Leonardo-liikkuvuushankkeen budjetti Mobility Toolissa 21.5.2015 CIMO 1
Budjetin eri osat Osallistujien lukumäärä [Number of Participants] Hankkeen budjetin kokonaissumma [Total Budget] Myönnetty budjetti [Approved Budget] Hankkeen budjettiosiossa voit tarkastella budjetin tietoja ja verrata apurahoja myönnetyn budjetin summiin. 2
Myönnetty budjetti Approved Budget sisältää myönnetyn budjetin summat, jotka kansallinen toimisto on hyväksynyt hankkeen rahoitussopimuksessa Edunsaaja ei voi muuttaa näitä lukuja Jos nämä luvut eivät vastaa rahoitussopimuksen myönnetyn budjetin summia, ota yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön CIMOon Hankkeen taloustietojen raportointi Liikkuvuusapuraha Hallintotuki Valmennustuki 3
Liikkuvuusapuraha 1/2 Raportoidaan apurahataulukon mukaisesti Kohdemaan ja vaihdon pituuden mukaan Raportoi apurahataulukon könttäsummina, älä kirjanpidon toteutuneina summina Apuraha syötetään liikkuvuusjaksokohtaisesti osallistujan Mobility Details osioon Hankkeiden apurahataulukko 2013 CIMOn sivuilla www.cimo.fi/ohjelmat/leonardo_da_vinci/liikkuvuushankkeet/osallistujalle 4
Täytetään vain kohta Subsistence (Jätä aina Travel Costs -kenttä tyhjäksi!) Liikkuvuusapuraha 2/2 Yksittäiset, ei-systemaattiset muutokset liikkuvuuksien pituuksissa ovat hyväksyttäviä Vaikka hankkeen ulkomaanjaksot olisivat pidentyneet tai lyhentyneet suunnitellusta, raportoidaan jaksot aina toteutuneen, todellisen keston mukaisesti. Huomioi, että 4 päivää pyöristyy alaspäin ja 5 päivää ylöspäin - esim. 3 vkoa 4 pv = 3 viikon apuraha ja 3 vkoa 5pv = 4 viikon apuraha 5
Valmennuskulut Valmennuskulut raportoidaan valmennukseen osallistuneiden osalta/ henkilö - klikkaa [Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation] - linkkiä budjettiosiossa Tukihenkilöille ei raportoida valmennus- ja hallintokuluja! Hallintokulut Hallintokulut raportoidaan kokonaissummana budjettiin Toteutuneiden vaihtojen määrä x myönnetty hallintotuki/osallistuja [Mobility Organisation and Management] 6
Yleistä raportoinnista Mobility Toolin budjettia täyttäessä myönnettyjen apurahojen ylitykset näkyvät punaisella, - raportoi apurahat tästä huolimatta toteutuneen mukaan. Myönnetyn kokonaisbudjetin ylitys leikataan CIMOn taloustarkastuksessa. Raportin sähköisen lähettämisen jälkeen raportoituja kuluja ei voi enää korjata! Allekirjoitettu raportti toimitettaan CIMOon Raporttiin tulee liittää kaikkien apurahansaajien raportit (allekirjoituksia ei tarvita) Asiakirjatarkistus Komissio edellyttää osalle hankkeita tarkempaa asiakirjatarkistusta Asiakirjatarkistukseen hankkeet arvotaan loppuraportoinnin jälkeen satunnaisotannalla ja hankkeille ilmoitetaan tästä erikseen Tällöin tarkastetaan, että raportoidut liikkuvuudet vastaavat toteutuneita Tarkastuksessa käydään läpi osallistujakohtaisesti ulkomaanjakson alku- ja loppupäivämäärät, kohdemaat jne. Huom. Asiakirjatarkastuksessa raportoitujen vaihtojen toteutuminen pitää pystyä todentamaan! 7
Mitä dokumentteja tarvitaan asiakirjatarkastuksessa? Asiantuntijaliikkuvuus: Vastaanottavan tahon allekirjoittama osallistumistodistus tai allekirjoitettu osallistujalista Tukihenkilöt: Matkatositteet Opiskelijaliikkuvuus: Vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistujatodistus (esim. Europassi tai työtodistus), josta käy ilmi ulkomaanjakson alkamis- ja päättymis- päivämäärä ja/tai muu vastaava todiste kohdemaahan saapumis- ja lähtöpäivästä. Ei hyväksyttäviä dokumentteja 1/2 Sopimus apurahansaajan/oppilaitoksen/harj.paikan välinen) ei ole riittävä todiste siitä, että ulkomaanjakso on toteutunut Asiantuntijavaihtojen/tukihenkilöiden osalta hyväksytty matkamääräys tms. ei ole riittävä todiste ulkomaanjaksosta, koska kyseessä on vain suunnitelma Viranhaltijapäätös ja Päätöspöytäkirja eivät ole myöskään hyväksyttyjä dokumentteja, koska nekin ovat vasta päätöksiä liikkuvuusjaksosta, eivät todisteita jakson toteutumisesta. 8
Ei hyväksyttäviä dokumentteja 2/2 Ulkomaanjaksojen todentamiseen ei voida käyttää myöskään lähettävän tahon allekirjoittamia dokumentteja/ suunnitelmia vaan niiden tulee olla vastaanottavan tahon allekirjoittamia todistuksia, Europasseja tai vastaavia todistuksia Samoin Learning Agreement -asiakirja, johon on kuvattu liikkuvuusjakson oppimistavoitteet ei ole kelpaava tosite liikkuvuusjakson toteutumisesta. Europassi-liikkuvuustodistus Asianmukaisesti täytettävä kaikki sivut (kaikki kohdat 1,2,3,4 ja 5A) Allekirjoitukset oltava lähettävältä ja vastaanottavalta taholta sekä opiskelijalta Tarkista, että Europassi on asianmukaisesti täytetty http://www.europass.fi/fi 9