Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (HSL)

Tarjouspyyntö 1 (10) Dnro: 208/03/030/305/2012 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (HSL) Työasemalaitteiden elinkaaripalvelujen hankinta Tarjouspyyntö Dnro: 208/03/030/305/2012

Tarjouspyyntö 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 3 2 TILAAJAN TOIMINNAN YLEISKUVAUS... 3 3 TAUSTAA... 3 4 HANKINNAN KOHDE... 3 4.1 Yleistä... 3 4.2 Työasemalaitteiden nykytila... 4 4.3 Hankinnan kohde... 4 4.4 Hankinnan rajaukset... 5 5 HANKINTAMENETTELY... 5 5.1 Alihankinta... 6 6 SOPIMUKSEN KESTO JA SOPIMUSEHDOT... 6 7 HINNOITTELU JA MAKSUEHDOT... 6 8 TARJOUKSEN MUOTO JA SISÄLTÖ... 6 9 TARJOAJAA KOSKEVAT VAATIMUKSET JA ESITETTÄVÄT SELVITYKSET... 6 9.1 Taloudelliset ja tekniset vähimmäisedellytykset... 7 9.2 Taloudellinen suorituskyky... 7 9.3 Tarjoajan teknistä suorituskykyä koskevat selvitykset... 7 9.4 Muut selvitykset... 8 10 TARJOUKSEN VALINTAPERUSTEET... 8 11 TARJOUKSEN VOIMASSAOLO... 9 12 TARJOUKSEN TEKEMINEN... 9 13 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA LUOTTAMUKSELLISUUS... 9 14 LISÄTIEDOT... 9 15 PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET... 10 LIITTEET... 10

Tarjouspyyntö 3 (10) 1 Johdanto Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (jatkossa myös: HSL tai Tilaaja) pyytää tarjoajia tekemään tarjouksen Hilma-ilmoituskanavaan 31.5.2012 lähetetyn hankintailmoituksen, tämän asiakirjan ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankinnan arvioitu aikataulu on seuraava: Hankintailmoitus 31.5.2012 Kysymykset tarjouspyynnöstä viimeistään 1.8.2012 klo 16 Tarjouspyynnön liitteiden ja lisäkysymysten vastausten lähetys asiakirjat pyytäneille viimeistään 8.8.2012 Tarjousten jättäminen 15.8.2012 klo 16 Hankintapäätös pyritään tekemään syyskuussa 2012 Sopimus pyritään allekirjoittamaan syyskuussa 2012 Palvelun käynnistys lokakuussa 2012 Huom. Aikataulutus ja vaiheet ovat arvioita, joita Tilaaja voi tarvittaessa muuttaa. 2 Tilaajan toiminnan yleiskuvaus 3 Taustaa HSL vastaa jäsenkuntiensa (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Sipoo) joukkoliikenteen suunnittelusta, järjestämisestä ja matkustajainformaatiosta sekä Helsingin seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman laatimisesta. HSL:n jäseniä voivat vuoteen 2018 mennessä olla kaikki Helsingin seudun 14 kuntaa. HSL:n tehtäviin kuuluu mm. suunnitella ja järjestää toimialueensa joukkoliikennekokonaisuus ja edistää sen toimintaedellytyksiä sekä hankkia bussi-, raitiovaunu-, metro-, lautta- ja lähijunaliikennepalvelut. Lisäksi HSL huolehtii joukkoliikenteen markkinoinnista ja matkustajainformaatiosta, hyväksyy taksa- ja lippujärjestelmän ja lippujen hinnat sekä vastaa matkalippujen tarkastuksesta. Tarkempia tietoja saa HSL:n Internet-sivustolta. HSL:n toiminta käynnistyi vuoden 2010 alussa, jolloin HKL:n ja YTV:n joukkoliikenteen suunnittelupalvelut yhdistettiin HSL:ksi. Yhdistymisessä HSL:n työasemalaitekanta muodostui em. organisaatioista siirtyneiden henkilöiden käytössä olleista välineistä. HSL on nyt ryhtynyt vakioimaan työasemaympäristönsä ICTpalveluja, joista yksi osa ovat työasemalaitteiston elinkaaripalvelut. HSL hankkii työasemaympäristön sovellusten vakiointi- ja hallintapalvelut, palvelinten käyttöpalvelut sekä käyttäjätuen Enfolta vuonna 2009 tehdyn kilpailutuksen perusteella. Näitä palveluja täydentämään HSL hankkii nyt työasemalaitteiden elinkaaripalvelut. 4 Hankinnan kohde 4.1 Yleistä HSL:lla on monitoimittajaympäristö, jossa toimii mm. käyttöpalvelu- ja työasemapalvelutoimittaja sekä useita järjestelmä- ja sovellustoimittajia. Työasemien

Tarjouspyyntö 4 (10) elinkaaripalvelujen Tarjoajan tulee toimia hyvässä ja rakentavassa yhteistyössä HSL:n muiden toimittajien kanssa. 4.2 Työasemalaitteiden nykytila 4.3 Hankinnan kohde HSL:n henkilöstö toimii pääkaupunkiseudulla muutamassa toimipisteessä. HSL:n toimipisteet ja niiden henkilömäärät: Pääkonttori Itä-Pasilassa, n. 300 henkilöä Asiakaspalvelupisteet: Rautatientori n. 10, Itäkeskus n. 5, Itä-Pasila 3 henkilöä. Suuri osa nykyisestä työasemalaitteistosta on elinkaarensa lopussa. Tilaajalla on 237 kiinteää työasemaa, joista viisi on tehotyöasemia. Kannettavia Tilaajalla on 104, joista 50 on kevytkannettavia 12,1 näytöllä ja 54 normaaleja kannettavia 14 näytöllä. Laitteet ovat Hewlett-Packard-merkkisiä. Kannettavien määrä kasvaa jatkossa voimakkaasti. Tilaaja hankkii tällä kilpailutuksella työasemalaitteet ja niiden elinkaaripalvelut. Hankittavat laitteet kevytkannettavat (jatkossa suurin osa laitteista) o sisäinen lukeva/kirjoittava CD/DVD-asema o kaikkiin kannettaviin tukeva telakka, ulkoinen näyttö, näppäimistö, hiiri pöytätyöasemat (jatkossa n. 100 laitetta) asiakaspalvelupisteen pöytätyöasemat (n. 20 laitetta, samoja kuin normaalit pöytätyöasemat) o erityisvaatimuksina COM-portteihin liitettäviä lisälaitteita. Hankittavien palvelujen yleiset vaatimukset: tietoturvallisuus palvelupäällikkö tapahtumanhallinta ja palvelupisteen palvelut (Service Desk) (vrt. ITIL) Tilaajan tietohallinnolle ja käyttöpalvelujen toimittajalle muutosten hallinnan prosessi (vrt. ITIL) konfiguraation hallinnan prosessi (vrt. ITIL). Hankittavat työasemalaitteiden elinkaaripalvelut sisältävät vähintään: inventaariotietojen / laiterekisterin (CMDB) tietojen keruu ja ylläpito tilaajan nykyisten työasemien lunastus työasemien tilaus (uudet työntekijät) työasemien esiasennus työasemien toimitus Tilaajalle koko sopimuskauden ajan elinkaaren mukaisesti työasemien huolto ja korjaus työasemien varalaitekannan ylläpito työasemalaitteiden kierrätys ja romutus raportointi. Palvelut ja dokumentit tulee tuottaa suomen kielellä (vähintään Service Desk, palvelukuvaukset, kaikki käyttäjille suunnattu dokumentointi). Myös hankinnan asiakirjat (mm. tarjouspyyntö, tarjoukset ja päätösdokumentit, sopimus) tuotetaan suomen kielellä.

Tarjouspyyntö 5 (10) Tarjoaja sitoutuu allekirjoittamaan Turvallisuussopimuksen Tilaajan kanssa. Tilaaja edellyttää Tarjoajan palvelujen täyttävän tietoturvan perustason vaatimukset viimeistään lokakuussa 2013. Vaatimukset on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Vaatimukset. 4.4 Hankinnan rajaukset Työasemalaitteiden elinkaaripalvelujen kohteena on HSL:n koko työasemalaitteisto seuraavin täsmennyksin ja rajauksin; palveluun ei sisälly 5 Hankintamenettely Työasemiin asennettavien sovellusten asennus, jakelu ja ylläpito Työasemalaitteiden asennus käyttäjän työpisteeseen Työasemalaitteiden muutot käyttäjien vaihtaessa toimi- tai työpistettä tai käyttäjien vaihtuessa o laiterekisterin ylläpito työasemapalvelujen toimittajan ilmoittamien muutosten perusteella sisältyy palveluun Työasemalaitteiden on-site-tuki (tilaajalla on sen sijaan varalaitteet) Työasemiin asennettujen ohjelmien inventaari- ja lisenssitiedot Loppukäyttäjien tuki. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat Tarjoajat voivat pyytää tarjouspyyntöasiakirjat (liitteet) viimeistään 8.8.2012 ja tehdä tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 31.5.2012 sähköisessä tietokannassa www.hilma.fi. Hankinnassa noudatetaan ns. erityisalojen hankintalakia (349/2007). Tilaaja voi perustellusta syystä keskeyttää hankinnan tai olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta Tarjoajille korvausta. Asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, Tarjoaja vastaa itse käännättämisestä ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Menettelyn päävaiheet tarjousten jättämisen jälkeen ovat seuraavat: a) Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen (tarjouspyynnön kohdan 9 kuvaamalla tavalla Tarjoajan tarjouksessaan palauttamien liitteiden 1 ja 2 perusteella). b) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus. Tarjouksista tarkastetaan, että kaikkiin pakollisiin vaatimuksiin ja ehtoihin on vastattu tarjouspyynnön mukaisesti ja että tarjousten rakenne on tarjouspyynnön mukainen. c) Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset käsitellään siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjoukset vertaillaan keskenään. d) Hankintapäätöksen teko tarjousvertailun perusteella ja päätöksestä ilmoittaminen. e) Sopimuksen neuvottelu ja allekirjoitus.

Tarjouspyyntö 6 (10) 5.1 Alihankinta Tarjoaja voi käyttää hankinnassa alihankkijoita. Tällöin Tarjoaja vastaa kokonaisvastuullisena Tarjoajana alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Alihankkijat ja heidän roolinsa on kuvattava tarjouksessa. Alihankkijan on täytettävä soveltuvuutta koskevat ehdot (katso luku 9). Alihankkijan vaihtaminen sopimuskaudella on mahdollista ainoastaan Tilaajan nimenomaisella suostumuksella. 6 Sopimuksen kesto ja sopimusehdot Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tilaaja ei tee hankintasopimusta eikä laita hankintapäätöstä muutenkaan täytäntöön ennen kuin aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai Tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen tiedoksi. Hankinnasta tehtävän sopimuksen kesto on kolme vuotta. Tilaaja varaa lisäksi oikeuden yhden kaksivuotisen lisäsopimuskauden hankintaan. Sopimuksessa noudatetaan JIT-sopimusehtoja yleisinä ja erityisinä sopimusehtoina. Asiakas voi harkintansa mukaan hyväksyä JIT-ehtoja täsmentäviä tai täydentäviä (mutta ei muuttavia) perusteltuja, Tarjoajan esittämiä sopimusehtoja. 7 Hinnoittelu ja maksuehdot Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksen hinnat liitteen 3 hintalomakkeella. Kaikki hintoja koskevat solut on täytettävä täyttöohjeiden mukaisesti. Jatkuvien palvelujen maksuehto on 30 päivää netto laskun saapumisesta Tilaajalle, laskutus tehdään kuukausittain jälkikäteen. Laskutus tehdään sähköisesti. 8 Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjous tulee laatia seuraavan sisällysluettelon mukaisesti: 1. Yhteenveto (tarjouksen keskeinen sisältö, max 3 sivua) 2. Tarjoajan toiminnan lyhyt esittely 3. Alihankkijat 4. Pyydetyt selvitykset (katso luku 9) 4.1 Tarjoajaa koskevat vaatimukset (tarjouspyynnön liite 1 täytettynä) 4.3 Referenssit (tarjouspyynnön liite 2 täytettynä) 4.2 Vaatimukset (tarjouspyynnön liite 3 täytettynä) 4.2 Tilinpäätösasiakirjat 4.4 Alihankkijoiden selvitykset 5. Tarjouksen hinnoittelu 5.1 Hintalomake (tarjouspyynnön liite 4 täytettynä) 6. Tarjouksen voimassaolo 7. Tarjoajan yhteyshenkilötiedot (nimi, katuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) 8. Tarjouksen muut liitteet. 9 Tarjoajaa koskevat vaatimukset ja esitettävät selvitykset Tarjoajan on täytettävä seuraavat vaatimukset ja esitettävä seuraavat selvitykset. Tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset koskevat tarjoajan rekisteröitymistä, rahoituksellista ja taloudellista tilannetta sekä teknistä suorituskykyä. Vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön luvuissa 9.1, 9.2 ja 9.3. Vaadittujen selvitysten tai tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Tarjouspyyntö 7 (10) Tarjouskilpailusta suljetaan myös Tarjoaja, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt erityisalojen hankintalain 50 :ssä mainittuihin rikoksiin. Hankinnan ulkopuolelle voidaan sulkea tarjoaja, jota koskee hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Jos tarjoaja ei voi hyväksyttävästä syystä esittää vaadittuja taloudelliseen tai rahoitukselliseen tilanteeseensa liittyviä selvityksiä, se voi osoittaa tiedot jollakin muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla. 9.1 Taloudelliset ja tekniset vähimmäisedellytykset Tarjouksen jättävällä yrityksellä on oltava realistiset tekniset ja taloudelliset edellytykset toimittaa hankinnan kohteen mukainen ratkaisu tai ratkaisut. Edellytysten todistamiseksi on tarjouksen jättävän yrityksen esitettävä vähintään (liite 1): 1) Tarjoajan osoitus, että tämä on rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin tai selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. 2) Tarjoajan osoitus, että veroja, lakisääteisiä sosiaalimaksuja tai työeläke-maksuja ei ole laiminlyöty. 3) Tarjoajalla ei ole rikosrekisteriä erityisalojen hankintalaissa luetelluista rikoksista. Edellä pyydetyt dokumentit ja selvitykset on toimitettava myös alihankkijoista. 4) Jotta pystyy jättämään tarjouksen, Tarjoajalla on oltava vähintään yksi hankintaa vastaava julkisen sektorin toteutus Suomessa (vrt. luku 4.3). 9.2 Taloudellinen suorituskyky Tarjoajalla on oltava riittävät taloudelliset edellytykset ja vakavaraisuus palvelun menestykselliseen toimittamiseen. Edellytysten todistamiseksi on tarjouksen jättävän yrityksen esitettävä (liite 1): 5) Tarjoajan selvitys kokonaisliikevaihdosta Suomessa ja liikevaihdosta kyseessä olevan hankintatyypin osalta Suomessa. 6) Tarjoajan tilinpäätös edelliseltä vuodelta. Edellä pyydetyt dokumentit ja selvitykset on toimitettava myös alihankkijasta, mikäli Tarjoaja käyttää alihankkijaa. 9.3 Tarjoajan teknistä suorituskykyä koskevat selvitykset 1) Tarjoajan (ja mahdollisten alihankkijoiden) aiemmat toteutukset (vähintään yksi ja enintään viisi) vastaavan sisällön palveluista kolmelta viimeiseltä vuodelta. Kuvauksen tulee sisältää (liite 2): o Asiakkaan nimi; yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi Tarjoajan teknisestä suorituskyvystä o Asiakkaan yhteyshenkilö yhteystietoineen; referenssitietojen on oltava siten julkisia, että hankintayksiköllä on mahdollisuus tehdä asiakaspalautetta koskeva tiedustelu referenssille o Toimituksen kuvaus o Toimituksen arvo o Toimituksen ajankohta ja kesto. 2) Tarjoajan pitää täyttää hankittavien laitteiden ja palvelujen pakolliset vaatimukset. Tarjoajan pitää tarjouksessaan vastata Tilaajan vaatimuksiin (liite 3 täytettynä).

Tarjouspyyntö 8 (10) 9.4 Muut selvitykset Tarjoaja voi liittää hakemukseensa muun selvityksen, jonka se katsoo osoittavan ammatillista, taloudellista tai teknistä suorituskykyään. Selvitystä ei käytetä tarjouksen valintaperusteena. 10 Tarjouksen valintaperusteet Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden osatekijät: 1) Hinta, painoarvo 70% Vertailuhinta määräytyy Tarjoajan ilmoittamien työasemalaitteiden elinkaaren hintojen perusteella liitteen 4 mukaisesti. Alin vertailuhinta saa osion maksimipistemäärän (70 pistettä) ja muut tarjoajat suhteessa eniten pisteitä saaneeseen. 2) Laatu / työasemalaitteiden toiminnalliset ominaisuudet, painoarvo 30% Laadun arvioinnin pisteytys koostuu kolmesta tekijästä, jotka ovat: 1. Suorituskyky 10 pistettä 2. Paino 10 pistettä 3. Akun kesto 10 pistettä Suorituskyvyn arviointi suoritetaan käyttäen Windows 7 -käyttöjärjestelmän järjestelmäluokitustoimintoa. Järjestelmäluokituksessa mitataan seuraavat ominaisuudet: o Suoritin o Muisti (RAM) o Grafiikka o Peligrafiikka o Kiintolevy. Jokainen kohta arvioidaan järjestelmäluokituksen ilmoittamalla asteikolla 1,0-7,9 arviointipistettä. Arviointipisteet lasketaan yhteen, josta saadaan vertailupisteet. Eniten arviointipisteitä saanut tarjoaja saa osion maksimipistemäärän (10 pistettä) ja muut tarjoajat omien arviointipisteidensä suhteessa eniten pisteitä saaneeseen. Paino arvioidaan mittaamalla kannettavan sekä kannettavan mukana tulevan virtalähteen yhteenlaskettu paino. Kannettavaan tulee olla asennettuna sama akku, jolle akun vähimmäiskesto 6 tuntia on ilmoitettu ja jota tullaan toimittamaan lopullisessa kokoonpanossa. Kevein kokonaisuus saa osion maksimipistemäärän (10 pistettä) ja muut tarjoajat mitatun kokonaisuutensa painon suhteessa eniten pisteitä saaneeseen. Tarjoaja ilmoittaa akun keston tarjouksessaan, vähimmäiskesto 6 tuntia. Tarjoaja liittää tarjoukseensa teknisen dokumentaation, josta akun kesto voidaan todentaa. Parhaimman akunkeston kannettava tietokone saa osion maksimipistemäärän (10 pistettä) ja muut tarjoajat akunkestonsa suhteessa eniten pisteitä saaneeseen.

Tarjouspyyntö 9 (10) 11 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen on oltava sitovana voimassa vähintään 31.12.2012 asti. 12 Tarjouksen tekeminen Tarjous pyydetään toimittamaan kahtena paperikappaleena sekä yhdellä muistitikulla tai CD/DVD-levykkeellä. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli muistitikulle tai CD/DVD-levykkeelle tallennettujen ja paperimuotoisten asiakirjojen välillä on ristiriitaa. Tarjoukset ja niitä täydentävät liitteet on laadittava suomen kielellä ja ne on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 15.8.2012 klo 16 osoitteeseen: HSL Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä PL 100 00077 HSL Käyntiosoite: Opastinsilta 6 A, Helsinki, 2 krs. kirjaamo Kirjekuoreen tulee tehdä merkintä "Dnro: 208/03/030/305/2012 / TARJOUS / Työasemalaitteiden elinkaaripalvelut". Tilaajalla on oikeus hylätä tätä pyyntöä vastaamattomat tarjoukset sekä puutteelliset tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 13 Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, JulkL) 7 :n mukaan tarjoukset ovat julkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tämä tarjouspyyntö ja sen liitteenä olevat dokumentit, ohjeet, standardit ja muut kuvaukset ovat Tilaajan omaisuutta, eikä niitä saa käyttää muuhun kuin tarjouksen tekoon, esittää julkisesti tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Tilaajan etukäteistä kirjallista lupaa. 14 Lisätiedot Tarjoajat voivat esittää tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä viimeistään 1.8.2012 klo 16 lähettämällä ne sähköpostilla osoitteeseen: hsl@hsl.fi. Sähköpostiviestin otsikossa tulee olla Dnro: 208/03/030/305/2012, Työasemalaitteiden elinkaaripalvelut ja tarjoajan nimi. HSL vastaa tarjouskilpailuun liittyviin kysymyksiin 8.8.2012 mennessä kaikille, jotka ovat siihen mennessä pyytäneet tarjouspyyntöasiakirjat ja ilmoittaneet samalla sähköpostiosoitteensa. Muulla tavalla kuin sähköpostilla esitettyihin kysymyksiin HSL ei vastaa.

Tarjouspyyntö 10 (10) 15 Päiväys ja allekirjoitukset Helsingissä 1. päivänä kesäkuuta 2012 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä Pirkko Lento Toimitusjohtajan sijainen Soile Laakso Tietohallintopäällikkö LIITTEET Liite 1 Tarjoajaa koskevat vaatimukset (palautettava täytettynä) Liite 2 Referenssit (palautettava täytettynä) Liite 3 Vaatimukset (palautettava täytettynä) Liite 4 Hintalomake (palautettava täytettynä)