Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana

Transkriptio

1 Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana Asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan, seminaari / Katariina Ryhänen, Kuntien Tiera Oy

2 Sisältö: 1. Kuntien Tiera Oy:n yleisesittely 2. Kuntien tiedonhallinnan ympäristö ja tilanne tänään 3. Tieran tavoitteet kuntien tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi 4. Kehittyneen tiedonhallinnan tuottavuuspotentiaali kuntaorganisaatioissa Copyright Kuntien Tiera Oy 2

3 1. Kuntien Tieran yleisesittely

4 Tiera on vuonna 2010 perustettu yli 200:n kuntatoimijan omistama kuntien oman toiminnan jatke ei kaupallinen toimija Kunnat Kuntien organisaatio: keskushallinto, virastot ja laitokset, tytäryhtiöt jne. Ostaa Toimittaa Palvelutoimittajat, konsultit jne. Copyright Kuntien Tiera Oy 4

5 Tieran strategia Tieran asiakkuuden edellytys on omistajuus 1. Tieran toiminta-ajatuksena on muodostaa asiakkaiden kesken kansallinen osaamisverkosto, joka tavoittelee prosessien, tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämistä. 2. Tiera organisoi yhteistoiminnan sekä toimii prosesseja tukevien ICT-ratkaisujen tehokkaana toteuttajana. 3. Tieran ICT- ja prosessipalvelujen ytimessä on kuntien ja kuntayhtymien toiminnan kattava kokonaisarkkitehtuuri. 4. Arkkitehtuurin perusteella Tiera kehittää asiakkaidensa ohjauksessa eri toimialojen prosesseja palvelevat ohjelmistoratkaisut. 5. Ratkaisut pyritään rakentamaan markkinoilla olevista komponenteista, mutta tarvittaessa Tiera kehittää uusia ratkaisuja. 6. Tiera tarjoaa myös tietohallinnon johtamiseen liittyviä asiantuntijapalveluja sekä infrastruktuuripalveluja. Näiden tehtävänä on auttaa asiakkaita kokonaisarkkitehtuurin mukaisten ratkaisujen käyttöönotossa. Copyright Kuntien Tiera Oy 5

6 Tieran omistaja-asiakkaat linjaavat yhteisen kehittämisen painopisteet ja priorisoivat kehitystarpeet Tieran ohjausryhmissä Sosiaali- ja terveyspalveluiden ohjausryhmä Opetus- ja kulttuuripalveluiden ohjausryhmä Asumis- ja ympäristöpalveluiden ohjausryhmä Tietohallintopalveluiden ohjausryhmä Asiakkaat Ohjausryhmät Asiakaskohtaiset tilaukset Yhteisen kehittämisen projektit Tieran palvelut Hallintopalveluiden ohjausryhmä Copyright Kuntien Tiera Oy

7 Tieran toiminta-ajatuksena on muodostaa omistajien kesken kansallinen osaamisverkosto, joka tavoittelee prosessien, tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämistä kuntakentässä Sovelluspalvelut Infra- ja tukipalvelut Tietohallinnon johtamisen palvelut Tiera organisoi omistajien yhteistoiminnan sekä toimii prosesseja tukevien ICT-ratkaisujen tehokkaana järjestäjänä Copyright Kuntien Tiera Oy

8 2. Kuntien tiedonhallinnan ympäristö ja tilanne tänään

9 Kuntien tiedonhallinnan ympäristö ja tilanne tänään integraatiot Eri operatiivisten järjestelmien tiedot usein rakenteisia ristiriita asiakirjaperustaiseen lähestymiseen Rakenteen/skeemat eroavat toisistaan haasteet tietojen yhteensovittamiselle integraatiot Asianhallinta toimialoilla, vaihtelevalla järjestelmäkartalla tehdäänkö kaikkiin operatiivisiin sovelluksiin toimintoja, joita voisi hoitaa keskitetyllä tiedonhallinnan ratkaisulla? integraatiot Copyright Kuntien Tiera Oy 9

10 Kuntien tiedonhallinnan nykytilan haasteita 1/2 Kuntien siiloutunut ja hierarkkinen organisaatiorakenne, eriytyneet tietojärjestelmät Prosessiorganisaatioksi? Yhtenäisten tiedonhallintakäytäntöjen puute toimialojen välillä Tukiprosessit usein yhteisiä (esim. HR), joskin nämä joutuvat mukautumaan myös it-järjestelmien osalta kompleksiseen järjestelmäkarttaan Kuntien masterdatan hallinta on alkuvaiheessa Masterdatan käsitettä ei ole vielä tunnistettu tiedonhallinnassa (esim. asiaid) Prosessi- ja palveluperusteisen toiminnan tarve tunnistettu, joskin prosessien tehostamista haetaan usein puhtaasti tietojärjestelmillä, ei toimintatapoja tai -rakenteita muokkaamalla Tiedonhallinnan roolin näkeminen muunakin kuin asiakirjahallinnon asiana Kaiken organisaation toiminnan mahdollistajana! Copyright Kuntien Tiera Oy 10

11 Kuntien tiedonhallinnan nykytilan haasteita 2/2 Arkistointi- ja metadata -vetoiset asianhallinnan prosessit käytännössä haasteita toteuttaa kuntakohtaisten tiedonohjaussuunnitelmien avulla haasteita myös TOS:ien laatimisessa Lainsäädännön ketteryys sähköistyvässä toimintaympäristössä? Kokonaisarkkitehtuurin päivittäinen soveltaminen osana koko organisaation kehittämistyötä (esim. tietoarkkitehtuurin haltuunotto) Johtamisen ja osaamisen hallinnan haasteet muuttuvassa toimintaympäristössä Copyright Kuntien Tiera Oy 11

12 3. Tieran tavoitteet kuntien tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi

13 Tiedonhallinnan merkitys julkishallinnon toimintaympäristössä Onko Tiedonhallinta moottori, joka ohjaa ja pyörittää koko organisaation toimintaa? Copyright Kuntien Tiera Oy 13

14 Tiera Tiedonhallinta keinoja kuntien tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi 1/2 Copyright Kuntien Tiera Oy 14

15 Tiera Tiedonhallinta keinoja kuntien tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi 2/2 Yhteinen jaettu palvelu kunnille SaaS-palvelumallilla ei enää omia järjestelmäympäristöjä ja omia versiopäivityksiä Ydinasioina tiedon keskittäminen ja tiedon muodon yhtenäistäminen (tietoarkkitehtuurin hallinta), tiedon koko elinkaarta tukien Tiedonhallinnan nykykäytäntöjen kyseenalaistaminen ja prosessien tehostaminen (mm. automatisointimahdollisuudet, manuaalisten työvaiheiden poisjättäminen, sähköinen allekirjoitus) Rakenteisten asiakirjojen/dokumenttien tuki ja eri rakenteiden yhteensovittaminen Tiedon uudelleenhyödynnettävyys Sähköisten palveluiden huomioiminen koko tiedon elinkaaren ajan, aina asian avaamisesta ja käsittelystä päätöksentekoon Kattava kokonaispalvelu! Copyright Kuntien Tiera Oy 15

16 Tiedon käsittelytapojen ja muodon yhtenäistäminen eri kuntaorganisaatioiden välillä Yhteinen tiedonhallinnan tietomalli Yhteiset rakenteiset asiakirjamallit Yhteisen tiedonohjaussuunnitelman mahdollisuus? Yhteinen jaettu palvelu mahdollistaa tietojen jakamisen eri organisaatioiden välillä Jaetussa palvelussa mahdollisuus organisaatioiden yhteisille prosesseille (samassa prosessissa eri organisaatioiden työvaiheita) Liian mittavien ja kalliiden kuntakohtaisten pisteratkaisuiden välttäminen: Kuntakohtaisten ratkaisuiden kokonaishinta Näiden yhtenäistämistarve tulevaisuudessa tuo mittavat kustannukset Estävät organisaatioiden väliset tiedonhallinnan yhteiset prosessit ja tiedon jaettavuuden Copyright Kuntien Tiera Oy 16

17 4. Kehittyneen tiedonhallinnan tuottavuuspotentiaali kuntaorganisaatioissa

18 Toiminnan tehostuminen ja suorat taloudelliset hyödyt Sähköisten palveluiden mahdollistaminen perustuen yhtenäiseen tiedonhallinnan ratkaisuun ei erillisten yhteensovituspalveluiden tarvetta Toimintaprosessien virtaviivaistaminen, osittainen sähköistäminen ja automatisointi Tiedonohjaussuunnitelman hyödyntäminen myös automatisointiin Tiedon keskittäminen ja muodon määrämuotoisuus Uudelleen hyödynnettävyys ja erillisintegraatiotarpeiden vähentyminen Kattava elinkaarta tukeva kokonaispalvelu ei pisteratkaisuja Jaetussa palveluympäristössä kaikki kulut jaettuina, volyymipohjaiset hyödyt esim. lisenssihinnoissa Keskitetty ja yhtenäinen tiedonhallinta vaatii vanhojen toimintatapojen ja ajattelun kyseenalaistamista Edellytys sähköisten palveluiden kehittämiselle!! Copyright Kuntien Tiera Oy 18