Loppuraportin tekninen ohje

Transkriptio

1 Loppuraportin tekninen ohje Ammatillinen koulutus KA1 - Liikkuvuus Materiaali MT+ OPAS: Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ Programme VIDEO: How to complete and submit the beneficiary report (6 min.) & Beneficiary Report video slides Loppuraportin tekninen täyttöohje vaintoimi_1_liikkuvuus/osallistujalle/mobility_tool_plus 1

2 Loppuraportointi MT:ssa Erasmus+ -liikkuvuushankkeen loppuraportti täytetään Mobility Tool+ -raportointialustalla Loppuraportti tehdään 60 päivän kuluessa hankkeen toimintakauden päättymisestä Lomakkeen voi täyttää suomeksi tai ruotsiksi, vaikka raportointialusta on englanninkielinen Poikkeuksena lyhyt tiivistelmä hankkeesta Project summary, joka tulee kirjoittaa englanniksi Tarkista tiedot MT+:ssa PROJECT DETAILS: Hankkeen perustiedot ovat oikein. ORGANISATIONS: Hankkeen partnerilistassa edunsaajan tiedot ovat oikein kohdassa Organisation Details. MOBILITIES: Kaikki hankkeen aikana toteutuneet liikkuvuusjaksot on syötetty alustalle. REPORTS: Kaikki osallistujaraportit ovat palautettu ja näkyvät statuksella Submitted. BUDGET:Hankkeen budjetti on täytetty kokonaisuudessaan ja organisoitintuki on merkitty kenttään Organisational support. 2

3 Lataa raporttipohja Lataa lomake valikosta REPORTS klikkaamalla GENERATE BENEFICIARY REPORT. Raporttipohja on saatavilla 3

4 Täytä raportti Klikkaa EDIT DRAFT muokataksesi raporttia. Lomake voidaan sulkea ja avata uudelleen, kunnes raportti on valmis lähetettäväksi. a) Loppuraportti on ns. esitäytetty lomake eli osa tiedoista, kuten CONTEXT, SUMMARY OF PARTICIPATING ORGANISATIONS, PARTICIPANTS PROFILE ja BUDGET täyttyvät raporttiin automaattisesti. b) Vastaa lomakkeen kaikkiin avoimiin hankkeen sisältöä koskeviin kysymyksiin. Raportin sisältö 1. Context 2. Project summary 3. Description of the project 4. Implementation of the project 5. Activities 6. Participants profile 7. Learning outcomes and Impact 8. Dissemination of Project Results 9. Future Plans and suggestions 10. Budget Annexes 4

5 Avoimet kysymykset Tekstikenttien merkkimäärä näkyy kentän alareunassa; yleensä max merkkiä/vastaus 5

6 Lähetä raportti Raportin lähettämiseksi klikkaa START SUBMISSION PROSESS Allekirjoitussivu ja muut liitteet 6

7 Declaration of Honour Skannaa raportin liitteeksi hankkeen edunsaajan täydentämä allekirjoitussivu BENEFICIARY DECLARATION OF HONOUR AND SIGNATURE. Organisational Support Tarkista, että organisointituki on merkitty oikein. 7

8 Data Protection Notice Hyväksy DATA PROTECTION NOTICE Checklist Käy läpi CHECK LIST ja hyväksy kaikki kohdat 8

9 Checklist Confirm Submission Lopuksi lähettäminen tulee vielä vahvistaa, klikkaa SUBMIT BENEFICIARY REPORT. Huomaa, että lähettämisen jälkeen lomake lukkiutuu. Näytöllä näkyy viesti Submission in Progress. 9

10 Submission in progress Huom. loppuraportin lähettäminen voi kestää useita minuutteja Kun raportin lähetys on valmis, saat viestin Beneficiary Report has been successfully submitted Submitted Kun raportti on lähetetty, sen voi vielä tulostaa 10

11 Lähetys ja liitteet Loppuraportin pakolliset liitteet ovat: allekirjoitussivu declaration of honour ja poikkeuksellisten kulujen kuittikopiot Loppuraportti lähetetään kansalliseen toimistoon CIMOon vain sähköisesti Lähetystiedot näkyvät Mobility Toolissa, joten erillistä vastaanottovahvistusta ei lähetetä Talousraportoinnissa huomioitavaa Tarkista hankesopimuksesta, että tukea on käytetty sopimuksen mukaisesti (ks. erityisesti Hankesopimuksen artikla I.3.2. Siirrot kululuokkien välillä) o Kohderyhmäkohtaiset kulujen osalta, opiskelijoilta ei tule siirtää tukea henkilöstölle ilman sopimusmuutosta o Organisointitukea ei voida korvata enempää kuin myönnetty tuki, ilman sopimusmuutosta Mahdollinen sopimusmuutos tehdään ennen hankkeen päättymistä Ota yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön CIMOssa, joka ohjaa sopimusmuutoksen tekemisessä 11

12 Asiakirjatarkastus Asiakirjatarkastukseen hankkeet arvotaan satunnaisotannalla (tai tarvittaessa) ja hankkeille ilmoitetaan tästä erikseen Tarkastetaan, että raportoidut liikkuvuudet on dokumentoitu asianmukaisesti ja vastaavat toteutuneita jaksoja Tarkastuksessa käydään läpi otos osallistujakohtaisesti ulkomaanjakson alku- ja loppupäivämäärät, kohdemaat jne. (eli kaikkia jaksoja ei välttämättä tarkasteta dokumentoinnin osalta) Asiakirjatarkastuksessa raportoitujen vaihtojen toteutuminen pitää pystyä todentamaan! 12