Taustaa kirjanpitoyksiköiden tuottavuuden tarkastelulle

Transkriptio

1 Taloushallinnon tuottavuustavoitteet Mikko Kangaspunta Valtion taloushallintopäivä Helsinki, Taustaa kirjanpitoyksiköiden tuottavuuden tarkastelulle Tuottavuus = suoritteiden määrä jaettuna työpanoksen määrällä 1

2 Taustaa Valtion (virastojen) taloushallinnon työmäärää ja tuottavuutta on arvioitu 2000-luvun alusta lukien, melko säännöllisesti toistetuin kyselyin Suoritetiedon kokoaminen on kehittynyt mm. laskujenvälityksen raportoinnin ja palvelukeskuksen tuotantoraporttien kautta Viimeisimmät kyselytiedot ovat koko hallinnon osalta vuodelta 2011 ja 21 ensimmäistä Kieku-käyttäjäorganisaatiota koskien vuodelta 2014/2015 Tarkoitus siirtyä Kieku-seurantakohtein kerätyn työaikatiedon hyödyntämiseen, yksityiskohdat menettelyistä ja aikataulusta ovat vielä työn alla Olemassa olevat tuottavuustavoitteet Kieku-tavoite: 40% tuottavuusparannus (kehyspäätös- ja TALPOL tavoite) => noin puolet saavutettu Taloushallintostrategia 2020, edellisestä vielä puuttuva 24 % Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen (hallitusohjelma), säästötavoite asteittain 15 M /vuosi vuoteen 2020 mennessä Kirjanpidon siirto palvelukeskukseen (hallitusohjelma), säästötavoite asteittain 4 M /vuosi vuoteen 2020 mennessä Tilauksesta perintään, sisäinen laskenta ja suunnitteluprosessi, ei erikseen määriteltyjä tuottavuustavoitteita 2

3 Voimavarojen käyttö noin virkamiehen palveluihin vuonna 2010/2011 Voimavarat 2010/2011 Prosessi PK KPY HTV Yhteensä (tehollinen) Yhteensä ( ) Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely YHTEENSÄ Saavutettu taso edustaa noin 16 %:n edistymistä vuodesta 2003 Tapahtunut Virastoja siirtynyt palvelukeskuksen asiakkaiksi ja palvelukeskuksen käyttöä on lisätty Otettu Kieku-kokonaisuus käyttöön noin 40 virastossa ja kehitetty toimintamallia Otettu mm. Rondo R8, verkkolaskut, M2 ja maksuaikakortit sekä Virtu laajasti käyttöön Keskitetty toimintoja (monin paikoin) Karsittu toimintamenoja (monta kertaa) Laadittu Taloushallinto 2020-strategia Virkamiesten määrä noin

4 Tuorein kysely Htv- ja tuottavuuskyselyyn osallistuneet kirjanpitoyksiköt KPY Kieku käyttöön Valtiokonttori 1/ Suomen Akatemia 4/ Maahanmuuttovirasto 5/ Pelastusopisto 5/ Valtiovarainministeriö 1/ Verohallinto 1/ Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 1/ Sisäministeriö 4/ Henkilöstön kokonaishtv (2014) KPY Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Kieku käyttöön 3/ Rajavartiolaitos 4/ Puolustusministeriö 4/ Puolustushallinnon rakennuslaitos 4/ Ulkoasiainministeriö (taha) 4/ *) Ympäristöministeriö 4/ Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 4/ Henkilöstön kokonaishtv (2014) Hätäkeskuslaitos 4/ Hallinnon tietotekniikkakeskus 4/ Tilastokeskus 10/ Etelä-Suomen aluehallintovirasto 10/ Väestörekisterikeskus 10/ Valtion taloudellinen tutkimuskeskus 10/ Niiltä 7 kirjanpitoyksiköiltä, jotka ovat ottaneet Kiekun käyttöön vuonna 2014 kysyttiin kyselyssä ajanjakson 4/2014 3/2015 tiedot. Muiden osalta tarkastelussa 1-12/2014 tilanne. Kirjanpitoyksiköiden yhteenlaskettu henkilöstön kokonaishtv vuonna 2014 oli yhteensä (noin 22 %:a koko valtionhallinnosta) *) ei sisällä asemamaista palkattuja 4

5 Yhteenveto tuloksista Prosessi / Asia Status Taloushallinnon htv-määrissä on laskeva trendi. Palvelukeskuksen työn %-osuus on kasvussa ja palvelukeskuksen hyödyntämistä voidaan edelleen kehittää useassa prosessissa. Menojen käsittelyn tuottavuus ei ole kehittynyt. Tulojen käsittelyn tuottavuus on laskenut. Kirjanpidossa kirjanpitoyksiköiden työpanos on vähentynyt. Työtä on siirtynyt palvelukeskukseen. Kirjanpidon sekä menojen ja tulojen käsittelyn htv-määrissä on enemmän laskua kirjanpitoyksiköillä, joilla on ollut Kieku pidempään käytössä. Tulokset osoittavat, että suuremmat tapahtumamäärät mahdollistavat korkeamman tuottavuuden. Samaan aikaan tapahtumamäärissä on laskevaa trendiä, minkä lisäksi valtionhallintoa on organisoitu osin melko pieniin organisaatioyksiköihin. Nämä seikat asettavat merkittävän haasteen tuottavuuskehitykselle. Hyvä kehitys on jatkunut, mutta vauhti liian hidas 21 Kiekua käyttävää kirjanpitoyksikköä, sis. palvelukeskuksen työ 600 Taloushallinnon työpanos, tehollinen htv Kirjanpitoyksiköissä työpanos vähentynyt noin -15 %:a ,2 % 407 Palvelukeskuksessa työpanos kasvanut noin +5 %:a, (uudet/laajentuneet asiakkuudet)

6 Palvelukeskuksen työn osuus taloushallinnon kokonaisuudesta 17 % Tuottavuuskehityksen kannalta virastojen toiminnan kehittäminen keskeistä 40% Palvelukeskuksen työn %-osuus taha-prosesseissa 37% 35% 30% 28% 27% 25% 22% 20% 15% 16% 16% 10% 5% 5% 3% 0% Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunniteluprosessi Tulojen käsittely Taloushallinnon htv-määrät ovat kehittyneet prosesseittain eri tavoin Menojen käsittely on eniten resursseja (45 %) sitova prosessi. Kirjanpito ja suunnittelu sitovat työpanosta toiseksi eniten (17 %). Htv-määrät ovat vähentyneet vuosina eniten menojen käsittelyssä (-26,6 htv) ja sisäisessä laskennassa (-19,2 htv). Menojen käsittelyn tapahtumamäärät ovat samalla ajanjaksolla vähentyneet -11 %:a. Taloushallinnon prosessien %-osuus tehdystä työstä % 12% 17% Myös kirjanpidon työmäärä on vähentynyt (-9 htv). Samaan aikaan työmäärät ovat kasvaneet suunnittelussa (+6,7 htv) ja tulojen käsittelyssä (+3 htv). Tulojen käsittelyn tapahtumamäärät ovat samalla ajanjaksolla kasvaneet +1,8 %:a. 250,0 200,0-12,7 % 209,0 182,4 10% Kirjanpito Sisäinen laskenta Tulojen käsittely 45% Menojen käsittely Suunnittelu %-muutos 150,0 100,0 50,0-11,6 % 77,3 68,3 +10,9 % -32,4 % 68,3 59,4 61,6 40,2 +6,5 % 45,7 48, ,0 11,7 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely 6

7 htv PK-KPY työnjaossa näyttäisi olevan vaihtelua Kiekutoimintamallin sisällä esimerkkinä kirjanpito Palvelukeskuksen työn %-osuus vaihtelee 16 % - 83 % välillä Kirjanpitoyksiköistä valtaosa (17 KPY:ä) ylittää palvelukeskuksen työn %-osuuden keskiarvon 37 %:a. Tuloksia tarkasteltaessa on huomioitava, että palvelukeskuksen työn %-osuuteen vaikuttaa se, miten tarkasti KPY on raportoinut oman osuutensa tehdystä työstä. Huom. Hallitusohjelmassa tavoite kirjanpidon tehtävien keskittämisestä palvelukeskukseen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 55% 83% 53% 80% 57% 55% 49% 50% 44% 63% 68% 71% 53% 46% Keskiarvo 37 % 62% 53% 39% 30% 20% 25% 21% 16% 25% 10% 0% Kirjanpidon, menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn työpanoksen kehittyminen suhteessa Kieku-käyttöönoton ajankohtaan Kaikkien tarkasteltavien prosessin osalta on havaittavissa, että htv-määrät ovat laskeneet niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka ovat käyttäneet Kiekua pidempään. Rajavartiolaitoksen htv-määrät on huomioitu poikkeuksellisesti aiemmin Kiekun käyttöönottaneiden virastojen määrissä, sillä vuonna 2010 RVL:n htv-määrät sisältyivät SM KPY:n tietoihin. Valtori on rajattu menojen käsittelyn osalta tarkastelun ulkopuolelle % % % -2 % +13 % % 0 Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kirjanpito Menojen käsittely Tulojen käsittely Kieku 4/2013 jälkeen 7

8 Tulojen käsittelyn ja menojen käsittelyn tuottavuus (kpl/htv) 4000 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Tulojen käsittelyn tuottavuus -4,5 % 2500 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus -0,8 % Tulojen käsittely - prosessin htv:t Muutos-% 45,7 48,7 +6,5 % Menojen käsittely - prosessin htv:t Muutos-% 209,0 181,0-13,4 % Myynti- ja hyvityslaskujen lukumäärä ,8 % Menotositteiden lukumäärä ,1 % Tuottavuus (kpl/htv) ,5 % Tuottavuus (kpl/htv) *) ,8 % Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita taloushallinnossa Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköissä ja taloushallinto-osaamisen kehittäminen - Toimintojen järjestämisessä huomioitava esim. menojen käsittelyn tapahtumamäärän laskeva trendi Talouden suunnittelun ja seurannan tasojen tarkastelu - budjetoinnin karkeistaminen (esim. vs. toimintayksiköiden määrä, tukitoimintojen menot) - seurantakohdemallin järkevä käyttö Hallitusohjelman hankinnasta maksuun prosessin kehittämistavoitteen toteuttaminen. - menojen käsittelyn automatisointi - HAMA hyvät käytännöt ohjeen soveltaminen Hallitusohjelman kirjanpidon tehtävien siirtoa koskevan tavoitteen toteuttamiseen valmistautuminen. Automaatio Keskittäminen Työskentelytavat ja osaaminen 8

9 Mitä pitäisi vielä tehdä Htv- ja tuottavuuskyselyn johtopäätökset Tuottavuustavoitteet Tavoitteita kohti kuljettu, matkavauhtia pitää lisätä. Valtionhallinnon organisointi Valtionhallinnon organisoiminen suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Yhteistyön lisääminen virastojen välillä. Yhteinen toimintamalli Yhteisen toimintamallin ja prosessien noudattaminen. Tehtävien keskittäminen Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköiden sisällä ja palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen. Toimintatapojen kehittäminen Kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittäminen tuottavuustavoitteet huomioiden. 9

10 Yhteiset kehityslinjat 2020 mennessä Virastot siirtyneet nykyistä laajemmin palvelukeskuksen asiakkaiksi Kieku-kokonaisuus laajasti käytössä, kehittäminen jatkunut aktiivisesti Taloushallinto 2020 strategian toimeenpano - Kehittämishankkeet, tuottavuusseuranta Pääministeri Sipilän hallitus tukee hallinnon tuottavuuden olennaista kehittämistä Valtionhallinto nykyistä pienempi (65 000?) Ketteryyttä, keveyttä ja tuottavuutta parannettu Keskeisimpiä kehittämishankeaihioita tuottavuuspotentiaalin realisoimiseksi Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen => yhteys hankintatoimen kehittämiseen - Hyvät käytännöt ohje (julkaistu ) Kirjanpidon keskittäminen Palkeisiin (selvitys käynnissä) Tilauksesta perintään prosessin kehittäminen (?) Matkustus (paljon potentiaalia) 10

11 Keskittäminen Automatisointi Työskentelytavat ja osaaminen Hankinnasta maksuun prosessin ja tuottavuuden kehittämisen keinoja Budjetoinnin keskittäminen (karkeistaminen) Laskujen tiliöiminen Laskujen hyväksyminen Palkeiden lisäpalvelut Hankintatoimi ja tilaaminen Laskujen asiatarkastus Verkkolasku ja skannauspalvelu Sopimuskohdistustoiminnallisuus Tiliöintimallit Laskujen esikäsittely Tilaustenhallintapalvelu: tilaukselliset laskut Tiliöintikooditoiminnallisuus Robotisaation hyödyntäminen Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Hankintatoimen analysointi Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys Seurantakohteet ja sisäinen laskenta HAMA hyvät käytännöt -ohje TaA muutosten hyödyntäminen Välineosaaminen (esim. Kieku BI) Yhteenveto Tuottavuuden kehittäminen on pitkäjänteistä työtä Kirjanpitoyksikkökohtainen tieto työajan käytöstä ja vastaavista suoritteista on paikoin liian yleisellä tasolla Myös vaihtelu tuottavuuden tasossa on suurta Tarvitaan tiedon hankkimista, mittaamisen kehittämistä sekä analyysia Lopputuloksena: - kirjanpitoyksiköille oikeudenmukaisesti asetettuja tavoitteita ja niiden toteutumisen seurantaa - Aktiivista kehittämistä kirjanpitoyksiköissä ja palvelukeskuksessa (jatkuva kehittäminen) 11

12 Kiitos 12