Yleistä budjetista ja taloushallinnosta

Transkriptio

1 Sopimuskoulutus hakukierroksella 2013 hyväksytyille Leonardo da Vinci -kehittämishankkeille (Transfer of Innovation) Yleistä budjetista ja taloushallinnosta Tiina Pärnänen, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Hyvä kirjanpitotapa LLP/Leonardo-ohjelman taloussäännöt Hankkeen taloushallinto Seuranta Raportointi

2 Mistä tietoa ja ohjeita hankkeen talousasioista? Lifelong Learning Programme (LLP) Guide Part I: General provisions. Kappaleet: 4.A, 4.B ja 4.F. (s , 41-50) Table 5 a: Maximum eligible daily rates for Staff costs (s. 45) Table 5 b: Maximum eligible daily rates for Subsistence costs (s. 47) Sopimus: Part B Financial Provisions: Article 14 Eligible costs, s Article 19 Checks and Audits, s. 24 (erityisesti 19.2.) Estimated eligible budget (Annex II) Estimated budget per partner (Annex V) Guidelines for Administrative and Financial Management and Reporting (Annex III) > Innovaation siirto hankkeet > Osallistujalle > Hallinto- ja talousoppaat Seurannan järjestäminen Sopija/koordinaattori (Beneficiary) Projektilla oma kustannuspaikka: tiliöinti ja kirjanpito Kuittien/tositteiden säilytys 5 v. hankkeen päättymisen jälkeen Hankkeen talousasioiden työnjako: Kuka kirjaa, asiatarkastaa ja hyväksyy kulut? Kuka koordinoi ja tekee hankkeen talousseurannan ja raportoinnin? Partnerit Samat periaatteet kuin koordinaattorilla: kirjanpito omien kansallisten säädösten mukaan kuitenkin niin, että LdV-hankesopimuksen vaatimukset täyttyvät. Kuittien/tositteiden säilytys 5 v. hankkeen päättymisen jälkeen Partneri raportoi sopijalle/koordinaattorille Koko projekti Kulujen hyväksyminen koordinaattorilla. Seuranta ja raportointityökalut: Excel? Tositekansio?

3 LdV-kululuokat Kaikki kululuokat raportoidaan, joten kirjanpitoon on hyvä saada vastaavat luokat: palkkakulut (staff costs), matkakulut jaoteltuna: matkustuskuluihin (travel) ja ylläpitokuluihin (subsistence) laitekulut (equipment) alihankintakulut (subcontracting) muut kulut (other costs) yleiskulut (= indirect costs) maksut partnereille Tositevaatimukset vaihtelevat kululuokittain Raporttipohjat sopimuksen liitteenä (ja verkkosivuilla) Hankkeen seurannan ja raportoinnin järjestäminen 1/3 Ainoastaan todelliset, todennetut, hankkeeseen liittyvät ja kirjanpidosta löytyvät kulut hyväksytään. Kaikkia hankkeen todellisia tuloja ja menoja seurataan projektin omassa kustannuspaikassa. Kirjanpitoon on hyvä saada normaalien kustannuslajien lisäksi ns. Leonardo-koodit (=Leonardo-kululuokat) Partnerien kirjanpidon tulee olla samaa tasoa.

4 Hankkeen seurannan ja raportoinnin järjestäminen 2/3 Periaate: Kulu kirjataan koordinaattorin tai sen partnerin kirjanpitoon, jolle kulu aiheutuu (=maksaja) kulun raportoi se partneri, jonka kirjanpidosta kulu löytyy. Raportointi: Sopijan/koordinaattorin kulut raportoidaan suoraan omasta kirjanpidosta Partneri kirjaa hankkeen kulut omat kirjanpitoonsa ja raportoi kulut koordinaattorille sovitulla tavalla. (Kannattaa määritellä partnerisopimuksessa.) Koordinaattori kokoaa saamiensa tietojen perusteella väli- ja loppuraportin koko hankeryhmän puolesta. Tietojen keruu partnereilta (partnerisopimus): Miten tietoja kerätään partnereilta? Millä lomakkeella? Miten usein? Hankkeen seurannan ja raportoinnin järjestäminen 3/3 Leonardo- ja omarahoituksen välillä ei tehdä eroa: Seurataan ja raportoidaan hankkeen kokonaiskustannuksia 100% Omarahoitus kirjanpidossa: kustannuspaikan miinus osoittaa omarahoituksen TAI kustannuspaikkaan viedään omarahoitus tulona Yksityiskohtia raportointikäytännöistä ja dokumentoinnista: Palkkakulujen raportointi (työajanseuranta/tuntilistat?) Alihankintoihin liittyvä dokumentointi (alle ) alihankinnasta riittää kuitti LLP-ohjelman sääntöjen mukaan) Yleiskulut (indirect costs)

5 Maksut partnereille Projektille maksetaan 40 % + 40 % + 20 % Partnereille voidaan maksaa eri tahdissa Partnerisopimuksessa sovitaan maksuaikataulu ja periaatteet, esim. yleensä pieni ennakko partnerisopimuksen allekirjoituksen jälkeen muut maksut todellisia (hyväksyttäviä) kuluja vastaan, eli raporttia ja tuloksia vastaan Koko projektin seuranta (sopijan pääkirja, oma kustannusp.) Sopijan maksut partnereille/itselleen Partnerin tulo/kulu Sopijan tulo/kulu Partnerin kirjanpito Sopijan kirjanpito Partnerin oma seuranta ja tositekansio Sopijan oma seuranta ja tositekansio Partnerin raportti sopijalle Projektin seuranta (Excel) sekä välija loppuraportti (sopija)

6 Kotitehtävät 1) Hankkeen talousasioiden työnjaon selvittäminen 2) Projektille oma kustannuspaikka kirjanpitoon 3) Tiliöinnin järjestäminen -> LdV-kululuokkien selvittäminen (tiliöintiohje) 4) Tarkentaa ja selventää itselle (ja partnereille) hankkeen budjetti 5) Suunnitella partnerimaksu- ja raportointikäytäntö -> vaikutukset partnerisopimukseen 6) Lukea oppaasta (LLP Guide: Part 1) ja sopimuksesta taloutta koskevat asiat 7) Tutustua talousraporttipohjaan