Kainuun maakunta kuntayhtymän ja Kainuun hankintarenkaan työasemahankinnat

Transkriptio

1 Kainuun maakunta kuntayhtymän ja Kainuun hankintarenkaan työasemahankinnat Kainuun maakunta -kuntayhtymä ja Kainuun hankintarengas pyytää kirjallista tarjousta työasemista, näytöistä, kannettavista ja kirjoittimista optioineen tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Sopimuskausi alkaa ja päättyy Lisäoptio varataan ajalle Yhteyshenkilöt: Käyttöympäristö ja tarjouspyynnön tekninen sisältö: asti: päällikön sijainen Timo Partanen Puh Hankintamenettely (asiakirjat ja levykkeet): Vastuualuepäällikkö Laila Härkönen, materiaalipalvelut Puh jälkeen: päällikkö Riitta Sarsila Puh Atk-suunnittelija Anne Tolonen Puh SISÄLTÖ Sivu 1. Yleistä 2 2. Nykytilanne 2 3. Tarjouspyynnön kohde 3 4. Ilmoitus- ja hankintamenettely 4 5. Tarjoustiedot Tilaustapa Maksuehdot Laskutusehdot Toimitusehdot ja -tapa Takuuehdot ja huoltopalvelut Hintatiedot Toimittajaa koskevat vaatimukset Laitteita koskevat vaatimukset Sopimuskausi ja -ehdot Luottamuksellisuus Tarjouksen muoto 7 6. Valintaperusteet 7 7. Tarjousten käsittely 8 8. Tarjousten jättäminen 8 Sivu 1

2 1. YLEISTÄ Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kainuu siirtyi uuteen aikakauteen, ensimmäisenä Manner-Suomen maakuntana itsehallintomaakunnaksi. Kainuuta koskevat päätökset tehdään nyt omassa maakunnassa. Kainuun maakunta -kuntayhtymän palveluksessa on aloittanut työnsä noin ihmistä, jotka ovat entisiä kuntien ja kuntayhtymien työntekijöitä. Jäsenkuntia ovat Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomusalmi ja Vuolijoki sekä Vaala osajäsenenä. Hallintokokeilu kestää asti. Maakunnan tehtävät Maakunnan tehtävänä on huolehtia hallintokokeilulaissa määritellyistä maakunnan suunnittelusta, alueiden kehittämisestä, terveydenhuollosta, sosiaalihuollosta ja koulutuksesta sekä niiden rahoituksesta. Maakunta huolehtii myös maakunnan yleisestä elinkeinopolitiikasta ja markkinoinnista, edistää yhteistyötä maakunnan kehittämisen kannalta keskeisten julkis- ja yksityisoikeudellisten yhteisöjen ja säätiöiden kanssa ja valvoo maakunnan etuja. Maakunta huolehtii myös niistä tehtävistä, jotka kuntien yksimielisiellä päätöksillä on hallintokokeilulain mahdollistamin tavoin siirretty maakunnan tehtäväksi. Maakunta voi ottaa hoidettavakseen myös muita kokeilukuntien tehtäviä kunnan kanssa tehtävällä sopimuksella ja tuottaa palveluja eri sopimuksella muillekin kuin kunnille. Maakunnan toimialat ovat aluekehitystoimiala, Kainuun koulutus toimiala ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala. Kainuun peruskunnat (hankinnoissa hankintarengas) Kainuun peruskuntien toimintaa on mm. kuntien keskushallinto, ympäristötekninen toiminta (esim. Kainuun pelastuslaitos, kunnallistekniikka, maankäyttöpalvelut) ja sivistystoimialat (esim. peruskoulut, päivähoito, kulttuuritoimi, kirjastopalvelut). Henkilöstöä peruskuntiin jäi n Yhteishankintaan tietotekniikassa Kainuun kunnista osallistuvat Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vuolijoki. 2. NYKYTILANNE Työasemista suurin osa on Pentium -tasoisia ja Fujitsu Siemens -merkkisiä. Kirjoitinmerkeistä käytössä on enimmäkseen HP -kirjoittimia. Muista käytössä olevista merkistä voisi mainita HP/Compaq työasemat ja Canon kirjoittimet. Käytössä on perus- ja tehotyöasemia sekä perus- ja tehokannettavia. Perustyöasemalla onnistuu toimistojärjestelmien ja erilaisten palvelinohjelmistojen käyttö. Tehotyöasemalla onnistuu kuvankäsittelyt (mm. kartat, röntgenkuvat..). Peruskannettavalla onnistuu perustyöasematason sovellusten käyttö. Tehokannettavalla onnistuu myös röntgenkuvien käsittely. Työasemien käyttöjärjestelmänä on Windows NT 4.0/2000/XP, joista NT 4.0 on poistumassa vähitellen laitekannan uusiutuessa. Toimistojärjestelmänä käytetään MS Office tuoteperheen eri versioita (97/2000/XP/2003). Sivu 2

3 3. Laitekokonaisuuksissa pyritään pitkiin elinkaariin. Kaikki atk-laitteet on pyritty varustamaan 3 vuoden On Site takuulla. Sivu 3

4 TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Tarjouspyyntö koskee maakunnalle hankittavia työasemia, kannettavia ja oheislaitteita. Lisäksi peruskunnat varaavat option hankkia työasemansa, kannettavansa, oheislaitteensa ja Ms -ohjelmistonsa tällä tarjouspyynnöllä. Maakunnalla on hallinnossa käytössä yli 2000 työasemaa, joiden tullaan uusimaan 3-4 vuoden välein. Näin ollen hankintamäärän arvioidaan olevan vuosittain vähintään n. 350 työasemaa, joista kannettavia arvioidaan olevan n. 50. Kainuun maakunta -kuntayhtymän ja peruskuntien laiteympäristöissä on eroja sopimuskauden alussa. Toimittajalta edellytetäänkin useampien eri laitemerkkien tarjousta ja toimitusvalmiutta. Laitteiden tekniset vaatimukset ovat sopimuskauden alun vaatimukset. Sopimusaikana laitevaatimukset, -valikoima ja mahdolliset lisäoptiot tarkistetaan kahdesti vuodessa. 3.1 Laitteiden tekniset vaatimukset Työasemat: prosessori Pentium 4, 2.8 GHz tai vastaava Keskusmuisti 512 MT DDR kovalevy, vähintään 40 GT levykeasema 1.44 MT DVD asema integroitu ääni (tyyppi ja merkki mainittava) integroitu verkkoliitäntä 10/100/1000 (rj45) USB 2.0 tuki Optinen hiiri (PS ja USB) Näppäimistö ja Hiirimatto USB liitäntä CPU:n etupaneelissa esiasennettu Windows XP Pro SF tai 2000 ws SF (tilauksen mukaan) Takuu: 3 v on-site Kotelo: torni Työasemien optiot: 3Com Etherlink 10/100/1000 verkkokortti muistikampa 512 MT näytönohjain 64 MT muistilla (merkki ja malli mainittava) DVD/CD-RW asema, combo (merkki ja malli mainittava) DVI-D liitäntä näytönohjaimessa Imagen käyttömahdollisuus Peruskannettavat: prosessori Pentium 4, 2.0 GHz tai vastaava Keskusmuisti 512 MT (kamman koko mainittava ja montako tyhjää paikkaa jäljellä) kovalevy vähintään 30 GT levykeasema 1.44 MT DVD/CD-RW asema combo integroitu modeemi integroitu verkkoliitäntä 10/100/1000 ulkoinen hiiri ja hiirimatto esiasennettu Windows XP PRO SF tai 2000 ws SF (tilauksen mukaan) takuu: 3 v on-site Tehokannettavat: prosessori Pentium 4, 2.4 GHz tai vastaava Keskusmuisti 512 MT (kamman koko mainittava ja montako tyhjää paikkaa jäljellä) Näyttö 15.4, XGA taso tai parempi DVD/CD-RW asema combo integroitu verkkoliitäntä 10/100/1000 Sivu 4

5 integroidut äänipiirit, kaiuttimet ja mikrofoni Litium-Ion akku (kesto 3 h tai enemmän) Vähintään 32MT näytönohjain WLAN esiasennettu Windows XP PRO SF tai 2000 ws SF (tilauksen mukaan) takuu: 3 v on-site paino: alle 3 kg Kannettavien optiot: lisämuistikampa 512 MT telakka-asemat porttitoistimet lisäakut (kesto 3 h tai enemmän) ulkoinen levykeasema 1.44 MT (USB) INFRAPUNA -liitäntä BLUETOOTH -liitäntä FIREWIRE liitäntä DSL -sovitin (USB) ISDN -sovitin Home/dna sovitin (USB) Kantolaukku Näytöt: perusnäyttö 17 (merkki ja malli mainittava) perusnäyttö 19 (merkki ja malli mainittava) litteä näyttö x1024, 16 milj.väriä (merkki ja malli mainittava) litteä näyttö x1024, 16 milj.väriä (merkki ja malli mainittava) Kirjoittimet: mustavalkolaser: USB liitäntä, tulostusnopeus n. 20 s/min mustavalkolaser: LPT liitäntä, tulostusnopeus n. 20 s/min mustavalkolaser: verkkoliitäntä, tulostusnopeus n. 30 s/min mustavalkolaser: verkkoliitäntä, tulostusnopeus n. 40 s/min mustavalkolaser: verkkoliitäntä, tulostusnopeus n. 50 s/min valokuvatulostin Kirjoittimien optiot: laajennettu 3 v takuu USB kaapeli CENTRONICS kaapeli, 3 metriä Ohjelmistot (optio): MS Office Kunta-MOL gov SF, uusi lisenssi MS Office Kunta-MOL edu SF, uusi lisenssi MS Office Kunta-MOL pro gov SF, uusi lisenssi MS Office Kunta-MOL pro edu SF, uusi lisenssi MS Cal server gov, uusi lisenssi Toimikortinlukijat (optio): Liitäntä USB PC/SC lukija Tukee HST tyyppistä korttia Windowsin Smart card logon mahdollisuus Mainittava, onko lukijalle ajurit valmiina käyttöjärjestelmässä (w2k ja XP) Manittava myös takuu ja takuun vasteaika sekä mahdolliset rajoitukset 4. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Hankintaan sovelletaan Suomen kansallista sekä Euroopan yhteisön julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Sivu 5

6 5. TARJOUSEHDOT 5.1 Tilaustapa 5.2 Maksuehdot 5.3 Laskutusehdot Hankintailmoitus julkaistaan viikolla 10 Julkiset hankinnat lehdessä. Lisäksi tämä tarjouspyyntö on saatavilla myös osoitteesta -> Hallinto -> Hankinnat -> Avoimet tarjouspyynnöt. Tilauksen tekevät vain sovitut henkilöt, jotka nimetään myöhemmin. Kainuun maakunta kuntayhtymän hankinnoissa käytetään leasing-rahoitusta: toteutus rahoittajan mallilla. Maakunnan rahoitusyhteistyökumppani on sopimuksen tekohetkellä 3 Step IT Oy. Peruskunnat voivat käyttää myös suoraa ostotilausta. Maksuehto on 30 päivää netto. Mikäli tarjoaja esittää jonkin muun maksuehdon tai käteisalennuksen, se otetaan hintavertailussa huomioon. Laskutus tapahtuu tilauksessa kerrottuun osoitteeseen. Laskussa on aina mainittava tilausnumero tai muu ostajan antama tilausviite. Yksi lasku tilausta kohden. Laskussa tulee olla eriteltyinä toimitetut laitteet sarjanumeroineen. Toimitus-, käsittely- ja laskutuslisiä tai muita vastaavia kuluja ei hyväksytä. Maksu suoritetaan hyväksytyn toimituspäivän jälkeen. Toimituspäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin koko tilaus on hyväksytysti vastaanotettu. Toimittajan on annettava selvitys sähköisen laskun toteuttamisvalmiuksista sekä toimittajan käyttämästä verkkolaskustandardista. Kainuun maakunta -kuntayhtymällä ja peruskunnilla on käytössään WM Datan Rondo ostolaskujen käsittelyjärjestelmä. Sopimuksen tekohetkellä verkkolaskuominaisuudet eivät vielä ole käytössä kuntayhtymällä eikä peruskunnissa. 5.4 Toimitusehdot ja tapa, sekä kuljetuksen aikaiset materiaalivakuutukset Toimitusehtona käytetään Incoterms 2000/TOP. Toimittajan edellytetään vakuuttavan tuotteet kuljetuksen ajaksi kunnes rauta on asennettu nimettyyn toimituspaikkaan. Keskusyksikköjen ja kannettavien toimitusosoitteet voivat olla eri osoitteet kuin näyttöjen ja kirjoittimien (osoitteet ilmoitetaan tilauksen yhteydessä). Kainuun maakunta -kuntayhtymä pidättää oikeuden toimitustavan muutoksiin kesken sopimuskauden keskinäisellä sopimuksella. Toimittajan edellytetään merkitsevän lähetteisiin kaikkien tilattujen laitteiden sarjanumerot sekä tilausnumerot tai viitteet. 5.5 Takuuehdot ja huoltopalvelut Toimittajan edellytetään tarjoavan suurelle laitemäärälle takuuhuolto Suomessa suomenkielellä. 36 kk On-site takuu edellytetään tarjottavilta keskusyksiköiltä ja kannettavilta. Sivu 6

7 On Site takuuhuollon edellytetään toimivan seuraavan päivän vasteajalla. Tarjouksessa on ilmoitettava takuuajat tuotekohtaisesti takuun sisältö, sen poikkeukset ja rajoitukset Kajaanissa tai lähiympäristössä olevan huoltoyrityksen nimi, yhteyshenkilö, postiosoite ja muut yhteystiedot. On Site takuuhuollosta lisäksi ilmoitettava: Takuun sisällön selvitys (prosessikuvaus) Selvitys siitä, miten asiakas toimii laitteen vikaantuessa Aika tunteina, jolloin huolto tulee kutsusta tilattuun osoitteeseen Aika päivinä, jolloin laite on toimitettu korjattuna tilattuun osoitteeseen Saako mahdollisen varalaitteen huollon ajaksi tilattuun osoitteeseen 5.6 Hintatiedot Vertailukelpoisuuden vuoksi tarjoukset on annettava kohdassa 3.1 kuvattujen spesifikaatioiden mukaisina siten, että kokonaisuudelle ilmoitetaan tarjoushinta euroina kahden desimaalin tarkkuudella. Lisäksi on ilmoitettava arvolisäveroton nettohinta samalla tarkkuudella vaihdettaville ja optiona valittaville komponenteille. Yhden työaseman / kirjoittimen / näytön hinta ilmoitettava kaikkine toimituskuluineen. Tarjottavista vaihtoehtoisista prosessoreista on ilmoitettava hinnat. Tarjouksessa on lisäksi ilmoitettavat hinnat seuraaville: luotettavalle ja tietoturvalliselle hävityspalvelulle hinta per kovalevy ja prosessikuvaus hinta yhden työaseman image-asennukselle asiakkaan toimittamasta imagesta hinta huollon ajaksi mahdollisesti toimitetulle varalaitteelle Hintojen mahdolliset muutokset astuvat voimaan vasta maakunnan hyväksymisen jälkeen. Kaikki hinnat on ilmoitettava arvolisäverottomina nettohintoina. 5.7 Toimittajaa koskevat vaatimukset Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen lista tuotevalikoimastaan (kts. sivu 3 Toimittajalta edellytetäänkin useampien eri laitemerkkien tarjousta ja toimitusvalmiutta ). Tarjouksesta on tultava esille yrityksen koko, taloudellinen tilanne, tulevaisuudennäkymät, henkilöstö, tuotekehityksen toimintamalli/suuntaviivat, toimittajan kumppaniverkosto, organisaation kyvykkyys, referenssit vastaavista projekteista tai muu luotettava selvitys siitä, että tarjottavat laitteet, huolto ja ylläpito varmasti toimivat kyseisessä ympäristössä ja koko sopimuskauden ajan. Toimittajan on liitettävä tarjoukseen kaupparekisterinote sekä todistukset verojen ja maksujen suorittamisesta. Tarjoukseen on liitettävä lyhennelmä yrityksen tilinpäätöksestä ja toimintakertomus viimeksi julkaisulta tilikaudelta. Toimittajan tulee osoittaa maakunnan käyttöön yksi vastuuhenkilö myynti / huolto / markkinointi / jälkimarkkinointiin liittyviin asioihin. Kaikki palvelut ja yhteydenpidot on voitava suorittaa suomen kielellä. 5.8 Laitteita koskevat vaatimukset Sivu 7

8 12 kk muuttumattomuus edellytetään tarjottavilta emolevyiltä. Microsoft Hardware Compability List (HCL) -tuki edellytetään tarjottavilta lisäkorteilta. Windows Update -automatiikan edellytetään toimivan korttien/laitteiden ohjainpäivityksissä. ISO 9001 laatujärjestelmä edellytetään tarjottavilta laitteilta (ISO ympäristösertifikaatti katsotaan eduksi). Tarjouksessa on lisäksi ilmoitettava: Näytönohjaimen liitäntävaihtoehdot: mukana tulevat liitännät / sovittimet / kaapelit Litteiden näyttöjen liitäntävaihtoehdot: mukana tulevat liitännät / sovittimet / kaapelit Näytöistä koko ja tyyppi, suositeltava ja paras resoluutio ja taajuus 5.9 Sopimuskausi ja ehdot 5.10 Luottamuksellisuus 5.11 Tarjouksen muoto 6. VALINTAPERUSTEET Kainuu maakunta -kuntayhtymä tulee solmimaan yhden tai useamman toimittajan puitesopimuksen. Hankintakausi on ja lisäoptiona Laitteiston vähimmäiskokoonpanoa ei ole sallittua heikentää sopimusaikana. Kaikki tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite LUOTTAMUKSELLISEKSI. Hinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus. Kirjallinen tarjous tulee lähettää kahtena kappaleena. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen ja sen tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouksen jäsentelyssä tulee noudattaa tarjouspyynnön jaottelua mahdollisimman tarkkaan. Toimittajan on täytettävä tarjouspyynnön liitteenä olevaan Excel taulukkoon pyydetyt tiedot tarjouksestaan. Tiedot täytetään vain valkoiseksi jätettyyn osaan. Jaottelua ei saa muuttaa. Työkirjassa on viisi arkkia: työasemat, näytöt, kirjoittimet, peruskannettavat ja tehokannettavat. Optioita ei täytetä taulukkoon, vaan ne esitetään tarjouksessa vain kirjallisesti. Excel taulukko palautetaan levykkeellä sekä tulostettuna paperille yhtenä kappaleena tarjouksen mukana, eivätkä taulukot saa poiketa toisistaan (mikäli levyke on vioittunut, lähetämme pohjan ilmoittamaanne osoitteeseen). Valinta tehdään kokonaisedullisuuden pohjalta, johon vaikuttavat seuraavat arviointikriteerit: yksittäisen työaseman hinta laitteiden ominaisuudet laitteita koskevien vaatimusten toteutuminen toimittajaa koskevien vaatimusten toteutuminen laitteiden sopivuus nykyiseen toimintaympäristöön laitteiden ISO 9001 laatujärjestelmän toteutuminen Sivu 8

9 maksuehdot ja niiden toteutuminen takuuehdot ja niiden toteutuminen huoltopalvelut toimitusehdot ja niiden toteutuminen vaadittujen asiakirjojen toimittaminen toimittajan osaaminen, esim. referenssit ja onnistuneet toimitukset toimittajan vakavaraisuus (ei järjestyksessä) 7. TARJOUSKÄSITTELY Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida, vaan ne palautetaan avaamattomana tarjouksen jättäneille. Päätöksestä tiedotetaan tarjoajille kirjallisesti. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen tulee olla tehty tässä asiakirjassa annettujen ohjeiden mukaisesti sisältäen pyydetyt asiakirjat. Kainuun maakunta- kuntayhtymä on oikeus pyytää tarkentavia lisätietoja tarjouksiin. Tarjoukset, jotka eivät täytä em. ehtojamme, hylätään hankintalain ja vallitsevan oikeuskäytännön mukaan tarjouspyyntöä vastaamattomina. Kirjallinen tarjous on jätettävä liitteineen ja levykkeineen suljetussa kuoressa osoitteeseen: Kainuun maakunta -kuntayhtymä Materiaalipalvelut Sotkamontie Kajaani Kuoreen merkintä Atk-laitetarjous Tarjousten on oltava perillä maanantaina klo mennessä. Kainuun maakunta- kuntayhtymä pidättää oikeuden vapaasti hyväksyä tai hylätä kaikki tarjoukset kokonaan tai osittain sekä neuvottelumenettelyyn siirtymisestä. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen. Kainuun maakunta -kuntayhtymä pidättää oikeuden jakaa sopimuksen piiriin valittavat tuoteryhmät haluamallaan tavalla. Osatarjouksia ei hyväksytä, vaan tarjouksen tulee kattaa työasemat, näytöt, kannettavat ja kirjoittimet. Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kajaanissa Laila Härkönen Kainuun maakunta -kuntayhtymä Materiaalipalvelut Sivu 9

10 Sivu 10