KA2 Strategiset kumppanuushankkeet. Väliraportin jättäminen Mobility Tool+ raportointialustalla

Transkriptio

1 KA2 Strategiset kumppanuushankkeet Väliraportin jättäminen Mobility Tool+ raportointialustalla

2 Tarkista hankkeesi tiedot Mobility Toolissa Valitse Home -etusivulla raportoitava hanke (mikäli olet useamman hankkeen EUhankkeen yhteyshenkilö, näet kaikkien hallinnoimiesi hankkeiden hankenumerot profiilissasi). Tarkista välilehdeltä Contacts, että organisaatiosi tiedot ovat oikein. Jos tiedoissa on puutteita, ota yhteyttä OPH:een. Et voi itse muokata tietojasi MT:ssa, vaan nämä muutokset tehdään toisten tietokantojen kautta. Täytä alustalle osallistujat ja muut tiedot toteutuneen mukaisesti, ei myönnetyn tuen mukaan. Ei haittaa vaikka syötetyt summat ylittävät myönnön, loppumaksu tehdään joka tapauksessa myönnetyn hanketuen perusteella. Näin saamme kansallisessa toimistossa kokonaiskuvan hankkeiden toiminnasta. Raportti tehdään hankkeen yhteistyökielellä. 2

3 Tiedot välilehdillä Tarkista että toteutuneet kulut ovat kunkin budjettikategorian omalla välilehdellä oikein. Vain ne budjettiluokat ovat aktiivisia, joihin hankkeelle on myönnetty tukea. Tässä on hyvä käyttää apuna sopimuksen liitettä II (Budget Annex), josta käy ilmi kunkin apurahakategorian kokonaismyöntö. o Project management and Implementation (1) o Transnational Project Meetings (2) o Intellectual Outputs (3) o Multiplier Events (4) o Learning, Teaching and Training Activities (5) o Special Needs Support (6) o Exceptional costs (7) o Exceptional Cost Guarantee (8) 3

4 Esimerkki: Learning Teaching Training (LTT) aktiviteetit 1/2 Kuvaile kohdassa Description of the activity, mitä olette kullakin jaksolla/vierailulla tehneet. Huom! Hankkeen koordinaattori on vastuussa, että kaikki koulutustilaisuudet raportoidaan. Kuitenkin KA219-hankkeissa jokainen partneri raportoi vain ne tilaisuudet, joihin oma organisaatio on osallistunut ja joihin on myönnetty tukea. KA219-hankkeet: Huolehdi, että jokaisella partnerilla esim. LTT C1 vastaa samaa tilaisuutta, joka on toteutettu kyseessä olevassa maassa. Itse isännöityjä tilaisuuksia ei raportoida, koska niihin ei ole myönnetty matkatukea, kuluihin voi hyödyntää project management & implementation budjettikategoriaa. Päivitä toteutuneen toiminnan perusteella kaikki tarvittavat välilehdet, tarkempaa ohjeistusta löytyy laajemmasta "tekninen täyttöohje"- esityksestä! 4

5 Learning Teaching Training (LTT) aktiviteetit 2/2 Participant osiossa Project Duration=aktiviteetin varsinaisen ohjelman kesto. Lisää ne päivämäärät jotka ovat ohjelmassa, ei siis esim. lentolippujen päivämääriä. Lisää matkapäivät max 2 pv, jos olette anoneet myös niille tukea. Järjestelmä laskee kokonaiskeston ja hanketuen automaattisesti. Interruption days=jakson keskeyttävät päivät kuten viikonloppu. Esim. vierailun ajankohta on keskiviikosta keskiviikkoon ja varsinaista ohjelmaa on ke-pe, la su vapaata ja seuraavalla viikolla ohjelma jatkuu make. 2 pv (la ja su) merkitään kohtaan Interruption days. Järjestelmä laskee kokonaiskeston ja hanketuen automaattisesti. Valitse oikea Distance Band välimatkan mukaan, vaikuttaa tuen määrään! 5

6 Kohti sisältökysymyksiä Näet yhteenvedon hankkeen taloudesta Budget-välilehdeltä. Jos muutostarpeita ilmenee, voi lukuja muokata kunkin kategorian välilehdellä. Kun luvut ja osallistujat ovat oikein, voit jatkaa raportin hankkeen sisältökysymyksiin Reportsvälilehdellä (voit täyttää sisältökysymyksiä myös aikaisemmin, mutta näet kaikki kysymykset vasta, kun budjettiosio on täydennetty). Interim Report kohdassa, klikkaa Edit Draft -painiketta, jolloin raportti avautuu 6

7 Täydennä raportti 1. Submission -painike pysyy epäaktiivisena siihen asti, kunnes tarvittavat kentät ovat täytetty. 2. MT huomauttaa, jos joitain tietoja puuttuu tai korjattavaa ilmenee. 3. Pääset palaamaan raporttiin, printtaamaan tai esikatselemaan raportin luonnosversion. 7

8 "Start Submission Process 1/3 Kun olet täydentänyt raportin ja kaikissa kentissä on vihreä -merkki, Start Submission Process -painike aktivoituu ja voit edetä. 1. Lataa ja tulosta laillisen edustajan allekirjoitus "Beneficiary Declaration of Honour and Signature ja 2. liitä allekirjoitettu dokumentti raporttiin. 8

9 "Start Submission Process 2/3 1. Päästäksesi jatkamaan, klikkaa Contains declaration of honour -linkkiä 2. jonka jälkeen pääset etenemään klikkaamalla Next Step -painiketta. Lisäksi voit liittää mukaan dokumentteja, jotka tukevat raporttia ja joista lukija saa kokonaiskuvan mitä hankkeessa on tehty. Mukaan voi liittää esim. LTT-ohjelmat, hankekokouksien muistiot/kokousraportit tms., jos hankkeesta on julkaistu lehtijuttuja esim. paikallismediassa, liitä skannatut artikkelit mukaan, oppilaiden tekemät 9 hankejutut jne.

10 "Start Submission Process 3/3 1. Lue ja hyväksy Data Protection Notice, järjestelmä ei anna edetä ellei kohta ole hyväksyttynä. 2. Käy Check list läpi ja tarkista, että kaikki kohdat ovat valmiit Not done Done ja painikkeet muuttuvat vihreiksi. 10

11 Submission 1. Kun raportti on jätetty, ei sen muokkaaminen ole enää mahdollista. Jätä raportti klikkaamalla Submit Beneficiary Report. 2. Raportin lähetys "Submission in progress" voi kestää normaalisti n. 15 min. Ole yhteydessä OPH:een, jos raportin jättö ei ole onnistunut 24 h sisällä. 3. Kun raportti on jätetty onnistuneesti, statukseksi vaihtuu Submitted. Valmis! 11