NÄKÖKULMIA ALUEELLISEN KIRJASTOSTRATEGIAN LAATIMISEEN. Jyväskylä Jyväskylän kaupunginkirjasto Keski-Suomen maakuntakirjasto

Transkriptio

1 NÄKÖKULMIA ALUEELLISEN KIRJASTOSTRATEGIAN LAATIMISEEN Jyväskylä Jyväskylän kaupunginkirjasto Keski-Suomen maakuntakirjasto

2 LIISA NIINIKANGAS tapausesimerkkinä kirjastoprojekti vuodelta 2004: Keski-Karjalan kirjastot

3 PIENEN KIRJASTON TULEVAISUUDEN HAASTEITA Muuttuva toimintaympäristö Kuntatalous Määrärahat Henkilöstön määrä ja osaaminen Asiakkaiden muuttuvat tiedontarpeet Tietotekniikka Muutokset aineistossa: digitaalinen aineisto Valtakunnallisen kirjastopolitiikan ja paikallistason toiminnan yhdistäminen Koululaiset, seniorit asiakkaina Kirjastotoiminnan jatkuvuuden takaaminen JOHTAJUUS

4 Asiakkaan tiedontarpeet: Mitä asiakas haluaa tullessaan kirjastoon? AINEISTOJA KAUKOPALVELUA LAINAAMISTA INFORMAATIOTA & TIETOA TILOJA VÄLINEITÄ PALVELUA RIITTÄVIÄ AUKIOLOAIKOJA KIRJASTOAUTO- PALVELUITA SELKEITÄ KÄYTTÖSÄÄNTÖJÄ

5 Miten selvitään tulevaisuudessa? Strateginen suunnittelu ja johtajuus Toimintojen priorisointi Alueellinen yhteistyö myös muiden hallintokuntien toimijoiden kanssa Toiminnan uudet organisointimallit

6 STRATEGIA TAITO VOITTAA SOTA TERMI LIIKKEENJOHTOON 1960/70 LUVUILLA JA UUDELLEEN LUVULLA SUUNNITTELUN AIKAJÄNNE PITKÄ POHJANA KIINALAINEN STRATEGIA- AJATTELU 2000 v ekr. (Art of Strategy) preussilainen sodankäynnin johtaminen: Clausewitz

7 STRATEGINEN SUUNNITTELU YLEENSÄ YLIMMÄN JOHDON TEHTÄVÄ KÄYTÄNNÖSSÄ TEKIJÖINÄ ESIM: SUUNNITTELUJOHTAJA, KONSULTTI VOIDAAN TEHDÄ MYÖS PROSESSINA OSALLISTUVALLA JOHTAMISTAVALLA, JOLLOIN SIDOSRYHMÄTKIN MUKANA > SITOUTUMINEN HELPOMPAA

8 VISIO, MISSIO, ARVOT VISIO: TOTEUTTAMISEEN HOUKUTTELEVA TULEVAISUUDENKU- VA HAAVE TAI HARHA ANTAA SUUNNAN YHTEISET ARVOT: toimitaanko niiden perusteella arjessa? MISSIO: OLEMASSA OLON OIKEUTUS AKTIIVINEN TOIMINTA-AJATUS *********************** YHTEISET, JAETUT NÄKEMYKSET TÄRKEITÄ, NE AUTTAVAT STRATEGIAN TOTEUTTAMISESSA

9 Liisa & Kari Niinikangas: Kirjaston strategisen suunnittelun prosessi 1. Kirjaston toiminta-ajatus ja päämäärä Mikä oikeuttaa kirjaston olemassaolon? 2. Kirjaston toiminnan kuvaus: Nyt > 5 v. Palvelut Asiakkaat Muut sidosryhmät Erikoisvelvollisuudet 5. Oman kirjaston menestysprofiili Nykytilannetta arvioidaan menestyskriteerien avulla Analysoidaan heikot ja vahvat puolet 6. Tavoitteet ja strategiat Mahdollisuuksien hyödyntämien Sisäisten heikkouksien eliminointi Päämäärien toteuttaminen 3. Kirjaston menestyskriteerit Arvo asiakkaalle Arvo sidosryhmille Oikea laatu/kustannus-suhde 4. Ymäristöolettamukset: Toimintaympäristön muutokset Tietotekniikan muutokset Mahdollisuudet ja uhat 7. Konkreettiset toimintasuunnitelmat Tavoitteiden toteuttaminen: mitä? miten? milloin tehty? kuka vastaa?

10 STRATEGINEN PROJEKTI PROJEKTI ON STRATEGINEN, JOS: SEN EPÄONNISTUMINEN VAIKUTTAA KOKO OLEMASSA OLOON SEN VARASSA ON TOIMINNAN KEHITTÄMINEN TAI TOIMINNAN JATKUVUUS ON SIITÄ KIINNI

11 LIISA NIINIKANGAS KESKI-KARJALAN KIRJASTOSTA ALUEELLISTA JA SIVISTYKSELLISTÄ ELINVOIMAA - KESKI-KARJALAN KIRJASTOSTRATEGIA V

12

13 Keski-Karjalan kirjasto kirjastoverkossa Globaali kirjastoyhteisö Varastokirjasto / Kuopio Yliopistokirjastot Ammattikorkeakoulukirjastot / Pohj.-Karjalan Maakuntakirjastot / Joensuun Muut kunnalliset kirjastot Keski-Karjalan kirjasto Kitee Värtsilä Arvot Talous Teknologia Väestökehitys Kunnat Kirjastoauto Rääkkylä Tohmajärvi Kesälahti Sivu/lähikirjastot kouluissa

14 Koko maailman tietovarasto avoinna Pk-yritysten tietopalvelu Hakeutuva palvelu esim. kotipalvelu Senioritilausuuksia, tiedonhaun opastus, kirjailijavierailut Palveluiden markkinointi E-kirjat & tietoverkkojen aineistot haltuun Kirjavinkkaus= lukemaan houkuttelu eri ikäisille Koulun ja kirjaston yhteistyö Satutunnit, kirjailijavierailut Tiedonhallintataitojen opetus TULEVAISUUDEN HAASTEET NYKYTILA Neuvonta Pääsy tiedon lähteille sis. sähköinen asiointi Sosiaalinen vuorovaikutus asiakaspalvelutilanteessa Asiakas Kirjasto sosiaalisena paikkana Kirjastoautopalvelut Tiedonhaut Lainaus & palautus Aukioloajat Tiedonhaun välineet, koneet jne. Tietokannat, sis. yhteinen rekisteri Henkilökunnan osaaminen ja määrä Aineisto Tilat Kaukolainat

15 Alueellisen kirjaston organisoinnin toimintamalli HUOMENNA TÄNÄÄN Kirjasto Kirjasto11 Kirjasto Kirjasto22 Kirjasto Kirjasto11 Kirjasto Kirjasto22 Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu Kirjastorutiinit Kirjastorutiinit Kirjastorutiinit Sovitut palvelut Kirjastorutiinit Yhteiset Yhteiset palvelut palvelut Yhteistyösopimus Ulkoiset toimittajat Yhtenäiset: - toimintamallit - työprosessit - käyttösäännöt

16 TÄNÄÄN Kirjaston roolin muuttuminen Oppimisen tukeminen Tietopalvelut HUOMENNA Oppimisen tukeminen Kirjastorutiinit Tietopalvelut Kirjastorutiinit

17 Hajautetun ja keskitetyn organisaatiomallin ominaispiirteet Suuremmat kustannukset Vaihtelevat standardit Erilaiset tavat vastata ympäristön haasteisiin Päällekäiset työt Päätöksenteko paikallisyksiköissä Tunnistetaan paikalliset prioriteetit Vastataan asiakkaiden tarpeisiin Yhtenäiset järjestelmät & niiden tuki Yhteinäiset standardit & niiden ohjeistaminen Mittakaavaetu Kriittinen osaamismassa Ei asiakkaan vastata tarpeisiin Kustannukset annettuna paikalliselle yksikölle Joustamaton vastaamaan paikallisiin tarpeisiin Kaukana asiakkaista Hajautettu Keskitetty

18 Hajautetun ja keskitetyn organisaatiomallin parhaat ominaispiirteet Yhteinen palveluyksikkö - Suuremmat kustannukset Vaihtelevat standardit Erilaiset tavat vastata ympäristön haasteisiin Päällekäiset työt Yhdistetty kokemus Mahdollistaa uralla etenemisen Riipumattomuus Synergia Asiakaslähtöinen & tehokas organisaatio Tunnistetaan omistajaorganisaation asettamat vaatimukset Parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen + + Päätöksenteko paikallisyksiköissä Tunnistetaan paikalliset prioriteetit Vastataan asiakkaiden tarpeisiin Yhtenäiset järjestelmät & niiden tuki Yhteinäiset standardit & niiden ohjeistaminen Mittakaavaetu Kriittinen osaamismassa - Ei asiakkaan vastata tarpeisiin Kustannukset annettuna paikalliselle yksikölle Joustamaton vastaamaan paikallisiin tarpeisiin Kaukana asiakkaista Hajautettu Keskitetty

19 MIKSI STRATEGINEN PROJEKTI EPÄONNISTUU? PUUTTEELLINEN SUUNNITTELU YLIMMÄN JOHDON TUEN PUUTTUMINEN ORGANISOINNIN JA JOHTAMISEN PUUTTEET LIIAN MONTA LIIKKUVAA PALAA MUUTOSHALUTTOMUUS

20 YLIMMÄN JOHDON TEHTÄVÄ ASETTAA TAVOITTEET ANTAA RESURSSIT VALVOO OHJAA

21 STRATEGIAN ONNISTUMISEDELLYTYKSET OIKEANSUUNTAINEN YHTEINEN VISIO SITOUTUMINEN KAIKILLA TASOILLA HENKILÖKUNNAN TARVITTAVA OSAAMINEN YHTEINEN TAHTO TAHTOTILA KYKY JOHTAA HENKILÖSTÖ STRATEGIAN TOTEUTUKSEEN JOUSTAVUUS, MUUTOSTEN ENNAKOINTI

22 YLIN JOHTO & STRATEGIAN ONGELMIA LIIAN VOIMAKAS SITOUTUMINEN PROJEKTIPÄÄLLIKKÖÖN VAIHTOEHTOJEN PUUTTUMINEN KYVYTTÖMYYS KÄSITELLÄ SISÄISIÄ RISTIRIITOJA JA VALTAPELEJÄ ASIANTUNTEMATTOMUUS

23 STRATEGIAN SUDENKUOPPIA JÄÄ PAPERIKSI, EI TOTEUDU ARJESSA JÄÄ PIENEN PIIRIN PUUHASTELUKSI EI OLE JOUSTAVA EIKÄ ENNAKOI YMPÄRISTÖN MUUTTUMISTA > suunta tarkistettava ajoittain

24 STRATEGISEN PROJEKTIN JOHTAMISEN SEINÄTAULU TARKISTA TAVOITTEET VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI TARKISTA RISKIANALYYSI MIETI JA VARMISTA VAIHTOEHDOT ETUKÄTEEN HUOLEHDI, ETTÄ SOPIMUKSET OVAT KUNNOSSA VARMISTA KUNNON RESURSSIT VALVO ETENEMISTÄ KÄSITTELE MIELIPIDE-EROT AVOIMESTI OHJAUSRYHMÄSSÄ

25 STRATEGISEN MUISTA PALKITSEMISEN MERKITYS NÄYTÄ SITOUTUMISESI, USKALLA TEHDÄ VAIKEATKIN PÄÄTÖKSET USKALLA MYÖS LOPETTAA PROJEKTI KESKEN Ylimmän johdon arkuus on keskeinen syy projektien epäonnistumiseen (Talouselämä 1/2001) MUUTOSVASTARINTA

26 STRATEGIAN ONNISTUMISIA VOI TAATA ORGANISAATION OLEMASSAOLON VOI TUODA UUDISTUMISTA, INTOA VOI KEHITTÄÄ OPPIVAA ORGANISAATIOTA, JOSSA TEHDÄÄN YHDESSÄ JA VIRHEISTÄKIN OPITAAN

27 Strategioiden toteutus Määritetään ryhmissä kunkin strategisen kehityskohteen osalta mitä on saatava aikaan tänä vuonna tavoitteista keskustellaan ja niihin sitoudutaan määritetään vastuuhenkilöt Vastuuhenkilöt laativat täsmällisen toimintasuunnitelman

28 KIRJALLISUUTTA Niinikangas, Liisa (toim): Näkökulmia tietohallintoyksiköiden johtamiseen, KIRJASTOSTRATEGIA 2010 ja Kirjastopoliittinen ohjelma