Leonardo da Vinci -ohjelma. VETÄJÄN OPAS liikkuvuushankkeiden vetäjille

Transkriptio

1 Leonardo da Vinci -ohjelma VETÄJÄN OPAS liikkuvuushankkeiden vetäjille

2 SISÄLLYS 1. LEONARDO DA VINCI -OHJELMAN TOIMEENPANO LIIKKUVUUSHANKKEIDEN MUODOT JA KOHDERYHMÄT HANKEHALLINNON PROSESSI LIIKKUVUUSHANKKEISSA RAHOITUSSOPIMUS SOPIMUKSET HANKKEEN ERI OSAPUOLTEN VÄLILLÄ LEONARDO DA VINCI -TUKI TUEN MAKSAMINEN HANKKEEN SEURANTA JA ARVIOINTI SUOSITUKSIA HANKKEEN TALOUSSEURANTAAN ULKOMAANJAKSON LAATUKRITEERIT VAKUUTUS HANKKEEN TIEDOTUS LIITTEET A. Liikkuvuussuunnitelma B. Apurahataulukot 1) 2008, 2) 2009, 3) 2010 C. Ulkomaanjakson laadunvarmistusperiaatteet 2

3 YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Ammatillinen koulutus PL 343 (Hakaniemenranta 6) HELSINKI Puh (vaihde) Faksi Ammatillisen koulutuksen yksikkö Leonardo-liikkuvuus: Mika Saarinen Yksikön päällikkö, puh Mirja Fagerholm Ohjelmakoordinaattori, puh Tuula Hautasaari Ohjelma-asiantuntija, puh Sari Huttunen Ohjelma-asiantuntija, puh Outi Lindroos Ohjelmakoordinaattori, puh Katja Meriläinen Talouskoordinaattori, puh Palvelunumero: Sähköpostit: tai Internet: Vetäjän opas - versio

4 Vetäjän opas on tarkoitettu ohjeistukseksi Leonardo-liikkuvuushankkeiden koordinaattoreille, organisaatioiden taloushallinnolle ja muille tahoille, jotka osallistuvat liikkuvuushankkeiden hallintoon. Vetäjän opas ja kaikki hankkeen hallintoon tarvittavat lomakkeet ovat saatavilla CIMOn verkkopalvelussa: > Liikkuvuushankkeet > Liikkuvuushankkeiden hallinto 1. LEONARDO DA VINCI -OHJELMAN TOIMEENPANO Leonardo da Vinci -ohjelma on osa Euroopan unionin Elinikäisen oppimisen ohjelmaa (Lifelong Learning Programme ). Euroopan komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto vastaa Elinikäisen oppimisen ohjelmasta Euroopassa. Suomessa ohjelmasta vastaa opetusministeriö ja sen toimeenpanoa hoitaa Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO. Leonardo da Vinci -ohjelman hallinto on pääosin hajautettu kansalliselle tasolle. CIMO tiedottaa ohjelmasta ja neuvoo hakijoita sekä käsittelee liikkuvuus- ja innovaation siirtosekä kumppanuushankehakemukset ja tekee niitä koskevat rahoituspäätökset. CIMO maksaa EU-tuen hyväksytyille hankkeille sekä käsittelee väli- ja loppuraportteja. Leonardo-ohjelmasta vastaavan ammatillisen koulutuksen ryhmän tehtäviin kuuluu myös hankkeiden kokonaisarviointi ja raportointi komissioon. Jokaiselle hyväksytylle hankkeelle nimetään CIMOsta yhteyshenkilö, joka seuraa hanketta ja tukee hankkeen vetäjää. 2. LIIKKUVUUSHANKKEIDEN MUODOT JA KOHDERYHMÄT 2.1. Opiskelijavaihto ja ulkomaanharjoittelu ammatillisessa peruskoulutuksessa tai oppisopimuskoulutuksessa oleville (IVT) Kohderyhmä toisen asteen ammatillisessa koulutuksessa opiskelevat nuoret ja aikuiset oppisopimusopiskelijat Vaihdon kesto 2 39 viikkoa Kahden viikon vaihdot on tarkoitettu vain erityisryhmille. Sisältö Vaihtoon voi kuulua sekä koulutus- että työssäoppimisjaksoja yrityksissä tai oppilaitoksissa. Tavoitteena on, että Leonardo-vaihto olisi osa kotimaassa suoritettavaa tutkintoa, ja korvaisi joko työssäoppimista tai muita tutkintoon kuuluvia opintoja. On suositeltavaa, että vaihtoon lähtijöille järjestetään kieli- ja kulttuurivalmennusta joko ennen vaihtoa ja/tai sen aikana. Valmennus voi tapahtua Suomessa tai vaihdon aikana kohdemaassa. Hankkeelle on voitu myöntää sekä ammatilliseen että kieli- ja kulttuurivalmennukseen erillistä tukea; summa on eritelty rahoitussopimuksessa. Ulkomaanjakso on osa suoritettavaa tutkintoa ja tähtää nuorten osaamisen ja työllistyvyyden parantamiseen. Myös aikuisopiskelijoilla on mahdollisuus lähteä Leonardovaihtoon Työmarkkinoilla olevat henkilöt (PLM) Kohderyhmä työmarkkinoilla olevat ammatillisen peruskoulutuksen suorittaneet tai muutoin ammattitaitoa hankkineet työntekijät tai työttömät työnhakijat 4

5 työvoimakoulutuksessa olevat ammatti- ja erikoisammattitutkintoa suorittavat työpajoissa työskentelevät nuoret yliopistoista tai korkeakouluista vastavalmistuneet sekä jatko- ja täydennyskoulutuksessa olevat henkilöt. Työelämäyhteistyö keskeistä (sekä opiskelu että harjoittelu on mahdollinen). Vaihdon kesto 2-26 viikkoa Sisältö Tukea voidaan myöntää sekä työharjoitteluun että koulutusjaksoihin. Osana Leonardohanketta osallistujille voidaan järjestää sekä ammatillista että kieli- ja kulttuurivalmennusta. Valmennus tapahtuu joko ennen vaihtoa koti- tai kohdemaassa ja/tai vaihdon aikana. Hankkeelle on voitu myöntää erillistä tukea tähän valmennukseen; summa on eritelty rahoitussopimuksessa Asiantuntijavaihdot (VETPRO) Kohderyhmä: kouluttajat ja opettajat koulutusohjelmien suunnittelijat ja hallinnoijat työpaikkaohjaajat ammatillisen ohjauksen ja neuvonnan asiantuntijat yritysten henkilöstöhallinnon edustajat Vaihdon kesto 1 6 viikkoa Vaihdon vähimmäiskesto on 5 työpäivää + matkapäivät Sisältö Asiantuntijavaihdoilla pyritään osaamisen ja ammatillista koulutusta koskevien hyvien toimintatapojen vaihtoon työelämän ja koulutusorganisaatioiden välillä. Keskeistä on koulutuksen ja työelämän vuoropuhelu; työelämän muutoksiin valmentautumista ja ammattitaidon päivittämistä. Vaihtoon voi sisältyä työskentelyä yrityksessä. Asiantuntijavaihdot voivat tähdätä myös pienimuotoiseen kehittämistoimintaan, jossa vastavuoroisesti hyödynnetään yhteistyökumppaneiden asiantuntemusta. Myös asiantuntijavaihdoissa painottuu kielitaidon kehittäminen ja erityisesti ammatillisen kielitaidon parantaminen. Osana Leonardo-hanketta osallistujille voidaan järjestää sekä ammatillista että kieli- ja kulttuurivalmennusta. Valmennus tapahtuu joko ennen vaihtoa koti- tai kohdemaassa ja/tai vaihdon aikana. Hankkeelle on voitu myöntää erillistä tukea tähän valmennukseen; summa on eritelty rahoitussopimuksessa. Asiantuntijavaihdoissa pyritään konkreettisiin tuloksiin. Olennaista on myös saatujen tulosten hyödyntäminen ja levittäminen Erityissääntöjä liittyen Leonardo-jaksoihin Leonardo-harjoittelu voi tapahtua niin julkisen kuin yksityisen sektorin organisaatioissa mutta ei kuitenkaan EU:n toimielimissä Euroopan yhteisön ohjelmia hallinnoivissa organisaatioissa Leonardo-harjoittelun kansainvälisyysvaatimuksista johtuen harjoittelu ei ole sallittua lähettävän maan suurlähetystöissä ja konsulaateissa kulttuuri-instituuteissa alueellisissa edustustoissa 5

6 ulkomailla toimivassa suomalaisorganisaatioissa kuten esim. vientikeskuksissa ja Matkailun edistämiskeskuksissa. HUOM! Leonardo-vaihtoihin voivat osallistua myös Suomessa koko tutkintoa suorittavat ulkomaalaiset ja henkilöt, joilla on pysyvä oleskelulupa (status P ). Vuodesta 2010 alkaen Leonardo-vaihtoihin voivat osallistua kaikkien maiden kansalaiset, jotka asuvat Suomessa ja suorittavat tutkintoa tai ovat työsuhteessa suomalaisessa ammatillisen koulutuksen organisaatiossa. 3. HANKEHALLINNON PROSESSI LIIKKUVUUSHANKKEISSA RAHOITUSSOPIMUS ENNAKKOMAKSU 80 % ULKOMAANJAKSOT VÄLIRAPORTTI 1.6. ULKOMAANJAKSOT LOPPURAPORTTI (60 PV) SISÄLTÖ- JA TALOUSTARKASTUS LOPPUMAKSU 20 % (tai palautus) 4. RAHOITUSSOPIMUS Ennen vaihtojen alkua jokainen hyväksytty liikkuvuushanke tekee rahoitussopimuksen CIMOn kanssa. Sopimus on edellytys Leonardo-tuen maksamiselle Sopimuksen termistöä Kansallinen toimisto (National Agency) Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO on Leonardo da Vinci -ohjelman kansallinen toimisto. Edunsaaja (Beneficiary) Organisaatio, jolle Leonardo-tuki on myönnetty (sopijaorganisaatio). Edunsaaja on laillisesti ja taloudellisesti vastuussa hankkeen toteuttamisesta, taloushallinnosta ja seurannasta. Sopimuksen allekirjoittaa organisaation allekirjoitusoikeuden omaava henkilö. 6

7 Hankkeen vetäjä eli koordinaattori tulee yleensä edunsaajaorganisaatiosta ja on käytännössä vastuussa liikkuvuushankkeen toteuttamisesta. Apurahansaaja (Participant) Hankkeeseen osallistuva opiskelija, harjoittelija tai asiantuntija, joka liikkuu hankkeessa Leonardo-apurahalla Muuta hallintotermistöä Tukihenkilö (Accompanying person) Apurahansaajan mukana seuraava henkilö joko osan ulkomaanjaksoa tai koko ulkomaanjakson ajan. Tukihenkilö voi olla erityisopiskelijan tukena tai esim. ulkomaan työssäoppimisjakson aikana suoritettavan näytön arvioitsija. Lähettävä organisaatio (Sending organisation) Ulkomaanjaksolle lähettävä organisaatio, tavallisesti sama kuin edunsaajaorganisaatio. Vastaanottava organisaatio (Receiving organisation) Koulutusorganisaatio tai yritys joka vastaanottaa osallistujia heidän ulkomaanjaksonsa aikana ja jossa itse työssäoppimis- tai työelämänjakso tapahtuu. Välittävä organisaatio (Intermediary organisation) Yhteistyöryhmään kuuluva organisaatio, joka toimii välittäjänä lähettävän ja vastaanottavan organisaation välillä esim. etsimällä sopivia työssäoppimis- tai työelämänjaksoyrityksiä ja huolehtimalla, että kaikki järjestelyt toimivat moitteettomasti paikan päällä Sopimusaika Liikkuvuushankkeiden sopimusaika on korkeintaan 24 kk. Hankkeiden sopimusaika alkaa aina 1.6. ja päättyy kaksi vuotta myöhemmin Kaikkien Leonardo-vaihtoon osallistuvien on lähdettävä ja palattava ulkomaanjaksolta sopimuskauden aikana Miten rahoitussopimus tehdään Rahoitussopimuksen teko sisältää seuraavat vaiheet: 1. CIMOsta lähetetään rahoitussopimus edunsaajaorganisaatioon sähköpostilla/tai kirjeitse. Sopimus lähetetään hankkeen koordinaattorille. 2. Koordinaattori (edunsaajaorganisaation edustajan) täydentää sopimukset kaksi (2) kpl ja toimittaa allekirjoitettavaksi. Sopimuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeudellinen edustaja. On kuitenkin tärkeää, että hankkeen koordinaattori ja sopimuksen allekirjoittaja käyvät sopimuksen yhdessä läpi. 3. Sopimuksen molemmat kappaleet palautetaan CIMOon. 4. Lisäksi hankkeen koordinaattori sopimuksen liitteenä toimittaa CIMOon täytetyn liikkuvuussuunnitelman (sopimuksen liite VIII ja oppaan liite A). Liikkuvuussuunnitelma vahvistaa päätöksessä olevat ulkomaanjaksot. 5. CIMOn puolesta sopimuksen allekirjoittaa CIMOn johtaja, minkä jälkeen sopimus astuu voimaan. 6. Toinen sopimuskappale jää CIMOon ja toinen palautetaan edunsaajalle. 7. Tämän jälkeen hankkeelle maksetaan apurahan ensimmäinen erä. Samalla hankkeen koordinaattorille lähetetään tunnukset ja ohjeistukset Rap4Leo-raportointitietokantaan, johon raportointi tapahtuu sähköisesti. 7

8 4.5. Muutokset rahoitussopimukseen Muutokset liikkuvuussuunnitelmaan Koordinaattori voi tehdä muutoksia liikkuvuussuunnitelmaan ohjelman yleisiä sääntöjä (esim. vaihdon minimikestot, kohderyhmäkohtaiset säännöt, laatukriteerit) ja maakohtaisten apurahojen ylärajoja noudattaen. Hankkeen alkuperäinen sisältö ja tavoite ei kuitenkaan voi muuttua: esim. vaihtojen kestoja ei voi järjestelmällisesti lyhentää. Sallittuja muutoksia liikkuvuussuunnitelman ovat esim.: yksittäisen vaihdon kesto lyhenee (myös pidennykset ovat tietysti sallittuja) vaihtoon lähtevien henkilöiden lukumäärä kasvaa vaihtoon lähtevien kohdemaat muuttuvat olemassa olevien partnerimaiden välillä (esim. CIMO on myöntänyt 3 apurahaa Ranskaan ja 3 apurahaa Italiaan, mutta Italiaan olisikin lähdössä 5 opiskelijaa ja Ranskaan vain 1 opiskelija) Tällaisista liikkuvuussuunnitelman muutoksista ei tarvitse sopia CIMOn kanssa etukäteen kirjallisesti. CIMO hyväksyy muutokset loppuraportin yhteydessä edellyttäen, että tehdyt muutokset ovat sääntöjen mukaisia, esim. lyhennetystä vaihdosta on maksettu vaihdon kestoon mitoitettu tuki tai uuteen kohdemaahan suuntautuvan vaihdon osalta on maksettu sen kohdemaan mukainen tuki. Hankkeen kokonaistukisumma ei kuitenkaan kasva jaksoja pidennettäessä, joten mahdolliset lisäkulut on katettava omarahoituksella. Liikkuvuussuunnitelman muutokset, jotka eivät ole sallittuja ovat esim.: kaikkien tai melkein kaikkien vaihtojen kestoja lyhennetään järjestelmällisesti ja ilman, että muutokset pystytään perustelemaan hankkeen sisältöjen kannalta apurahansaajan tuki pienennetään niin, että ylläpito kohdemaassa vaarantuu hankkeen alkuperäinen sisältö ja tavoite muuttuvat Liikkuvuussuunnitelman muutokset, jotka vaativat kirjallisen suostumuksen ovat esim.: vaihtojen kestoja lyhennetään järjestelmällisesti hankkeen sisältöjen kannalta perustelluista syystä hankkeen alkuperäinen sisältö muuttuu mutta tavalla, joka edistää pikemmin kuin estää hankkeen alkuperäisten tavoitteiden saavuttamista, eli esim. uuden alan mukaantulo kieli-, kulttuuri- tai ammattivalmennuksen sisältö muuttuu oleellisesti hakemuksessa kuvatusta jo vaihdossa olleen apurahansaajan uusi vaihto Muut muutokset sopimukseen Muista muutoksista on aina sovittava etukäteen CIMOn kanssa. Muutos anotaan vähintään kuukautta ennen suunniteltua muutosta kirjallisesti virallisen edustajan (ei ainoastaan koordinaattorin) allekirjoittamalla vapaamuotoisella kirjeellä, jossa perustellaan muutoksen tarve ja kuvataan muutoksen vaikutukset hankkeen toimintaan. Tällaisia muutoksia ovat esim.: hankkeeseen liittyy kokonaan uusi partnerimaa (tarvitaan uusi sitoumuskirje edunsaajan ja uuden partneriorganisaation välillä) ehdotus myönnettyjen tukien siirtämisestä kululuokkien (apurahat, hallinto, valmennus) välillä Mikäli edunsaajaorganisaatio vaihtuu kesken sopimuskauden, on solmittava lisäsopimus CIMOn ja uuden sopijaorganisaation välillä. Myös organisaation tilitietojen muuttuessa tulee CIMOn ja sopijan välillä laatia lisäsopimus. Näissä tapauksissa on hyvä ensisijaisesti olla yhteydessä hankkeen omaan yhteyshenkilöön. CIMOn yhteyshenkilö neuvoo tarvittavien tietojen toimittamisesta ja laatii lisäsopimuspohjat, jotka molemmat sopijaosapuolet allekirjoittavat. 8

9 Koulutuksen järjestäjien tai oppilaitosten yhdistyessä kuitenkin riittää, että CIMOon toimitetaan uuden edunsaajaorganisaation virallisen edustajan allekirjoittama muutosesitys, jonka liitteenä on yhdistymistä koskeva virallinen päätösdokumentti. Tällöin CIMO vahvistaa esityksen sopimusmuutoksella. Lisäksi muutoksista Epäselvissä tapauksissa ja ennen muutosanomuksen lähettämistä on hyvä olla yhteydessä yhteyshenkilöön CIMOssa sähköpostitse ja varmistaa kirjallisen sopimusmuutoksen tarve. Edunsaajaorganisaation virallisen edustajan allekirjoittama ilmoitus tulee tehdä CIMOlle myös seuraavissa tapauksissa: organisaation virallinen nimi tai yhteystiedot muuttuvat edunsaajaorganisaation virallinen edustaja vaihtuu hankkeen yhteyshenkilö vaihtuu Ilmoituksen edellä mainituista muutoksista voi tehdä CIMOn yhteystietojen muutoslomakkeella. 5. SOPIMUKSET HANKKEEN ERI OSAPUOLTEN VÄLILLÄ Rahoitussopimuksen lisäksi liikkuvuushankkeessa on muitakin sopimuksia: edunsaajan ja apurahansaajan välillä, edunsaajan ja muiden partnerien välillä, sekä sopimus työnantajan kanssa Edunsaajan ja apurahansaajan välinen sopimus Edunsaaja tekee jokaisen Leonardo-vaihtoon lähtevän kanssa sopimuksen, jossa apurahansaaja sitoutuu noudattamaan ohjelman sääntöjä (vaihdon pituus, raportointi, tarvittavien tositteiden säästäminen) sekä palauttamaan Leonardo-apurahan tai osan siitä, mikäli sitä on käytetty ohjelman sääntöjen vastaisesti. Jos Leonardo-tukea ei makseta kokonaisuudessaan suoraan apurahansaajalle, vaan osittain esimerkiksi vastaanottavalle taholle majoituksen ja ruokailun kattamiseen, apurahansaajan sopimukseen on erittäin tärkeätä sisällyttää erittely siitä, mihin apurahansaajan Leonardo-tuki on käytetty ja mikä osuus maksetaan suoraan apurahansaajalle Edunsaajan ja partnerien välinen sopimus Hakemuksentekovaiheessa ulkomaiset partnerit toimittavat edunsaajalle sitoumuskirjeet (Letter of Intent) merkiksi sitoutumisestaan hankkeeseen. Kun hanke on hyväksytty, tulee partnereiden sitoutuminen varmentaa sopimuksella, jossa tarkennetaan hankkeen aikataulu, kunkin osapuolen tehtävät ja vastaanottavien organisaatioiden osalta esim. majoituksen tai mahdollisen kieli- ja kulttuurivalmennuksen hinta. Mikäli hankkeeseen tulee uusia kumppaneita, on kunkin kanssa tehtävä sopimus Sopimus työnantajan kanssa Työssäoppimisjaksosta tai työharjoittelusta tehdään työnantajan kanssa sopimus, jossa sovitaan kaikista työsuhteeseen liittyvistä seikoista, kuten työajasta, mahdollisesta palkasta ja muista maksuista (erilaiset palkasta perittävät sosiaali- ym. maksut) sekä työtehtävistä, työhön opastamisesta ja jakson päätteeksi annettavasta työtodistuksesta. Sopimus tehdään myös silloin, kun työnantaja ei maksa opiskelijalle/harjoittelijalle palkkaa. Sopimuksen osapuolia ovat apurahansaaja, lähettävä ja vastaanottava organisaatio sekä työnantaja, mikäli tämä on joku muu kuin vastaanottava organisaatio. 9

10 5.4. Sopimusmallit Sopimusmallit tai -pohjat, joita kukin hanke voi muokata tarpeidensa mukaan, ovat rahoitussopimuksen liitteenä. Malleja löytyy seuraaviin sopimuksiin: Edunsaajan ja apurahansaajan välinen Sopimus työnantajan kanssa Edunsaajan ja partnerin väliseen sopimukseen ei ole valmista pohjaa. Mallia siihen voi ottaa rahoitussopimuksesta, jota voi muokata soveltuvin osin. Sopimuksia voidaan tarkistaa monitorointivierailujen yhteydessä. 6. LEONARDO DA VINCI -TUKI Hankkeelle myönnetty Leonardo-tuki jakaantuu kolmeen osaan: Liikkuvuusapuraha (sisältää matkat, vakuutukset ja elinkustannukset) Tuki hankkeen toteuttamiseen ja hallintoon: o kansallisen verkoston hallinnointiin on voitu myöntää erillistä lisätukea, kun verkostossa on enemmän kuin kolme kumppania. o myös muihin erityisiin tarpeisiin on voitu myöntää korotettua hallintotukea, jos se on hakemuksessa erikseen perusteltu. Tuki valmennukseen; sisältää tuen sekä ammatilliseen että kieli- ja kulttuurivalmennukseen. Tuen määrä on ilmoitettu päätöskirjeessä ja hankkeen sopimuksessa Liikkuvuusapuraha Suomessa on käytössä apurahakategorioita, jotka perustuvat komission määrittelemiin maakohtaisiin kalleusluokkiin. Liikkuvuusapuraha on sidottu myös vaihdon kestoon ja kohdemaahan. Apurahakategoriat löytyvät oppaan liitteestä 2. HUOM: Apurahakategoriat ja apurahasummat ovat erisuuruisia eri vuosina hyväksytyille hankkeille. On hyvä olla erityisen huolellinen taulukkoja tarkastellessaan esim. opiskelijan kohdemaan muuttuessa. Maksimitukisummat vaihtelevat myös kohderyhmän mukaan: Opiskelija- ja harjoittelijavaihdot Ammatillisessa peruskoulutuksessa ja työmarkkinoilla oleville Leonardo-vaihtoon lähteville henkilöille (IVT ja PLM) tuki maksetaan liikkuvuusapurahana, joka sisältää matka-, vakuutus- ja elinkustannustuen. Opintotuki tai muut lähtömaassa saatavat etuudet eivät vaikuta tuen määrään, eikä Leonardo-tukea oteta tulona huomioon opintotukea laskettaessa. Asiantuntijavaihdot Asiantuntijavaihdoissa (VETPRO) pätevät samat säännöt kun opiskelija- ja harjoitteluvaihdoissa, eli tuki maksetaan liikkuvuusapurahana, joka sisältää matka-, vakuutusja elinkustannustuen Tuki hankkeen toteutukseen ja hallinnointiin Tuki on tarkoitettu korvaamaan hankkeen toteuttamisesta ja hallinnoinnista aiheutuneita kustannuksia, kuten: hankkeeseen liittyvät yleiset toimistokulut (mm. kopiointi-, puhelin- ja postikulut) hankkeen hallinnointiin liittyvät työpanokset (esim. hankkeen vetäjä) hankkeen valmistelusta ja seurannasta aiheutuneet matkakulut 10

11 tuki voidaan kohdentaa myös vastaanottavan organisaation käytännön järjestelyja hallinnointikuluihin. Esimerkiksi vastaanottavan organisaation järjestäessä työssäoppimispaikkoja tai asiantuntijoiden työelämäkohteita, he voivat laskuttaa hallinnointikuluja edunsaajaorganisaatiolta tarvittaessa myös muihin hankkeen päätavoitteita tukeviin kuluihin esim. siirto valmennuskuluihin tai liikkuvuustukeen Koordinaattori voi halutessaan ohjata osan hallintokuluista hankkeen kotimaisten partnereiden (lähettävä organisaatio) käytettäväksi. Mikäli hankkeessa niin sovitaan, hallintotuki voidaan jakaa esimerkiksi niin että lähettävät organisaatiot laskuttavat koordinoivaa organisaatiota toteuttamiensa ulkomaanjaksojen osalta. Tällöin laskutettava osuus on apurahapäätöksen mukainen hallintotuki per toteutunut ulkomaanjakso. Koordinoiva organisaatio maksaa laskut ja kirjaa ne kirjanpitoonsa. Lähettävät organisaatiot vastaanottavat maksut ja kirjaavat ne myös kirjanpitoonsa. Esimerkki: Hankkeelle on myönnetty hallintotukea 50 kpl à 100 euroa. Koordinoiva organisaatio on toteuttanut 10 ulkomaanjaksoa, partneri A 35 ulkomaanjaksoa ja partneri B 5 ulkomaanjaksoa. Yhteisesti on sovittu, että hallintotuki voidaan jakaa partnereiden kesken. Partneri A laskuttaa koordinoivalta organisaatiolta 35 x 100 euroa ja partneri B 5 x 100 euroa. Kun koordinoiva organisaatio on maksanut kyseiset osuudet, jää sille itselleen hallintotuen osuudeksi 10 x 100 euroa. Hankkeen loppuraportissa raportoidaan käytetyn hallintotuen osuudeksi toteutuneiden ulkomaanjaksojen määrä eli 50 x 100 euroa. Lisätuki verkostolle voidaan myöntää sitä hakeneille, vaatimukset täyttäville hankkeille (edellytyksenä vähintään 4 toimijan verkosto) kansallisen yhteistyöverkoston yhteistyön organisointiin. Tuki voidaan jakaa organisaatioiden kesken kunkin roolin mukaisesti, esim. verkostotapaamiset vaativat lisäjärjestelyjä. Tuki verkostolle on osa hallintotukea. Muu lisätuki hallintoon voidaan myöntää sitä hakeneille, tarpeensa hyvin perustelleille toimijoille, joilla on esimerkiksi erityisen korkeita hallintokuluja vaativien vaihtojen järjestämiseen tai kohderyhmän tai organisaation luonteen vuoksi. Tuki voidaan käyttää samoihin tarkoituksiin kun normaali hallintotuki Tuki ammatilliseen sekä kieli- ja kulttuurivalmennukseen Hankkeille on myönnetty hakemuksen perusteella tukea ammatillisen sekä kieli- ja kulttuurivalmennuksen järjestämiseen (esim. kouluttajan palkka, valmennusmateriaali, kielikurssit). Valmennus voi tapahtua koti- ja/tai kohdemaassa ennen vaihdon alkua tai sen aikana. Valmennustuki on myönnetty hakemuksen mukaiseen valmennukseen. Mikäli tähän suunnitelmaan toteutusvaiheessa tulee muutoksia, tulee niihin hakea hyväksyntä CIMOsta etukäteen. Valmennus voi olla kieli-, kulttuuri- ja/tai ammatillista valmennusta. Valmennustukea ei voi käyttää oppilaitoksen normaaliopetuksen kustannusten kattamiseen, mutta Leonardo-vaihtoon lähteviä varten järjestettyyn valmennuskurssiin voivat mahdollisuuksien mukaan muutkin opiskelijat osallistua Tuki mukana seuraavalle henkilölle Mukana seuraavan henkilön (opettaja, työpaikkaohjaaja, vammaisavustaja, tukihenkilö jne.) tuen käyttöä koskevat samat periaatteet ja säännöt kuin varsinaisten apurahansaajien tuen käyttöä. Apuraha mukana seuraavalle henkilölle myönnetään samansuuruisena kuin vaihtoon lähteville, mutta jos opettajan/tukihenkilön matkan kesto on lyhyempi kuin vaihtoon lähtevillä, apurahan suuruus määräytyy todellisen keston mukaan. Päiväkohtaisille korvauksille löytyvät laskentakaavat tukitaulukoista. 11

12 7. TUEN MAKSAMINEN Kun sopimus on palautettu CIMOon ja on molempien osapuolten allekirjoittama, maksetaan rahoitussopimuksessa mainitulle tilille tuen ennakkomaksu. ennakkomaksu on 80 % myönnetystä tuesta (apurahat, tuki hallintokuluihin ja tuki ammatilliseen sekä kieli- ja kulttuurivalmennukseen). loppuerä, enintään 20 % (riippuen vuosikerrasta) myönnetystä tuesta maksetaan loppuraportin hyväksymisen jälkeen tukikelpoisten kulujen mukaisesti. jos loppuraportin tarkastuksen mukaan tukea on jäänyt käyttämättä, CIMO laskuttaa käyttämättä jääneen tuen edunsaajalta. Lopullisesta kokonaistuesta lähetetään laskelma loppuraportin arviointipalautteen yhteydessä Tuen maksaminen apurahansaajalle Leonardo-tuki tulisi maksaa apurahansaajalle kokonaisuudessaan viimeistään vaihdon päättymisen tai loppuraportin jättämisen yhteydessä. Maksuaikataulu on koordinaattorin päätettävissä. Lyhyiden vaihtojen kohdalla suositellaan koko apurahan maksamista etukäteen. Pitkissä vaihdoissa suurin osa apurahasta olisi hyvä maksaa etukäteen ja loput loppuraportin palauttamisen jälkeen. Koordinaattori voi tarvittaessa hankkia matkaliput vaihtoon lähtijöille keskitetysti ja maksaa ne suoraan Leonardo-tuesta. Sama koskee majoitusta ja muita mahdollisia oleskelukustannuksia. Tällöin on kuitenkin keskeistä tehdä opiskelijalle selväksi mitä kaikkea on hänelle kuuluuvalla apurahalla kustannettu. Tätä voi esim. kirjata sopimukseen. Sama henkilö voi osallistua Leonardo-vaihtoon useammin kuin kerran vain poikkeustapauksissa. Tällöin toisen vaihdon on oltava CIMOn etukäteen hyväksymä ja hankkeen tavoitteiden ja lähtijän opiskelu- tai ammatillisten tavoitteiden mukainen. 8. HANKKEEN SEURANTA JA ARVIOINTI Koordinaattorin tulee seurata yksittäisten vaihtojen etenemistä, jotta vaihtojen laatu voidaan varmistaa. Säännöllinen yhteydenpito opiskelijaan ja vastaanottavaan organisaatioon mahdollistaa myös nopean puuttumisen ongelmatapauksiin. Koordinaattorin on hyvä informoida edunsaajan kirjanpidosta vastaavia talousseurannan suosituksista jo hyvissä ajoin hankkeen käynnistysvaiheessa. Suositukset hankkeen talouden seurantaan löytyvät luvusta 9. Varsinkin suuremmissa hankkeissa, joissa vaihdot ovat eripituisia ja apurahat erisuuruisia, kannattaa hankkeen kulujen seurantaan ja apurahojen maksatukseen kiinnittää erityistä huomiota, ja tarkoitusta varten sopia organisaation taloushallinnon kanssa tarkoista menettelytavoista ja kirjausmenettelyistä. Aivan pienemmissä hankkeissa, joissa on muutama liikkuja, taloushallinto voidaan hoitaa kevyemmin Hankkeen sisäinen tai ulkoinen arviointi Arvioinnin tavoitteena on mitata hankkeen toteutusta, tuloksia ja vaikuttavuutta sekä osoittaa kehittämistarpeet. Arvioinnin tulisi olla osa hanketta alusta asti. Hankkeen partnerit voivat laatia hankkeen alussa yhteisen arviointisuunnitelman. Arviointia suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon hankkeen koko ja arvioinnin tarve, sillä Leonardo-liikkuvuushankkeet ovat kestoltaan ja vaihtomääriltään erisuuruisia ja tavoitteiltaan hyvin erilaisia. Arviointiin osallistuvat koordinaattorin lisäksi muut lähettävät ja vastaanottavat organisaatiot sekä vaihdossa olleet. Opiskelijoita ja asiantuntijoita vastaanottaneiden työnantajien palaute on tärkeää. Arvioinnin yhteydessä pohditaan myös jatkotoimenpiteitä ja tulevaisuuden yhteistyötä. 12

13 8.2. Liikkuvuushankkeen raportointi Raportointi on keskeinen osa liikkuvuushankkeen toteuttamista. Liikkuvuushankkeen raportoinnin tarkoituksena on kuvata hankkeen toimintaa, liikkuvuuden määriä ja tuen sekä omarahoituksen käyttöä, ja hankkeen päätyttyä antaa arvio hankkeen ja sen tavoitteiden toteutumisesta. Edunsaajaorganisaatio (koordinaattori) on velvollinen raportoimaan rahoitetusta hankkeesta CIMOon kahdessa eri vaiheessa - hankkeen puolivälissä (väliraportti) ja lopussa (loppuraportti). Samoin Leonardo-apurahalla vaihtoon lähtevät opiskelijat, harjoittelijat ja asiantuntijat sitoutuvat raportoimaan ulkomaanjaksostaan hankkeen koordinaattorille. Täysin organisaation omilla rahoilla liikkuvat eivät raportoi kulujaan eivätkä toimintojaan osana Leonardo-hanketta, mutta jos rahoitus on yhdistelmä organisaation omaa rahaa ja Leonardo-tukea, vaihto raportoidaan osana hanketta. Raportoinnin aikataulu: väliraportti: 1.6. mennessä loppuraportti: edunsaajan on toimitettava loppuraportti kansalliseen toimistoon 60 päivän kuluessa toiminnon päättymisestä, kuitenkin viimeistään apurahansaajat raportoivat 10 päivän sisällä vaihdon päättymisestä Raportoinnissa tarvittavat lomakkeet ja ohjeet Raportointiin käytetään komission Rap4Leo-raportointitietokantaa internetissä osoitteessa: Raporttipohjat ja ohjeet on saatavilla CIMOn verkkopalvelusta osoitteesta Koordinaattorin tulee varmistaa, että kaikilla apurahansaajilla on pääsy internetiin ja toimiva sähköpostiosoite (ks. erillinen Rap4Leon käyttöopas) Väliraportti Edunsaajan väliraportissa kuvataan hankkeen toimintoja sopimuskauden ensimmäisellä puoliskolla ja esitetään päivitetty liikkuvuussuunnitelma. Hanke voi olla kestoltaan myös lyhyempi ja päättyä ennen väliraportointivaihetta, jolloin ainoastaan loppuraportointi on tarpeen. Tällainen ennen aikojaan jätetty loppuraportti käsitellään aikaisintaan muiden väliraporttien kanssa samaan aikaan. Väliraportti koostuu seuraavista osista: 1. Laadullinen arvio hankkeen toteutumisesta 2. Tilasto- ja taloustiedot (Excel-tiedosto välilehtineen Rap4Leo-tietokannasta tulostettuna) 3. Päivitetty liikkuvuussuunnitelma Sopijan virallisen edustajan allekirjoittama, päivätty väliraporttikokonaisuus toimitetaan CIMOon kirjallisesti Loppuraportti Edunsaajan loppuraportissa esitetään kokonaisarvio liikkuvuushankkeesta sisällön ja talouden osalta. Loppuraportissa hankkeen koordinaattori arvioi hankkeen onnistumista ja tavoitteiden saavuttamista. Loppuraportti koostuu seuraavista osista: 13

14 1. Tekstiosuus eli laadullinen arvio hankkeesta. Tässä raportin osassa kerrotaan perustiedot hankkeesta, vaihtoon lähtijöille järjestetystä valmennuksesta, hankkeen tavoitteista ja niiden toteutumisesta, tuloksista, ongelmista jne. 2. Kopiot apurahansaajien raporteista. 3. Talousosuus eli hankkeen kulu- ja rahoitusselvitys sekä yhteenveto kuluista kunkin apurahansaajan kohdalta (excel -tiedosto välilehtineen Rap4Leo-tietokannasta tulostettuna). Hankkeen toimintoihin liittyvät dokumentit/tositekopiot pyydetään satunnaisotannalla valituilta hankkeilta loppuraportin tarkastamisen jälkeen. Tarkemmat ohjeet luvussa Mahdolliset hankkeen tuotokset, esim. kopiot vaihdossa olleiden matkakertomuksista. 5. Kopiot mahdollisista hankkeeseen liittyvistä lehtiartikkeleista jne. Sopijan virallisen edustajan allekirjoittama, päivätty loppuraporttikokonaisuus toimitetaan CIMOon kirjallisesti Apurahansaajilta vaadittavat raportit Apurahansaajat ovat velvollisia raportoimaan ulkomaanjaksostaan Rap4leo-lomakkeella. Ohjeistusta raportointilomakkeen täyttämiseen on hyvä sisällyttää apurahansaajien lähtövalmennukseen. Jokainen vaihdossa ollut toimittaa koordinaattorille Rap4Leotietokannasta tulostamansa ja allekirjoittamansa loppuraportin 10 päivän kuluessa vaihdon päättymisestä. Koordinaattori pääsee katsomaan raporttien vastauksia Rap4leotietokannasta. Katso tarkemmat ohjeet Rap4Leo-käyttöoppaasta Raporttien tarkastus CIMOssa Kaikki raportit tarkastetaan sekä hankkeiden sisällön että talouden osalta CIMOssa. Jotta raportti voidaan hyväksyä, siitä tulee käydä ilmi hankkeen tulokset suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Kansallisen toimiston tekemä arvio hankkeen sisällöstä ja taloudesta lähetetään tiedoksi hankkeen koordinaattorille raportin käsittelyn jälkeen Muut tarkastukset CIMO tekee vuosittain tarkastuksia Leonardo-ohjelmasta tukea saaneille liikkuvuushankkeille. Tarkemman tarkastuksen kohteeksi valitaan noin 20 % hankkeista. Tarkoituksena on ennen kaikkea varmistaa, että Leonardo-tuki on käytetty sopimuksen mukaisesti sekä kerätä tietoa, jonka avulla voidaan kehittää ohjelman hallintoa. Tarkastuksia on kolmenlaisia: a) Tarkastukset hankkeen aikana, ns. monitorointi (talous ja sisältö) b) Asiakirjatarkastus CIMOssa hankkeen päätyttyä (tarkemmat ohjeet luvussa 9.5.) c) Tilintarkastus hankkeen päätyttyä (viiden vuoden sisällä) Hankkeiden aikaiset tarkastukset ovat pääasiassa sisällöllistä monitorointia, jossa selvitetään esim. seuraavia asioita: hankkeen hyvät käytännöt mahdolliset ongelmat apurahansaajien kokemuksia hankkeen tavoitteiden saavuttamista jne. Osaan monitorointivierailuja nivotaan taloustarkastus, jonka tarkoituksena on selvittää hankkeiden taloushallinnon hyvät käytännöt ja ongelmat. 14

15 On myös mahdollista, että suoritetaan laajempia organisaation kansainvälisyystoimintaan paneutuvia tarkastuskäyntejä (ns. system audit) niille toimijoille, joilla on ollut useita hankkeita peräkkäin. Lisäksi komissio voi tehdä tilintarkastuksia osalle hyväksytyistä hankkeista. Tällaiset tarkastukset ovat kuitenkin harvinaisia. Taloustarkastuksista ja muista käynneistä ilmoitetaan aina hyvissä ajoin etukäteen edunsaajalle kirjallisesti. 9. SUOSITUKSIA HANKKEEN TALOUSSEURANTAAN Hankkeelle on suositeltavaa avata oma toiminto tai kustannuspaikka edunsaajan kirjanpitoon. Kaikkia hankkeeseen liittyviä tositteita on säilytettävä 5 vuoden ajan hankkeen loppuraportin hyväksymisen jälkeen CIMOn tai EU:n komission tilintarkastajien tarkastuksen varalta. Loppuraportin taloustarkastuksessa ja mahdollisessa tilintarkastuksessa kiinnitetään erityistä huomiota seuraaviin: vaihdot, valmennus ja muu toiminta on toteutettu sopimuskaudella raportoidut vaihtoon lähteneiden ja valmennukseen osallistuvien määrät vastaavat todellista toteumaa vaihtojen kesto vastaa liikkuvuussuunnitelman tai siihen tehtyjen muutoksien tietoja toteutunut valmennus vastaa hakemuksessa ilmoitettua suunnitelmaa 9.1. Kulujen kohdistaminen hankkeelle Kaikkien hankkeeseen liittyvien tulojen ja menojen (myös omarahoituksella katettujen) olisi hyvä olla kirjattuna kyseiselle toiminnolle ja kohdistamisen tulee kattaa koko sopimuskausi (ajankohdat: ks. rahoitussopimus). Jos tukea on myönnetty hallinto- ja/tai valmennuskuluihin, on suositeltavaa kohdistaa myös niihin liittyvät kulut hankkeen toiminnolle kirjanpidossa. Tämä helpottaa kulujen tukikelpoisuuden todentamista mahdollisen tarkastuksen yhteydessä. Kuluihin sisältyvät arvonlisäverot kohdistetaan hankkeelle ainoastaan, jos ne jäävät hankkeen lopullisiksi kustannuksiksi, eli jos edunsaajalla ei ole arvonlisäverojen vähennysoikeutta Tukikelpoiset kulut Hankkeelle myönnetyn tuen erittely on rahoitussopimuksen liitteenä. Tukierät on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon ne on myönnetty. Tukien keskinäiset siirrot eivät ole sallittuja ilman erillistä sopimusta CIMOn kanssa. Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että hankkeelle kohdistetut kulut täyttävät tukikelpoisuuden edellytykset. Apurahansaajilta kerättävistä kuiteista tulee selvästi käydä ilmi, mistä maksusta on kyse. Pelkät maksukuitit (esimerkiksi automaattikuitti lentomatkasta, näkyvillä vain loppusumma) eivät ole riittäviä tositteita, koska esimerkiksi apurahan tukikelpoisuuden perusteena on vaihdon keston riittävä dokumentointi. Kulujen hyväksyttävyyden varmistamiseksi suosittelemme noudattamaan seuraavia periaatteita: A. Apuraha: matkakulut, vakuutuskulut ja elinkustannukset Apurahansaajalle maksetaan tuki matka-, vakuutus- ja elinkustannuksiin kohdemaan ja vaihdon keston perusteella. Liitteenä B olevista taulukoista voi laskea, minkä suu- 15

16 ruisen apurahan vaihtoon lähtijälle voi maksaa. Eri vuosina alkaneille hankkeille on omat apurahataulukkonsa. Mikäli vaihtojen kestot muuttuvat sopimuskauden aikana, hankkeelle myönnetty kokonaistukisumma pysyy kuitenkin samana. Matka-, vakuutus- ja elinkustannusten (majoitus, paikallismatkat, ruokailu yms.) tukikelpoisuuden osoittamiseksi riittävät kirjanpidossa näkyvät suoritukset apurahansaajille. Jos apurahasumma on maksettu suoraan vaihtoon lähtijöille, koordinaattorin vastuulla on huolehtia siitä että tarvittavat asiakirjat (Europassit, työtodistukset, osallistumistodistukset tai matkakuitit) vaihdon keston todentamiseksi kerätään apurahansaajilta ja säilytetään hankkeen materiaalien yhteydessä. Edunsaaja voi myös maksaa osan kuluista keskitetysti, esimerkiksi majoitukset tai matkat. Tässä tapauksessa edunsaajan on säilytettävä alkuperäiset kuitit kirjanpidossaan. Esimerkki 1: Hankkeelle (IVT tai PLM, v. 2009) on myönnetty neljä 8 viikon apurahaa - kaksi Norjaan (kategoria 1) ja kaksi Puolaan (kategoria 3). Norjaan on kuitenkin kolme lähtijää (3 x 8 viikkoa) ja Puolan 8 viikon apuraha päätetään jakaa kahdeksi neljän viikon apurahaksi (2 x 4 viikkoa). Tällöin Norjaan on alun perin myönnetty tukea 2 x 1640 ja Puolaan 2 x 1200, eli yhteensä Apurahojen siirtojen ja pienentämisen jälkeen lähtijöille tulisi maksettavaksi 3 x 1640 (Norja) ja 2 x 800 (Puola) eli yhteensä Leonardo-tukea lähtijöille voidaan maksaa enintään CIMO suosittelee, että edunsaajaorganisaatio maksaa apurahansaajille puuttuvan osuuden, jotta apuraha kattaa lähtijöiden kustannukset kohdemaassa. B. Valmennuskulut Valmennuskulut maksetaan myönnetyn valmennusapurahan suuruisena per henkilö, kaikista niistä opiskelijoista, jotka ovat valmennukseen osallistuneet. Tarkastuksessa varmennetaan, että raportoidut vaihtoon lähteneiden ja valmennukseen osallistuvien määrät vastaavat todellista toteumaa. Valmennus katsotaan tukikelpoiseksi, jos se on järjestetty hankesuunnitelmassa kuvatulla tavalla ja jos valmennukseen osallistumisesta löytyy tarvittavat todisteet (osallistumislista allekirjoituksineen). Jos valmennusta halutaan oleellisesti muuttaa kesken sopimuskauden, on koordinaattorin oltava yhteydessä CIMOon (ks.4.5.). Oppilaitosten tavanomaiseen opetukseen sisältyvä valmennus (joka järjestettäisiin muutenkin ja jota kustannetaan valtion osuuksilla) ei ole tukikelpoista. Sen sijaan valmennus jota erikseen järjestetään normaalin opetuksen ulkopuolella, vaikkakin normaalin opetushenkilökunnan toimesta, on tukikelpoista. Valmennuskuluihin liittyvät mahdolliset tositteet on suositeltavaa säilyttää osana hankkeen kirjanpitoa. Valmennukseen osallistuneet, valmennuksen järjestäjät sekä myönnetty valmennustuki (kiinteä tuki per osallistuja!) raportoidaan R4Leo-ohjelmassa jolloin tiedot näkyvät osana loppuraportin talouserittelyä. Esimerkki 2: Hankkeelle on myönnetty valmennustukea 12 opiskelijalle 100 /apurahansaaja eli yhteensä Hakemuksen mukaisesti apurahansaajille järjestetään kahden päivän mittainen lähtövalmennus. Kolmelle opiskelijoista työssäoppimispaikka ulkomailla järjestyy lyhyellä varoitusajalla eivätkä he ehdi oppilaitoksen järjestämälle valmennuskurssille. Koska 16

17 hankkeen koordinaattori kuitenkin valmentaa 3 lähtijää henkilökohtaisesti, voidaan valmennus katsoa myös heidän osaltaan hyväksytyksi. Hankkeelle maksettava valmennustuki on tällöin HUOM! Tuki on lump sum ( könttäsumma ) eli se maksetaan samansuuruisena kaikista valmennukseen osallistuneista. C. Hallintokulut Hallintokulut maksetaan myönnetyn hallintoapurahan suuruisena per henkilö, kaikista niistä opiskelijoista, jotka ovat vaihtoon lähteneet. Tuki voi olla kuitenkin enintään sopimuksen mukainen. Tarkastuksessa varmennetaan, että raportoidut vaihtoon lähteneiden määrät vastaavat todellista toteumaa. Hallintokuluja ovat esimerkiksi koordinaattorin palkka, hankkeiden arviointi- ja seurantamatkat sekä muut kulut jotka liittyvät hankkeen toteuttamiseen. Hallintokuluihin liittyvät tositteet on suositeltavaa säilyttää osana hankkeen kirjanpitoa. Hallintotuki (kiinteä tuki per toteutunut vaihto!) raportoidaan R4Leo-ohjelmassa jolloin tiedot näkyvät osana loppuraportin talouserittelyä. Esimerkki 3: Hankkeelle on myönnetty hallinnointitukea 15 vaihdon hallintokuluihin 100 /apurahansaaja eli yhteensä Vaihdoista toteutuu kuitenkin vain 8 opiskelijaa, eli tukea voidaan maksaa 8 x Valuuttakurssit Ulkomaan rahasiirron virallinen kurssi on hyväksyttävä siinä tapauksessa että rahansiirto on tapahtunut pankin kautta ja siinä on käytetty Suomen Pankin valuuttakursseja. Muussa tapauksessa on noudatettava komission www-sivuilla ilmoitettua vaihtokurssia (ks. Edunsaaja muuttaa kaikki tosiasiallisesti aiheutuneet kulut komission verkkosivuilla ilmoitettavan vaihtokurssin mukaan, joka on voimassa sinä päivänä, kun kansallinen toimisto on allekirjoittanut sopimuksen ja sopimus on astunut voimaan. Kuitteihin on merkittävä käytetty vaihtokurssi Kuluja, joita ei korvata Seuraavia kuluja ei voida hyväksyä maksettavaksi Leonardo-tuesta: matkat tai muut kulut maihin, jotka eivät osallistu Leonardo-ohjelmaan kulut, jotka ovat syntyneet sopimuskauden ulkopuolella kulut, jotka eivät suoraan liity hankkeeseen kulut, jotka eivät ole perusteltuja tässä ohjelman toiminnossa (liikkuvuus) kulut, jotka on jo rahoitettu muusta EU-lähteestä. Jos kyseessä on täydentävä rahoitus, täytyy pystyä perustelemaan ja osoittamaan selvästi, ettei kyseessä ole päällekkäinen rahoitus. lainojen korot valuutanvaihdosta aiheutuneet menetykset arvonlisävero (ellei se jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi) Leonardo-vaihtoon osallistuvalta henkilöltä ei myöskään saa periä minkäänlaisia osallistumis-, pääsy-, rekisteröinti- tms. maksuja Loppuraportin asiakirjatarkastus Osa hankkeista valitaan loppuraportin palauttamisen jälkeen satunnaisotannalla tarkempaan asiakirjatarkastukseen. Valituille edunsaajille lähetetään erillinen ohjeistus vaadittavien asiakirjojen toimittamisesta tietyn määräajan puitteissa. 17

18 Jos hanke valitaan asiakirjatarkastukseen, tulee edunsaajan toimittaa tarkastettavaksi asiakirjat joista vaihtojen kestot ovat todennettavissa. Ensisijaisesti tarkastettavaksi toimitetaan vastaanottavan organisaation todistus ulkomaanjaksosta (esimerkiksi Europassliikkuvuustodistus tai työ-/harjoittelutodistus, asiantuntijavaihdon osalta osallistumistodistus tai kopio kokouksen tai vierailun pöytäkirjasta). Näiden puuttuessa voidaan toimittaa tarkastettavaksi myös matka- ja/tai majoituskuitit sekä muita asiakirjoja joista ulkomaanjakson toteutuminen voidaan todentaa Takaisinperintä Myönnetty tuki voidaan rahoitussopimuksen mukaisesti periä takaisin osittain tai kokonaan seuraavissa tapauksissa: tukea on jäänyt käyttämättä taloustarkastuksessa tai tarkastuskäynnillä havaitaan tukea käytetyn väärin hankkeessa on tehty, ilman kirjallista hyväksyntää CIMOsta, muutoksia, jotka olisivat edellyttäneet virallista sopimusmuutosta väli- tai loppuraporttia ei ole toimitettu annettuina määräaikoina väli- ja loppuraportit tai tilitykset eivät vastaa asetettuja vaatimuksia CIMOlla on oikeus vaatia myöhästyneistä palautuksista korkoa. Edunsaaja vastaa palautuksen pankkikuluista. 10. ULKOMAANJAKSON LAATUKRITEERIT Hankkeen toteuttamisen tukena tulee käyttää liitteenä olevaa ulkomaanjakson laadunvarmistusperiaatteita (ks. liite C). Listassa on esitetty ulkomaanjaksojen toteuttamisen kannalta olennaiset oikeudet ja vastuut apurahansaajina sekä lähettävän, välittävän ja vastaanottavan organisaation välillä. Myös hankkeeseen osallistuva apurahansaaja sitoutuu Leonardo-apurahan saatuaan noudattamaan hänelle kuuluvia velvollisuuksia. Näin hän myös takaa itselleen onnistuneen ulkomaanjakson. 11. VAKUUTUS Koordinaattorin tulee huolehtia, että kaikilla vaihtoon lähtevillä opiskelijoilla, harjoittelijoilla tai asiantuntijoilla on riittävä, sairaudet ja tapaturmat kattava vakuutusturva, joka on voimassa matkojen ja itse opiskelun/harjoittelun aikana sekä vapaa-ajalla. Vakuutusyhtiöltä tulee tarkastaa, että vakuutus on voimassa tarvittaessa myös ruumiillisen työnteon varalta. Mikäli harjoittelija matkustaa loma-aikana kolmanteen maahan, on lisäksi syytä varmistaa, että vakuutus on voimassa myös siellä. Korvausehtoihin ei saa sisältyä omavastuuaikaa. Työharjoittelun osalta on huomioitava, että mikäli työnantaja ei maksa Leonardoharjoittelijalle palkkaa, ei harjoittelija välttämättä automaattisesti kuulu työnantajan ottaman vastuuvakuutuksen piiriin. Vastuuvakuutuksesta on aina syytä sopia työnantajan kanssa hyvissä ajoin ennen harjoittelun alkua. Jotkut oppilaitokset ovat vakuuttaneet opiskelijansa myös ulkomailla tapahtuvan opiskelun ja harjoittelun ajaksi, jolloin erillisiä vakuutuksia ei välttämättä tarvita. Tärkeää on kuitenkin huolehtia, että jokainen vaihtoon lähtijä on riittävän hyvin vakuutettu sekä vahinkojen että tapaturmien ja äkillisen sairastumisen varalta koko ulkomaanoleskelun ja matkojen ajan. 18

19 12. HANKKEEN TIEDOTUS Leonardo da Vinci -ohjelman nimeä ja logoa tulee käyttää kaikessa Leonardo-hanketta koskevassa materiaalissa esim. apurahojen markkinoinnissa oppilaitoksessa, wwwsivuilla, ohjeissa ja oppaissa, tiedotteissa, lomakkeissa, sopimuksissa sekä hankkeen kaikissa tuotoksissa ja tuotteissa. Lisäksi on tärkeätä mainita itse Leonardo da Vinci -ohjelma, koska se ei LLP-ohjelman logossa näy. Erityisen tärkeätä on tuoda Leonardo da Vinci -ohjelmaa esiin opiskelijoille suunnatussa infomateriaalissa, ohjeissa ja sopimuksissa, sekä lehdistölle ja medialle suunnatuissa tiedotteissa ja teksteissä. Logotiedoston voi imuroida CIMOn verkkopalvelusta ( Logot ovat saatavilla eri kielillä: Suomenkielinen logo Ruotsinkielinen logo Englanninkielinen logo 19

20 Leonardo-liikkuvuushankkeen rahoitussopimuksen liite VIII LIITE A LIITE VIII: LIIKKUVUUSSUUNNITELMA LEONARDO DA VINCI Täydennä ja lähetä kansalliseen toimistoon hankkeen rahoitussopimuksen mukana. Liitteen täyttöpäivämäärä: Hankkeen numero: Hankkeen nimi/lyhenne: Koordinaattorin nimi: Organisaatio: Osoite: Puh: Sähköposti: Hankkeen toimintakausi 1 : Vaihtojen ajankohdat 2 (lisää rivejä tarvittaessa) Kohdemaa Lähtöpäivämäärä Paluupäivämäärä Vaihdon pituus (vkoa) Henkilömäärä 3 Yhteensä: Mahdolliset muutokset verrattuna Leonardo-päätökseen: Mainitse rivin numero, jota muutos koskee (kuten partnerimuutos) ja kerro tarvittaessa muutoksen syy. 1 Hankkeen toimintakaudella tarkoitetaan ajanjaksoa, jolloin hankkeelle aiheutuu Leonardo-tuesta korvattavia kustannuksia (mukaan lukien esim. valmennus). 2 Jos hakemuksessa esitettyihin suunnitelmiin ei ole tullut muutoksia, vaihdot merkitään rahoituspäätöksen mukaisesti. Merkitse ajankohta tiedossanne olevalla tarkkuudella, jos tarkkoja päivämääriä ei vielä ole sovittu. 3 Henkilömäärä on sama kuin apurahojen lukumäärä myönnetyn budjetin erittelyssä. Jos hanke on saanut tukea tukihenkilöiden lähettämiseen, merkitse tukihenkilöt erikseen. 20

21 LIITE B 1 Apurahat Leonardo da Vinci -liikkuvuushankkeissa, hakukierros 2008 Suomessa on käytössä neljä apurahakategoriaa, jotka perustuvat komission määrittelemään maakohtaiseen kalleusluokitukseen. Kalleusluokitus määräytyy kyseisen maan elinkustannusindeksin mukaisesti (päivätuki). Maksimitukisummat vaihtelevat kohderyhmän mukaan. Kategoria 1: DK, UK, NO, IE, LI Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on yli 250 Kategoria 2: BE, FR, DE, ES, IT, LU, NL, AT, SE, IS Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on Kategoria 3: EE, EL, LV, LT, PL, PT, SI, TR, CZ, CY, HU, MT, SK Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on Kategoria 4: BG, RO Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on alle 140 Kohderyhmät: ammatillinen peruskoulutus, työmarkkinoilla olevat henkilöt Viikkotuki (maksimi) IVT, PLM Viikkotuki (sisältää matkan) viikko* Viikkotuki 5-39 viikkoa Kategoria Kategoria Kategoria Kategoria * Mikäli oleskelun kesto on alle 4 viikkoa, apuraha lasketaan siten, että neljän viikon apurahasta vähennetään yhden viikon oleskelun osuus. Esim. maakategoria 1: tuki kolmen viikon oleskeluun: viikkotuki 260 x 4 viikkoa = viikon tuki 150 = 890. Kohderyhmä: ammatillisen koulutuksen asiantuntijat Viikkotuki (maksimi, sisältää matkan) Tuki elinkustannuksiin Tuki elinkustannuksiin Tuki elinkustannuksiin VETPRO 1. viikko viikko viikko Kategoria Kategoria Kategoria Kategoria

22 Muut tukimuodot Hallintoon myönnettävä tuki määräytyy osallistujien määrän mukaan. Korotetun tuen tarve perustellaan hakemuksessa ja mukaan liitetään laskelma kustannuksista. Tukisummat Tuki hallintoon Hallintotuki voi olla maksimissaan 200 per osallistuja. Summa sisältää tuen vakuutuskulujen kattamiseen, joka voi olla maksimissaan 100 per osallistuja. Hallintotukea on mahdollista hakea korotettuna (max. 300 ), mikäli vaihdon kesto on yli kaksi kuukautta tai osallistujalla on erityisiä tarpeita. Kansallisen verkoston hallinnointiin voi hakea tukea silloin, kun verkostossa on enemmän kuin 3 partneria. Kieli- ja kulttuurivalmennus Tuki kohderyhmille IVT ja PLM voi olla per osallistuja valmennuksen kestosta ja sisällöstä riippuen. Tuki asiantuntijoille voi olla valmennuksen kestosta ja sisällöstä riippuen. Mukana seuraavat tukihenkilöt Matkaan ja oleskeluun myönnettäviin apurahoihin sovelletaan kohderyhmien IVT ja PLM viikkotukia. Mikäli oleskelun kesto on lyhyempi kuin yksi viikko (5 työpäivää) tukea voidaan myöntää enintään 450 matkakuluihin ja elinkustannuksiin päivä- kohtaisesti. Päiväkohtainen tuki maksetaan seuraavasti: kategoria 1) 30 euroa/päivä, kategoria 2) 24 euroa/päivä, kategoria 3) 20 euroa/päivä, kategoria 4) 19 euroa/päivä. Erityisiin tarpeisiin voidaan myöntää rahoitusta useammalle kuin yhdelle tukihenkilölle. 22

23 LIITE B 2 Apurahat Leonardo da Vinci -liikkuvuushankkeissa, hakukierros 2009 Suomessa on käytössä neljä apurahakategoriaa, jotka perustuvat komission määrittelemään maakohtaiseen kalleusluokitukseen. Kalleusluokitus määräytyy kyseisen maan elinkustannusindeksin mukaisesti (päivätuki). Maksimitukisummat vaihtelevat myös kohderyhmän mukaan. Kategoria 1: DK, FR, UK, NO, IE, LI Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on yli 250 Kategoria 2: BE, DE, ES, GR, IT, LU, NL, AT, SE, IS Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on Kategoria 3: EE, LV, LT, PL, PT, SI, TR, CZ, CY, HU, MT, SK Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on Kategoria 4: BG, RO Maat, joissa päiväkohtainen elinkustannusindeksi on alle 140 Kohderyhmät: ammatillinen peruskoulutus (IVT) ja työmarkkinoilla olevat henkilöt (PLM) KOKONAISTUKI (sisältää matka-, vakuutusja elinkustannustuen) lisäviikkojen elinkustannustuki vaihdon kesto APURAHA- KATEGORIA 2 viikkoa *) 3 viikkoa 4 viikkoa viikot 5-39 (tuki per viikko) Kategoria Kategoria Kategoria Kategoria *) 2 viikon vaihto vain erityisryhmille (määritelmä hakijan oppaassa). Esimerkkejä yli 4 viikon vaihtojen apurahasta (kategorian 1 mukaan) 6 viikon vaihto: apuraha 1340 (4 viikkoa viikkoa x 150 ) 8 viikon vaihto: apuraha 1640 (4 viikkoa viikkoa x 150 ) 26 viikon vaihto: apuraha 4340 (4 viikkoa viikkoa x 150 ) Kohderyhmä: ammatillisen koulutuksen asiantuntijat (VETPRO) KOKONAISTUKI (sisältää matka-, vakuutus- ja elinkustannustuen) APURAHA- KATEGORIA vaihdon kesto 1 viikko 2 viikkoa 3 viikkoa 4 viikkoa 5 viikkoa 6 viikkoa Kategoria Kategoria Kategoria Kategoria