Mobility Tool. Demo CIMO

Transkriptio

1 Mobility Tool Demo CIMO 1

2 Sisältö Korkeakoulukäyttäjä (Beneficiary User) Home Project details Partners Mobilities Working with CSV Import Mobilities Budget 2

3 Home Find your project Project menu HOME 3

4 Home Home-näkymässä kaikki omat projektit, valitse listasta. Voi katsoa vain yhtä kerrallaan. Search = Ctrl-F 4

5 Project Menu / Hankkeen aloitusnäkymä 5

6 Project Details Project Updates PROJECT DETAILS 6

7 Project Details Hankkeen perustiedot, tulevat automaattisesti Hanketietojen päivitykset (Project updates) näkyvät myös tässä näkymässä Esim tukisumman muutos Päivityksistä tulee ilmoitus sähköpostilla Korkeakoulu hyväksyy päivitykset 7

8 View Project Details 8

9 View Project Updates list Vain CIMO voi muuttaa hankkeen perustietoja. Muutokset lähetetään Mobility Tooliin ja ne näkyvät Project Details-näkymässä. 9

10 View project details 10

11 View project updates list 11

12 Mobility Toolissa käytettyjä ikoneita Select all (in list) Add new (partneri / mobility / etc ) Delete (after selecting) Export to.pdf Export to excel /.csv Add / remove columns Reset filters 12

13 Partner list and beneficiary Adding / Editing a partner PARTNERS 13

14 Partners and Beneficiary Mobility Toolissa partneri = vaihdon vastaanottava korkeakoulu / yritys / organisaatio (tai lähettävä organisaatio yrityksistä kutsuttavien opettajavaihtojen kohdalla) MT:iin ei siis syötetä kaikkia kahdenvälisiä sopimuksia; vain ne partnerit, joihin on liikkuvuutta ko. sopimuskaudella Partnerit voi syöttää erikseen tai osana liikkuvuusjaksoja (jälkimmäinen lienee helpointa) 14

15 Partners and Beneficiary Vastaanottavat organisaatiot (= Partnerit) näkyvät Partners-näkymässä Listan ylimpänä on aina oma korkeakoulu (Beneficiary). Oman korkeakoulun tiedot tulevat suoraan, eikä niitä voi itse muuttaa. Partnereiden tiedot pitää viedä MT:iin. Erasmus IP: Partneritiedot tulevat automaattisesti Lokakuun versiopäivityksessä järjestelmään tulevat tiedot peruskirjan omaavista korkeakouluista 15

16 Partners Partner screen 16

17 Adding a Partner Partner screen 17

18 Adding a Partner * = Mandatory fields Copy ERA ID Partner screen Add contact details 18

19 Edit partner information Partner screen 19

20 Edit the info and save 20

21 Adding mobilities + participants Mobility budget MOBILITIES 21

22 Liikkuvuusjakson lisääminen Yksitellen lomakkeen kautta Liikkuvuusjaksoja voi lisätä Useita csv-tiedostona 22

23 Adding a mobility 23

24 Adding a mobility Bullet Point Fill in the participant's information 24

25 Adding a mobility Bullet Point Fill in the student mobility details and save 25

26 Adding a mobility Bullet Point The budget of all the mobilities will be added up in the Budget tab 26

27 Export / Import WORKING WITH CSV 27

28 Working with csv Jotta Excel ryhmittelisi liikkuvuusjaksojen tiedot sarakkeittain, saatetaan tietokoneen asetuksia joutua muuttamaan Asetusten muuttaminen: Change your Region and language settings Select the list separator: ";" 28

29 Working with csv Before and after 29

30 Working with csv Control panel > Region and language 30

31 Working with csv Additional settings > List separator (must be ;) 31

32 Working with csv Decimal symbol "." Digit Grouping symbol "," E.g. 1,

33 CSV Template pohja tiedonvientiin.csv muotoiset mallipohjat tiedonvientiin saa lataamalla ne Mobility Toolista (Export). Liikkuvuusjaksot voidaan viedä MT:iin tämän mallipohjan avulla. Liikkuvuusjaksoille 2 erillistä mallipohjaa: Opiskelijaliikkuvuus (SMS ja SMP) Henkilöstöliikkuvuus (STA ja STT) Myös jo syötetyt tiedot voidaan ottaa ulos csvtaulukkona Export-toiminnon avulla. 33

34 CSV Template pohja tiedonvientiin Csv-pohjan luominen Export the mobilities and save the file (.csv) Open the file with excel 34

35 Create template 1) Export the mobilities -> Import Export -painike 35

36 Create template 2) Select 1 of the export options (student or staff) 36

37 Add mobilities 3) Open the.csv file in excel 37

38 .csv -tiedonsyöttö MT:sta ladattua csv-taulukkoa muokataan Excelissä täyttämällä siihen halutut liikkuvuusjaksot Tietojen kopiointi sähköisistä liikkuvuuden hallintajärjestelmistä? Sarakkeiden nimiä ja järjestystä EI SAA muuttaa! 38

39 .csv -tiedonsyöttö Tähdellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia. DICTmerkityt viittaavat erilliseen Data Dictionaryyn (saatavilla MT:sta). Tallenna tiedosto ennen MT:iin viemistä Vie MT:iin (Import) 39

40 ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Project ID: Sopimusnumero, samassa hankkeessa oltava aina sama Mobility ID: Jokaisella liikkuvuusjaksolla eri ID, vaikka liikkuja olisi sama. Participant ID: Liikkujan tunniste. Käytetään liikkujan henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, samaa johon myös raportointipyyntö lähetetään. Jos samalla liikkujalla useita vaihtoja, käytetään aina samaa tunnistetta. 40

41 ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Sending Partner ID: Korkeakoulujen osalta Erasmuskoodi (esim. SF HELSINK99). Muille keksittävä yksilöllinen tunniste. Jos saman partnerin kohdalla useita liikkuvuuksia, käytetään kaikkien kohdalla samaa tunnistetta! Receiving Partner ID: Kuten edellä Sending Partner ID. 41

42 Working with csv Csv-pohja: Täyttöohjeet 2. rivillä Format of the columns: Dictionary codes / Date format / Numerical Mandatory fields Fields with * are mandatory *(SMS) means "Mandatory for SMS mobilities" Formatting indicators, e.g.: "99.99" 42

43 Add mobilities Create mobilities manually or import from external data source 43

44 Add mobilities Make sure to save as CSV! 44

45 Add mobilities 45

46 Import mobilities Error log IMPORT MOBILITIES 46

47 Import mobilities Import-toiminnolla voidaan syöttää uusia liikkuvuusjaksoja tai kirjoittaa olemassa olevien päälle (tietojen päivitys). Jätä csv-pohjan kaksi ensimmäistä riviä paikoilleen. Tiedot tallentuvat, vain jos niissä ei ole lainkaan virheitä. Jos on virheitä, järjestelmä kokoaa ne taulukkoon nimeltä Error log. 47

48 Import mobilities Tietojen vienti csv-muodossa (Import) 48

49 Import mobilities Import the mobilities 49

50 Import mobilities Successful import 50

51 Error log Import did not succeed 51

52 Error log Virheiden välttäminen: Varmista, että kaikki pakolliset tiedot on täytetty Käytä data dictionaryn mukaisia koodeja Varmista, että tiedot (esim päivämäärät, numerot) ovat oikeassa muodossa Virheiden korjaaminen: Katso virheet Error logista. Tee korjaukset ALKUPERÄISEEN csv-tiedostoon (ei Error logiin) HUOM: Tarkasta oikea rivi! Vie uudestaan (Import) 52

53 Error log HUOM: MT ei (ainakaan tällä hetkellä) validoi / tarkasta vaihtojen kelpoisuutta, kuten Suomen kansallinen Erasmus-raportointijärjestelmä -> Varmistettava, että syötetyt vaihdot täyttävät Erasmuksen kelpoisuusehdot -> Tiedot tarkastetaan CIMOssa 53

54 Error log Import did not succeed! Field name Row and column which contain errors are indicated 54

55 Mobility organisation and management Mobility budget BUDGET 55

56 Hankkeen budjetti koostuu Mobility Organisation & Management Mobility Budget OM-tuki - Liikkuvuusapurahat (SMS, SMP, STA, STT) - Esteettömyystuet (CIMOsta myönnetyt) Student Mobility 56

57 Budget 57

58 Budget Total budget Budget from the contract 58

59 HEI budget 59

60 Budget MT:ssa ei voi tehdä siirtoja toimintojen välillä. Siirrot kirjataan CIMOn järjestelmään, josta ne siirtyvät MT:iin. Jos käytetty summa tietyssä toiminnossa ylittää myönnetyn, järjestelmä näyttää sen punaisella. MT:a voi silti käyttää normaalisti. 60

61 FINALISE PROJECT 61

62 Hankkeen päättäminen MT:iin on myöhemmässä vaiheessa tulossa painike, jolla hanke päätetään sen jälkeen, kun kaikki sopimuskauden aikana tapahtunut liikkuvuus on syötetty ja on varmistettu, että tiedot ovat oikein 62

63 QUESTIONS & ANSWERS 63