KRANNIEN LEHTIHANKINNAT

Transkriptio

1 1 Krannit-kirjastot: TARJOUSPYYNTÖ Isojoen kunnankirjasto Karijoen kunnankirjasto Kaskisten kaupunginkirjasto Kauhajoen kaupunginkirjasto (Kurikan kaupunginkirjasto /Jurva, Kurikka, Seinäjoen hankintarengas) Teuvan kunnankirjasto Suupohjan tietohuoltoverkosto KRANNIEN LEHTIHANKINNAT Krannit-kirjastot Kauhajoen ja Kaskisten kaupunginkirjastot sekä Isojoen, Karijoen ja Teuvan kunnankirjastot pyytävät tarjoustanne kirjastoille hankittavasta kirjastoaineistosta kaudelle ja mahdolliselle yhden (1) vuoden optiolle. Tarjouksenne sisällön on oltava sama kaikille kirjastoille. Lisäksi hankintoja tekevät laajennetun kirjastojärjestelmämme Suupohjan tietohuoltoverkostoon kuuluvat koulujen ja oppilaitosten kirjastot sekä erikoiskirjastot. Sopimuskausi Sopimuskausi Hankinnan kohteet kotimaiset sanomalehdet kotimaiset aikakauslehdet ulkomaiset aikakauslehdet elektroniset lehtijulkaisut Hankinnan apuvälineet ja lisäpalvelut Tarjouksen tulee sisältää kuvaus tarjoamistanne hankinnan apuvälineistä ja - palveluista: - sähköiset välineet - luettelot - näytelähetykset Hankintamenettely ja hankinnan arvo Tarjouspyyntö julkaistaan Internetissä HILMA -hankintakanavalla osoitteessa Tarjouspyyntö on saatavilla myös sivuilla alkaen.

2 2 Tarjousten vastaanottaminen klo mennessä. Tarjousten avaus Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoittaminen Hankintasopimus Hankintasopimukset tehdään kussakin kunnassa erikseen. Tilaukset tehdään hankintayksiköissä. Hankinta toteutetaan avoimen menettelyn mukaisena hankintana. Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista nro 348/2007. Hankinnan arvo sopimuskaudella mukaan lukien optiovuosi on ylittää julkisen hankinnan kansallisen kynnysarvon (Hankintalaki 15 ). Hinnat Arvonlisäverottomat (alv 0%). Tarjousten vertailun helpottamiseksi pyydämme ilmoittamaan hinnat seuraavasti: arvio välittämienne lehtien 12 kk:n määräaikaistilauksen keskihinnasta kunkin hankinnan kohteen osalta erikseen vuoden 2012 osalta. (kts. hankinnan kohteet) Tarjouksesta tulee ilmetä ryhmittäin (kotimaiset sanomalehdet, kotimaiset aikakauslehdet, ulkomaiset aikakauslehdet, e-julkaisut) myönnettävät alennukset ja muut tarjousehdot. Alennukset tulee ilmoittaa kustantajien ohjevähittäishinnoista laskien ja sopimuskauden aikaisen laskutuksen on myös tapahduttava käyttäen kustantajan ovh:ta niiden kustantajien osalta, jotka ilmoittavat ohjevähittäishinnan. Nettohinnoitteluun siirtyneiden osalta on ilmoitettava, miten hinta lasketaan. Hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta, laskutuksesta ja tilausten käsittelystä aiheutuvat kustannukset. Jos ostoehdot riippuvat ostosten kokonaismäärästä, tulee sen näkyä tarjouksessa. Toimitusaika Ilmoitettava tilauksesta lukien. Toimitusehdot Rahtivapaasti perillä tilaajilla. Laskutus Ilmoitettava tarjouksessa. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus tai sen osa on hyväksyttävästi suoritettu, tavara tarkistettu ja tilaaja vastaanottanut laskun. Oikeat laskutus- ja toimitusosoitteet tulee tilausvaiheessa myyjän toimesta varmistaa.

3 3 Lisäksi pyydämme selostuksen, minkälaiset valmiudet toimittajalla on sähköiseen laskutukseen (verkkolaskut). Maksuehdot Ilmoitettava tarjouksessa. Tarjouksenne pyydämme maksuehdolla 30 päivää netto. Viivästyskorko Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa se kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Kulutustiedot Edellytämme tulevalta sopimustoimittajalta, että saamme pyydettäessä kokonaistilausmääristä kulutustilastot kustantajittain ja yhteistyökumppaneittain halutulta toimitusjaksolta tarvittaessa vuosittain ja seuraavaa tarjouspyyntöä varten. Takuuaika ja -ehdot Takuun on oltava tarjottujen tuotteiden yleisten takuuaikojen ja -ehtojen mukaiset. Takuuaika lasketaan alkavaksi siitä päivästä, jolloin hankinta on tilaajan puolesta hyväksytty ja vastaanotettu. Muut ehdot Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Tavarat) Tarjouksen tulee olla voimassa samoin alennuksin ja toimitusehdoin koko hankintakauden ajan. Sopimus on kuitenkin molemminpuolisesti irtisanottavissa 3 kk:n irtisanomisajalla ja välittömästi, jos toimitusehtoja ei noudateta. Mahdollisen optiovuoden käyttöönotto tulee päättää viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi (Hankintalaki 52-59, 71) - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset, liitteiden täyttö, tietojen oikeellisuus) - tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi (jäljempänä). Tarjouksen laatiminen Tarjous laaditaan kirjallisena. Tarjous tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen edellyttämää muotoa. Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: - tarjoajan yleisesittely ja tarkat yhteystiedot - palvelun kuvaus - seuranta- ja raportointijärjestelmän kuvaus - tilaus-, laskutus- ja toimitusprosessien kuvaus, lyhyesti

4 4 - hinnoitteluperusteet ja alennusprosentit hankinnan eriteltyihin kohteisiin - tarjouksen voimassaolo, päiväys, allekirjoitus ja lisätietojen antajat - muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset - vaaditut todistukset ja soveltuvuusehdot - kaupparekisteriote - veroviraston todistukset veroista ja maksuista, jotka eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä - tarjous on lähetettävä kirjallisena ja myös sähköisesti Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinnan jakaminen Tilaaja ei tule jakamaan hankintaa useiden toimittajien kesken, vaan valitsee ainoastaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan. (perusteet alla) Hankintapäätöksen valintaperusteet Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta vertailtaessa käytetään arviointiperusteina aiemmin eriteltyjen hankintakohteiden alennuksia ja laatutekijöitä sekä niiden painoarvoja tarkemmin eritellyissä valintaperusteissa: Tarjoaja Painoarvo-% 1. Hinta 70 max - Sitovat alennukset - Keskihinnat 2. Laatu 30 max - Tiedottaminen; 5 * uutuusaineisto * tilauksen viivästyksistä/peruuntumisista tiedottaminen - Toimitusehdot; 5 *Toimitusaika (erityisesti päivittäin ilmestyvien kotimaisten sanomalehtien osalta) *Toimitusvarmuus (Tilausten seurantamahdollisuus) *Reklamaatiot (käsittelyn aikataulu ja vastaukset tilaajalle) *Laskutus (selkeys, sähköinen laskutus) - Tilauskäytännöt; 10 *Verkkopalvelut ja sen laatu *Tilausjärjestelmät - Muut palvelut; 10 *Saapumisvalvonta *Raportit *Tilaushistoria

5 5 Yhteensä 100 Vertailtavat hintatekijät saadaan laskemalla annettujen alennusprosenttien mukaiset hinnat hankintakohteiden keskihinnoista. Jos tarjous ei sisällä hintaarviota, tehdään hintavertailu pelkästään alennusprosentin mukaan. Laatutekijät arvioidaan asteikolla Hankintapäätös ja -sopimus Hankintapäätös tehdään kussakin kunnassa Krannit-kirjastojen johtoryhmän kokouksen esityksestä. Kunnilla ei voi olla useampia sopimustoimittajia. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Optiovuoden käyttöönotosta sovitaan sopimusosapuolien kesken kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimusasiakirjojen järjestys Hankintasopimus Hankintapäätös Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) Tarjouspyyntö liitteineen Tarjous liitteineen Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Muut vaikutukset Tässä tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen toiminnassa voi sopimuskauden aikana tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan tarpeen / toiminnan järjestämiseen. Tällöin tarjousmenettelyn tuloksena laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. Sähköinen tilausjärjestelmä ja verkkopalvelu Tarjoajan on annettava selvitys sähköisestä tilausjärjestelmästä ja sen toimivuudesta PallasPro ja Axiell Aurora -kirjastojärjestelmissä, sekä annettava selvitys tilattavan aineiston tietojen siirtomahdollisuuksista kirjastojärjestelmään. Tarjoajan on annettava selvitys myös vaihtoehtoisista verkkotilausväylistä ja muista verkkopalveluista. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liiketai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot il-

6 6 moittaa erillisellä liitteellä, joka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Asiakirjojen täydentäminen ja tarkistukset Ostaja voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Muuta Krannit-kirjastot eivät korvaa toimittajalle tarjouksen tekemisestä johtuvia kustannuksia. Kilpailukohteiden muutokset ja tarkennukset Ostaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouspyynnön kohdetta tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa kaksi (2) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Lisätiedot ja kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset on toimitettava mennessä sähköpostilla osoitteeseen: Vastaukset saatetaan kaikkien kysyjien tietoon mennessä. Mahdollisiin sisällöllisiin kysymyksiin vastaa puhelimitse tai sähköpostilla kirjastonjohtaja Aki Rossi puh Tarjouksen jättäminen Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään maanantaina klo mennessä kullekin Krannit-kirjastolle seuraaviin osoitteisiin: Isojoen kunnankirjasto PL sini.makinen@isojoki.fi, kirjasto@isojoki.fi Karijoen kunnankirjasto Pappilankuja Karijoki terttu.lahelma@karijoki.fi, kirjasto@karijoki.fi Kaskisten kaupunginkirjasto Satamakatu Kaskinen antero.honkasalo@kaskinen.fi, kirjasto@kaskinen.fi

7 7 Kauhajoen kaupunginkirjasto PL Kauhajoki Teuvan kunnankirjasto Porvarintie Teuva sekä lähetettävä sähköisesti klo mennessä kunkin Krannitkirjaston sähköpostiin. Kirjekuoren ja sähköpostin otsikko tunnuksella Lehtitilaustarjous Kun sähköinen versio tarjouksesta on saapunut määräaikaan mennessä vastaanottajalle, tarjous on mukana vertailussa, vaikka paperiversio tulisi vasta määräajan jälkeen. KRANNIT -KIRJASTOJEN JA SUUPOHJAN TIETOHUOLTOVERKOSTON PUOLESTA TEUVAN KUNNANKIRJASTO Aki Rossi kirjastonjohtaja