Taloushallinnon kehityskaari Prosessien sujuvoittaminen ja tuottavuuden parantaminen

Transkriptio

1 Taloushallinnon kehityskaari Prosessien sujuvoittaminen ja tuottavuuden parantaminen Eila Neitola Tehtävät Hallinnon turvallisuusverkko TUVEn tieto- ja viestintätekniset palvelut ja integraatiopalvelut Sisäminimisteriön hallinnonalan keskeiset tietojärjestelmäpalvelut, yhteiset ICT-palvelut sekä näihin liittyvät asiantuntijapalvelut (TOSI-tehtävät siirtyvät SM:n toimialoille, pääosin poliisille) Yhteyskeskuspalvelut; puhelunvälitys- ja neuvontapalvelut sekä muuttoilmoituspuhelinpalvelu (siirtynyt Valtoriin ) 1

2 HALTIK lukuina Toimintamme laajuus HALTIKissa työskentelee 430 henkilöä (-44 siirtyi Valtoriin ) Toimipisteitämme on 28 paikkakunnalla. Palveluita tarjoamme 600 asiakastoimipisteeseen Ylläpidämme asiakastyöasemaa Talouslukujamme Palvelumaksut asiakkailta 2014: 65,2 M palvelusopimukset 47,0 M projektit 18,2 M Suurimmat toimipaikkamme Rovaniemi 195 Helsinki 65 Kajaani 55, joista pääosa Valtoriin siirtyneitä Jyväskylä, Kuopio, Oulu, Raisio (Turku), Tampere ~ 10 Organisaatio TUVE Integraatiopalvelut TUVE Tieto- ja viestintätekniset palvelut Viraston johtaja Asiakkuustoiminnot (7) Palvelut ja teknologia (19) Palvelutuotanto (265) TUVE Hallinto- ja tukipalvelut (13) TOSI Toimialasidonnaiset palvelut TOSI Tietojärjestelmäpalvelut (74) 2

3 VK:n HAMA -hankkeen automatisointitavoitteet ja HALTIKin tilanne lokakuussa 2015 Automaatio HALTIK 2015 Tilaukselliset 3 % 6 % 15 % 20 % 27 % 4,43 % Sopimukselliset 3 % 6 % 22 % 26 % 28 % 5,20 % Tiliöintikoodilliset 3 % 10 % 25 % 31 % 34 % 7,41 % Yhteensä 9 % 22 % 62 % 77 % 89 % 17,04 % Hankinnasta maksuun TILHA Tilaussuunnitelmat hankintavastaavien tilausbudjetti Tilaukset mobiililaitteet lisenssit toimistotarvikkeet ja kalusteet sekä ergonomiatuotteet atk-tarvikkeet ja AV-laitteet koulutukset ja käännöspalvelut RONDO Sopimuskohdistukset Tiliöintikoodit 3

4 Taloushallinnon prosessien kehitys 3000 TAHAn prosessit työtunteina Tulojen käsittely Menojen käsittely Kirjanpito Suunnitteluprosessi Sisäinen laskenta Taloushallinnon työtuntien vähentyminen HALTIKissa on toteutettu VK:n ohjetta Hankinnasta maksuun hyvät käytännöt ennakoivasti Lähes kaikki ostolaskut verkkolaskuina Koontilaskujen määrää lisätty Ostolaskujen viitetietoihin kiinnitetty erityistä huomiota Asiatarkastajia ja hyväksyjiä opastetaan ja koulutetaan säännöllisesti Tukitoimintoihin liittyviä kustannuksia keskitetty hallinnolle Tehtäviä siirretty Palkeisiin mahdollisimman paljon Seurantakohdemallia yksinkertaistettu Maksuaikakorttien hyödyntäminen Talous- ja henkilöstöhallinnon tiivis yhteistyö ja moniosaaminen 4

5 Henkilöstöhallinnon prosessien kehitys 6000 HEHAn prosessit työtunteina Henkilöstöhallinnon työtuntien vähentyminen Ajanhallinnassa käytössä oletustilit, josta siirtyvät muihin järjestelmiin Työtuntien kohdistamiseen liittyvän prosessin kehittäminen Esimiesten osaaminen ja vastuu Henkilöstö- ja taloushallinnon saumaton yhteistyö Matkahallintoprosessin sähköistäminen (Online - käyttöaste 97 %) Tehtävien siirto Palkeille Osaamisen hallintaprosessin kehittäminen 5

6 Mitä on tehty, miksi on onnistuttu Yksinkertaiset seurantakohteet Tehdään kerralla oikein Kirjanpidon korjaukset vähenevät vuosi vuodelta Monipuolinen ja ajantasainen raportointi Talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Läpinäkyvä kustannusten kohdistus ja raportointi Aikaa on ollut myös suunnittelu ja kehitystyöhön Vähemmällä enemmän Mitä on tehty, miksi on onnistuttu Perehdytys (työjärjestys, taloussääntö, M2, R8, Kieku ajanhallinta) ensin koulutus sitten käyttöoikeudet Hyväksymismenettelyn keskittäminen Hankintatoimen ja talouden yhteistyö ja toimintatapojen kehittäminen yhteistyössä => Kerralla oikein! Palkeiden vahva rooli Kertakirjautuminen 6

7 Matkahallinto, mitä on tehty Prosessi Henkilöstön perehdytys ja hyväksyjien koulutus ja opastus Tiivis kokonaisuus talouden ja HR:n välillä Ohjeet, maksuaikakortit, henkilötiedot Omatoiminen matkustus suunnitelman teko, matkan varaaminen, matkalaskun tekeminen tiliöinteineen Palkeet hoitaa laskujen tarkastuksen Matkalaskuissa todella vähän korjattavaa Ajanhallinta, mitä on tehty Oletustilien käyttö (SAPHCM) toimintayksikkö, toiminto, projekti Prosessi Selkeät ohjeet jokaiselle käytettävistä seukoista kohdennetaan viikoittain hyväksytään viikoittain seurataan ja kontrolloidaan viikoittain Tiedot oikein ja reaaliajassa Jakopalkat on oikein 7

8 Kieku, mitä on kehitetty Asiaohjaus 2 nopeuttaa hyväksymismenettelyä esimiehille sähköposti-ilmoitus hyväksyttävistä tapahtumista Tulos- ja kehityskeskustelut Käytössä jo kaksi kautta sähköinen ja raportoitavissa Kehitetään ja yksinkertaistetaan määrämuotoisuus "pois" varttipalaverit tilalle esimiehen ja alaisen kommunikointi jatkuvaa Mikä mahdollistaa tehokkuuden? Toimintamalli uudistettiin kesällä 2014 Rakennemuutos TUVE- ja TOSI-tehtävien erottaminen Palvelutuotannolle ja palvelujen kehittämiselle selkeät roolit Organisaation keventäminen Esimiesten määrä puolittui, yksi organisaatiotaso vähemmän Jokaisen tehtävän kohdalla arvioitiin onko se välttämätön HALTIKin ydintehtävän toteuttamiseksi Vapautuneet resurssit kohdennettiin varsinaiseen palvelutoimintaan Tavoite Uuden toimintamallin myötä HALTIK pystyy kustannustehokkaaseen ja entistä laadukkaampaan palvelutuotantoon 8

9 Mikä mahdollistaa tehokkuuden? Asianhallintajärjestelmä (Haldo) Sähköinen allekirjoitus Lupa sähköiselle arkistoinnille (11/2017) Kaikki asiakirjat Haldossa (3/2011) Toimiva prosessi Valmistelu, jakelu ja arkistointi, myös salaus toimii Valmiit, toimivat lomakepohjat Rekrytointiprosessi sähköisesti Mikä mahdollistaa tehokkuuden? Ryhmätyötila Sähköisesti allekirjoitetut Tehtävänkuvat Pysyväismatkamääräykset Maksuaikakorttien käyttösitoumukset Muuta HALTIKille laaditut opinnäytetyöt Rekisteriselosteet Virkasähköpostit Henkilöaktit 9

10 HALTIKin palveluiden kustannusmalli Citrix Sähköposti Viestintäpalvelut yhteiset Power x86 Levy Kulta Päätelaitepalvelut yhteiset Projekti- ja Palvelut HALTIK vgvv yhteiset Kapasiteettipalvelut Välitystuotteet Tokka yhteiset asiantuntijapalvelut Tietoliikennepalvelut ASKA ASLI Palomuuri Linjasalain Middleware. Portti Oiva HALTIK Turvallisuuden ytimessä HALTIK I säkerhetens centrum HALTIK Centred on Security 10