siihen liittyvistä palveluista (Dnro D1238/2/31/2012) Jyväskylän yliopisto (JY) pyytää tarjoustanne moniprotokollatallennusjärjestelmästä (myöhemmin tässä tarjouspyynnössä järjestelmä ). Hankintayksikkö Jyväskylän yliopisto Yliopistopalvelut / IT-palvelut PL 35 40014 Jyväskylän yliopisto 1 Taustatietoja Jyväskylän yliopistossa on n. 2500 henkilökunnan jäsentä ja n. 14000 opiskelijaa. Yliopiston tietotekniset palvelut tuotetaan keskitetyssä IT-palvelut yksikössä. Palvelutuotannossa käytetään kahta eri rakennuksissa olevaa palvelinsalia, joissa molemmissa on erilliset tallennusjärjestelmät. Palvelinsalien ja tallennusjärjestelmien välillä on replikointiyhteydet kriittiselle käyttäjädatalle ja salit profiloidaan jatkossa entistä enemmän pää- ja varasaliksi. Tallennusjärjestelmistä ensin ollaan uusimassa varasalin laitteisto talven 2012-2013 aikana ja pääsalin laitteisto vuoden 2013 loppuun mennessä. Molempien laitteistojen uusimisen jälkeen käyttöön otetaan kriittisen käyttäjädatan replikointi erikseen päätettävässä laajuudessa. 2 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on nelivuotinen puitejärjestely moniprotokollatallennusjärjestelmien ja näihin liittyvien palvelujen hankinnasta yhdeltä kilpailutuksen voittaneelta tarjoajalta. Moniprotokollatallennusjärjestelmällä tarkoitetaan ratkaisua, jolla pystytään toteuttamaan toimintaympäristöön erikseen kuvatut NAS- ja SANtoiminnallisuudet. Olemassa olevien laitteiden korvaamisen lisäksi tulevan sopimuskauden aikana voidaan hankkia myös muita vastaavia tallennusjärjestelmiä. Puitesopimukseen ja hankintaan sisältyvät järjestelmäratkaisut Tässä tarjouspyynnössä hintatiedot toimitetaan vain ensimmäisestä (alla mainitusta) hankittavasta järjestelmästä.
1. Järjestelmä 1: Ensimmäinen uusittava järjestelmä korvaa nykyisen vanhenevan varakonesalin tallennusjärjestelmän. Korvaavalla järjestelmällä on pystyttävä toteuttamaan vähintään nykyiset tai niitä vastaavat ominaisuudet. Pakolliset vähimmäisvaatimukset on listattu liitteessä 1 ja nykyinen ympäristö on kuvattu liitteessä 6. Nykyisen ympäristön toiminnallisuudet on pystyttävä toteuttamaan vaikka niitä ei erikseen mainittaisi liitteessä 1. Pakollisten vähimmäisvaatimusten lisäksi liitteessä 1 on valinnassa pisteytettäviä lisäominaisuuksia. 2. Järjestelmä 2: Pääkonesalin järjestelmän elinkaarta on jäljellä kesään 2013 ja tarvittaessa tukisopimusta voidaan jatkaa vuodella. Tavoitteena on käynnistää pääsalin järjestelmän korvaavan laitteiston hankinnan suunnittelu heti, kun varasalin järjestelmä on korvattu uudella. Kaikkien vaadittujen ominaisuuksien ja teknisen toteutuksen tarvitsemien lisenssien on sisällyttävä tarjottuun ratkaisuun ja sen kokonaishintaan. Käyttöönottopalvelut Hankittava järjestelmä (Järjestelmä 1) on toimitettava asennettuna ja käyttövalmiina JY:n tiloihin. Tarjoukseen täytyy sisältyä datamigraatio vanhasta järjestelmästä uuteen. Koko NAS-datan migraatio on pystyttävä tekemään yhden viikonlopun aikana ja SAN-blokkidatan migraation on onnistuttava taustalla katkoitta ennen palvelinten siirtoa uuteen tallennusjärjestelmään. Tarjoajan on nimettävä hankkeelle tekninen projektipäällikkö, joka vastaa tarjottujen järjestelmien käyttöönotosta, datamigraatiosta ja toimii yhdyshenkilönä asiakkaan suuntaan. Projektipäälliköllä on oltava sertifiointi tarjotusta teknologiasta ja kokemusta vähintään tarjottavan järjestelmän kokoisista toimituksista. Projektiin kiinnitettyjä asiantuntijoita ei voi vaihtaa ilman JY:n hyväksyntää. Kaikki käyttöönotosta, migraatiosta ja asiantuntijoista (projektipäällikkö ja muut tarjottavat asiantuntijat) aiheutuvat kulut tulee sisällyttää tarjouksen kokonaishintaan. Tuki- ja ylläpitopalvelut Järjestelmän hintaan (Järjestelmä 1) on sisällyttävä 48kk 24/7 tuki- ja ylläpitopalvelut neljän (4) tunnin vasteajalla. Ylläpidon täytyy kattaa laitteistoja ohjelmistotuki sekä sisältää ohjelmistopäivitykset ja niiden asentaminen. Tarjottujen tuotteiden on oltava saatavilla joulukuussa 2012. Hyvitys- ja vaihtolaitetarjoukset Vanha varasalin järjestelmä ei välttämättä jää käyttöön JY:lle vaan se voidaan antaa vaihdossa hyvitystä vastaan. Järjestelmästä siirretään ennen luovutusta
osa levyistä (21 x 450GB, 10k, FC ja 8 x 1T, 7.2k, SATA II) pääsalin järjestelmään helpottamaan migraation ja siirtymäaikojen aiheuttamaa tilatarvetta. Varasalin järjestelmä on kuvattu liitteessä 6. Koulutus Koulutus on järjestettävä Suomessa suomeksi ja sen täytyy sisältää perustiedot uuden järjestelmän käytöstä. Koulutus voi olla JY:lle erikseen räätälöity tai se voi olla osa tarjoajan normaalia koulutustarjontaa. Tarjouksessa pyydetään kuvaamaan tarjottava koulutus. 3 Sopimus ja sopimuskausi Solmittava sopimuskausi on neljän vuoden (4v) puitesopimus kuuden kuukauden (6 kk) irtisanomisajalla, puitesopimuksen astuessa voimaan aikaisintaan 31.12.2012 alkaen. Puitejärjestely koskee moniprotokollatallennusjärjestelmien, tallennusverkon komponenttien, järjestelmälaajennusten, näihin liittyvien tarvikkeiden, ohjelmistojen, tukipalveluiden, konsultoinnin ja koulutuksen hankintaa yhden toimittajan kanssa. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan tarjoamansa valmistajan teknologiaa koko sopimuskauden ajan. Hankintaan liittyvät sopimukset tullaan laatimaan noudattaen keskeisiltä osin JIT 2007 yleisiä sopimusehtoja erityisehtoineen, ellei hankintayksikön ja tarjouskilpailun voittaneen toimittajan ole erikseen toisin sovittu. Hankintayksikkö pidättää mahdollisuuden purkaa hankintapäätöksen, jos sopimukseen ei päästä voittaneen tarjouksen jättäneen toimittajan kanssa. julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) erityisehtoja palveluista (JIT 2007 Palvelut) erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007 Konsultointi) erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista (JIT 2007 Valmisohjelmistot) erityisehtoja laitehankinnoista (JIT 2007 Laitehankinnat) 4 Tarjouksen sisältö Haluamme tarjouksien olevan muodoltaan tiiviitä, selkeitä ja pelkistettyjä. Turhia liitteitä (esim. tarjoajan toimintakertomus) täytyy välttää. Tarjoukseen ei haluta tarjoajan toiminnan yleisesittelyä. Lyhyt kirjallinen esittely yrityksestä laitetaan liitteisiin. Tarjouksen liitteisiin voi sisällyttää tietoja tarjoajan muista tuotteista ja palveluista, jotka selvästi parantavat järjestelmän toimintaa ja tarjoavat lisäarvoa.
Tarjoukseen tarvittavat asiakirjat on lueteltu liitteessä 2 ja ne ovat ehdoton vaatimus. 1. Tarjoajan täytyy tarjouksessaan esittää kokonaisratkaisu varasalin vanhan järjestelmän korvaavasta ja vaatimukset täyttävästä järjestelmästä. 2. Tarjouksesta on löydyttävä tarjottavan järjestelmän tekniset ja toiminnalliset tiedot liitteessä 1 esitettyjen vaatimusten osalta. Nämä tiedot ilmoitetaan täyttämällä liitteen 1 lomake. 3. Tarjoukseen on sisällyttävä kuvaus tarjottavasta ratkaisusta samoin kuin tarjotut tuotteet, määrät ja konfiguraatiotiedot. 4. Tarjouksesta on löydyttävä tiedot tarjottavasta käyttöönottoon ja käyttöön liittyvästä koulutuksesta. 5. Tarjoajan luotettavuuden ja resurssien arvioimiseksi täytyy tarjoukseen liittää liitteessä 2 listatut asiakirjat. Osatarjouksia ei hyväksytä. Palvelut on tuotettava suomen kielellä. Tarjouksessa on oltava yrityksen yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä selkeästi ilmoitettuna sähköpostiosoite, johon hankinnasta tehtävä hankintapäätös halutaan ilmoitettavan. Tarjouksen täytyy olla suomenkielinen. Laitteiden tekniset tuotetiedot voivat olla englanninkielisiä. Tarjoajan on tarjouksen jättämisen jälkeen JY:n pyynnöstä pystyttävä viikossa esittämään mikä tahansa tarjottu ominaisuus live-demolla esimerkiksi tarjoajan omassa demolaboratoriossa tai vastaavassa tilassa. Mikäli tarjoaja ei pysty esittelemään haluttua ominaisuutta, tarjous voidaan hylätä. 5 Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjoajaa koskevat vaatimukset ovat liitteessä 3. 6 Hinnat Hintojen täytyy sisältää kaikki kustannukset ilman arvonlisäveroa. Tarjouksessa hinnat yksilöidään seuraavasti (Liite 4): 1. Varasaliin tarjottavan korvaavan järjestelmän (Järjestelmä 1) kokonaishinta: Tässä ilmoitetaan järjestelmän kokonaishinta mukaan lukien kaikki liitteen 1 vaatimusten aiheuttamat kustannukset sisältäen kuljetus-, asennus-, matka-, majoitus-, datamigraatio- ja koulutuskustannukset. Tarjouksen liitteenä on toimitettava kokonaiskustannuksien tarkka erittely. Vertailussa käytetään liitteellä 4 ilmoitettuja hintoja. 2. Kahden eri tyyppisen kapasiteettilaajennuksen hintatiedot. Tarkemmat tiedot näistä laajennuksista löytyy liitteestä 4.
3. Konsultointipäivän hinta. 4. Mahdollinen vanhasta palautuvasta tallennusjärjestelmästä saatava hyvitys. Tarjouksesta täytyy ilmetä kuinka kauan hinnat ovat tarjoajaa sitovia. 7 Tarjousten käsittely Tarjousten käsittely on kolmivaiheinen: 1. Tarjoajan kelpoisuusvaatimusten tarkastus. 2. Tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten tarkastus. 3. Tarjouksien vertailu valintaperusteiden mukaan. Tarjous hylätään, jos tarjous tai tarjoaja ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä ehdottomia vaatimuksia. JY pidättää itsellään oikeuden tutustua tarkemmin tarjoajan järjestelmiin. 8 Tarjousten vertailuperusteet Saaduista tarjouksista vertaillaan ne, joiden tarjoajat täyttävät kelpoisuusehdot ja jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten perusteella JY:lle valitaan järjestelmätoimittajaksi se, joka kerää vertailussa eniten pisteitä. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota arvioitaan seuraavilla vertailuperusteilla: 1. Hinta, painoarvo 65% Tarjouksessa on ilmoitettava varakonesalin vanhan järjestelmän korvaavan järjestelmän (Järjestelmä 1) ja siihen liittyvien ylläpito- ja huoltosopimusten arvonlisäveroton kiinteä kokonaishinta. Hinnan tulee sisältää kaikki hankintaan liittyvät kustannukset sisältäen kuljetus- ja asennuskustannukset sekä datamigraatio vanhasta järjestelmästä uuteen. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia eikä laskutus- ja toimituslisiä hyväksytä. Hinnat ilmoitetaan liitteellä 4. Järjestelmän kokonaishinnan maksimipistemäärä on 8. Hintaosion loput kaksi pistettä määräytyvät levylaajennusten ja konsulttipäivän hinnoittelujen perusteella. 2. Lisäominaisuudet, painoarvo 15% Lisäominaisuudet arvioidaan liitteen 1 vastausten mukaan. 3. Projektiin tarjottavien asiantuntijoiden osaaminen, painoarvo 20% Tarjottavien asiantuntijoiden (max 2kpl) ja projektipäällikön CV:t ja aiempi kokemus vastaavien järjestelmien käyttöönotosta. Kokemus huomioidaan käyttöönottoprojekteista 1.1.2009 alkaen. Nämä kuvataan liitteessä 5, joka täytyy palauttaa täytettynä tarjouksen mukana. Yllä luetellut osa-alueet arvioidaan kukin asteikolla 0,00-10,00. Lopullisen vertailupistemäärän selville saamiseksi jokaisen osa-alueen pisteet painotetaan ilmoitetulla painokertoimella ja näin saadut tulokset lasketaan yhteen, jolloin saadaan lopullinen vertailupistemäärä. Näitä pistemääriä käytetään vertailussa
ja eniten pisteitä kerännyt tarjoaja voittaa kilpailun. Jos jokin pakollisista teknisistä tai toiminnallisista vaatimuksista ei toteudu tai tarjouksesta puuttuu jokin vaadituista dokumenteista, tarjous hylätään. 9 Hankinnassa noudatettavat ehdot Tarjousten täytyy olla voimassa 31.3.2013 saakka. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Lisäksi sillä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Mikäli tarjouksessa käytetään alihankkijoita, tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Hankinta-asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjousasiakirjat täytyy laatia siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Tarjouksen luottamukselliset osat on laitettava liitteisiin, joissa on merkintä luottamuksellinen. Tarjoushintaa koskevat tiedot ovat aina julkisia. 10 Hankintamenettely Hankintailmoitus julkaistaan Julkiset hankinnat tietokannassa (HILMA) sekä TED-tietokannassa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta 614/2007 sekä hankintayksikön hankintaohjeita. Lisäksi noudatetaan muuta hankintayksikön toimintaa säätelevää lainsäädäntöä, säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa sähköisesti osoitteessa: https://www.jyu.fi/itp/hankinnat/san/ Hankintamenettelynä käytetään Euroopan Unionin kynnysarvot ylittävää avointa menettelyä. Hankintayksikkö pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankinta voidaan keskeyttää. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä ja tarjoukset tulee tehdä suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjouspyyntöasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina.
11 Tarjousten jättäminen ja lisätiedot Sitovat tarjoukset jätetään kirjallisesti yhtenä kappaleena suljetussa kuoressa viimeistään 5.12.2012 kello 16:00 mennessä (toimitusosoite alempana). Lisäksi on toimitettava yksi sähköinen kopio tarjouksesta CD- tai USBmedialla. Kirjallisten ja sähköisten tarjousten mahdollisissa eroavuuksissa käytetään kirjallista versiota. Tarjousten toimitusosoite: Jyväskylän yliopisto Kirjaamo PL 35 40014 Jyväskylän yliopisto Kuoressa on oltava merkintä Moniprotokollatallennusjärjestelmä. Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen jarkko.o.laitinen@jyu.fi. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 19.11.2012 kello 16:00 mennessä. Viestin otsikossa on oltava viite Moniprotokollatallennusjärjestelmä ja viestissä on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon lisäkysymysten vastaukset halutaan. Samansisältöiset vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille viimeistään 26.11.2012. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Jyväskylän yliopisto Kirsi Moisander Hallintojohtaja LIITTEET Liite 1: Järjestelmän tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ja ominaisuudet Liite 2: Tarkastuslista tarjoukseen liitettävistä asiakirjoista Liite 3: Tarjoajan soveltuvuusarvio Liite 4: Tallennusjärjestelmän hintaselvitys Liite 5: Tarjottavien asiantuntijoiden osaaminen Liite 6: Kuvaus nykyisestä ympäristöstä