Sopimuskausi sekä mahdollinen, yhden vuoden optio alkaen. Optiosta ilmoitetaan maaliskuussa 2017.

Transkriptio

1 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 1/6 ELINTARVIKKEET SEKÄ PAKKAUSMATERIAALIT AJALLE MAHDOLLINEN YHDEN VUODEN OPTIO Taustat ja hankinnan kohde Euran kunnan pyytää, yhdessä Säkylän kunnan sekä Säkylän ja Köyliön terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa, tarjousta elintarvikkeiden sekä pakkausmateriaalien toimittamisesta. Liitteessä 1 arvioidaan tarjoajaa. Liitteessä 2 näkyy arvioidut elintarvikkeiden käyttömäärät ja tarjous jätetään liitteen 2 mukaiseen muotoon. Hankintaan kuuluvat tavarantoimituspisteet ja niiden yhteystiedot ovat liitteessä 3. Tarjottavien tuotteiden tulee olla ammattikeittiöihin soveltuvia ja täyttää elintarvikkeista sekä niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset, EU standardit ja muut viranomaismääräykset. Sopimustoimittaja huolehtii siitä, että pakkausmerkinnät ovat asiallisia, koska puutteellisesti tai virheellisesti merkittyjä elintarvikkeita ei vastaanoteta (pakkausmerkintäasetus 1084/2004). Kuljetuskaluston ja kuljetuslämpötilojen tulee olla voimassa olevan elintarvikelainsäädännön mukaisia. Tarjottavien tuotteiden päiväysten on oltava riittävän pitkiä, viimeisen käyttöpäivän on riitettävä seuraavan toimituspäivän jälkeiseen päivään. Tarjottavien tuotteiden ja niiden raaka-aineiden pitää olla korkealaatuisia ja alkuperältään jäljitettäviä. Toimittajalla tulee olla järjestelmä, jonka avulla voidaan elintarvikelain ajantasaisen lainsäädännön ( /23) 17 :n mukaisesti riittävällä tarkkuudella yhdistää tiedot saapuneista ja lähteneistä eristä toisiinsa. Sopimuskausi sekä mahdollinen, yhden vuoden optio alkaen. Optiosta ilmoitetaan maaliskuussa Hankintamenettely

2 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 2/6 Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu EU kynnysarvon ylittävä ennakkoilmoitus ja hankinta on ilmoitettu ilmoituskanava HILMAA:n Hankinnassa mukana olevat Euran ja Säkylän kunnat sekä Säkylän ja Köyliön terveydenhuollon kuntayhtymä, tekevät jokainen itsenäisesti oman hankintapäätöksensä perustuen tähän tarjouskierrokseen. Tarjousasiakirjat saa Euran kunnan kotisivuilta: tai ruokapalvelupäällikkö Arja Jussilalta (yhteystiedot tarjouspyynnön lopussa). Hankinnan suuruus Elintarvikehankinnat olivat vuonna 2013 Eurassa n euroa (alv 0), Säkylässä n euroa (alv 0) sekä Säkylän ja Köyliön terveydenhuollon kuntayhtymässä n euroa. Liitteessä 2 mainitut käyttömäärät ovat vain arvioita eivätkä ole ostajaa sitovia. Hinnat Tarjoukset ilmoitetaan arvonlisäverottomin nettohinnoin euroina. Tarjouksessa hinta ilmoitetaan aina pyydetyn yksikön mukaisena kuten euroa/kg, euroa/kpl tai euroa/litra. Pyydetyistä yksiköistä poikkeavia hintoja ei hyväksytä. Hedelmä-, marja-, vihannes- ja kalasäilykkeiden osalta hinta ilmoitetaan bruttopainon mukaan (= tuote liemineen). Hinnan tulee kattaa kaikki kulut, ml. toimitus-, vakuutus-, laskutus- ja käsittelykulut. Tuotteista, jotka eivät esiinny tarjouspyyntölomakkeella, pyydetään tarjouksen liitteeksi tukkuhinnasto ja siihen liittyvät alennusprosentit ko. tuoteryhmästä. Kokonaisuudessaan tarjouspyyntölomakkeelta puuttuvat mausteet ja erilaiset pakkaustarvikkeet, joista pyydetään ryhmäkohtainen alennusprosentti. Tuotteet on jaettu seuraaviin tuoteryhmiin: a) maito- ja maitotaloustuotteet b) lihat ja lihajalosteet c) valmisruoka d) leipomotuotteet e) muut elintarvikkeet Hinnanmuutokset Ensimmäinen hinnanmuutos voidaan hyväksyä aikaisintaan alkaen. Hinnanmuutokset ilmoitetaan kirjallisesti tai sähköisesti Euran kunnan osalta ruokapalvelupäällikkö Arja Jussilalle, Säkylän kunnan sekä Säkylän ja Köyliön terveydenhuollon kuntayhtymän osalta ruokapalveluesimies Katariina Saloselle. Uusi ilmoitettu ja hyväksytty hinta voi astua voimaan aikaisintaan kahden viikon kuluttua ostajan hyväksynnästä. Jokainen osapuoli hyväksyy itse hinnanmuutokset. Muulla tavoin ilmoitettua

3 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 3/6 hintamuutosta ei oteta huomioon. Syyt hinnankorotuksiin on aina perusteltava. Toimitukset Tuotteet toimitetaan tilausten mukaisesti, osatoimituksina, tilaajien osoittamiin paikkoihin, perille sisätiloihin asti. Sopimuksen syntyessä toimitusajankohdat sovitaan yksikkökohtaisesti, kuitenkin siten, että tuotteet ovat perillä ostajalla klo välisenä aikana. Mikäli eri tavaran toimittajat hoitavat yhteistyössä logistiikkaansa, se tulee mainita tarjouksessa. Reklamaatio Mikäli toimitus ei vastaa ostajan tekemää tilausta tai tuotteissa on laadullisia virheitä, ostaja antaa mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään vuorokauden kuluessa, toimittajalle reklamaation kyseisestä virheestä. Reklamaatio annetaan puhelimitse tai sähköisesti, riippuen sopimuksesta toimittajan kanssa. Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjoajan tulee täyttää liite 1 ja palauttaa se tarjouksen mukana. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (verojäämätodistus) sekä työkassa/ eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Päätöksenteon perusteet Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteita ovat: hinta 50 pistettä vertailussa halvin kokonaishinta (arvioiduilla käyttömäärillä) tuoteryhmittäin saa 50 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin hinta / vertailtava hinta x 50). Tuotteet vertaillaan niiltä osin, joita kaikki tarjoajat ovat tarjonneet, jolloin tarjous on yhdenvertainen. logistiikka 15 pistettä, siten että toimitusten määrä / viikko: maitotaloustuotteet 2-3 krt./ viikko liha- ja lihajalosteet 1-2 krt./ viikko leipomovalmisteet vähintään 2-3 krt./ viikko muut elintarvikkeet 1-3 krt./ viikko

4 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 4/6 toimitusten aikataulu klo välisenä aikana Mikäli joku yllä mainituista kohdista ei täyty, vähennetään siitä 3 pistettä / kohta. purkupakkaukset 15 pistettä mikäli määritelty tukkupakkaus eli myyntierä on toimipisteelle liian suuri erä, on sillä mahdollisuus tilata tavaraa pienemmissä erissä eli ns. purkupakkauksia. sähköinen laskutusjärjestelmä 8 pistettä mikäli joku muu laskutus, siitä 3 pistettä yrityksen omavalvontajärjestelmä 7 pistettä yrityksellä pitää olla omavalvontajärjestelmä, jonka mukaan toimija vastaa siitä, että hänen valmistamansa, myymänsä, tarjoilemansa ja muutoin käsittelemänsä elintarvikkeet ovat turvallisia eikä kuluttajia johdeta harhaan. Elintarvikealan toimija itse hallitsee elintarvikkeiden käsittelyyn liittyviä riskejä ja varmistaa, että lainsäädännön vaatimukset turvallisista elintarvikkeista ja niistä annettavista oikeista tiedoista täyttyvät. pakkausten kierrätettävyys 5 pistettä tuotteet on pakattu uudelleen käytettäviin ja/ tai kierrätettäviin tai polttamalla hävitettäviin pakkauksiin/ materiaaleihin. PVC:tä ei saa käyttää pakkausmateriaaleissa. Tarjoukseen tulee liittää selvitys tuotteiden pakkauksista. Pääsääntöisesti tulemme tekemään keskitettyjä päätöksiä yhdelle toimittajalle seuraavista tuote ryhmistä: maitotaloustuotteet lihat ja lihajalosteet valmisruoka leipomotuotteet (mahdollisesti kaksi toimittajaa) Osatarjous Osatarjoukset huomioidaan vihannes-säilykkeiden, tuoreen kalan ja sesongin mukaisten tuotteiden, kuten marjojen ja tuoreiden kasvisten / juuresten osalta. Leipomotuotteiden osalta valitaan monipuolisen tuotevalikoiman ja asiakkaiden tyytyväisyyden turvaamiseksi mahdollisesti kaksi toimittajaa, jotka täyttävät vaaditut tuote- ja toimittajakriteerit. Tuoretuotteiden osalta täydentäviä toimittajia valitaan myös sesongin mukaisten

5 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 5/6 tuotteiden osalta. Osatarjous voi koskea kaikkia tai osaa toimipaikoista ja sen voi antaa yllä mainituista tuotteista. Hankinnat kuitenkin pyritään tekemään keskitetysti niiden tuoteryhmien osalta kuin se on mahdollista. Tarjouksen muoto Tarjous on tehtävä oheisille tarjouslomakkeille (liite 2) tuoteryhmittäin suomenkielisenä. Pidätämme oikeuden käsitellä vain pyydetyssä muodossa saapuneet tarjoukset. Mikäli tarjoaja haluaa tarjota sellaista tuotetta mitä lomakkeen riveillä ei esiinny, tarjoaja voi tehdä lomakkeen loppuun lisärivejä erottamalla ne selkeästi alkuperäisestä tarjouksesta. Maksuehto 21 tai 30 pv netto, kun tuotteet on hyväksytysti vastaanotettu ja lasku saapunut. Laskun tulee sisältää laskulle asetetut yleiset edellytykset. Laskutus Tuotteiden laskutus tulee kohdistaa kulloinkin tilauksessa ilmoitettuun kohteeseen. Ensisijaisena laskutusvaihtoehtona pidetään suoraa laskutusta, mikäli laskutus halutaan tai se on kauttalaskutuksena, siitä on mainittava tarjouksessa. Euran osalta ensisijainen vaihtoehto laskutusmuodolle on sähköinen laskutus. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. Sopimusmenettely Valittujen toimittajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Hankintapäätös tulee sitovaksi vasta sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. tarjouspyyntö 2. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014, tavarat) 3. tarjous Lisätiedot Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset tulee jättää sähköisesti osoitteeseen

6 Euran kunta/ TARJOUSPYYNTÖ 6/ mennessä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto joka julkaistaan Euran kunnan nettisivuilla, kohdassa tarjouspyynnöt. Tarjouksen jättö Pyydetyn mukainen tarjous (tuotetaulukko) lähetetään sähköisesti osoitteeseen tunnisteella elintarviketarjous. Tarjouksen voi toimittaa myös paperiversiona osoitteeseen: Euran kunta / kirjaamo EURA Tarjoukset tulee toimittaa klo mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Sopimuksen purkuehdot Osapuolilla on mahdollisuus purkaa sopimus, mikäli toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusehtoja. Sopimuksen purkaminen edellyttää kuitenkin, ettei sopimusrikkomukseen syyllistynyt ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivässä tästä kirjallisen huomautuksen saatuaan. Sopimusta koskevat mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten keskinäisten neuvotteluiden avulla, joita käydään vähintään kolme. Mikäli yhteisymmärrystä ei saavuteta, riitaisuudet jätetään Satakunnan käräjäoikeuden ratkottavaksi. Asiakirjojen julkisuus Annetut tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa mainittava erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja ja asiakirjoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Arja Jussila ruokapalvelupäällikkö p arja.jussila@eura.fi LIITTEET Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjouslomake Tavarantoimituspisteet