TARJOUSPYYNTÖ 7.5.2014 HENKILÖSTÖN VUOKRAVAATTEET JA PESULAPALVELUT Loimijoen Kuntapalvelut Oy pyytää tarjousta ateria- ja puhtauspalveluhenkilöstön vuokravaatteista, joihin sisältyy pesulapalvelut ja kuljetus sovittuihin kohteisiin. Vakituista henkilökuntaa on noin 150 henkilöä. Sopimuskausi Sopimuskausi on heti 31.12.2017 + 1 + 1 vuoden optiot. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Optioiden käytöstä sovitaan erikseen ennen sopimuksen päättymistä. Hankintamenettely Hankintamenettely on Avoin. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 8.5.2014 Hankinnan arvo Hankinnan arvo on noin 192 000 (alv 0 %) sisältäen optiot. Hinta on arvio, se ei sido tilaajaa. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat pääasiallisesti naisten ateria- ja puhtauspalveluhenkilöstön työvaatteet (tällä hetkellä tarve kahden miehen työvaatteille), jotka hankitaan vuokravaatepalveluna. Tarjouspyynnön kohteena olevien työvaatteiden ja palvelun ehdottomat vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. Työvaatteiden tarkemmat kuvaukset ja vaatimukset on kuvattu myöhemmin tässä tarjouspyynnössä sekä tarjouslomakkeella (liite 1). Optio Optiona pyydetään tarjousta muun pyykin pesupalveluista ns. kilopyykkinä (pöytäliinat ja muu kilopyykki). Option käytöstä päätetään erikseen. Tarjoaja antaa kilopyykin hinnat tarjouslomakkeella (Liite 1) Palvelutarpeen kuvaus Loimijoen Kuntapalvelut Oy tuottaa ateria- ja puhtauspalveluja Forssan kaupungin ja ympäristökuntien alueella. Palveluita tuotetaan kouluilla, päiväkodeissa, sairaalassa, palvelukeskuksissa sekä virastoissa ja muissa julkisissa toimitiloissa. Vakituisen henkilökunnan määrä on noin 150 henkilöä, josta keittiöhenkilökuntaa on 64 ja siivoushenkilökuntaa on 86. Vuokravaatehankinta koskee koko ruoka- ja puhtauspalveluhenkilöstöä.
Henkilöstöstä noin 30 työskentelee moniosaajana eli he työskentelevät sekä keittiöllä että puhtauspalveluissa. He käyttävät etu-takaessua siirtyessä toiseen työhön. Lisäksi tarvitaan noin 20 sijaisen käyttöön työvaatteita, joiden mallista ja määristä sovitaan erikseen toimittajan kanssa. Tarjouspyynnössä työvaatteiden tarpeeksi on laskettu viisi (5) yläosaa ja neljä (4) alaosaa/työntekijä paitsi sairaalakiinteistössä työskentelevillä seitsemän (7) yläosaa (poikkeuksena liivi viisi (5)) ja viisi (5) alaosaa. Oletuksena on käytetty, että jokaisella työntekijällä on mahdollisuus vaihtaa vaatteet kaksi kertaa viikossa, pesukierron ollessa vähintään yksi viikko. Sovitustilanteessa henkilöstö valitsee työhousut kolmesta eri mallista, jotka on kuvattu liitteessä 1. Tarjoaja vastaa vaatteiden riittävyydestä. Mahdollisista vaatekertojen lisäyksistä sovitaan valitun Tarjoajan ja Tilaajan välillä. Alustava suunnitelma vaatteiden toimituskohteista on liitteenä 3. Tilaaja ei sitoudu annettuihin toimituskohteisiin, ja tilaajalla on oikeus vaihtaa toimituskohteita vapaasti sopimuskauden aikana. Vaatemallisto Tarjottujen työvaatteiden tulee olla laadukkaita ja edustavia, keittiö- ja siivoustyöhön soveltuvia sekä visuaaliselta ilmeeltään ja värimaailmaltaan yhtenäisiä. Tarjoaja tarjoaa tarjouslomakkeessa (liite 1) pyydettyjä työvaatteita Tilaajan määrittelemillä väreillä siten, että liivin/etu-takaessun/kokkijakun pääväri on vaalea beigen sävy ja sen tehostevärit ovat oranssi ja musta. Housut ovat mustat ja T-paidan väri asukokonaisuuteen sopiva (tilaajalla oikeus vaihtaa väriä). Työvaatteiden visuaalinen ilme on yksi laadullinen valintakriteeri. Valintakriteerit on kuvattu myöhemmin tässä tarjouspyynnössä. Vaatemalliston yksityiskohdista ja pienistä muutostarpeista voidaan vielä neuvotella valitun Tarjoajan kanssa. Tarjoaja liittää kuvat tarjotuista tuotteista tarjoukseen. Referenssikohteet Osatarjous Tarjoaja ilmoittaa vähintään kaksi (2) referenssikohdetta. Osatarjousta ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tarjoukset Palvelun aloitusajankohta Vaihtoehtoista tarjousta ei hyväksytä. Mahdollisimman pian. Tarjoaja ilmoittaa sitovan toimitusaikataulun alkutoimitukselle tarjouslomakkeella (Liite 1). Toimitusaikataulu on yksi laadullinen arviointikriteeri, ja sitovuuden varmistamiseksi Tarjoaja sitoutuu määriteltyyn sanktioon alkutoimituksen viivästyessä sovitusta (ehdottomat vaatimukset, Liite 2). Tarkat toimitusajat sovitaan Tilaajan ja valitun Tarjoajan kesken.
Tilaus ja saatavuus Toiminnan alussa tilaus tehdään keskitetysti. Tarjottuja asuja tulee saada koko sopimuskauden ajan. Mahdollisista muutoksista tulee aina keskustella tilaajan yhteyshenkilön kanssa. Toimitusehto Toimitettuna Tilaajan osoittamiin toimituskohteisiin (liite 3), toimipisteittäin eriteltynä ja vastaanottaja merkittynä. Vaatteet tulee toimittaa työntekijöittäin niputettuna kohteen sovittuun paikkaan Vaatteiden sovitus Ennen palvelun aloittamista valittu Tarjoaja järjestää sovitustilaisuudet henkilökunnalle sovittuina ajankohtina Forssan alueella kolmessa eri kohteessa. Sovitus sisältyy tarjoushintoihin. Tarjoaja on mukana alkusovituksissa ja vastaa, että henkilöstö valitsee oikean kokoiset vaatteet. Lisätilaukset Tarjoaja ilmoittaa sitovan toimitusaikataulun lisätilauksille tarjouslomakkeella (Liite 1). Sitovuuden varmistamiseksi Tarjoaja sitoutuu määriteltyyn sanktioon lisätilauksen viivästyessä sovitusta (ehdottomat vaatimukset, Liite 2). Tarkat toimitusajat sovitaan Tilaajan ja valitun Tarjoajan kesken. Muutokset vaatteissa ja toimituspaikoissa Muutoksista sovitaan Tilaajan ja Tarjoajan määrittelemien yhteyshenkilöiden kesken. Tilaajalla on oikeus vaihtaa vaatteiden kokoa perustelluista syistä (mm. vaatteet jääneet pieneksi / isoksi). Työkohteen muuttuessa Tilaajalla on oikeus muuttaa työvaatteen kuljetusreittiä. Tilaajan yhteyshenkilö tai muu sovittu henkilö ilmoittaa tarvittavat muutokset kuljetusreiteissä Tarjoajalle. Tilaajalla on oikeus palauttaa ylimääräiset vaatteet Tarjoajalle. Palautuksen jälkeen vaatteista ei aiheudu kustannuksia tilaajalle. Palautukseksi katsotaan myös yli kahden kuukauden poissaolo. Tilaajan toiminnan muuttuessa Tilaajalla on oikeus vaihtaa toimituskohteita sopimuskauden aikana. Toimituskohteiden määrä voi muuttua vähenevästi/lisääntyvästi. Muutoksista vaatteissa ja toimituspaikoissa ei saa aiheutua ylimääräisiä kustannuksia Tilaajalle. Hinnat Hinnat ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (Liite 1). Tarjouksessa tulee ilmoittaa vuokravaatepalvelun arvonlisäverottomat hinnat vaatekappaleittain liitteen mukaisesti. Vuokravaatepalvelun kappalehintojen tulee sisältää: Vuokravaatteiden hankinta, vuokraus ja merkitseminen käyttäjäkohtaisesti.
Tekstiilien ja vuokravaatteiden laadun tarkistaminen ja ylläpito sisältäen kaikki tekstiilien vaatimat viimeistely-, huolto- ja korjauskäsittelyt. Käytöstä poistettujen tekstiilien hävittäminen. Uusien tekstiilien hankkiminen henkilöstön vaihtuessa (lisätilaukset). Ennen palvelun aloitusta vaatteiden sovitustilaisuuksien järjestäminen Forssan alueella kolmessa eri kohteessa vaatteiden kuljetus ilmoitettuihin Palveluntuottajan kohteisiin (Liite 3). Toimituskohteet voivat sopimuskauden aikana muuttua. Tarvittavien mittamuutosten tekeminen käyttöönottovaiheen sovitustilaisuuksien perusteella. Muut tässä tarjouspyynnössä Tarjoajalta edellytetyt asiat, jotka eivät ole alla määriteltyjä erikseen hinnoiteltavia palveluja. Erikseen hinnoiteltavat palvelut: Lisäksi tarjouslomakkeella (Liite 1) ilmoitetaan erikseen seuraavien palvelujen arvonlisäverottomat hinnat liitteen mukaisesti: Mittamuutokset vaatteille alkutoimituksen jälkeen, ilmoitetaan muutostyö / vaate. Muu pyykki, ilmoitetaan kiinteä kilohinta muulle pyykille (erikseen pöytäliinoille ja muulle pyykille). Muulla tavoin ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Palvelujen hintoihin tulee sisällyttää kaikki tässä tarjouspyynnössä Tarjoajalta edellytetyt asiat. Hintojen muutoksista on mahdollista neuvotella sopimuksen alettua vuosittain, siten että uudet sovitut hinnat voivat astua voimaan tammikuun ensimmäisenä (1.1.) päivänä. Ensimmäinen mahdollinen hinnankorotus voi astua voimaan 1.1.2016. Toimittajan on ilmoitettava hinnanmuutosesityksensä perusteluineen vähintään 2 kuukautta ennen hinnanmuutospäivää. Laskevat hinnat voivat astua voimaan heti, mutta ilmoitus tulee tehdä myös silloin. Tilaajan on hyväksyttävä hintamuutokset, ennen kuin ne voivat tulla voimaan. Laadun seuranta Tarjoaja vastaa tekstiilien ja vuokravaatteiden jatkuvasta laaduntarkastuksesta. Mikäli tuotteiden laatu ei vastaa ennalta sovittua, Tarjoaja joko korjaa tai puhdistaa tekstiilin tai vuokravaatteen niin, että se täyttää sovitun laadun vaatimukset tai vaihtaa sen uuteen. Tarvittaessa pidetään yhteistyöpalavereja palvelun laadun ja yhteistyön kehittämiseksi.
Yhteistyö palvelun sujuvuuden takaamiseksi Valitun Tarjoajan kanssa pidetään aloituspalaveri, jossa sovitaan Tilaajan ja Tarjoajan välisestä yhteistyöstä. Palaveriaika sovitaan Tarjoajan valinnan jälkeen. Vähintään kerran vuodessa pidetään yhteistyöpalaveri Tilaajan ja Tarjoajan kesken. Palavereihin käytettyä aikaa ei korvata Tarjoajalle. Raportointi Tarjoaja raportoi vähintään kerran vuodessa ja pyydettäessä asiakkaalle palvelun määristä ja kustannuksista toimipisteittäin. Laskutus Laskutuksen tulee tapahtua sähköisesti. Laskut tulee toimittaa jälkikäteen koontilaskuina Tilaajan määrittelemällä jaottelulla kerran kuukaudessa. Tilaajalla on oikeus maksaa hyvitystä odottava lasku vasta hyvityslaskun saavuttua ilman viivästyskorkoa tai muita laskutuskuluja. Maksuehto Palvelu voidaan laskuttaa, kun tuotteet on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä. Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava Tarjoajan käyttämät mahdolliset alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijansa toiminnasta ja työn tuloksista kuin omastaan. Ympäristövaikutukset Tarjoukseen tulee liittää selvitys vaatteita valmistavan yrityksen ja pesulan ympäristönäkökohtien huomioimisesta. Ympäristönäkökohtien huomioiminen on yksi laadullinen valintakriteeri. Työturvallisuus Tarjoaja hoitaa kustannuksellaan kaikki palveluunsa liittyvät työturvallisuusasetusten vaatimat toimenpiteet. Vakuudet ja vakuutukset Tarjoaja on itsenäinen yrittäjä (toiminimi, yksityinen ammatinharjoittaja, kommandiittiyhtiö, yhdistys, osakeyhtiö tai muu yhteisö), joka vastaa itse veroistaan ja muista julkisoikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautumismaa) voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä täysin tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi.
Tarjoajien kelpoisuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjoukseen on liitettävä: kaupparekisteriote veroviranomaisen todistus maksetuista veroista vakuutusyhtiön /-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta sekä lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä: tarjouslomake (Liite 1) sitoutuminen ehdottomiin vaatimuksiin (Liite 2) selvitys ympäristönäkökohtien huomioimisesta kuvaus varasuunnitelmasta kuvat tarjotuista tuotteista kuvaus pesulapalvelutoiminnasta ja laadun hallinnasta Näytekappaleita tai koekäyttöä varten tarvittavia vaatekappaleita ei liitetä tarjoukseen. Tilaaja pyytää vaatekappaleet koekäyttöä varten tarjousten avaamisen jälkeen kelpoisuudet täyttäviltä Tarjoajilta. Koekäyttöön tulevien vaatteiden tulee olla kolme kertaa pestyjä. Tarjouksen käsittely Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarkastetaan tarjoajien kelpoisuus ja tämän jälkeen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tuotteiden koekäyttö Vaatteen käyttömukavuutta, toiminnallisuutta ja laatua selvitetään vaatteiden koekäytöllä. Mallin tulee olla istuva ja miellyttävä pitää päällä, muotolaskosten ja leikkausten tulee olla tilaa antavia. Koekäyttöä varten tarjoajan tulee toimittaa asuja seuraavasti: kaksi kokkijakkua kaksi liiviä kaksi T-paitaa kaksi T-paitaa ¾ hihalla kaksi etu-takaessua kahdet neuloshousut, kahdet housut taskullisena (etuvetoketju) ja kahdet housut ilman taskuja (kuminauhavyötärö) kahdet bermudat essuja ja päähineitä 2 kpl kutakin mallia. Koekäyttöasujen koot sovitaan Tilaajan kanssa tarjouksen jättämisen jälkeen. Koekäyttö on osana valintaperusteita.
Koekäyttöön tulevat vaatteet tulee toimittaa kolmen (3) viikon kuluessa Tilaajan ilmoittamasta ajankohdasta laskettuna. Mikäli Tarjoaja ei toimita pyydettyjä koevaatteita kolmen viikon kuluessa, on Tilaajalla oikeus hylätä tarjous. Näytekappaleiden toimittamisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa Tarjoaja. Valintaperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa arviointiperusteina ovat: Hinta painoarvo 40 % Hinnassa vertaillaan tarjouslomakkeella annettuja hintoja. Laatukriteerit painoarvo 55 % Laadullisten tekijöiden arvioinnin suorittaa Tilaajan määrittelemä työvaatetyöryhmä. Käyttömukavuus arvioidaan koekäytön perusteella käytännön keittiö- sekä siivoustyössä. Tuotteen ja palvelun laatu 15 % o työn jälki, ompeleiden siisteys ja kestävyys, kankaan materiaali o vaatteiden toimitusajat o varasuunnitelma Käytettävyys ja käyttömukavuus 15 % o materiaalin miellyttävyys päällä, hengittävyys o mallin istuvuus, käyttömukavuus työssä o vaatteen leikkaukset o sopivuus eri vartalotyypeille Toiminnallisuus 10 % o taskut o kännykän ja avainten säilytys o helppokäyttöisyys Tuotteen esteettisyys 15 % o vaatteiden ulkonäkö, tyylikkyys, yksityiskohdat, tikkaukset o Tilaajan ulkoisen ilmeen kuvastaminen ja imagon tukeminen o rypistyvyys, käyttäytyminen pesussa, viimeistely Tuotteen laatua arvioidaan mallivaatteiden avulla sekä tarjouksessa ilmoitettujen tietojen perusteella. Myös referenssikohteiden kokemuksella on vaikutusta arviointiin. Ympäristönäkökohdat painoarvo 5 %
Hylkäämisperusteet Sopimusehdot Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Valitun Tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sanktiot sopimusrikkomuksista Sopimuksen purkuperusteet Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa. Mikäli työvaatteita ei ole riittävää määrä sinä päivänä, kun puhtaat vaatteet ovat tulleet pesulasta, seuraa sanktiona jokaisen vaatteen puuttumisesta 5 sanktio / tilattu vaate / viikko mikäli työvaatteet ovat lähteneet pesulaan sovitun kierron mukaisesti. Sama sanktio koskee, jos työvaate palautuu Tarjoajalta kohteeseen korjaamattomana tai likaisena. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan kaikki alkutoimituksessa tilatut työvaatteet tarjouslomakkeella ilmoittamassaan ajassa (liitteessä 1). Mikäli toimitus viivästyy sovitusta ajankohdasta, seuraa toimittajalle 5 sanktio / tilattu vaate / viikko. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan lisätilauksena tilatut työvaatteet tarjouslomakkeella ilmoittamassa ajassa (liitteessä 1). Mikäli toimitus viivästyy ajankohdasta tilaajasta riippumattomista syistä, seuraa toimittajalle 50 sanktio / yhden vaatteen viivästyminen / viikko. Tarjoajan rikkoessa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjä ehdottomia vaatimuksia sopimusaikana, ovat ne aina purkuperusteita, mikäli Tilaaja on reklamoinut niistä sähköpostilla, eikä Toimittaja ole tehnyt riittäviä korjaavia toimenpiteitä 14 vuorokauden aikana. Epäselvissä tapauksissa korjaavat toimenpiteet määrittää Tilaaja. Mikäli Tarjoaja ei kykene tuottamaan pääosaa sovitusta palvelusta tai mikäli Tarjoaja jättää olennaisesti täyttämättä sovittuja velvoitteitaan eikä Tilaajan kehotuksesta huolimatta toimi sopimuksen edellyttämällä tavalla, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi ja Tarjoaja on korvausvelvollinen järjestelyn aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus esimerkiksi siinä
tapauksessa, että toiminta ei ole tarjouspyynnön, tarjouksen sekä niiden liitteissä esitetyn mukaista. Asiakirjojen julkisuus Tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Asiakirjoja ei lähetetä postitse, ne ovat katsottavissa tilaajalla. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen voimassaoloaika Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä lukien. Lisätiedot Mahdolliset tarjousta koskevat kysymykset tulee esittää sähköpostilla osoitteeseen tanja.kalliola@loiku.fi. Kaikki kysymykset ja vastaukset laitetaan Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n kotisivuille kohtaan ajankohtaista, jossa ne ovat kaikkien luettavissa. Kotisivujen osoite on www.loiku.fi Tarjouksen jättö Pyydetyn mukainen ja allekirjoitettu tarjous palautetaan suljetussa kuoressa postitse 23.5.2014 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Loimijoen Kuntapalvelut Oy Tanja Kalliola Turuntie 18 30100 Forssa Kuoren yläkulmaan merkintä Työvaatetarjous. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Loimijoen Kuntapalvelut Oy Tanja Kalliola kehitysjohtaja puh. 03-4141 5294 LIITEET Liite 1. Tarjouslomake Liite 2. Ehdottomat vaatimukset Liite 3. Toimituskohteet