Talousasiat. Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus 2017

Transkriptio

1 Talousasiat Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus 2017

2 Hankkeen budjetti ja kululuokat 07/09/2017 Opetushallitus 2

3 Hankkeen budjetti Hankkeen budjetti on eritelty liitteessä 2 (Annex II) Hakemuksen budjetti toimii hankkeen aktiviteettien suunnittelun perustana Tukea voi käyttää hankehakemuksessa ilmoitettuihin kohdemaihin ja liikkuvuustoimintoihin kululuokkien enimmäismääriä noudattaen ja tarvittaessa siirrot kululuokkien välillä tulee vahvistaa sopimusmuutoksin, jos ne eivät ole sopimuksen sääntöjen mukaisia (ks. hankesopimuksen artikla I.3 Tuen enimmäismäärä ja muoto) 07/09/2017 Opetushallitus 3

4 ANNEX II 07/09/2017 Opetushallitus 4

5 Budjetin kululuokat (budget items) Yksilötuki (Individual support) maittain apurahataulukon mukaan/pv/e/hlö Matkatuki (Travel) kilometritaulukon mukaan/matkan pituus km/e/hlö Organisointituki (Organisational support) e/hlö Kielivalmennustuki (Linguistic support) e/hlö Erityistuki (Special needs support) todellisten kulujen mukaan/e/hlö Poikkeukselliset kulut (Exceptional support) todellisten kulujen mukaan/e/ hlö u n i t c o s t r e a l c o s t 07/09/2017 Opetushallitus 5

6 Yksilötuki (opiskelijat) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston ja kohdemaan mukaan Ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien päivän Jakson minimipituus on 2 viikkoa (vähintään 10 pv työssäoppimista tai opiskelua kohdemaassa + 2 matkapäivää) Tuki maksetaan myös matkapäiviltä, mutta matkapäiviä ei tarvitse merkitä todistukseen (esim. Europassiin) Suositus on, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa 07/09/2017 Opetushallitus 6

7 Sovellettavat korvausmäärät (Liite IV) Eri kohdemaiden yksilötuki euroa/päivä 07/09/2017 Opetushallitus 7

8 Yksilötuki (henkilöstö) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston mukaan siten, että ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien päivän Jakson minimikesto on 2 pv ohjelmaa kohdemaassa (+ matkapäivät) Tuki maksetaan myös matkapäiviltä, mutta matkapäiviä ei tarvitse välttämättä merkitä osallistumistodistukseen (certificate) 07/09/2017 Opetushallitus 8

9 Sovellettavat korvausmäärät (Liite IV) 07/09/2017 Opetushallitus 9

10 Matkatuki Matkaetäisyydellä tarkoitetaan yhdensuuntaista etäisyyttä lähtöpaikan ja kohdepaikan välillä, kun taas tukisumma kattaa tuen edestakaiseen matkaan kohteeseen. 07/09/2017 Opetushallitus 10

11 Matkatuen laskeminen Yhden hengen matka Helsingistä Portugaliin Lissaboniin: Matkan pituus Helsinki-Lissabon 3360,25 km Tuki kilometritaulukon mukaan ( km) 530 /henkilö Korvaus on meno-paluu matkalle 07/09/2017 Opetushallitus 11

12 Ulkomaanjakson todentaminen Opiskelijoiden ulkomaanjakson todentaminen vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella (Europassin liikkuvuustodistus tai vastaava) Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus on myös todennettava vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla todistuksella tai matkalasku liitteineen: matkaerittelyt, boarding passit, majoituskuitti 07/09/2017 Opetushallitus 12

13 Force Majeure Jos osallistuja päättää edunsaajan kanssa tekemänsä sopimuksen ylivoimaisen esteen takia, osallistujalla on oikeus saada tukea se määrä, joka vastaa vähintään liikkuvuusjakson tosiasiallista kestoa. Jäljellä olevat varat on palautettava, ellei edunsaajan kanssa sovita jotain muuta. Jos osallistuja keskeyttää edunsaajan kanssa tekemänsä tukisopimuksen ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi, osallistuja saa jatkaa toimintoja keskeytyksen jälkeen, mikäli liikkuvuuden päättymispäivä ei ole liikkuvuushankkeen päättymispäivän jälkeen. Tämä on ilmoitettava Mobility Toolissa yksittäisenä liikkuvuustoimintona, johon sisältyy keskeytysjakso. 07/09/2017 Opetushallitus 13

14 Organisointituki Tuen määrä: 100. osallistujaan asti 350 euros/ osallistuja ja 100. osallistujan jälkeen 200 euroa/osallistuja - huom. tukihenkilöille ei makseta organisointitukea Tuen saamisen ehtona on, että henkilö on tosiasiallisesti osallistunut liikkuvuusjaksolle Korvattavia ovat liikkuvuuden hallintoon ja toimeenpanoon liittyvät kulut, kuten esimerkiksi ulkomaanjakson ohjaus ja tuki, oppimistulosten tunnistaminen ja tunnustaminen ja valmennusjärjestelyt (ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus) 07/09/2017 Opetushallitus 14

15 Kielivalmennustuki Opiskelijaliikkuvuuteen ja koskee vain niitä kieliä, joita ei ole saatavilla OLS -kielivalmennuksessa (Online Linguistic Support) Ulkomaanjaksoille, joiden kesto on vähintään 19 päivää (ilman matkapäiviä) - 12 kuukautta: 150 euroa/osallistuja Oppilaitoksen tulee järjestää tuella kielivalmennusta opiskelijalle parhaaksi katsomallaan tavallaan hakemuksen mukaisesti 07/09/2017 Opetushallitus 15

16 Kielivalmennustuen todentaminen Tuen saamisen ehtona on, että osallistuja on tosiasiallisesti osallistunut ulkomailla työnohjauksessa käytettävän kielen kielivalmennukseen Kurssin järjestäjän allekirjoittama todistus kurssille osallistumisesta Oppimateriaalin ostolasku/kuitti, jossa ilmoitetaan kyseinen kieli, laskuttajan nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä tai Jos kielivalmennustukea antaa edunsaaja suoraan: osallistujan allekirjoittama ja päiväämä todistus, jossa on osallistujan nimi, opetettu kieli ja saadun kielivalmennustuen muoto ja kesto 07/09/2017 Opetushallitus 16

17 Erityistuki Tuki korvaa 100% todellisista tukikelpoisista kuluista Tukikelpoisia kuluja ovat kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa erityistukea tarvitsevien henkilöiden osallistuminen toimintoon ja jotka aiheutuvat matka-, yksilö- ja organisointitukien lisäksi Tositteet todellisesti aiheutuneista kuluista; laskussa/kuitissa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, summa, valuutta ja laskun päiväys Kulut raportoidaan Mobility Toolissa 07/09/2017 Opetushallitus 17

18 Poikkeukselliset kulut Tuki korvaa 100% todellisista tukikelpoisista kuluista Tukikelpoisia kuluja ovat kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa muita heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen hankkeeseen ja jotka aiheutuvat matka-, yksilö- ja organisointitukien lisäksi Lasku/kuitti todellisista kuluista; laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, summa, käytetty valuutta ja laskun päiväys Kulut raportoidaan raportointialustalla Mobility Toolissa Poikkeuksellisista kuluista toimitetaan tositteet kansalliseen toimistoon loppuraportin yhteydessä 07/09/2017 Opetushallitus 18

19 Siirrot kululuokkien välillä 07/09/2017 Opetushallitus 19

20 Siirrot kululuokkien välillä (1 a) Edunsaaja voi siirtää 100 % organisointituesta matka- ja yksilötukeen. b) Edunsaaja voi siirtää mihin tahansa kululuokkaan myönnettyä tukea erityistukeen, vaikka liitteen II mukaan erityistukea ei alun perin olisi myönnetty lainkaan. c) Edunsaaja voi siirtää 50 % kielivalmennustuesta opiskelijoiden matka- ja yksilötukeen. d) Edunsaaja voi siirtää 100 % henkilöstön liikkuvuuteen myönnetystä matka- ja yksilötuesta opiskelijoiden matka- ja yksilötukeen. 07/09/2017 Opetushallitus 20

21 Siirrot kululuokkien välillä (2 e) Edunsaaja voi siirtää 100 % ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden opiskelujaksoon tarkoitetusta matkatuesta ja yksilötuesta työssäoppimisjakson tai harjoittelujakson matkatukeen ja yksilötukeen ja toisin päin. f) Edunsaaja voi siirtää 50 % henkilöstön matkatuesta ja yksilötuesta kululuokasta toiseen näiden kahden luokan välillä. g) Edunsaaja voi siirtää 50 % opiskelijoiden matkatuesta ja yksilötuesta kululuokasta toiseen näiden kahden luokan välillä. 07/09/2017 Opetushallitus 21

22 Maksatukset ja raportointi 07/09/2017 Opetushallitus 22

23 Maksatukset ja raportit Kansallinen toimisto maksaa edunsaajalle 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta ennakkomaksun (80%) Edunsaaja toimittaa hankkeen puolivälissä ( ) mennessä hankkeen väliraportin, joka kattaa toiminnan ( ) asti Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin 60 päivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä, loppuraportti täytetään Mobility Toolissa. Loppumaksu (enintään 20%) on kertamaksu, joka kattaa loput hankkeen toteutuksesta aiheutuneet tukikelpoiset kulut 07/09/2017 Opetushallitus 23

24 Kulujen kohdistaminen Hankkeelle oma toiminto kirjanpitoon, sis. kaikki hankkeen tulot ja menot Muussa valuutassa kuin euroissa aiheutuneiden kulujen muuntaminen euroiksi: Poiketen siitä mitä artiklassa II.17.6 määrätään, edunsaajan on muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi käyttämällä Euroopan keskuspankin vahvistamaa ja sen internetsivuilla julkaisemaa vaihtokurssia sinä päivänä, kun viimeinen sopimusosapuolista allekirjoitti sopimuksen. 07/09/2017 Opetushallitus 24

25 Asiakirjojen säilyttäminen Kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta loppumaksun suorittamisesta (pvm) Kirjanpitomateriaali ja kopiot asiakirjoista (esim. ulkomaanjaksojen todentamiseen) Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin Verkostohankkeissa alkuperäinen kirjanpitomateriaali säilytetään yleensä organisaatiossa, jolle kulu syntyi 07/09/2017 Opetushallitus 25

26 Seuranta- ja asiakirjatarkastukset 07/09/2017 Opetushallitus 26

27 Paikalla tehtävät tarkastukset On the spot check during action: Toteutuksenaikainen tarkastus tehdään hankkeen toteuttamisen aikana. Tarkastettavat hankkeet valitaan satunnaisotannalla. On the spot check after action: Toteutuksenjälkeinen tarkastus tehdään sen jälkeen, kun hanke on päättynyt ja yleensä loppuraportin tarkastamisen jälkeen. System check: Järjestelmätarkastus, seuranta ja asiakirjatarkastus, jossa katsotaan, että edunsaaja on noudattanut ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa koskevia sääntöjä. 07/09/2017 Opetushallitus 27

28 Kansallisessa toimistossa tehtävät tarkastukset Final report check: Kansallinen toimisto tarkastaa loppuraportin ja määrittelee sen perusteella tuen lopullisen määrän, johon edunsaaja on oikeutettu. Loppuraportin tarkastus tehdään kaikille hankkeille. Desk check: Asiakirjojen ja tositteiden perusteellinen tarkastus, yleensä loppuraportointivaiheessa tai sen jälkeen, jos KT on valinnut ko. sopimuksen Euroopan komission edellyttämien toimistotarkastusten otantaan tai tarkastettavaksi sen oman riskinhallinnan arvioinnin perusteella. 07/09/2017 Opetushallitus 28

29 Tositteiden toimittaminen Kansallinen toimisto voi kuitenkin pyytää tarvitsemiaan tositteita tai todistusaineistoa tarkastustyypistä riippumatta Edunsaajan on toimitettava tarkastusten vaatimat tositteet alkuperäisinä. Jos edunsaajalla ei ole lain mukaan valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastuksen yhteydessä tai toimistotarkastukseen, se voi lähettää kopiot alkuperäisten sijaan. Kansallinen toimisto palauttaa alkuperäiset tositteet edunsaajalle tutkittuaan ne. 07/09/2017 Opetushallitus 29

30 Ei-tukikelpoiset kulut (Yleisehdot osa II.16.5 s ) Esimerkiksi: kansallisten arvonlisäverotusta koskevien lakien mukaan vähennyskelpoinen arvonlisävero vuokrattujen tai liisattujen välineiden ostokulut sellaisissa tapauksissa, joissa vuokra- tai liisausajan päättyessä annetaan mahdollisuus lunastaa väline omaksi kolmansien osapuolien luontoissuoritukset kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset pankkitilien avaamisesta ja käyttämisestä aiheutuneet kulut (myös KT:n tilisiirroista edunsaajalle aiheutuneet kulut, jotka edunsaajan pankki on veloittanut) jne. 07/09/2017 Opetushallitus 30

31 Tuula Oikarainen Vastaava asiantuntija Erasmus+ kansallinen toimisto