Erasmus intensiivikurssit Budjetin laatiminen ja taloussääntöjä Riikka Koivusalo

Transkriptio

1 Erasmus intensiivikurssit Budjetin laatiminen ja taloussääntöjä Riikka Koivusalo

2 Yleistä Kelpoiset kulut Ei-kelpoiset kulut Kululuokat Järjestelykustannukset Matkakustannukset Asumis- ja oleskelukustannukset Muuta huomioitavaa Siirrot eri kululajien välillä

3 Kelpoiset kulut Kulu, joka suoraan liittyy intensiivikurssin työohjelmassa mainittuihin toimintoihin joka on aiheutunut kordinaattorikorkeakoulun tai partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien / henkilökunnan toimesta Huom. Arvonlisävero kelpaa kuluksi vain, mikäli se on todellinen kulu ja sitä ei voida korvata kansallisen arvonlisäjärjestelmän avulla. Tieto kerättävä myös partnerilta.

4 Ei-kelpoiset kulut 1/2 Kulu, Joka syntyy sopimuskauden ulkopuolella Johon saatu muuta tukirahoitusta eli päällekkäinen tuki (erit. EU-tuki) Joka aiheutuu kotikorkeakoulun (=se korkeakoulu, jossa intensiivikurssi järjestetään) opiskelijoiden / opettajien / henkilökunnan matkakuluista Joka syntyy konferenssi-, seminaari- tai tutkimustoiminnan rahoittamisesta

5 Ei-kelpoiset kulut 2/2 Viihdytyskulut, esiintymispalkkiot Avustukset, sijoituspääomakulut Luottorajan ylläpito, tilinylitykset, takaajana toimiminen, velkoihin varautuminen Liiketoiminnan konkurssiin, likvidaatioon, velkoihin tai vuokrasopimuksen päättymiseen varautuminen Sakot, taloudelliset sanktiot tai oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut Liialliset tai harkitsemattomat kulut

6 Kululuokat Järjestelykustannukset (Organizational costs) Matkakustannukset (Travel costs) Asumis- ja oleskelukustannukset (Subsistence costs) Huom. Kustannusten siirrot eri kululajien välillä ovat sallittuja tiettyjen ehtojen puitteissa

7 Järjestelykulut (Organizational costs) Intensiivikurssin järjestämisestä koituvat kustannukset Könttäsumma (lump sum) suomalaisten vuonna suomalaisten koordinoimilla kursseilla on 8 570,00

8 Kelpoisia kuluja järjestelykustannukset kululajissa 1/2 Koulutusmateriaalin ja dokumenttien tuottaminen Varusteiden, välineiden ja tilojen vuokrat Intensiivikurssin sisältöön oleellisesti liittyvien opintoretkien ja tutustumiskäyntien aiheuttamat kustannukset Kurssin tiedotus- ja markkinointikustannukset Käännös- ja tulkkauspalvelut Kurssin hallinnoimisesta aiheutuneet kulut, palkkakulut Yleiskustannukset: posti-, puhelin-, kopiointikulut jne.

9 Kelpoisia kuluja järjestelykustannukset kululajissa 2/2 Seuraavat matka-,oleskelu- ja asumiskustannukset Projektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu ja loppuarviointivaiheessa (huom. Kuitenkin sopimuskauden aikaiset kulut) Intensiivikurssille kutsuttujen ulkopuolisten asiantuntijoiden kulut Kotikorkeakoulun (=korkeakoulu, jossa kurssi pidetään) opiskelijoiden ja opettajien kulut esim. ekskursiot

10 Matkakulut (Travel Costs) 1/3 Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien matka- ja viisumikulut Tukea myönnetään max 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin matkakuluihin CIMO myöntää tukea matkakustannuksiin 75% todellisista kustannuksista Matkustus edullisemman vaihtoehdon mukaan Henkilöautolla matkustettaessa kilometrikorvaus max 0,22 /km

11 Matkakulut (Travel Costs) 2/3 Kuitit ja tositteet on säilytettävä mahdollista kuittitarkastusta ja auditointeja varten Osallistujakohtainen matkakustannus: kaikki matkan aiheuttamat kulut eri kulkuvälineillä alkupisteestä määränpäähän ja takaisin sekä mahdolliset viisumikustannukset Kurssin pitopaikkana muu kuin koordinoiva korkeakoulu koordinoivan kk:n kurssille osallistujien matkakustannukset kelpoisia

12 Matkakulut (Travel Costs) 3/3 Kurssille osallistujat partnerikorkeakoulusta, joka sijaitsee samassa maassa, mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka > kulut hyväksytään matkakustannuksiksi Matkakulut, jotka ovat muussa valuutassa kuin Euro, tulee konvertoida euromääräisiksi komission työkalulla (katso rahoitussopimuksen sivu 5) ja raportoida euromääräisenä.

13 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 1/8 Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien asumis- ja oleskelukulut (asuminen, ruokailu, mahdolliset matkat kurssin pitopaikalla) Tukea myönnetään max 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin asumis- ja oleskelukuluihin Matkavakuutukset asumis- ja oleskelukuluista

14 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 2/8 Asumis- ja oleskelukustannukset myönnetään maakohtaisten tukisummien mukaan (kurssin pitomaan tukisumma) Pitopaikkakunnan osallistujien kuluja ei korvata Raportoidessa asumis- ja oleskelukuluja raportoidaan osallistujien kurssilla viettämän ajan mukaan. Todellisia kustannuksia (hotellilaskut, lounaat jne.) ei raportoida

15 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 3/8 Intensiivikursseissa asumiskustannukset perustuvat päiväkohtaisiin tariffeihin. Opiskelijat: päiväkohtainen tukisumma pysyy samana kurssin pituudesta huolimatta (Koordinaattorin käsikirja s.13 Table 1) Opettajat: päiväkohtainen tariffi laskee kurssilla vietettyjen ensimmäisten 7 ja 14 vuorokauden jälkeen (Koordinaattorin käsikirja s.13 Table 2)

16 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 4/8 Asumis-ja oleskelukulujen laskeminen Opiskelijat (päivätariffi Suomi 25, ks. Table 1 s. 13) Laskukaava R x N = X R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

17 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 5/8 Opettajat (oleskelun keston mukaan määräytyvä päivätariffi Suomi, ks. Table 2 s. 13) päivältä päivältä päivältä 34 Laskukaava R x N = X R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

18 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 6/8 Opettajien asumis- ja oleskelukulujen laskukaava päivälle on R x N = X Esim.kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 6 päivää 210 x 6 = 1260 R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

19 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 7/8 Mikäli opettajan oleskelu kestää 1-14 päivää (yli 7 päivää) kaava on (R x 7) + (R2 x N2) = X Esim. Kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 12 päivää (N2=5) (210 x 7) + (84 x 5) = = 1890 (asumis- ja oleskelutuki yhdelle opettajalle 12 päivän ajalta) N2= niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 7 päivää (esim. Kurssin kesto on 9 päivää > N2 = 2) R2= päivätariffi päivälle (Table 2, keskimmäinen sarake)

20 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 8/8 Laskukaava 1-42 päivälle (yli 14 päivää) (R7) + (R2 x 7) + (R3 x N3) Esim. Kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 24 päivää (N3 = 10) (210 x 7) + (84 x 7) + (34 x 10) = = 2398 (asumis- ja oleskelutuki yhdelle opettajalle 24 päivän ajalta) N3= niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 14 päivää (esim. Kurssin kesto on 19 päivää > N2 = 5) R2= päivätariffi päivälle (Table 2, keskimmäinen kolumni) R3= päivätariffi päivälle (Table 2, viimeinen kolumni)

21 Siirrot eri kululajien välillä 1/2 Kustannusten siirrot mahdollisia matkakustannus- sekä oleskelukustannusluokkien välillä. Siirrettävä summa voi olla enintään 10% siihen kululuokkaan myönnetystä tuesta, joka on näistä kahdesta pienempi. Siirrot ovat mahdollisia tapauksissa, joissa toisen kululajin kulut ovat odotettua pienemmät ja toisen odotettua suuremmat.

22 Siirrot eri kululajien välillä 2/2 Jos molemmat kululuokkien kulut ovat odotettua pienemmät, ylimääräistä rahaa ei voi siirtää esim. järjestelykustannuksiin, vaan ylimääräinen tuki on palautettava loppuraportoinnin yhteydessä kansalliselle toimistolle (CIMO) Kulujen siirrosta ilmoitetaan kirjallisella ilmoituksella kansalliselle toimistolle aina välittömästi, kun mahdollinen siirto on kurssijärjestäjien tiedossa.

23 Kiitos huomiostanne!