Liikkuvuushankkeen sopimusasiat. Erasmus+ KA1 Liikkuvuus 2016

Transkriptio

1 Liikkuvuushankkeen sopimusasiat Erasmus+ KA1 Liikkuvuus 2016

2 Hankesopimuksen numero Hankenumero EPlusLink-tietokannasta esim FI-KA Yhteydenpidossa käytettävä numero 6 viimeistä numeroa KA102 = Liikkuvuushankkeet

3 Hankesopimus ja sen liitteet

4 Hankesopimus / Yhden toimijan hanke Hankesopimus (sisältää sopimuksen erityisehdot) Liitteet: I Yleiset ehdot II Hankkeen kuvaus, alustava budjetti III Rahoitus- ja sopimussäännöt IV Yksikkökustannuksissa käytettävät korvaussummat V Edunsaajan ja osallistujien väliset sopimusmallit VI Pankkitieto- ja maksatuslomake Erasmus+ Ammatilliselle koulutukselle Avaintoimi 1: Liikkuvuus Osallistujalle

5 Hankesopimus / verkostohanke Hankesopimus (sisältää sopimuksen erityisehdot) Liitteet: I II Yleiset ehdot Hankkeen kuvaus; alustava budjetti; luettelo muista edunsaajista III Rahoitus- ja sopimussäännöt IV V VI Yksikkökustannuksissa käytettävät korvaussummat Muiden edunsaajien hankkeen vetäjälle antamat mandaattikirjeet Edunsaajien ja osallistujien väliset sopimusmallit VII Pankkitieto- ja maksatuslomake Erasmus+ Ammatilliselle koulutukselle Avaintoimi 1: Liikkuvuus Osallistujalle

6 Hankesopimuksen pääkohdat o Sitoutuminen hankkeen toteuttamiseen o Hankkeen toimintakausi ( ) o Tuen enimmäismäärä o Siirrot kululuokkien välillä ilman sopimusmuutosta o Raportointi ja maksujärjestelyt o Tilit ja yhteystiedot o Osallistujien suojelu ja turvallisuus o Tulosten käyttö (tekijänoikeudet) o Mobility tool -työkalu sekä Valor-hankeportaali o Ohjelman näkyvyys viestinnässä o Tuki osallistujille o Vanhempien/huoltajien lupa o Verkkokielivalmennus OLS

7 Akkreditoidut organisaatiot Hankesopimuksessa on omat kohdat: I.1.3. Edunsaaja noudattaa ammatillisen koulutuksen Erasmus+ -liikkuvuusperuskirjan periaatteita ja laatusitoumusta. I.14. KT valvoo, että edunsaaja käyttää ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa (VET Charter) oikein. Akkreditoitujen budjetti haetaan ja myönnetään yhden vuoden pituiselle ajanjaksolle suunniteltuna

8 Muutokset hankkeessa

9 Muutos sopimukseen tarvitaan Jos edunsaajaorganisaatio vaihtuu (ts. hanke siirtyy alkuperäiseltä hakijaorganisaatiolta toiselle) Jos verkostoon otetaan uusi suomalainen verkostokumppani -> Ota yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön CIMOssa joka opastaa muutosesityksen tekemisessä

10 Muutos sopimukseen tarvitaan Jos organisointituki ylittää siihen myönnetyn summan o Eli osallistujia on enemmän kuin myönnetyssä budjetissa Jos henkilöstön matka- ja yksilötukien (VET-TAA + VET-STA) yhteissumma ylittää niille myönnetyn yhteissumman o Eli henkilöstön jaksot ovat pidentyneet tai niitä on enemmän kuin myönnetyssä budjetissa

11 Muutosesitys -> Väliraportti on hyvä hetki arvioida / ennakoida tarvetta em. kululuokkia koskevaan sopimusmuutokseen Sopimusmuutosesitys on tehtävä CIMOon viimeistään kuukautta ennen toteutusjakson päättymistä. -> Ota yhteyttä hankkeenne yhteyshenkilöön CIMOssa, joka opastaa muutosesityksen tekemisessä.

12 Muutokset joista on ilmoitettava Laillisen edustajan allekirjoittama muutosilmoitus: Edunsaajaorganisaation o yhteystiedot muuttuvat o tilinumero muuttuu o laillinen edustaja muuttuu Oppilaitosten fuusio

13 Muita mahdollisia muutoksia Koordinaattorin allekirjoittama muutosilmoitus: Hankkeen yhteyshenkilö oppilaitoksessa muuttuu Partnereita koskevat muutokset Esim. uudet kumppanit Ulkomaanjaksoja koskevat muutokset hankkeen sisällön kannalta perustellusta syystä Hankkeen toteuttamiseen liittyvät muutokset Sellaiset muutokset, jotka voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen / viivästyttää toteuttamista

14 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Organisointituki Matka- ja yksilötuki Kaikki kululuokat Kielivalmennus -tuki 100% Erityistuki Opiskelijoiden matka- ja yksilötuki Oma seuranta ja väliraportti

15 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Henkilöstön matka- ja yksilötuki Opiskelijoiden matka- ja yksilötuki VET-COMP 100% VET-SCHOOL Oma seuranta ja väliraportti

16 Yhteistyön ja liikkuvuuksien dokumentit

17 Hankekumppanit Hankesopimus ja sen liitteet Ulkomailla Letter of Intent kun ei käytetä ECVETiä Memorandum of Understanding kun jakson tunnistaminen ja tunnustaminen tehdään ECVETin mukaisesti Malleja esim: Kotimaassa Mandaattikirje kun kyse verkostosta Olleet pääasiassa hakemuksen liitteenä!

18 Henkilöstön dokumentit Apurahasopimus: henkilöstön liikkuvuusjakso Työsuunnitelma: Erasmus+ Work Programme for VET Staff Mobility Todistus: Certificate of attendance (Osallistujatodistus henkilöstölle)

19 Opiskelijan dokumentit Apurahasopimus: opiskelijan liikkuvuusjakso Oppimissopimus: Erasmus+ Learning Agreement for VET Mobility TAI: ECVET Learning Agreement (jos käytetään ECVETiä) Todistus: Europassi liikkuvuustodistus tai vastaava todistus Sopimuksen liitteeksi: E+ VET Mobility Quality Commitment

20 Apurahasopimukset Apurahan maksutavat kuvattu; 1) 100% maksu osallistujalle (ennakkomaksu %) 2) Luontoiskorvaus l. oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen) 3) Edellä mainittujen yhdistelmä Käytettäessä maksutapaa 2 tai 3, on oppilaitoksen varmistettava, että matka- ja kielivalmennusjärjestelyt täyttävät vaadittavat laatu- ja turvallisuusehdot! Oppilaitoksen on tällöin taattava myös kaikkien osallistujien reilu ja tasa-arvoinen kohtelu.

21 Apurahasopimuksessa sovitaan Opiskelijoiden vakuutusturvasta on mainittava erikseen pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: 1. Sairasvakuutus 2. Vastuuvakuutus 3. Tapaturmavakuutus Online Language Support EU Survey -raporttilomake sekä opiskelijoille että asiantuntijoille (Mobility Tool+) Huom! Raportointilomake ei lähde tukihenkilöille

22 Työsuunnitelma henkilöstölle

23 Learning Agreement opiskelijalle /osallistujalle

24 Learning Agreement (ei ECVET)

25 Learning Agreement - ECVET

26 Todistus ulkomaanjaksosta Todentaminen vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella, josta käy ilmi: ulkomaanjakson alkamis- ja päättymispäivämäärä jaksolla olleen henkilön nimi jakson sisältö vastaanottavan tahon allekirjoitus Kiinnitä huomioita allekirjoituksiin ja päivämääriin tukikelpoisuuden varmistamiseksi

27 Todistus ulkomaanjaksosta o Suositus opiskelijoille Europassi liikkuvuustodistus o Asiantuntijoille ja tukihenkilöille CIMOn verkkosivuilla pohja, jossa minimivaatimukset o Huom! Suomalaiseen oppilaitokseen opettamaan kutsuttujen työelämän edustajien jakso on todennettava myös osallistumistodistuksella, CIMOn malli käy myös tähän

28 Mallit webbisivuilla: Europassi liikkuvuustodistus: Muut dokumentit: _koulutukselle/avaintoimi_1_liikkuvuus/osallistuj alle

29 Hankesopimus ja sen liitteet ml. hakemus LOI MoU Mandaatti Apurahasopimus: henkilöstön liikkuvuusjakso Erasmus+ Work Programme for VET Staff Mobility Certificate of attendance (Osallistujatodistus henkilöstölle) Apurahasopimus: opiskelijan liikkuvuusjakso Erasmus+ Learning Agreement for VET Mobility ECVET Learning Agreement (jos käytetään ECVETiä) Europassi liikkuvuustodistus tai vastaava todistus Raportit