Sopimuksen allekirjoittaminen

Transkriptio

1 Leonardo da Vinci Liikkuvuushankkeiden hallinto ja talous Sopimuksen allekirjoittaminen Maksatuslomake» uusi liite sopimukseen» lähetetään CIMOon sähköisesti Liikkuvuussuunnitelman vahvistaminen CIMOn johtaja allekirjoittaa sopimukset» sopimus astuu voimaan (hankkeiden toimintakausi ) 1

2 Sopimuksen numero Sopimusnumero (LLPLink-tietokannasta) esim FI-LEO LEO01 = IVT LEO02 = PLM LEO03 = VETPRO Yhteydenpidossa käytetään 5 viimeistä numeroa eli hankkeen numero on Rahoitussopimuksen osat Erityisehdot Yleisehdot OSA A: Laki- ja hallintoehdot OSA B: Rahoitusta koskevat säännöt Liitteet (I-X)» Yleisehdot ja liitteet II VI ja IX on julkaistu os. 2

3 Sopimuksen liitteet I. Hankehakemus II. Väli- ja loppuraporttilomakkeet III. Apurahansaajien mallisopimukset IV. Apurahansaajien raportointilomakkeet V. Ulkomaanjakson laadunvarmistusperiaatteet VI. Apurahataulukko 2011 VII. Myönnetyn budjetin erittely VIII.Liikkuvuussuunnitelma IX. Hankkeen vetäjän opas X. Maksatuslomake Sopimuksen erityisehdot I Tuen tarkoitus II Kesto III Toiminnon rahoitus IV Suoritettavat maksut V Pankkitili VI Yleiset hallinnolliset ehdot VII Sovellettava laki ja toimivaltainen tuomioistuin VIII Tietosuoja IX Muut erityisehdot 3

4 Sopimuksen sisältö: vastuu hankkeen toimeenpanosta hankkeen toimintokausi hankkeelle myönnetty kokonaistuki lopullisen tuen määräytyminen ja maksatukset tilit ja kirjeenvaihto sovellettava laki tietojen käsittely ja tietosuoja dokumentointi, raportointi ja seuranta julkisuus ja tekijänoikeudet muutospyynnöt Rahoitussopimuksen muutokset 4

5 Liikkuvuussuunnitelma 1(3) muutokset, joita voidaan tehdä ohjelman sääntöjen puitteissa (ei tarvitse ilmoittaa) - yksittäisen vaihdon kesto muuttuu - vaihtoon osallistuvien lkm kasvaa - vaihtoon osallistuvien kohdemaa muuttuu nykyisten partnerimaiden välillä Liikkuvuussuunnitelma 2 (3) muutokset, joista on ilmoitettava kirjallisesti - vaihtojen keston lyhentäminen järjestelmällisesti hankkeen sisällön kannalta perustellusta syystä - hankkeen alkuperäinen sisältö muuttuu siten, että se edistää alkuperäisten tavoitteiden saavuttamista (esim. uusi ala mukaan) - kieli-, kulttuuri- tai ammattivalmennuksen sisältö muuttuu oleellisesti alkuperäisestä - jo vaihdossa olleen apurahansaajan uusi vaihto 5

6 Liikkuvuussuunnitelma 3 (3) muutokset, joita ei tule tehdä - vaihtojen keston järjestelmällinen muuttaminen - apurahansaajan tuen pienentäminen siten, että tuki ei ole riittävä ylläpitoon kohdemaassa - hankkeen alkuperäisen sisällön ja tavoitteen muuttaminen kokonaisuudessaan Rahoitussopimus muutokset, jotka tehdään kirjallisesti: - uusi partnerimaa liittyy hankkeeseen (uusi sitoumuskirje) - ehdotus tukien siirtämisestä tiettyjen kululuokkien välillä (apuraha/hallinto/ valmennus)» kirjallinen anomus, jossa perustellaan muutoksen tarve ja kuvataan sen vaikutus hankkeeseen 6

7 Vapaamuotoinen muutosanomus sis. Vastaanottajan yhteystiedot Lähettäjän yhteystiedot Sopimusnumero, hankkeen nimi Kuvaus muutoksen tarpeesta Organisaation virallisen edustajan allekirjoitus, paikka ja päiväys Muut muutokset Organisaation virallisen edustajan allekirjoittama lomake tarvitaan, jos - organisaation yhteystiedot muuttuu - organisaation/hankkeen tilinumero muuttuu - hankkeen koordinaattori vaihtuu - hankkeen virallinen edustaja vaihtuu Pyydä yhteystietojen muutoslomake CIMOsta hankkeen yhteyshenkilöltä 7

8 Organisaatio vaihtuu/yhdistyy Edunsaajaorganisaation vaihtuminen (ts. hanke siirtyy organisaatiolta toiselle) edellyttää lisäsopimusta Yhdistymistapauksissa (esim. koulutuksen järjestäjän/oppilaitoksen yhdistyminen) riittää päätösdokumentti yhdistymisestä ja sopimusmuutos Sopimukset hankkeen eri osapuolten välillä Edunsaajan ja apurahansaajan välillä Edunsaajan ja partnerin välillä Sopimus työnantajan kanssa» mallisopimukset: liikkuvuushankkeet osallistujalle 8

9 Hankkeen talousseurannan periaatteita Kulujen kohdistaminen Hankkeelle oma toiminto kirjanpitoon - kaikki hankkeen tulot ja menot - yleis- ja palkkakulut - hallinto- ja valmennuskulut - myös omarahoitus Kulut eritellään euroina (ks. sopimuksen artikla IV, kohta 2) 9

10 Leonardo-tuki 1. Liikkuvuusapuraha (matka-, elinkustannukset ja vakuutus) 2. Tuki hankkeen hallintoon 3. Tuki valmennukseen (ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus) Liikkuvuusapuraha tuki on tarkoitettu vaihtoon lähtevälle opiskelijalle/ harjoittelijalle/asiantuntijalle ulkomaanjaksosta aiheutuvien kulujen kattamiseen - matkakustannukset (meno- ja paluumatka kohdemaahan) - elinkustannukset sis. paikallismatkat, ruoka, asuminen - vakuutukset seurataan apurahataulukkoa (4 kategoriaa) 10

11 Valmennuskulut tuki ammatillisen, kieli- ja kulttuurivalmennuksen järjestämiseen (esim. kouluttajan palkka, kurssin osallistumismaksu, valmennusmateriaali, sanakirjat, opaskirjat) valmennus voi tapahtua koti- ja/tai kohdemaassa ennen vaihdon alkua tai sen aikana tuella ei voi korvata valmennusta, joka on osa oppilaitoksen normaalia opetusta valmennuskulut korvataan edunsaajalle tosiasiallisen osallistujamäärän perusteella Hallintokulut tuki on tarkoitettu hankkeen toteuttamisesta ja hallinnoinnista aiheutuneisiin kustannuksiin kuten: - kopiointi-, puhelin-, postitus- ja faksikulut - hankkeen vetäjän työpanos - hankkeen valmistelusta ja seurannasta aiheutuneet matkakulut sopimuskaudella - tarvittaessa myös vastaanottavan organisaation hallintokuluja lopullinen maksettava tuki määräytyy tosiasiallisen osallistujamäärän perusteella 11

12 Ei-kelpoisia kuluja mm. kulut, jotka ovat syntyneet sopimuskauden ulkopuolella kulut, jotka eivät suoraan liity hankkeeseen kulut, jotka on jo rahoitettu muusta EU-lähteestä pankkikulut ja lainojen korot valuutanvaihdosta aiheutuneet menetykset arvonlisävero, ellei se jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi matkat muut kulut maihin, jotka eivät osallistu ohjelmaan Asiakirjojen säilytys kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat säilytettävä 5 vuotta loppumaksupäivämäärästä - kirjanpitomateriaali - viralliset kopiot asiakirjoista (esim. kopiot liikkuvuustodistuksista) 12

13 Säilytettävät asiakirjat 1(2) Valmennuskulut - osallistujalista ja/tai (esim. osallistumistodistus koulutuksen järjestäjän allekirjoittamana) - vahvistus valmistautumisesta/osallistumisesta valmennukseen osallistujien allekirjoittamana (esim. kohta apurahansaajan sopimuksessa) Hallintokulut - osallistujalista ja lukumäärä (ei tukihenkilöistä) Säilytettävät asiakirjat 2(2) Liikkuvuussapuraha - vastaanottavan organisaation osallistujatodistus (esim. Europass-liikkuvuustodistus tai työtodistus), josta käy ilmi ulkomaanjakson tulo- ja lähtöpvm - TAI vastaava todiste 13