KA1 liikkuvuuden taloushallinto Aloituskoulutus

Transkriptio

1 KA1 liikkuvuuden taloushallinto Aloituskoulutus

2 Esityksen sisältö OSA 1 Liikkuvuushankkeiden rahoitussäännöt Maksuliikenne ja raportointi Hankkeen budjetti Kululuokat OSA 2 Kulujen todentaminen Kansallisen toimiston (KT) suorittamat tarkastukset Case

3 Hankkeen taloussäännöt Erasmus+ Programme Guide 2016 s tukikategoriat ja rahoitussäännöt s toimintojen ja rahoituksen kuvaus Liikkuvuuden apurahataulukko 2016 Hankesopimus Liite I: Yleisehdot Liite II: alustava budjetti Liite III: Rahoitus ja sopimussäännöt Liite IV: Yksikkökustannuksissa käytettävät korvaussummat

4 Maksatukset Ennakkomaksu 80% kansallinen toimisto maksaa edunsaajalle 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta Edunsaaja toimittaa mennessä hankkeen väliraportin, joka kattaa toiminnan asti Kirjallinen kuvaus hankkeen etenemisestä (CIMOn pohja) Tärkeä virstanpylvät hankkeen seurannassa Ennakoi mahdolliset muutostarpeet Raportoi toteutuneet muutokset Väliraportointiin ei liity maksatusta

5 Loppuraportti ja loppumaksu Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin 60 päivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä Loppuraportti täytetään Mobility Tool+:ssa. Loppumaksu (20%) on kertamaksu, joka kattaa loput hankeen toteutuksesta aiheutuneet tukikelpoiset kulut. Huom! Mahdolliset muutokset hankkeen budjettiin tulee anoa viimeistään 1kk ennen sopimuskahden päättymistä.

6 Hankekausi Hankkeen elinkaari 2017 Hankkeen seurantajärjestelmä 2018

7 Hankkeen alustava budjetti 1/2 Sopimuksen liite II: alustava budjetti

8 Hankkeen alustava budjetti 2/2 Toimintokohtainen seuranta kululuokittain!!!

9 Myönnetyn tuen erittely CIMOn yksityiskohtaisempi erittely (exl) Helpottaa seurantatyökalujen laatimista

10 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Organisointituki Matka- ja yksilötuki Kaikki kululuokat Kielivalmennus -tuki 100% Erityistuki Opiskelijoiden matka- ja yksilötuki Oma seuranta ja väliraportti

11 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Henkilöstön matka- ja yksilötuki Opiskelijoiden matka- ja yksilötuki VET-COMP 100% VET-SCHOOL Oma seuranta ja väliraportti

12 Taloushallinnon periaatteet Hankkeen kulujen tulee syntyä artiklan mukaisesti sopimuskauden aikana Hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon (tunniste tai projektinumero) Viedään kaikki hankkeen tulot ja menot Kulut eritellään euroina Mikäli muussa valuutassa kuin euroissa, kulut muunnettava euroiksi, ks. tarkennus sopimuksessa artikla I.4.9. Suositellaan, että organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista. Huom! Verkostojen sopimukset ja käytännöt.

13 Budjetin kululuokat Yksilötuki (Individual support) maittain apurahataulukon mukaan/pv/ /hlö Matkatuki (Travel) kilometritaulukon mukaan/matkan pituus/ /hlö/tuki/ huom! tuki=edestakainen matka Organisointituki (Organisational support) /hlö Kielivalmennustuki (Linguistic Support) Erityistuki (Special needs support) todellisten kulujen mukaan/ /hlö Poikkeukselliset kulut (Exceptional support) todellisten kulujen mukaan/ /hlö

14 Yksikkökorvaukset ja todelliset kulut Kulut Korvausperuste Tosite Matkatuki Osallistuminen jaksolle Todistus osallistumisesta Yksilötuki Osallistuminen jaksolle Todistus osallistumisesta Organisointituki Osallistuminen jaksolle Todistus osallistumisesta Kielivalmennustuki Osallistuminen valmennukseen Todistus osallistumisesta (lasku) Erityiskulut 1) Myönnetty etukäteen, 2) Tarve syntyy hankkeen aikana 100% todellisista tukikelpoisista kuluista Lasku Yksikkökorvaus Poikkeuskulut - Myönnetty etukäteen 100% tod. kuluista (heikommassa asemassa olevat) 80% tod. kuluista (merentakaiset maat, syrjäisimmät alueet) Lasku Todelliset kulut

15 YKSILÖTUKI (opiskelijat) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston ja kohdemaan mukaan, ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien päivän jne. Jakson minimipituus on 2 viikkoa tai 10 päivää(ilman matkapäiviä) Todentaminen Europassilla tai vastaava

16 YKSILÖTUKI (opettajat, muu henkilöstö ja tukihenkilöt) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston mukaan siten, että ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien päivän jne. Jakson minikesto on 2 päivää (ilman matkapäiviä) Todentaminen osallistumistodistuksella

17 MATKATUKI Matkaetäisyydellä tarkoitetaan yhdensuuntaista etäisyyttä lähtöpaikan ja kohdepaikan välillä, kun taas korvaus kattaa tuen edestakaiseen matkaan kohteeseen.

18 Matkakulujen laskeminen Yhden hengen matka Helsingistä Portugaliin Lissaboniin: Matkan pituus Helsinki- Lissabon 3360,25 km Tuki kilometritaulukon mukaan (3000 ja 3999 km) 530 /henkilö Korvaus on meno-paluu matkalle.

19 Matkapäivät ja minimikesto Opiskelijan ulkomaanjakso: Jakson minimikesto on 2 viikkoa (tai 10 päivää) opiskelua tai työssäoppimista kohdemaassa Minimikestoon tulee lisätä matkapäivät, jotta myös matkapäiviltä voidaan maksaa tukea Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä matkapäiviltä Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa

20 Matkapäivät ja minimikesto Opettajan ja henkilöstön ulkomaanjakso: Jakson minimikesto on 2 pv kohdemaassa - Minimikestoon tulisi lisätä matkapäivä/t, jotta myös matkapäiviltä voidaan maksaa tukea Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä matkapäiviltä - Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa

21 ORGANISOINTITUKI Tuen määrä: 100. osallistujaan asti 350 / osallistuja ja 100. osallistujan jälkeen 200 /osallistuja Korvausperuste: Henkilö on osallistunut liikkuvuusjaksolle Tarkoitus: Liikkuvuuden hallintoon ja toimeenpanoon liittyvät kulut, kuten ulkomaanjakson ohjaus ja tuki, oppimistulosten hyväksiluku ja valmennusjärjestelyt (ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus/muu kuin OLS) Huom! Tukihenkilölle ei myönnetä organisointitukea

22 ERITYISTUKI Tuen määrä: Tuki korvaa 100% todellisista tukikelpoisista kuluista Tukikelpoiset kulut: Kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa erityistukea tarvitsevien henkilöiden osallistuminen toimintoon ja jotka aiheutuvat matka-, yksilö- ja organisointitukien lisäksi Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista; laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä ja käytetty valuutta ja laskun päiväys Kulut ilmoitetaan raportointityökalussa. Lasku/kuitti vain tarkastuksessa tai pyydettäessä.

23 ERITYISTUKI Erityistukea on voinut hakea ja sitä on voitu myöntää hankkeen hyväksymisvaiheessa. Tässä tapauksessa tuki näkyy alustavassa budjetissa. Tarve erityiskuluille voi syntyä myös hankkeen aikana -> kuvaa väliraportissa muutos

24 POIKKEUKSELLISET KULUT Myönnetty hankkeen hyväksymisvaiheessa Tuen määrä: tuki korvaa 100 % todellisista, tukikelpoisista kuluista (muita heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen). Tukikelpoiset kulut: kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa muita heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen hankkeeseen Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista; laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä ja käytetty valuutta ja laskun päiväys Lasku ja kuitti liitetään raportointityökaluun aina.

25 Ei-kelpoiset kulut Määritelty yleisehdoissa, artikla II sijoitetulle pääomalle maksettu tuotto, lainoihin ja lainanhoitoon liittyvät kustannukset, varaukset tappioiden tai velkojen varalta, korkokustannukset, epävarmat saamiset, kurssitappiot, arvonlisävero, jos se voidaan periä takaisin kansallisen arvonlisäverolainsäädännön mukaisesti edunsaajan ilmoittamat, toiseen EU:n tukemaan hankkeeseen tai toimintasuunnitelmaan liittyvät kustannukset (katso myös tukikelpoisia välillisiä kustannuksia koskeva kohta edellä), kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset, vuokrattujen tai leasing-vuokrattujen laitteiden vuokrakauden jälkeisestä osto-optiosta aiheutuvat kustannukset, pankkitilien avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat kustannukset (mukaan lukien maksut, jotka edunsaajan pankki veloittaa kansallisen toimiston tai toimeenpanoviraston suorittamista tilisiirroista).

26 Asiakirjojen säilytys Kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta loppumaksun suorittamisesta (pvm) Loppumaksun päivämäärä esim , asiakirjat säilytettävä 9/2023 Kirjanpitomateriaali ja kopiot asiakirjoista (esim. ulkomaanjaksojen todentamiseen) Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin Verkostohankkeissa alkuperäinen kirjanpitomateriaali säilytetään aina organisaatiossa, jolle kulu syntyi. Tärkeä sopimia miten asiakirjat toimitetaan tarvittaessa koordinaattorille.

27 Yhteenveto tarkastuksista Loppuraportin tarkastus kaikille final report check KT:ssa tehtävä tarkastus osalle desk check Edunsaajan tiloissa tehtävä tarkastus osalle on the spot check toteutuksenaikainen toteutuksenjälkeinen järjestelmätarkastus akkreditoiduille KT voi pyytää tositteita/todistusaineistoa tarkastustyypistä riippumatta

28 Tarkastukset KT:ssa Loppuraportin tarkastus (final report check): Kansallinen toimisto tarkastaa loppuraportin ja määrittelee sen perusteella tuen lopullisen määrän, johon edunsaaja on oikeutettu. Tämä tarkastus tehdään kaikissa tapauksissa. KT:ssa tehtävä tarkastus (desk check): tositteiden perusteellinen tarkastaminen KT:n tiloissa, yleensä loppuraportointivaiheessa tai sen jälkeen, jos KT on valinnut ko. sopimuksen Euroopan komission edellyttämien toimistotarkastusten otantaan tai tarkastettavaksi sen oman riskinhallinta-arvioinnin perusteella.

29 Paikalla tehtävät tarkastukset Edunsaajan tiloissa tehtävä tarkastus (on the spot check): Toteutuksenaikainen tarkastus (on the spot check during action): tarkastus tehdään hankkeen toteuttamisen aikana; Toteutuksenjälkeinen tarkastus (on the spot check after action): tarkastus tehdään sen jälkeen kun hanke on päättynyt ja yleensä loppuraportin tarkastamisen jälkeen; Järjestelmätarkastus (system check): tarkastus, jossa katsotaan, että edunsaaja on noudattanut ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa koskevia sääntöjä.

30 Tositteiden toimittaminen Kansallinen toimisto voi kuitenkin pyytää tarvitsemiaan tositteita tai todistusaineistoa tarkastustyypistä riippumatta Edunsaajan on toimitettava tarkastusten vaatimat tositteet alkuperäisinä. Jos edunsaajalla ei ole lain mukaan valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastuksen yhteydessä tai toimistotarkastukseen, se voi lähettää kopiot alkuperäisten sijaan. KT palauttaa alkuperäiset tositteet edunsaajalle tutkittuaan ne.

31 Lopuksi Mistä lisätietoja: Hankehallinnon UKK-lista CIMOn verkkosivuilla: / Ohjelmat / E+ Ammatilliselle koulutukselle / Avaintoimi 1: Liikkuvuus / Osallistujalle CIMOn koulutukset Yhteyshenkilö ohjaa ja opastaa

32 Case 1 Lähtötilanne: Kaksi opettajaa on lähdössä työelämäjaksolle Saksaan, mutta työkiireisiin vedon he peruvat lähtönsä. Matkoja ei vielä oltu hankittu. Tuki olisi ollut kuudelle päivälle. Samaan aikaan sinuun ottaa sattumoisin yhteyttä opiskelija, joka on löytänyt loistavan työssä oppimispaikan Espanjasta neljäksi viikoksi. Opiskelijaliikkuvuudet on kuitenkin jo käytetty. Keskustele ryhmässä: Mitä muutoksia voit tehdä? Mitä vaikutuksia muutoksella on hankkeen budjetille? Aikaa 5min!

33 Case 1 jatkuu Edellisen esimerkin opiskelija tarvitsee vaihtojaksolle saattajan tai avustajan pyörätuolin takia. Mitä vaikutuksia tällä on hankkeen taloudelle? Miten voit hyödyntää hanketukea jakson toteutuksessa? Keskustele vaikutuksista ryhmässä lyhyesti.

34 Case 2 Opiskelija on lähdössä Espanjaan 30 päivän jaksolle. Pari päivää ennen jaksoa opiskelija peruu osallistumisensa henkilökohtaisen syyn takia sähköpostitse. Opiskelija on jo hankkinut matkaliput ja oppilaitoksenne on maksanut majoituksen koko ajalta. Keskustelkaa ryhmässä: Mitä seurauksia peruutuksella on hankkeen taloudelle? Miten toimit vakuutusten ja majoituskulujen kanssa?

35 Case 3 Opiskelija on lähtenyt 60 päivän jaksolle Saksaan. Hän soittaa viikon jälkeen ja kertoo joutuneensa sairaalan. Opiskelija joutuu palaamaan Suomeen leikkauksen takia. Opiskelija on halukas palaamaan vaihtokohteeseen operaation jälkeen. Keskustelkaa vierustoverin kanssa tai ryhmässä: Miten toimit? Mitä vaikutuksia tällä on hankkeen taloudelle?