Mobility Tool. Yleisesittely CIMO

Transkriptio

1 Mobility Tool Yleisesittely CIMO 1

2 Mobility Tool Euroopan komission luoma verkkopohjainen työkalu, jota käytetään: Yhteistyöhön eri toimijoiden välillä: toimeenpanovirasto, kansalliset toimistot, korkeakoulut ja yksilöt jotka osallistuvat ohjelmiin Sisältää LLP ja Erasmus+ -ohjelmien hallinnan ja liikkuvuusjaksoihin & budjettiin liittyvän raportoinnin Kehitetty edunsaajien (beneficiaries) työkaluksi liikkuvuusprojektien ja hankkeiden hallintaan 2

3 Mobility Toolin eri käyttäjäryhmät Komission toimeenpanovirasto Mobility Tool A Common and Integrated Web Platform for Collaborating, Managing and Reporting on LLP Mobility Projects Beneficiary KORKEAKOULUT Kansalliset toimistot Participants SMS, SMP, STA, STT

4 Mobility Toolin kehittämistyö Käytössä Leonardo-ohjelmassa vuodesta 2011 Jatkokehitetty Erasmuksen tarpeisiin mukana uusia toiminnallisuuksia ja ohjelma on aiempaa käyttäjäystävällisempi Kansallisille toimistoille MT:n esittely kesällä 2013 Ensimmäinen ns. production versio julki Kehitystyö MT Erasmuksen osalta käynnissä edelleen 4

5 Mobility Tool - osa muita hallintajärjestelmiä MT on osa laajempaa komission sähköisten järjestelmien systeemikokonaisuutta MT on yhteydessä muihin järjestelmiin ja se hyödyntää muiden järjestelmien, kuten sähköisten hakulomakkeiden, tietoja Esimerkki: Charter-hakemus, lukuvuosittainen sähköinen liikkuvuushakemus, kansallisten toimistojen LLPLink ohjelma ja Mobility Tool ovat kaikki kytköksissä toisiinsa ja eri järjestelmien tiedot täydentävät toisiaan 5

6 Mobility Tool ja eri toimijoiden työnjako KORKEAKOULUT l. beneficiary user: liikkuvuusjaksoihin ja liikkujiin liittyvien tiedot; kuka liikkuu, minne liikkuu, kuinka pitkäksi aikaa ja minkä suuruisen apurahan saa Kansalliset toimistot: hallinnoivat, seuraavat ja Erasmus-ohjelmassa myös validoivat korkeakoulujen syöttämän liikkuvuusdatan Euroopan komissio (DG EAC) system owner ja työkalun päähallinnoija * Yksittäiset liikkujat eli opiskelijat ja henkilökunta täyttävät raportin omaa liikkuvuusjaksoa koskien 6

7 MT ja eri toimijat Kansalliset toimistot Korkeakoulut l. beneficiary user NA User Beneficiary User NA User NA validation of mobilities Mobility Tool Participant Mobility Tool

8 Erasmus-toiminnot ja MT Erasmus-liikkuvuus: Opiskelijaliikkuvuus & harjoittelu (SMS+SMP) Opettajien & henkilökunnan liikkuvuus (STA + STT) Harjoittelukonsortioiden harjoittelut (SMP) Liikkuvuutta tukeva toiminta (OM) Erasmus-intensiivikurssit Intensiivikurssien liikkuvuus 8

9 Mobility Toolissa korkeakoulut voivat: Luoda ja hallinnoida liikkuvuusjaksoja Katsella, editoida, lisätä omia lukuvuosittaisia tietoja Lisätä MT-käyttäjiä omalle korkeakoululle, esimerkiksi tiedekuntiin, yksiköihin jne. Hallinnoida korkeakoulun opiskelijoiden ja henkilökunnan osallistujaraportteja Päästä lukemaan sekä lähteneiden ja saapuvien liikkujien raportteja 9

10 EU-survey eli yksilöraportointi EU Survey on MT:n erillinen aplikaatio liikkujien yksilöraportteja varten Kun liikkuvuusjakso (SMS, SMP, STA, STT) päättyy, lähettää MT automaattisesti pyynnön yksittäiselle liikkujalle loppuraportin täyttämisestä sekä linkin loppuraporttiin Jotta pyyntö lähtee, tulee korkeakoulun huolehtia siitä, että liikkuvuusjaksoa koskevat tiedot (mm. päivämäärät ja apurahoja koskevat tiedot) ovat ajan tasalla siihen mennessä kun liikkuvuusjakso päättyy Raportit tulevat automaattisesti myös korkeakoulun luettavaksi ja korkeakoululla on mahdollisuus lähettää uusintapyyntö raportin täyttämisestä mikäli raportti ei ole asiallisesti täytetty 10

11 Data workflow 11

12 Workflow 1 Creation Kansallinen toimisto LLPLink Beneficiary Report Request Mobility Tool 12

13 Workflow 2 Management Korkeakoulu l.beneficiary User View + manage project info Mobility Tool Export Data Import Data.CSV e.g. Excel 13

14 Workflow 3 Participant Report Osallistuja (SMS, SMP, STA, STT) l. Participant Mobility Tool Send report request EU Survey Fill in + Submit 14

15 Workflow 4 Monitoring Korkeakoulu l. Beneficiary User Monitor Participant Report Individual Participant Report Export Participant Reports data 15

16 Workflow 5 Project Closure Korkeakoulu l. Beneficiary User Flag project as Finalised in MT 16

17 MT-kehitysaikataulu EU-survey / lokakuu 2013 Chartertietojen integrointi / lokakuu 2013 Kansallisille toimistoille mahdollisuus validoida liikkuvuusdataa / joulukuu 2013 Osallistujaraportit l. EU-surveyt korkeakoulujuen luettavaksi / 2014? Raportin päättäminen tulossa 2014? 17

18 MT miten etenemme: Lähiviikkoina CIMO vie liikkuvuushankkeet MT:iin, jonka jälkeen korkeakoulut voivat aloittaa testaamisen Samaan aikaan toimitetaan korkeakouluille MT-opas eli Beneficiary user guide, joka pitää sisällään selkeän käyttöohjeistuksen Tavoite, että syyslukukauden 2013 liikkuvuudet tulisi olla vietynä MT:iin alkuvuodesta 2014 (tarkempi aikataulu ilmoitetaan myöhemmin) Tammi-helmikuu 2014: webropol-palautekysely korkeakouluille Korkeakoulujen MT help desk = CIMO 18

19 KYSYMYKSIÄ? 19

20 Korkeakoulun käyttäjät l. beneficiary user Ensimmäinen kirjautuminen Mobility Tooliin 20

21 Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa: Kirjautuminen edellyttää: 1) ECAS-tiliä 2) Käyttäjän rekisteröintiä MT:iin 21

22 Korkeakoulukäyttäjän rekisteröinti MT:iin Erasmus-yhdyshenkilöt, joiden tiedot ovat lukuvuoden liikkuvuustukihakemuksessa, ovat automaattisesti Mobility Toolin käyttäjiä (beneficiary user) Kun CIMO vie lukuvuoden sopimustiedot MT:iin, saa Erasmus-yhdyshenkilö sähköpostin, jossa kerrotaan että korkeakoululle on luotu MT-tili Tämän jälkeen käyttäjä voi kirjautua MT:iin osoitteessa (->external) Linkki ohjaa aina ensin ECAS-sivulle kirjautumista varten, jonka jälkeen Mobility Toolin etusivu aukeaa 22

23 Uusia MT-käyttäjiä korkeakoululle voivat luoda: 1) Erasmus-yhdyshenkilöt, jotka on automaattisesti rekisteröity MT:iin 2) Tarvittaessa myös kansalliset toimistot l. CIMO TÄRKEÄÄ!!! Käyttäjän sähköpostiosoitteen tulisi olla systemaattisesti sama ja erityisesti: 1) Liikkuvuustukihakemuksessa 2) ECAS-tilissä *Yleinen s-postiosoite ei käy, on oltava henkilökohtainen 23

24 ECAS, the European Commission Authentication System Sign up 24

25 Sign up Täytä pakolliset kentät "Choose a username kohta jätetään tyhjäksi, sillä suositus on että sisään kirjaudutaan aina omalla sähköpostiosoitteella 25