Vesilahden kunnan verkkosivu-uudistus Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjousta Vesilahden kunnan verkkosivu-uudistuksen käyttöönottoprojektista. 19.1.2018 Vesilahden kunta www.vesilahti.fi vesilahdenkunta@vesilahti.fi Lindinkuja 1 37470 Vesilahti Puhelin 03 5652 7500
2 (7) SISÄLLYS 1 HANKINNAN KOHDE... 3 2 HANKINTAMENETTELY... 3 3 SOPIMUSKAUSI... 3 4 HANKINNAN ARVO... 4 5 AIKATAULU... 4 6 VIIVÄSTYMINEN... 4 7 TARJOUKSEN SISÄLTÖ... 4 8 ARVIOINTIKRITEERIT... 5 9 HINNOITTELU... 5 10 MUUT EHDOT... 6 11 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLOAIKA... 7 12 LISÄTIETOPYYNNÖT... 7 13 LIITTEET... 7
3 (7) 1 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Vesilahden kunnan uudistettavien verkkosivujen www.vesilahti.fi käyttöönottoprojekti, joka sisältää verkkopalvelun suunnittelun, toteutuksen, käyttöönottokoulutuksen ja sovellusylläpidon. Vesilahti on n. 4 500 asukkaan maaseutumainen kunta Tampereen kaupunkiseudulla. 2 HANKINTAMENETTELY Tilaajan tavoitteena on nykyisten sisällöllisesti, rakenteellisesti ja teknisesti vanhentuneiden verkkosivujen uudistaminen käyttäjälähtöisemmiksi. Tarkoituksena on tuoda tietoa kunnan palveluista ja toiminnasta nykyistä paremmin saataville. Uuden sivuston tulee olla ennen kaikkea kuntalaisten näkökulmasta selkeä ja helppokäyttöinen. Sivuston käytettävyyttä parannetaan, rajapintoja muihin sähköisiin palveluihin optimoidaan ja ulkoasu muutetaan nykyaikaiseksi. Käyttöönottoprojektin toteutuksessa tulee ottaa huomioon sote- ja maakuntauudistus, kuntien KaPa-lain mukainen velvoite ylläpitää palvelujaan koskevat julkiset tiedot Suomi.fi-palvelutietovarannossa sekä saavutettavuus (näkövammaiset ja muut vammaisryhmät, EUdirektiivi 2016/2012). Hankintamenettely on Vesilahden kunnan hankintaohjeen mukainen avoin menettely pienhankinnoissa, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta on julkaistu Vesilahden kunnan verkkosivuilla www.vesilahti.fi ja julkisten hankintojen ilmoituskanava HILMAssa 19.1.2018. 3 SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on sopimuksen allekirjoittamisesta 4 vuotta + optiona toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken viimeistään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Mikäli optio otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on Tilaajan puolelta 6 kuukautta ja Toimittajan puolelta 18 kuukautta.
4 (7) 4 HANKINNAN ARVO 5 AIKATAULU Hankinnan arvioitu arvo sopimuskaudelta alittaa kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa, alv 0 %). Kokonaisarvo lasketaan 4 vuoden ajalta. Tavoitteena on, että uudet verkkosivut julkaistaan viimeistään 3.12.2018. Projektisuunnitelman tulee olla valmis 30.3.2018. 6 VIIVÄSTYMINEN Viivästymisessä sovelletaan JIT2015 liitteen 5 Erityisehtoja palveluista kohdan 7 mukaista viivästyssakkoa. 7 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjouksen tulee täyttää liitteen 1 mukaiset julkaisujärjestelmän vaatimukset. Tarjottavan palvelun tulee täyttää myös EU:n tietosuojaasetuksen vaatimukset. Tarjouksen tulee sisältää myös seuraavat dokumentit 1. Kaupparekisteriote, ennakkoperintärekisteriote, todistus alvvelvollisuudesta, luottotieto-ote, verovelkatodistus 2. Alustava projektisuunnitelma Vesilahden kunnan wwwsivujen uudistamisesta. (Arviointikriteeri) 3. Uudistuksen toteutussuunnitelma, josta käy ilmi hankkeen projektivastaava, aikataulu ja vaiheet. Aikatauluista on käytävä ilmi tilaajalta edellytettävä työpanos. (Arviointikriteeri) 4. Tarjoajan lyhyt vapaamuotoinen yleisesittely sekä referenssit kolmesta vastaavasta toteutuksesta. Mukaan on liitettävä myös referenssikohteen yhteyshenkilön nimi tai yhteystiedot. Referensseistä tarjoajan tulee kuvata työosuutensa toimitusprojektin määrittely-, suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Tarjouskilpailussa on optiona hankkia Vesilahden kunnan logon ja graafisen ilmeen suunnittelu tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta. Mikäli tarjottavaan palveluun kuuluu logon ja graafisen ilmeen suunnittelu, niin sen hinta tulee ilmoittaa tarjouksessa. Palvelun voi tarjota myös ilman ko. optiota.
5 (7) 8 ARVIOINTIKRITEERIT Yhteistyökumppanin valinta tehdään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan painoarvo on 40 %. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteena ovat: 1. WWW-sivujen alustava projektisuunnitelma, painoarvo 30 pistettä (laatu) - Alustavan suunnitelman selkeys ja valmiusaste - Suunnitelman soveltuminen Vesilahden kunnan käyttöön 2. Toteutussuunnitelma, painoarvo 20 pistettä (laatu) - Aikataulutetun suunnitelman toteutuskelpoisuus tilaajan kannalta - Tilaajalta toteutussuunnitelmassa vaadittava työpanos - Suunnitelmassa on kuvattu projektin resursointi ja nimetty projektivastaava 3. Tarjoajan kokemus ja asiakkuudet, 10 pistettä (laatu) - Toimittajan kokemus vastaavanlaisista ja kokoisista hankkeista - Tilaaja voi ottaa yhteyttä asiakkaisiin laadun, palvelukyvyn, ammattitaidon, työnäytteiden ja toimeksiantojen vastaavuuden sekä toimintavarmuuden toteamiseksi 4. Tarjouksen arvonlisäveroton kokonaishinta, painoarvo 40 pistettä (hinta) a) Verkkosivujen toteutus sisältäen kaikki tarjouspyynnössä mainitut palvelut b) Ylläpitokustannus euroa / kk x 48 kk 9 HINNOITTELU Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut. Laskutus- tai muita vastaavia lisiä, matkakorvauksia, hallinto- ja toimistokuluja ei hyväksytä.
6 (7) 10 MUUT EHDOT Tarjoukset pyydetään suomen kielellä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vesilahden kunnalla on täydet oikeudet projektin aikana syntyvään dokumentaatioon sekä immateriaalisiin tietoihin. Mahdolliset alihankintakumppanit on ilmoitettava tarjouksessa. Samalla on kerrottava, minkä osan työstä aikoo antaa alihankkijan tehtäväksi. Alihankintakumppaneista on esitettävä samat dokumentit kuin tarjoajistakin. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Vesilahden kunta pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Kunta pidättää myös oikeuden hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittavia selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään ennen tarjousvertailua. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- ja ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät asiakirjat merkittävä selkeästi ja koottava erilliseksi liitteeksi. Vertailuhinta ei ole liikesalaisuus. Hankinnasta tehdään hankintasopimus tarjouskilpailun voittajan kanssa päätöksen jälkeen. Sopimus tehdään kilpailutusasiakirjojen perusteella ja tarjouspyynnössä mainituin ehdoin. Sopimus voidaan purkaa ja irtisanoa hankintasopimuksessa esitetyllä tavalla. Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etujärjestys on seuraava: - tämä tarjouspyyntö liitteineen - julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) - tarjous liitteineen Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Toimeksianto on laskutuskelpoinen tilaajan hyväksyttyä toimeksiannon suoritetuksi. Sopimusvaiheessa tilaaja ja toimittaja laativat ja hyväksyvät tarkemman toteutussuunnitelman ja aikataulun.
7 (7) 11 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLOAIKA Tarjous on jätettävä kirjallisena tai sähköisenä 5.2.2018 klo 15.00 mennessä Vesilahden kunnan kirjaamoon osoitteeseen: Vesilahden kunta Lindinkuja 1 37470 Vesilahti tai vesilahdenkunta@vesilahti.fi Sekä sähköisesti että kirjallisesti toimitettavat tarjoukset tulee varustaa merkinnällä Kunnan www-sivut. Tarjouksen on oltava voimassa 30.4.2018 asti. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan tahon yhteyshenkilö/-t yhteystietoineen. 12 LISÄTIETOPYYNNÖT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyynnön sisältöä koskeviin tarkentaviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 29.1.2018 klo 15.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen vesilahdenkunta(at)vesilahti.fi. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Vesilahden kunnan verkkosivu-uudistus". Kaikki esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Tilaajan internet-sivuilla viimeistään 1.2.2018 klo 15.00 osoitteessa: http://www.vesilahti.fi/hallinto/julkiset-hankinnat-asiakirjat/ ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään 5.2.2018 klo 15.00 asti. 13 LIITTEET Liite 1 Liite 2 Vaatimusmäärittely Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015)