Muutoksen johtamisen haasteita

Muutoksen johtamisen haasteita piloteista käytännöksi Infra alan tuottavuuden kehittämishanke Tukefin 3 16. 17.1.2012 19. 20.1.2012 Jaakko Heikkilä rakennusneuvos Sisältö 1 Ympäristön muutoksia, tavoitteita, muutostarve 2 Muutoksen johtamisen ominaispiirteitä 3 Strateginen johtaminen 4 Valmentava johtaminen, coaching 5 Tiimin valmentaminen Ryhmätyöt 1

Infra-alan visio 2015 Hankintamenettelyt tukevat laatua, tuottavuutta ja innovaatioita Verkottuminen ja allianssit yleistyvät Osaamisen kehittäminen on kilpailuvaltti Harmaa talous on suureksi osaksi kitketty Ulkomaisen työvoiman käyttö on hallittua Alan tuottavuuskehitys ja kannattavuus on nousevalla uralla Infran kehittämiselle ja korjaamiselle pidemmän aikavälin toteutus- ja rahoitussuunnitelmat Toimiva markkina tarjoaa kehittyville yrityksille kannattavamman ympäristön Kansallinen luonnonvarastrategia ohjaa toimintaa Laaja ymmärrys infran ylläpidon ja kehittämisen merkityksestä Suomen kansantaloudelle ja hyvinvoinnille Alan tapa, kulttuuri VISIO 2015 Liiketoiminta, tuottavuus Maarakennusalan eettiset pelisäännöt, mikä on tilanne kentällä? Varmista valinnassa sopimuskumppanisi ja alihankkijasi ammattitaito, suoritusvarmuus, laaduntuottokyky ja luotettavuus. Ole rehellinen ja lojaali sopimuskumppani. Älä käytä toisen erehdystä tai sopimuksen epäselvyyttä hyväksesi. Edistä hankkeen osapuolten välistä avointa yhteistyötä. Tunnista hankkeiden kriittiset kohdat, hoida myötävaikutusvelvollisuus tunnollisesti, tiedota aktiivisesti ja varmista tiedonkulku kaikkien osapuolten välillä. Kannusta innovatiivisuuteen, hyödynnä ja turvaa innovaatioita. Käytä hankintamenettelyn eri mahdollisuuksia monipuolisesti hyväksi. Huolehdi työturvallisuudesta ja henkilöstön jatkuvasta kehittymisestä. Älä tingi työturvallisuudesta kilpailukeinona. Vaali ympäristöä ja pyri parantamaan sitä ihmisen elinympäristön sekä luonnon ja kauneusarvojen kannalta. Torju harmaata taloutta varmistumalla pitkissäkin ketjutuksissa siitä, että kaikki alihankkijat toimivat säännösten mukaisesti. Vastusta korruptiota. Älä tarjoa tai vastaanota lahjuksia. 2

T & K - toimintaympäristöanalyysi OPM VTT kunnat Opetus ja tutkimus Tutkimusyhteisön tulisi olla houkutteleva Tutkimusyhteisöt TTY AALTO OY LTY SYKE RIL YM T-markkinat R-alan järjestöt RT LVM RYM Rakli B Tekes T&K hyvin vähäistä Businessmahdollisuus/businessuhka Yritykset C Yhteiskunta: loppukäyttäjät / asiakkaat SA A Kehitystoiminta Rahoittajat EU Jaakko Heikkilä Aineettomat investoinnit Aineettomia investointeja ovat: koulutus tutkimus -> teknologian kehittäminen kehittäminen -> liiketoiminnan konseptit, kumppanuuden kehittäminen, brändin rakentaminen Aineettomista investoinneista innovaatioita: teknologisia ratkaisuja, tuotteita markkinoille uusien organisaatiomallien ja prosessien käyttöönottaminen asiakkuuksien hallintaan liittyvien mallien käyttöönottoja 3

Hyvän muutosjohtamisen ominaisuuksia Muutoksen välttämättömäksi kokeminen (leadership) Vision ja strategian luominen (leadership), kis Johtavan tiimin perustaminen, avainpelurit Hyväksyminen, nopea päätöksenteko, ideoiminen, avoimuus Viestiminen, kaikkien tulee ymmärtää ja sisäistää sisältö Joustavuus, vauhdikkuus, sitoutuneisuus Ihmiset, turvallisuus, yhteistyö, laajat valtuudet toimia (coaching) Rohkaiseminen, luottaminen, kuunteleminen (coaching) Lyhyen aikavälin onnistumiset, nopeat voitot Parannusten vakiinnuttaminen, juurruttaminen organisaatioon Johdonmukaisuus, pitkäjänteisyys Leadership + coaching = hyvä tapa johtaa muutosta Syitä muutoksen epäonnistumiseen Liiallinen tyytyväisyys nykytilaan, muutos uhkaa mukavuusvyöhykettä Vision rakentamisessa tapahtuneet virheet Informaation puute, kaikkia ei ole kytketty mukaan Avainpelurien puute (vrt. kriittinen massa ) Johtamisen (leadersip, coaching) puute Liian paljon managementtia, keppiä ja porkkanaa Pitkäjänteisyyden puute Pelko 4

Kohti Visiota, yrityskulttuuri ja strategiset tavoitteet Osaaminen ja johtaminen ovat keskeisiä tekijöitä matkalla kohti visiota ja keinoja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Coaching tavoitteet 2015 Visio Prosessien kehittäminen Asiakastoimintamalli Johtamismalli Tavoitteet 2012 Yhteistyö Osaamisen kehittäminen Osaamisen hallinta Organisaation menestyminen Omistaja (M) Selkeä suunta Matala organisaatio t & k osa liiketoimintaa Hyvä kannattavuus, vaikuttavuus Hyvä maine STRATEGINEN LEADERSHIP Missio, Visio, Arvot Kulttuuri Strategiset tavoitteet OPERATIIVINEN LEADERSHIP Prosessit ja menetelmät Johtamiskäyttäytyminen Oikeudenmukaisuus ASIAKKAIDEN Lojaalisuus (A) BSC TYÖNTEKIJÖIDEN Motivaatio (H) Lisäarvo Hinta-laatu-suhde Aikataulut Luotettavuus Hyvä palvelukokemus Uudistuminen Ulkoinen tunnelma coaching Oman työn merkityksellisyys Pätevyyden kokeminen Itsenäisyys Sosiaaliset suhteet Oikeudenmukaisuuden tunne Sisäinen tunnelma Työviihtyvyys Onnellisuus Terveys 5

Erilaiset johtamistavat Organisaation vastuu Yksilön vastuu Arviot Tavoiteasetanta: yksilöt ja yksiköt Rekrytointihaastattelut Seurantapalaverit Management Mitä? Leadership Coaching Miten? Visio, missio, arvot Integrity Motivointi Inspirointi Kuinka saavutetaan tavoitteet Suunnitelmat Feedback Työssä ohjaus Välittäminen Johtamistyylit (1) Visionäärinen tyyli, johtaa työyhteisön jäseniä kohti yhteistä unelmaa, yhdessä sovittua visiota. Sopiva tyyli, kun haetaan työyhteisölle selkeää suuntaa. Ihmisten kannalta hyvin positiivinen johtamisen tyyli. Coaching, valmentava tyyli, autetaan henkilöitä saavuttamaan yhdessä sovittuja tavoitteita. Valmentavalla johtamisella autetaan henkilöitä kehittämään osaamisiaan ja muita valmiuksiaan. Coaching on työyhteisön kannalta hyvin positiivinen johtamistyyli. Sovitteleva tyyli, luodaan työyhteisöön harmoniaa. Sovittelevalla tyylillä korjataan työyhteisössä vallitsevia säröjä sekä motivoidaan ja lujitetaan ihmisten välisiä suhteita raskaina aikoina. Sovitteleva johtamistyyli on positiivista. Demokraattinen tyyli, arvostaa ihmisten mielipiteitä ja hakee sitoutumista laajan osallistumisen kautta. Demokraattisella tyylillä pyritään konsensukseen. Tyyli koetaan positiiviseksi. 6

Johtamistyylit (2) Vauhdittava tyyli, sopii erittäin haastaviin ja innostaviin tavoitteisiin, kun kysymyksessä on motivoitunut ja osaava tiimi. Tyyli koetaan usein negatiiviseksi, koska sitä käytetään väärissä tilanteissa. Komentava tyyli, lievittää pelkoja antamalla selkeän suunnan hätätilanteessa. Sopiva menetelmä, kun kriisissä muutetaan suuntaa ja toimintatapoja. Sopiva käytettäväksi myös henkilöjohtamisessa, kun kyseessä on käytökseltään ongelmalliset henkilöt. Komentava tyyli koetaan negatiivisena. Ihmisten kautta johtaminen valmentava johtamistapa Ihminen Tunnelma Työ J Kasvu Tulos J Toiminta Coaching - tapa Johtaa Ilmapiirin, tunnelman johtaminen Tavoitteellisuus Tukeminen, ohjaaminen Kasvaminen 7

Motivaatio / työn merkityksellisyys TUNNEN ISOMMAT TAVOITTEET JA OMAN TEHTÄVÄNI LIITTYMISEN NIIHIN KOEN KASVU- MAHDOLLISUUKSIA TYÖNI ON RIITTÄVÄN HAASTEELLISTA OLEN OSALLISTUNUT TAVOITTEIDENI ASETTAMISSEN OMAN TYÖN MERKITYKSELLISYYS VOIN VAIKUTTAA ASIOIHIN TYÖYMPÄRIS- TÖSSÄNI TUNNEN ITSENÄISYYTTÄ OMASSA TYÖSSÄNI KOEN OPPIVANI JA TUNNEN ITSENI PÄTEVÄKSI TUNNEN VASTUUN TYÖSTÄNI ESIMIEHENI ON KIINNOSTUNUT TYÖSTÄNI SAAN RIITTÄVÄSTI SÄÄNNÖLLISTÄ PALAUTETTA EDISTYMISESTÄNI Oikeudenmukaisuuden tunne, Sosiaalisen yhteenkuuluvaisuuden tunne Mitä valmentaminen (esimiestyö) on? Valmentaminen on välittämistä, tavoitteiden asettamista, seuraamista, näkökulmien tarjoamista, suuntaamista, keskustelua Valmentamisella pyritään saamaan irti valmennettavan potentiaalinen suoritus. Valmentamisella tavoitellaan parempaa tuottavuutta, korkeampaa moraalia ja työtyytyväisyyttä. Valmentamisella on yleensä määrämuotoinen rakenne. Valmentaminen on prosessi, jolla on alku - ja loppupiste. 8

Valmentajan (esimiehen, projektipäällikön) taidot 1. Osapuolten keskinäinen suhde 6. Ajanhallinta 2. Kysyminen Valmentajan taidot 5. Intuitio 3. Kuunteleminen, win-win 4. Kannustavan palautteen antaminen Valmentajan taidot Valmennus (coaching) periaatteet, keskinäinen suhde, luottamuksen rakentaminen Rakenna hyvä valmennus (coaching) suhde (luottamus, avoimuus) Valmentaja tahtoo valmentaa ja valmennettava haluaa tulla valmennetuksi Valmentajan on uskottava, että valmennettava pystyy paljon parempaan mitä hän nyt tekee Vahvista luottamusta, puhuminen tekeminen - johdonmukaisuus Valmentajan on uskottava, että valmennettavat voivat tehdä erinomaisia ratkaisuja Valmennettava on vastuussa tuloksesta ja tekemisestä Valmennuksen fokus on oltava siinä, mitä valmennettava ajattelee ja kokee Keskustelut ovat tasavertaisia Säilytä sitoutumisesi valmennettavaan 9

Valmentajan taidot Kysyminen Ollaksesi hyvä valmentaja, on kysymisen osaaminen olennaisen tärkeää. Hyvä kysymys: Kysymys on yksinkertainen ja sillä on tarkoitus Kysymyksellä vaikutetaan ilman kontrollointia Informaatio, selkeyttäminen, uudet näkökulmat Kysymys ei saa sisältää (vahvoja) omia mielipiteitä. Neutraalit kysymykset ovat parhaimpia. Käytä avoimia kysymyksiä. Ne edellyttävät pohdiskelevampaa vastausta. Noin 70 % puheesta pitää valmennusjakson aikana tulla valmennettavalta. Voimakysymykset * Voimakkaat kysymykset sisältävät ongelman ja yllyttävät ratkaisuun. Kysymys provosoi vastaamaan / ratkaisemaan ongelman. Tyhmät kysymykset! Kuunteleminen on lahja toiselle. Valmentajan taidot Kuunteleminen Kosmeettinen kuuntelu Teeskentely, kuuntelija ei ole läsnä Keskustelu/kuuntelu Normaali keskustelu Aktiivinen kuuntelu Enemmän huomiota puhujaan ja informaation keruuseen Muistio Ymmärtämisen varmistaminen 10

Win Win keskustelu, aina on olemassa 3. vaihtoehto Löytäkää kolmas vaihtoehto 4 3 Kerro oma näkökulmasi Ymmärrä toisen näkökulma 2 1 Luo suhde Hyvä kuuntelija Sopeutuu rytmiin Keskittyy kuuntelemiseen Hyvä silmäkontakti On kiinnostunut keskustelun aiheesta On empaattinen Arvostaa toisia osapuolia ja heidän mielipiteitään Antaa toisten sanoa sanottavansa On myönteinen ja hakee mahdollisuuksia Osaa olla hiljaa Osaa tehdä hyviä kysymyksiä ajallaan Varmistaa, onko ymmärtänyt oikein Ei provosoi eikä provosoidu Hyvä keskustelu: Molemminpuolinen kunnioitus, hyvä suhde Rehellisyys Avoimuus Vapaus ilmaista oma mielipide Tarve löytää hyvä ratkaisu, lopputulos 11

Valmentajan taidot Kannustavan palautteen antaminen Tehokas palaute kiihdyttää valmennettavan toimintatarmoa. Palautteen tulee olla: Positiivinen tarkoitus Perustuu faktoihin tai tekemiseen (ei henkilöön) Sen tulee olla rakentavaa ja hyödyllistä Milloin annetaan: Positiivinen vaikutus oppimiseen Informoi, tarjoaa uusia näkökulmia Rohkaisee ja motivoi valmennettavaa Vahvistaa näkökulmia ja mielipiteitä sekä antaa uusia näkemyksiä/ajatuksia Moite, Oikaisu, Kehuminen, Anteeksipyyntö Riskit: Subjektiiviset näkemykset ovat riski, subjektiivisen ja objektiivisen näkökulman tasapainon hallitseminen on tärkeätä. Valmentajan taidot Intuitio Intuitiolla pääsemme käyttämään kokemustamme, osaamistamme ja viisauttamme tavalla, joka uhmaa logiikkaa. Käytämme 10 % aivokapasiteetistamme. Intuitiolla voimme käyttää enemmän. N Kuudes aisti, Pienet, hiljaiset kellot Ajalla ja paikalla on merkitystä >> hiljaiset hetket. Jos ei kuuntele, kyky kuulla heikkoja signaaleja katoaa. Intuition merkitys nopeasyklisessä liiketoiminnassa korostuu. 12

Ajanhallinta: Suunnittele ja ennakoi T ä r k e ä t Kiireelliset I Kiireelliset ja tärkeät Kriisi, tuotanto-ongelmat, ylitetyt määräajat Ei kiireelliset II Ei kiireelliset, tärkeät Ennalta varautumista, suunnittelua, uusien mahdollisuuksien havaitsemista, suhteiden rakentamista E i t ä r k e ä t III Kiireelliset, ei tärkeät Keskeytykset, puhelut, jotkin kokoukset, asioiden selvittäminen, suositut tehtävät IV Ei kiireelliset eikä tärkeät Ajanhukka, lörpöttely, päivittely, aika-apinat jne 13

Tiimin tehtävät Tehtävä Suhteet Oppiminen Tiimin / Projektin suhteet Yhteinen tarkoitus ja tavoite Yhteinen käsitys tärkeyksistä, prioriteeteista Halukkuus puhua avoimesti, rehelliset palautteet toisille Tietoisuus itse kunkin vahvuuksista ja heikkouksista Erilaisuuden arvostaminen Halukkuus jakaa tietoja ja osaamista Toisen ajattelutavan ymmärtäminen, voidaan helposti sijaistaa Korkea luottamus ja hyvä tahto Korkea työnilo 14

Hyvä ympäristö tiimioppimiselle Virheet ovat tilaisuuksia, eivät syyttämisen lähde Kaikkien ideat ovat arvokkaita Prosessin arvioinnissa kaikki ovat eksperttejä Tiimin jäsenten tunteiden ja näkökulmien esittämistä rohkaistaan Kaikilla on oikeus ja velvollisuus kysyä, mitä he eivät ymmärrä tai minkä he epäilevät olevan väärin Uteliaisuus on hyve, avunpyyntö tervetullut. Tietämättömyyden myöntäminen on vahvuus Oppiminen on jaettu vastuu Jokaisella ainakin yksi kehittämisen kohde vuodessa Reflektoimiselle on aikaa Korkea psykologisen turvallisuuden taso Hyvä oppimisympäristö Hyvät olosuhteet henkilösuhteille Samanlaiset kokemukset Henkilöiden samanlaisuus Henkilöiden erilaisuus Erilaiset kokemukset Hyvät olosuhteet oppimiselle 15

Tunneälykkään johtajan (valmentajan) ominaisuudet Itsetietoisuus: hyvä itsetuntemus ja itseluottamus Läpinäkyvyys: osoittaa rehellisyyttä ja luotettavuutta * Optimismi: näkee asioiden positiiviset puolet * Eläytymiskyky: Tunnistaa toisten tunteet, ymmärtää niiden merkityksen ja huomioi ne toiminnassaan * Kannustavuus: ohjaa ja motivoi voimakkaalla visiolla Kyky kehittää toisia: kehittää muita palautteen ja ohjauksen keinoin Taito hallita konflikteja: pystyy ratkaisemaan erimielisyyksiä Muiden valtuuttaminen, Empowerment Perusta: Keinot: - tasa-arvoisuus - kuunteleminen - muilta oppiminen - tarinoiden jakaminen - näy, ole läsnä - sitouta - auta - haasta - laajenna - saata yhteisen mission piiriin 16

Johtamisen kompassi N Johtamisen tarkoitus, tavoite ja tapa Johtaminen tarkoituksella ja intohimolla Arvot, periaatteet Tasapainoinen elämä Itsetietoisuus Motivaatio Tukijoukot Kiitos! Jaakko Heikkilä www.growcarecoach.fi 17