IP-kurssien loppuraportti ja Mobility Tool. Päivitetty

Transkriptio

1 IP-kurssien loppuraportti ja Mobility Tool Päivitetty

2 Sisältö 1. Yleistä raportoinnista 2. Mobility Tool yleisesittely Mikä on Mobility Tool? Mitä koordinaattori voi Mobility Tool järjestelmässä tehdä? 3. Ensimmäinen kirjautuminen Mobility Tool työkaluun 4. Mobility Tool DEMO Yleisnäkymä ja hankkeen perustiedot Osallistujien tietojen syöttö (yksitellen tai useita kerrallaan) Csv-tiedonvienti 5. Lopuksi 2

3 Raportoinnin raamit Loppuraportointi mennessä Yleiset raportointiohjeet sekä Excel talouden raportointiin ovat CIMOn verkkosivuilla: siivikurssit/osallistujalle/hallinnointi_ja_rapo rtointi_ CIMO järjestää koulutusta etäyhteydellä ennen loppuraportointia ( )

4 Raportointi Koostuu kolmesta osasta: 1. Sanallinen loppuraportti (narrative) 2. Budjettikoonti excel-taulukkoon Osallistujittain, apuna hankekauden aikana Perustuu myöntöbudjettiexceliin 3. Sähköinen raportointi Mobility Tool järjestelmään (MT) Tilastolliset tiedot Osa kursseista käyttänyt MT-järjestelmää myös osallistujapalautteen keräämiseen

5 Loppuraportin liitteet Kopio osallistujalistasta allekirjoituksineen ja päivämäärineen Raporttia tukeva aineisto: tuotteet, arviointiraportti, artikkelit tmv. Luentomateriaalia ei tarvitse tulostaa raportin liitteeksi, ellei tarkoituksenmukaista Opiskelijapalaute ( osa projekteista käyttänyt Mobility Tool järjestelmää, osa kerännyt palautteen muulla tavoin) Sanalliseen raporttiin yhteenveto/analyysi palautteesta Numeroi liitteet ja viittaa niihin johdonmukaisesti raportissa Sähköisessä muodossa olevista liitteistä riittää osoite ja mahdolliset käyttäjätunnukset ja salasanat

6 Mobility Tool Yleisesittely IP CIMO 6

7 Mikä on Mobility Tool? Euroopan komission luoma verkkopohjainen työkalu, jota käytetään: Yhteistyöhön eri toimijoiden välillä: toimeenpanovirasto, kansalliset toimistot, korkeakoulut ja yksilöt, jotka osallistuvat ohjelmiin Sisältää LLP ja Erasmus+ -ohjelmien hallinnan ja jaksoihin (yksilöraportti) & budjettiin liittyvän raportoinnin Kehitetty edunsaajien työkaluksi liikkuvuusprojektien ja hankkeiden hallintaan 7

8 Mobility Toolin eri käyttäjäryhmät Komission toimeenpanovirasto Mobility Tool Beneficiary KORKEAKOULUT Kansalliset toimistot Participants Opiskelijat, opettajat

9 Mobility Toolin kehittämistyö Käytössä Leonardo-ohjelmassa vuodesta 2011 Jatkokehitetty Erasmuksen tarpeisiin mukana uusia toiminnallisuuksia ja ohjelma on aiempaa käyttäjäystävällisempi Erasmus-liikkuvuudessa käytössä 2013 syksystä (Erasmusyhdyshenkilö) Erasmus-intensiivikurssihankkeilla käytössä lkv (hankkeen koordinaattori/yhdyshenkilö) 9

10 Mobility Tool - osa muita hallintajärjestelmiä Osa laajempaa komission sähköisten järjestelmien systeemikokonaisuutta Yhteydessä muihin järjestelmiin ja hyödyntää eri järjestelmien tietoja, esim. sähköiset hakulomakkeet ja kansallisen toimiston LLPLink ohjelma Kytköksissä toisiinsa ja eri järjestelmien tiedot täydentävät toisiaan 10

11 Mobility Tool ja eri toimijoiden työnjako KORKEAKOULUT (beneficiary user): Päivittää tietoja: Osallistujien tiedot: kuka, minne, kuinka pitkäksi aikaa ja minkä suuruinen oleskelukulu ja matkakulut Hankkeen kokonaisbudjetti Osallistujien raportti osallistumisesta Kansalliset toimistot: Hallinnoivat ja seuraavat toteutumista ja myös validoivat jatkossa korkeakoulujen syöttämiä tietoja järjestelmässä Euroopan komissio (DG EAC) työkalun päähallinnoija 11

12 MT ja eri toimijat Kansalliset toimistot Korkeakoulut beneficiary user NA User Beneficiary User NA User NA validation of mobilities Mobility Tool Participant Mobility Tool

13 Mobility Toolissa koordinaattori voi: Katsella, editoida, lisätä kurssin tietoja (osa päivityksistä vain CIMOn kautta) Täyttää budjettitietoja osallistujien mukaan (travel, subsistence ja organizational costs) Hallinnoida kurssille osallistuvien opiskelijoiden ja henkilökunnan osallistujaraportteja Päästä lukemaan kurssille osallistuvien raportteja (osallistujaraportti) tässä toiminnossa ollut puutteellisuuksia lkv

14 EU-survey eli yksilöraportointi MT:n erillinen applikaatio palautepohja liikkujien yksilöraportteja varten Kurssin päätyttyä MT lähettää automaattisesti pyynnön ja linkin yksittäiselle osallistujalle loppuraportin täyttämisestä Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että kurssille osallistujaa koskevat tiedot (mm. päivämäärät) ovat ajan tasalla siihen mennessä kun kurssilla oleskelu päättyy Raporttien pitäisi tulla automaattisesti myös koordinaattorille luettavaksi ja hänellä pitäisi olla mahdollisuus lähettää uusintapyyntö raportin täyttämisestä, mikäli raportti ei ole asiallisesti täytetty. Tässä toiminnossa ollut puutteellisuuksia lkv Palautelomakkeiden tiedot saa järjestelmästä excel-exporttoiminnolla (ks. seuraava dia) 14

15 Yksilöraporttien tarkastelu excel-muodossa 15

16 Ensimmäinen kirjautuminen Mobility Tooliin 16

17 Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa: Kirjautuminen edellyttää: 1) ECAS-tiliä (Koordinaattori luo itse itselleen) 2) Käyttäjän rekisteröintiä MT:iin (CIMO) 17

18 Korkeakoulukäyttäjän rekisteröinti MT:iin Hankkeen yhdyshenkilö, jonka tiedot ovat vuoden hakemuksessa (ellei sopimusmuutoksia tehty), ovat automaattisesti Mobility Toolin käyttäjiä (beneficiary user) CIMO on vienyt kaikki lukuvuoden sopimustiedot MT:iin. Hankkeen yhdyshenkilöille on lähtenyt sähköpostiviesti, jossa kerrotaan että MT-tili on luotu Tämän jälkeen käyttäjä voi kirjautua MT:iin osoitteessa (->external) Linkki ohjaa aina ensin ECAS-sivulle kirjautumista varten, jonka jälkeen Mobility Toolin etusivu aukeaa 18

19 TÄRKEÄÄ!!! Käyttäjän sähköpostiosoitteen tulisi olla systemaattisesti sama ja erityisesti: 1) Tukihakemuksessa 2) ECAS-tilissä *Yleinen s-postiosoite ei käy, on oltava henkilökohtainen 19

20 ECAS, the European Commission Authentication System Sign up 20

21 Sign up Täytä pakolliset kentät "Choose a username kohta jätetään tyhjäksi, sillä suositus on että sisään kirjaudutaan aina omalla sähköpostiosoitteella 21

22 Linkki apuvideoihin ikkuvuushankkeet/osallistujalle ECAS-tunnistautuminen CSV-vienti 22

23 Mobility Tool Demo 23

24 Home Home-näkymässä kaikki omat projektit, valitse listasta. Voi katsoa vain yhtä kerrallaan. 24

25 Project Menu / Hankkeen aloitusnäkymä 25

26 Project Details Hankkeen perustiedot tulevat automaattisesti Koordinaattori ei voi muuttaa -> CIMO tekee päivitykset perustietoihin Hanketietojen päivitykset (Project updates) Päivityksistä tulee ilmoitus sähköpostilla Koordinaattori hyväksyy päivitykset 26

27 Partners and Beneficiary Viralliset partnerit näkyvät Partners-näkymässä Listan ylimpänä on aina oma korkeakoulu (Beneficiary). Oman korkeakoulun tiedot tulevat suoraan, eikä niitä voi itse muuttaa. Erasmus IP: Partneritiedot tulevat automaattisesti hakemuksen perusteella HUOM! Koordinaattori päivittää mahdolliset uudet partnerit tai poisjäännit 27

28 Partners Partner screen 28

29 Osallistujien tietojen lisääminen Yksitellen lomakkeen kautta Tietoja voi lisätä Useita csv-tiedostona 29

30 Adding a mobility (yksitellen) 30

31 Adding a mobility (useita kerrallaan) CSV Template pohja tiedonvientiin.csv muotoiset mallipohjat tiedonvientiin saa lataamalla ne Mobility Toolista (Export). Osallistujien tiedot voidaan viedä MT:iin tämän mallipohjan avulla Myös jo syötetyt tiedot voidaan ottaa ulos csvtaulukkona Export-toiminnon avulla. LISTA KERÄTTÄVISTÄ TIEDOISTA (Data Dictionary, IP:t s ): isu/cimo/embeds/cimowwwstructure/32436_230514_ Mobility_Tool_Data_Dictionary.pdf 31

32 Create template 1) Export the mobilities -> Import Export -painike 32

33 Working with csv Älä poista kahta yläriviä 33

34 .csv -tiedonsyöttö MT:sta ladattua csv-taulukkoa muokataan excelissä täyttämällä siihen osallistujien tiedot Sarakkeiden nimiä ja järjestystä EI SAA muuttaa! Tähdellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia. DICTmerkityt viittaavat erilliseen Data Dictionaryyn ( eds/cimowwwstructure/32436_230514_mobility_tool_data_dictiona ry.pdf ) 34

35 ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Project ID: Sopimusnumero, samassa hankkeessa oltava aina sama Mobility ID: Jokaiselle eri numero, esim. juokseva numerointi Participant ID: Osallistujan tunniste. Käytetään osallistujan henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, samaa johon myös raportointipyyntö lähetetään. 35

36 ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Sending Partner ID: Osallistujan kotikorkeakoulun Erasmus-koodi (esim. SF HELSINK99) Coordinating Partner ID: Hanketta koordinoivan oppilaitoksen Erasmus-koodi 36

37 Error log HUOM: Mobility Tool -järjestelmä ei validoi / tarkasta liikkuvuuksien kelpoisuutta! Koordinaattorin on varmistettava, että syötetyt vaihdot täyttävät Erasmusintensiivikurssien liikkuvuuksien kelpoisuusehdot (esim. opiskelijoilla, min. 10 pv oleskelua kurssin pitopaikassa) 37

38 LOPUKSI Kun kaikki tiedot on viety Mobility Tool järjestelmään oikeassa muodossa: 1. Tallenna/validoi tiedot 2. Tarkista, että Budget Summary sivun( Budget välilehti) tiedot täsmäävät talous-excelin ja Narrative Report lomakkeelle syötettyjen tietojen kanssa 3. Tulosta Budget Summary raportin liitteeksi 4. Lähetä raportti sähköisesti painamalla Submit painiketta 38

39 Raportoinnin Helpdesk IP-kursseille = CIMOn Erasmus IP-tiimi: Outi Jäppinen Riikka Koivusalo TSEMPPIÄ RAPORTOINTIIN! 39