Edunsaajan Mobility Tool - Opas

Transkriptio

1 EUROOPAN KOMISSIO Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto Lifelong learning: policies and programme Coordination of the Lifelong learning programme Edunsaajan Mobility Tool - Opas Käännösversio

2 Sisällys 1. Johdanto Kuvaus Mobility Toolin käyttäjät Kirjautuminen Mobility Tooliin Hanke Miten tarkastelen hankkeen tietoja? Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Osallistujat Miten haen osallistujalistan? Miten lisään uuden osallistujan? Miten muokkaan osallistujan tietoja? Hankkeen partnerit Miten haen partnerilistan? Miten lisään uuden partnerin hankkeeseen? Miten muokkaan partnerin tietoja? Miten poistan partnerin? Miten lisään edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön hankkeeseen? Miten lisään partneriorganisaation yhteyshenkilön? Miten poistan edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön? Miten poistan partneriorganisaation yhteyshenkilön? Miten myönnän/estän edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön pääsyn Mobility Tooliin? Liikkuvuusjaksot Miten luon uuden liikkuvuusjakson? Miten muutan liikkuvuusjakson yksityiskohtia? Miten muutat liikkuvuusjakson tietoja? Miten näen liikkuvuuden yksityiskohdat? Miten muutan liikkuvuuden tietoja? Miten lisään uuden ulkomaanjakson jo olemassa olevaan liikkuvuusjaksoon? Miten poistan ulkomaanjakson? Miten poistan liikkuvuusjakson? Osallistujien raportit Miten pyydän osallistujaa raportoimaan? Miten hyväksyn, hylkään tai pyydän uudelleen osallistujan raportin? Miten tarkistan osallistujan raportin statuksen? Budjetti Miten hallinnoin liikkuvuusjakson budjettia? Miten hallinnoin hankkeen budjettia? Edunsaajan raportti Miten luon ja lähetän edunsaajan loppuraportin? Tuki...19 Sivu 2/19

3 1. Johdanto 1.1. Kuvaus Euroopan komissio on kehittänyt Mobility Tool raportointialustan erityisesti Elinikäisen oppimisen ohjelman liikkuvuushankkeiden yhteistyötä, hallintoa ja raportointia varten. Mobility Toolin käyttäjät voivat käsitellä alustan avulla liikkuvuushankkeiden tietoja; kuten ulkomaanjaksoja ja osallistujien tietoja, täyttää ja päivittää hankkeen budjettia sekä luoda osallistujien raportteja ja kansalliselle toimistolle lähetettäviä edunsaajan raportteja Mobility Toolin käyttäjät Mobility Toolin käyttäjiä ovat seuraavat: Edunsaajaorganisaatiot alustan pääasiallisia käyttäjiä, jotka vastaavat liikkuvuushankkeita, osallistujia ja budjettia koskevien tietojen syöttämisestä ja raporttien laatimisesta. Kansalliset toimistot luovat, tarkastavat ja seuraavat hankkeiden tietoja. Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto järjestelmän omistaja ja alustan keskusvalvoja. Elinikäisen oppimisen ohjelman liikkuvuushankkeisiin osallistujat eivät käytä Mobility Tool verkkoalustaa suoraan vaan sen luomia raportteja. Osallistujat saavat sähköpostitse linkin PDF-muotoisen raporttilomakkeeseen, joka palautetaan järjestelmään Internet-yhteyden kautta sähköisesti. 2. Kirjautuminen Mobility Tooliin Mobility Toolin saa käyttöön seuraavasta verkko-osoitteesta: Mobility Tooliin kirjautumiseen tarvitaan ECAS-tili. ECAS User Manual -ohjeessa on lisätietoja rekisteröitymisestä sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan hankkimisesta. Sivu 3/19

4 3. Hanke 3.1. Miten tarkastelen hankkeen tietoja? 2. Saat hankkeen tiedot näytölle klikkaamalla rahoitussopimuksen numeroa [Grant Agreement No] Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Huomaa: Mobility Tool -alustalla voit muuttaa hankkeen partnereihin, ulkomaanjaksoihin, osallistujiin ja budjettiin liittyviä tietoja lisätietoja oppaassa jäljempänä. Muita hanketta koskevia tietoja, kuten hankkeen rahoitussopimuksen numeroa, hankkeen nimeä tms. ei voi muuttaa. Näiden tietojen muuttamiseksi, ota yhteys kansallisen toimistoon CIMOon (s-posti: mobtool-ldv(at)cimo.fi). Kansallisen toimiston CIMOn hankkeisiin tekemät muutokset näkyvät alustan [Updates and Reports] -osassa, mutta tiedot eivät päivity automaattisesti, vaan edunsaajaorganisaation (hankkeen koordinaattorin) vastuulla on tehdä hankkeisiin Updates and Reports -listan mukaiset muutokset. CIMOn hankkeisiin tekemistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostiviesteillä, jotka lähtevät Mobility Tool -alustalta automaattisesti hankkeen koordinaattorille. Seuraavassa kuvataan, miten hankkeen yhteyshenkilö/koordinaattori lisää kansallisen toimiston tekemät muutokset hankkeen tietoihin: 1. Kirjaudu Mobility Tooliin 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa [Grant Agreement No]. 3. Klikkaa valikossa olevaa [Updates and Reports] -painiketta. Saat esiin listan hankkeen päivityksistä. Listassa näkyy aina vähintään yksi päivitys - aika ja päivämäärä milloin kansallinen toimisto on siirtänyt hankkeen tiedot alustalle. 4. Klikkaa päiväystä [Update time] sen tiedon kohdalla, jota haluat tarkastella. 5. Vertaa sivulla näkyviä hankkeen tietoja Mobility Tooliin tallennettuihin tietoihin ja tee tarvittavat muutokset. (Ks. Oppaan ohjeet partnerien, yhteyshenkilöiden ja budjettitietojen lisäämiseen, muuttamiseen tai poistamiseen.) 6. Klikkaa [Back] -painiketta palataksesi Updates and Reports -listaan. Sivu 4/19

5 4. Osallistujat 4.1. Miten haen osallistujalistan? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa [Grant Agreement No]. 3. Klikkaa valikon [Participants] -painiketta ja saat listan kaikista osallistujista. Jokaisen osallistujan kohdalla näkyvät seuraavat tiedot: title, first and last name, gender, yes/no for special needs, yes/no for participant type (accompanying person or not) ja address Miten lisään uuden osallistujan? 1. Toista kohdan 4.1. "Miten haet osallistujalistan?" vaiheet. 2. Klikkaa [Add New] -painiketta ja näytölle ilmestyy uusi ikkuna, johon osallistujan tiedot syötetään. 3. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. 4. Klikkaa [Save] -painiketta. Järjestelmä luo uuden osallistujan ja viesti Record created successfully ilmestyy näytölle Miten muokkaan osallistujan tietoja? 1. Toista kohdan 4.1. "Miten haet osallistujalistan? vaiheet. 2. Klikkaa vihreää -ikonia sen osallistujan kohdalla, jonka tietoja haluat muokata. 3. Tee tarvittavat muutokset ja klikkaa [Save] -painiketta. 4. Saat näytölle viestin "The record has been updated successfully". Sivu 5/19

6 5. Hankkeen partnerit 5.1. Miten haen partnerilistan? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa [Grant Agreement No]. 3. Klikkaa valikon [Partners] -painiketta ja saat näytölle listan partnereista Miten lisään uuden partnerin hankkeeseen? 1. Toista kohdan 5.1. "Miten haet partnerilistan" vaiheet. 2. Klikkaa [Add New] -painiketta listan alaosassa. Näytölle avautuu partneritietojen uusi ikkuna: 1. Partner details, 2. Partner Address, 3. Partner Contact, 4. Partner Preview. 3. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. 4. Klikkaa [Next] -painiketta ja partnerin yhteystietojen ikkuna avautuu näytölle. 5. Täytä punaisella tähdellä merkittyihin pakollisiin kenttiin partnerin yhteystiedot. 6. Klikkaa [Next] -painiketta ja saat näytölle ikkunan, johon täytetään yhteyshenkilön tiedot. 7. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. Voit merkitä rastin ruutuun sivun ylälaidassa kohdassa Same address as partner organisation ja kopioida osoitteen edelliseltä välilehdeltä. 8. Klikkaa [Next] -painiketta ja saat näytölle esikatselusivun, jossa kaikki syötetyt tiedot näkyvät. 9. Tarkista, että kaikki tiedot ovat oikein. Jos ei, klikkaa [Edit] -painiketta. Jos kaikki uuden partnerin tiedot ovat oikein, klikkaa [Save]. 10. Saat viestin Record created successfully ja uusi partneri näkyy nyt Partners - listassa. Huomaa: Partnerin tietoja voi muokata milloin tahansa hankkeen toteutuksen aikana Miten muokkaan partnerin tietoja? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan? vaiheet. 2. Klikkaa -ikonia sen partnerin kohdalla, jonka tietoja haluat muokata. 3. Jos haluat muuttaa organisaation tietoja, klikkaa [View Address] -painiketta. Sivu 6/19

7 4. Muuta tiedot ja klikkaa [Save]. Saat viestin "The record has been updated successfully". Huomaa: Vain kansallinen toimisto voi muuttaa edunsaajaorganisaation tietoja. Jos jostain syystä edunsaajaorganisaation tietoja täytyy muuttaa, ota yhteyttä kansalliseen toimistoon. Kun kansallinen toimisto on tehnyt tarvittavat muutokset Mobility Toolissa, päivitä tiedot seuraamalla ohjeita luvussa 3.2. Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Miten poistan partnerin? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan" vaiheet. 2. Klikkaa poistettavan partnerin vieressä olevaa valintaruutua. 3. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta. Saat viestin: "Do you really want to delete selected partner(s)?" Haluatko varmasti poistaa valitun partnerin/valitut partnerit? a. Jos partneria ei ole käytetty missään ulkomaanjaksossa, näytölle tulee vahvistus partnerin tietojen poistamisesta. b. Jos partneria on käytetty jossain ulkomaanjaksossa, näytölle tulee viesti: "At least one partner has a role in at least one mobility. You must remove the partner from the Mobility first. Eli partnerin tiedot ovat yhteydessä vähintään yhteen ulkomaanjaksoon ja partnerin tiedot koskien tätä jaksoa on ensin poistettava Miten lisään edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön hankkeeseen? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan?" vaiheet. 2. Klikkaa sen partnerin vieressä olevaa [View] -linkkiä, jonka tietoja haluat muokata. Saat näytölle luettelon kyseisen partnerin yhteyshenkilöistä. 3. Klikkaa [Add New] -painiketta ja saat näytölle ikkunan, johon yhteyshenkilön tiedot täytetään. 4. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. 5. Jos haluat, että tämä henkilö on ensisijainen yhteyshenkilö tässä organisaatiossa, valitse [Preferred contact]. Jos valitset tämän vaihtoehdon, yhteyshenkilön tiedot tulevat näkyviin partneritietojen sivulla. 6. Klikkaa [Save] -painiketta ja saat viestin "Record created successfully". Sivu 7/19

8 5.6. Miten lisään partneriorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan" vaiheet. 2. Klikkaa sen partnerin oikealla puolella olevaa -ikonia, jonka yhteyshenkilön haluat lisätä. Vasemmalla näkyvä luku ilmoittaa ao. organisaation yhteyshenkilöiden määrän. 3. Täytä kaikki kentät, erityisesti ne, jotka on merkitty punaisella tähdellä. Jos haluat, että tämä henkilö toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä tässä partneriorganisaatiossa, valitse [Preferred contact]. Jos valitset "Preferred contact" -vaihtoehdon, henkilön nimi näkyy listassa ylimpänä. Hänen tietonsa näkyvät myös partnerilistassa. 4. Klikkaa [Save] -painiketta. Saat viestin "Record created successfully" ja samalla luku, joka ilmoittaa yhteyshenkilöiden määrän, kasvaa Miten poistan edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan" vaiheet. 2. Klikkaa partnerin vieressä olevaa [View] -linkkiä ja saat luettelon kyseisen partnerin yhteyshenkilöistä. 3. Klikkaa poistettavan yhteyshenkilön vieressä olevaa valintaruutua. (Huomaa, että et voi poistaa omia tietoja listalta valintaruutu näkyy harmaana.) 4. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta. 5. Saat viestin "The record has been successfully deleted" Miten poistan partneriorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan" vaiheet. 2. Klikkaa oikealla olevaa -ikonia sen partnerin kohdalla, jonka yhteyshenkilön haluat poistaa. Saat listan yhteyshenkilöistä. Ikonin vieressä oleva luku ilmaisee yhteyshenkilöiden määrän hankkeessa. 3. Merkitse käyttäen oikealla olevia valintaruutuja yhteyshenkilöt, jotka haluat poistaa. 4. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta yhteistietolistan ylälaidassa oikealla. 5. Saat viestin "The record has been successfully delated". Sivu 8/19

9 5.9. Miten myönnän/estän edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön pääsyn Mobility Tooliin? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan" vaiheet 2. Klikkaa [View] -linkkiä edunsaajaorganisaation vieressä listan yläosassa. Saat edunsaajaorganisaation yhteyshenkilölistan, josta näet jokaisen statuksen eli pääsyn hankkeen tietoihin. Status voi olla enable tai disable. a. Jos haluat myötää pääsyn raportointialustalle, klikkaa [Enable] -linkkiä oikealla. b. Jos haluat estää pääsyn raportointialustalle, klikkaa [Disable] -linkkiä. 3. Saat viestin "The user access to the Active Project has been enabled". Henkilöllä on nyt pääsy alustalle. 4. Jos pääsy evätään, vastaavaa viestiä ei lähetetä. 5. Kohdassa pääsy hankkeen tietoihin [Access to Project], on nyt joko Yes [Disable] tai No [Enable]. 6. Kohdassa 2. Mobility Tooliin kirjautuminen on lisätietoja siitä, miten uusi käyttäjä pääsee kirjautumaan hankkeen tietoihin. Sivu 9/19

10 6. Liikkuvuusjaksot 6.1. Miten luon uuden liikkuvuusjakson? Määritelmä: Mobility experience eli liikkuvuusjakso on yhden tai useamman ulkomaanjakson muodostama kokonaisuus, jonka yksi osallistuja on toteuttanut. Yleensä mobility experience koostuu yhdestä ulkomaanjaksosta. Jos yksi mobility experience sisältää useita ulkomaanjaksoja, näillä jaksoilla tulee olla samat kriteerit koskien talouden alaa, koulutusalaa ja koulutustasoa. Huomaa: Ennen kuin uusi Mobility experience eli liikkuvuusjakso voidaan luoda, Mobility Toolissa on oltava vähintään yksi osallistuja ja kaksi partneria (1. lähettävää organisaatiota ja 2. vastaanottavaa organisaatiota varten). Lisätietoja on tämän oppaan luvuissa 4.2 "Uuden osallistujan lisääminen" ja 5.2 "Uuden yhteistyökumppanin lisääminen". 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa [Grant Agreement No]. 3. Klikkaa valikossa olevaa [Mobility Experiences] -painiketta. Saat näytölle luettelon liikkuvuusjaksoista (jos niitä on luotu). 4. Klikkaa [New Mobility Experience] -painiketta ja uusi ikkuna avautuu näytölle. 5. Valitse sopivat Education tiedot valikoista "Economic Sector, Field of Education ja Level of Education". 6. Kohdassa Participants & Accompanying Persons, valitse osallistuja kirjoittamalla osallistujan sukunimi [Select Participant Name] -kenttään. 7. Kun olet löytänyt osallistujan, klikkaa vihreää nuolta ja lisää hänet valittujen osallistujien listaan. Toista, kunnes kaikki osallistujat on valittu. 8. Valitse lähettävä, vastaanottava ja tarvittaessa, välittävä organisaatio Mobility Partners kentän valikoista. 9. Kohdassa "Mobility Details" voit vaihtaa lähettävän ja vastaanottavan maan tiedot, jos tiedot eivät ole oikein. 10. Merkitse kohtaan Mobility Details lähtö- ja paluupäivämäärät. Duration in weeks days -kentät täyttyvät automaattisesti, kun päivämäärät on valittu. 11. Lisää kohdassa Budget apurahan määrä [Subsistence] -kenttään.

11 12. Merkitse kohtaan Certification, kuka ja miten ulkomaanjakson aikana suoritetut opinnot tunnustetaan. Valitse valikosta Certifying partner ja opintojen tunnustamisen tapa valikosta Certification type ja klikkaa vihreää nuolta lisätäksesi valinta listaa. Huom. Valikosta Certification type, voit valita useamman vaihtoehdon. Esimerkiksi Suomessa voit käyttää Europassia (Europass Mobility Document) välineenä, mutta tunnustaminen tapahtuu omassa oppilaitoksessa (Recognition by home institution). 13. Lopuksi, valitse kielet Languages Used, joita käytetään liikkuvuusjakson aikana. Kun kielet on valittu, klikkaa vihreää nuolta lisätäksesi kielet Selected Languages - listaan. Toista, kunnes kaikki kielet, joita koskevat kyseistä Mobility Experience jaksoa on valittu. 14. Klikkaa [Save] -painiketta eli tallenna. 15. Kun olet luonut uuden Mobility Experience -jakson yhdelle tai useammalle osallistujalle, saat vahvistusviestin. Mobility Tool luo liikkuvuusjakson kaikille valituille henkilöille. Kaikki liikkuvuusjaksot sisältävät samat tiedot koskien seuraavia kenttiä: economic sector, field of education, level of education, mobility partners (sending, receiving and intermediary), sending and receiving country, dates of mobility, budget, certifying partner, certification type and languages. 16. Klikkaa [Mobility Experiences List] -painiketta sivun alareunassa palataksesi Mobility Experience -pääsivulle. Huomaa: On mahdollista, että samassa Mobility experience -jaksossa sama yhteistyöorganisaatio on sekä lähettävä että vastaanottava partneri. Tämä ei ole kuitenkaan mahdollista, jos kyseessä on yksittäinen ulkomaanjakso Miten muutan liikkuvuusjakson yksityiskohtia? 1. Kirjaudu Mobility Tool -alustalle. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ylävalikosta. Saat lista olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Klikkaa -ikonia sen jakson kohdalla, jonka tietoja haluat muuttaa. "Mobility Experience Details" -sivu ilmestyy näytölle. Sivu 11/19

12 6.3. Miten muutat liikkuvuusjakson tietoja? Vain seuraavia liikkuvuusjakson tietoja voi muuttaa: Economic sector (talouden ala) Field of education (koulutus ala) Level of education (koulutustaso) Edellä lueteltuja tietoja voi muuttaa seuraavasti: 1. Toista kohdan 6.2. Miten muutan liikkuvuusjakson yksityiskohtia vaiheet 2. Klikkaa -ikonia jakson kohdalla, jota haluat muuttaa. 3. Muuta tiedot lomakkeessa. Huomaa, että osallistujan tietoja ei voi muuttaa tässä lomakkeessa. (Luvussa 4.3. kerrotaan, miten voit muuttaa yksittäisen osallistujan tietoja.) 4. Klikkaa [Save] -painiketta ja tallenna. Jos haluat muuttaa muita tietoja kuten, economic sector, field of education ja level of education, luo uusi Mobility experience -jakso ja poista vanha Miten näen liikkuvuuden yksityiskohdat? 2. Klikkaa näytölle haluamasi hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ylävalikossa. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Klikkaa -ikonia oikealla kohdassa "List of Mobilities for this Mobility Experience", liikkuvuusjaksojen yksityiskohtien alla ja saat esiin ikkunan, jossa näkyy yksityiskohtaiset tiedot Miten muutan liikkuvuuden tietoja? Jos haluat muuttaa liikkuvuusjakson yksityiskohtia koskien seuraavia tietoja; sending country receiving country departure date return date sending partner receiving partner Sivu 12/19

13 intermediary partner 1. Seuraa kohdan 6.4. Miten näen liikkuvuuden yksityiskohdat? ohjeita. 2. Muuta tiedot ja klikkaa [Update Mobility] -painiketta tallentaaksesi tiedot. Huomaa: Jos haluat muuttaa osallistujan nimeä, katso lisätiedot kohdasta 4.3. Miten muokkaan osallistujan tietoja? Miten lisään uuden ulkomaanjakson jo olemassa olevaan liikkuvuusjaksoon? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa ylävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Etsi listasta se liikkuvuusjakso ( mobility experience ), johon haluat lisätä uuden ulkomaanjakson. 5. Klikkaa [Add New Mobility] -painiketta. 6. Valitse lähettävä/vastaanottava/välittävä organisaatio (Sending/Receiving/ Intermediary Partner, (tarvittaessa) muuta lähettävä ja vastaanottava maa (Sending/Receiving Country) sekä lähtöpäivämäärä ja paluupäivämäärä (Departure/Return Date), jakson kesto viikkoina ja päivinä -kentät päivittyvät automaattisesti. 7. Lisää budjettiin apurahan määrä kohtaan Subsistence costs. Koko budjetti (Total) päivittyy. 8. Valitse "Certifying Partner" ja Certification Type, jonka partneri myöntää osallistujille (ks. ohje luvusta 6.1. Miten luon uuden liikkuvuusjakson ). Klikkaa vihreää nuolta lisätäksesi valinnat listaan. 9. Lopuksi klikkaa vihreää nuolta ja valitse kielet [Selected Languages], joita jakson aikana käytetään. Toista kunnes kaikki kielet, joita on käytetty tällä jaksolla, on valittu. 10. Klikkaa [Add New Mobility] tietojen tallentamiseksi. Saat viestin "Record created successfully". Sivu 13/19

14 6.7. Miten poistan ulkomaanjakson? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa päävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Saat luettelon olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Merkitse rastilla [x] ulkomaanjakso, jonka haluat poistaa. 5. Klikkaa [Delete] ja poista jakso. 6. Saat viestin "The record has been successfully deleted" Miten poistan liikkuvuusjakson? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa päävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Saat luettelon olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Merkitse rastilla [x] liikkuvuusjakso, jonka haluat poistaa. Saat viestin: "Are you sure you want to delete this Mobility Experience?" 5. Klikkaa [Delete] -painiketta sivun ylälaidassa. 6. Saat viestin "The record has been successfully deleted". 7. Osallistujien raportit 7.1. Miten pyydän osallistujaa raportoimaan? Huomaa: Yksi liikkuvuusjakso luo yhden raportin, joka sisältää kaikki siihen liittyvät ulkomaanjaksot. Raportissa on kaikki osallistujaa koskevat ulkomaanjakson tiedot. 1. Toista kohdan 6.2. Miten muutan liikkuvuusjakson yksityiskohtia? vaiheet. 2. Klikkaa sen liikkuvuusjakson vieressä olevaa -ikonia, josta haluat lähettää osallistujalle raportin. 3. Klikkaa sivun ylälaidassa olevaa [Report Requests] -painiketta. 4. Klikkaa [Request New Report] -painiketta. 5. Valitse raportin kieli (valittavat kielet ovat suomi, ruotsi ja englanti). 6. Tarvittaessa, voit kirjoittaa viestin, joka lähtee osallistujalle sähköpostin mukana. Sivu 14/19

15 7. Klikkaa lopuksi [Request New Report] -painiketta lähettääksesi pyynnön Miten hyväksyn, hylkään tai pyydän uudelleen osallistujan raportin? 1. Toista kohdan 6.2. Miten muutan liikkuvuusjakson yksityiskohtia? vaiheet. 2. Klikkaa [Report Requests] -painiketta. Saat näytölle luettelon raporttipyynnöistä. Voit hyväksyä, hylätä tai pyytää uudelleen raportin, jonka status on "Pending". 3. Kun klikkaat raportin ID numeroa tai statusta, näet osallistujan täyttämän raportin. 4. Lue raportti. Tämän jälkeen valita yhden kolmesta toiminnosta: a. Jos haluat hyväksyä raportin, klikkaa [Accept] -linkkiä ikkunan ylälaidassa. Osallistuja saa automaattisesti sähköpostin, jossa kerrotaan, että hänen raportti on hyväksytty. Kerran hyväksytty raportti voidaan vaihtaa statukselle Pending. Klikkaa [Revert to Pending] -linkkiä, saadaksesi raportin tiedot esiin. b. Jos haluat hylätä raportin, klikkaa [Reject] -linkkiä. Saat näytölle ikkunan, johon voit kirjoittaa viestin/selityksen siitä, miksi raportti on hylätty. Osallistuja saa automaattisesti sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, mistä syystä raportti on hylätty. Kun raportti on hylätty, raportin status on uudelleen [Pending]. Automaattisessa sähköpostiviestissä on linkki osallistujan raporttiin (pdf-lomakkeeseen), joka tulee käydä läpi ja lähettää uudelleen. c. Jos haluat pyytää osallistujalta uuden raportin, klikkaa [Re-Request] - linkkiä sivun ylälaidassa. Tarvittaessa, voit kirjoittaa ikkunaan selityksen, miksi pyydät uutta raporttia. Klikkaa [Submit] -painiketta ja lähetä uusi pyyntö. Osallistuja saa viestin, jossa on linkki uuteen raportointilomakkeeseen Miten tarkistan osallistujan raportin statuksen? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ja saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Osallistujaraportin status näkyy oikealla osiossa Report Status". Sivu 15/19

16 Osallistujaraportin status voi olla: [REQUESTED] Edunsaaja on pyytänyt osallistujaa täyttämään raportin. Mobility Tool käsittelee pyyntöä ja luo raportointilomakkeen. [ NOTIFIED] Sähköposti, jossa on linkki pdf-muotoiseen raportointilomakkeeseen, on lähetetty osallistujalle. [SUBMITTED] Osallistuja on lähettänyt raportin sähköisesti pdf-muodossa. [PARSING] Mobility Tool käsittelee tietoja, jotka osallistuja on lähettänyt. [PENDING] Kun raportin status on pending, edunsaajan tulee joko hyväksyä, hylätä tai pyytää uusi raportti. [ACCEPTED] Edunsaaja on hyväksynyt raportin [REJECTED] Edunsaaja on hylännyt raportin [INCONSISTENT DATA] Liikkuvuusjaksoja, ulkomaanjaksoja tai osallistujan tietoja on muutettu raportointipyynnön jälkeen. Uusi pyyntö on välttämätön. Raportit, jotka on luotu ennen "inconsistent data" -viestiä, voidaan mitätöidä. [ERROR] Tietojen käsittelyssä on tapahtunut virhe. Ilmoita ongelmasta kansalliseen toimistoon CIMOon. 8. Budjetti 8.1. Miten hallinnoin liikkuvuusjakson budjettia? Lisää osallistujien apurahasummat hankkeen budjettiosioon (Mobility Budget - Subsistence). Budjetin summat voidaan täyttää samalla kuin osallistujien ulkomaanjaksot. Jos kuitenkin syötät apurahat budjettiin myöhemmin, seuraa seuraava ohjetta. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ja saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Klikkaa liikkuvuusjakson -ikonia, jonka budjetin haluat muuttaa. Näet liikkuvuusjaksojen seuraavat tiedot: a. [Mobility Partners] Lähettävä, vastaanottava ja välittävä partneri b. [Mobility Details] Lähettävä/vastaanottava maa, lähtö/paluupäivämäärä, jakson pituus viikkoina ja päivinä Sivu 16/19

17 c. [Budget] Apurahat "Subsistence" (ja "Travel Costs") ja automaattisesti yhteenlaskettu kokonaissumma "Total". 5. Lisää apurahat Subsistence -kenttään. 6. Klikkaa [Update Mobility] -painiketta ja saat viestin "The record has been updated successfully". 7. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta palataksesi listaan. Toista tarvittaessa jokaisen liikkuvuusjakson kohdalla Miten hallinnoin hankkeen budjettia? Hankkeen budjettiosiossa voit tarkastella budjetin tietoja ja verrata apurahoja myönnetyn budjetin summiin. Voit myös lisätä sivulle hankkeen hallintoa ja valmennusta koskevat summat. Budjetti koostuu sivulle syötettävistä summista sekä liikkuvuusjaksojen apurahasummista. Seuraa seuraavia ohjeita, kun muutat budjetin tietoja. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Budget] -painiketta ja hankkeen budjetti avautuu näytölle. Budjetin eri osat ovat: Osallistujien lukumäärä ja liikkuvuuksien lukumäärä budjetin eri osissa Hankkeen budjetin kokonaissumma Myönnetty budjetti Approved Budget sisältää myönnetyn budjetin summat, jotka kansallinen toimisto on hyväksynyt hankkeen rahoitussopimuksessa. Edunsaaja ei voi muuttaa näitä lukuja. Jos nämä luvut eivät vastaa rahoitussopimuksen myönnetyn budjetin summia, ota yhteyttä kansalliseen toimistoon CIMOon. Budjetti jakautuu kolmeen osaan: a. Mobility Organisation and Management b. Pedagogical Linguistic and Cultural Preparation c. Mobility Budget, joka jakautuu kahteen osaan: i. Travel (Huom. Älä täytä kenttää Travel!) ii. Subsistence Sivu 17/19

18 4. Kun haluat lisätä tai muuttaa lukuja osiossa a. hallintokulut, syötä uusi luku suoraan kenttään. a. Klikkaa [Recalculate] -painiketta ja kokonaisbudjetin summa ( Total budget ) lasketaan automaattisesti. b. Klikkaa [Save] -painiketta tallentaaksesi tiedot. 5. Kun haluat lisätä tai muuttaa osion b. ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus tietoja, klikkaa [Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation] -linkkiä. Saat esiin osallistujalistan ja tukisummat. a. Kun haluat muuttaa näitä lukuja, klikkaa sen osallistujan etu- tai sukunimeä tai lukua, jonka haluat muuttaa. b. Muuta seuraavaksi osallistujan valmennustukisumma kohtaan "Total". c. Klikkaa [Save] -painiketta tallentaaksesi tiedot ja palaa edelliselle sivulle. d. Tarvittaessa, toista jokaisen osallistuja kohdalla. e. Klikkaa [Back] -painiketta palataksesi "Budget Summary" -pääsivulle. 6. Kun klikkaat [Mobility Budget] -linkkiä, näet kaikki liikkuvuusjaksojen yhteenlasketut summat. a. Kun haluat löytää nopeasti osallistujan etu- tai sukunimen perusteella, voit käyttää hakutoimintoa. Jos haluat tehdä yksityiskohtaisempia hakuja, klikkaa [Advanced Search] -painiketta. b. [Clear Filters] -painike tyhjentää hakutulokset. 7. Jos klikkaat osallistuja nimeä, siirryt uudelle sivulle, jossa näkyvät kyseisen henkilön liikkuvuusjakson tiedot (ks. edellisestä kappaleesta lisätietoja tästä sivusta). 8. Jos haluat palata hankkeen budjettiosioon, klikkaa "Mobility Budget" -sivulla [Back] -painiketta. 9. Kun klikkaat esim. kohdassa Subsistence linkkiä Accompanying Persons, näet vain tätä osaa koskevan budjettierittelyn. 10. Jos hankkeen kokonaisbudjetti ylittää rahoitussopimuksen myönnetyn budjetin, kokonaisbudjetin summa näkyy punaisella. Huomaa: Osallistujat saavat Mobility Toolista esitäytetyn raportointilomakkeen. Hankkeen aikana syötetyt tiedot päivittyvät raportointilomakkeisiin, eikä tietoja voi muuttaa enää muuttaa raporttia täytettäessä. Tarkista ja muuta tiedot tarvittaessa alustalla ennen raportin lähettämistä. Sivu 18/19

19 9. Edunsaajan raportti 9.1. Miten luon ja lähetän edunsaajan loppuraportin? 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa päävalikon [Updates and Reports] -painiketta. Osallistujien liikkuvuusjaksojen lukumäärä näkyy sivun yläreunassa, joten voit milloin tahansa tarkastella, onko raportti lähetetty ja/tai hyväksytty. Tämän alapuolella näet taulukon, rivien määrä kertoo kuinka monta päivitystä hankkeeseen on tehty. Edunsaajan raportti voidaan tehdä vain käyttäen viimeistä päivitystä. Näet raportin statuksen taulukossa. 4. Klikkaa [Prepare New Report] -linkkiä. Jos liikkuvuusjaksojen apurahoja ei ole syötetty, saat viestin: "This project has Mobilities with 0 (zero) budgets. Siirry takaisin budjettiin. 5. Valitse raportin kieli (valittavat kielet ovat suomi, ruotsi tai englanti). 6. Jos olet luonut enemmän kuin yhden edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön alustalle, sinun tulee valita se henkilö, jonka tiedot tulevat raporttiin. 7. Klikkaa [Yes] ja saat viestin: Request for a new report was sent". 8. Hetken kuluttua raportin status muuttuu tilaan Reguested. 9. Klikkaa [Download PDF] -linkkiä, kun haluat ladata ja tallentaa raportin. Koska lomake on pdf-muodossa, tarvitset sen avaamiseen Adobe Acrobat Readerin. Tallenna raportointilomake tietokoneen kovalevylle. 10. Tarkista, että olet vastannut kaikkiin lomakkeen kysymyksiin. 11. Siirry lomakkeen loppuun ja klikkaa [Validate] -painiketta. Validate -painikkeella tarkistetaan, että kaikki lomakkeen pakolliset kentät on täytetty. 12. Kun haluat lähettää lomakkeen kansalliseen toimistoon CIMOon, klikkaa [Submit online] -painiketta. (Tämä toiminto vaatii, että tietokoneen Internet yhteys on kytkettynä.) 13. Jos haluat vielä lopuksi tulostaa lomakkeen, klikkaa [Print form] -painiketta. 10. Tuki Kaikista Mobility Tooliin liittyvistä kysymyksistä ja ongelmista ilmoitetaan kansallisen toimiston CIMOn helpdeskiin sähköpostitse: mobtool-ldv(at)cimo.fi Sivu 19/19