1. Sopijapuolet Asiakas. 2. Sopimuksen tausta. 3. Sopimuksen kohde. Hankintasopimusluonnos

Transkriptio

1 Hankintasopimusluonnos 1 1. Sopijapuolet Asiakas KERAVAN KAUPUNKI, Kaupunkitekniiikka-Liikelaitos (jatkossa tilaaja) Kultasepänkatu 7, Toimittaja xxxxxxxxxxxxxxxxx (jatkossa palveluntuottaja) 2. Sopimuksen tausta Tämä sopimus perustuu tilaajan x.x.2014 päiväämään tarjouspyyntöön, palveluntuottajan x.x.2014 päiväämään tarjoukseen sekä näiden pohjalta käytyihin sopijapuolten välisiin mahdollisiin hankintaneuvotteluihin. Kuntaliitostilanteessa tai toimintojen siirtyessä esimerkiksi kuntayhtymän hoidettavaksi, hankittavien tuotteiden ja palveluiden tarve voi muuttua. Sopimuksen tavoitteena on turvata yhdenmukaisten tuotteiden ja palveluiden toimitukset koko kaupungin alueella myös mahdollisten kuntaliitosten tai rakennemuutosten jälkeen. Sopimuksen perusteella tilattavien tuotteiden tai palveluiden määrä voi siten muuttua tarvetta vastaavasti mahdollisen kuntaliitoksen tai muun rakenteellisen muutoksen seurauksena. 3. Sopimuksen kohde Tämä sopimus koskee Keravan kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten sekä enemmistö osuudella omistamien osakeyhtiöiden ja säätiöiden tarpeisiin hankittavien ikkunanlasikorjausten, lasitustöiden, hälytysluonteisen ikkunalasikorjauksen ja ikkunoiden kalvoitustöiden hankintaa. Tämä hankinta on puitejärjestely. Puitejärjestelyllä hankitaan palveluita tai tuotteita hankintatarpeen ilmetessä. Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta tilaajalle. Kaikki palveluiden tai tuotteiden ostomääristä annetut arviot ovat alustavia arvioita, eivätkä sido tilaajaa. Tilaajana toimii Keravan Kaupunki ja lisäksi tämän sopimuksen puitejärjestelyä voi käyttää Keravan kaupungin muu hallintokunta sekä kaupungin hallitsema liikelaitos, yhtiö tai yhteisö. Sopimuskauden aikana tilaaja tekee valitulta palveluntuottajalta tilauksia tarpeen mukaan, puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen (hinnat,sopimusluonnos) pohjalta. Ikkunalasikorjaukset ja lasitustyöt hankitaan pääsääntöisesti valitulta sopimustoimittajalta. Erityistapauksissa, mikäli sopivaa tuotetta ei löydy, se voidaan hankkia myös muulta kuin puitesopimuksen piiriin kuuluvalta toimittajalta. Tarjouksessa ilmoitetun kokonaishinnan tulee sisältää kaikki ikkunanlasikorjauksista tai lasituspalvelusta aiheutuvat kustannukset. Palveluntuottaja vastaa kaikkien tarvittavien erikoislaitteiden, kiinnitysaineiden ja korjausvälineiden ym. hankinnasta. Palveluntuottaja hankkii omaan lukuunsa kaikki ikkunalasikorjauksissa ja lasitustöissä tarvittavat nosturit, telineet, tikkaat ym. Palveluntuottaja vastaa kaikkien tarvittavien erikoislaitteiden, kiinnitysaineiden ja korjausvälineiden ym. hankinnasta. Ilmoitettuihin hintoihin sisältyy kaikki palvelun työvaiheet työkoneineen, välineineen,

2 Hankintasopimusluonnos 2 materiaaleineen, aputöineen ja mittauksineen. Mikäli ikkunalasikorjaukset ja lasitustyöt vaativat erikoistyövälineitä, korkeiden telineiden käyttöä tai nostolaitetta, sovitaan niiden veloitusperiaatteesta erikseen tilausta tehdessä. Ikkunanlasikorjauksissa ja lasitustöissä käytettävät tuotteet ja tarvikkeet täyttävät EU-alueella ja Suomessa voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Ikkunalasikorjauksissa ja lasitustöissä käytettävät tuotteet ja tarvikkeet täyttävät Suomessa voimassa olevat työ- ja käyttöturvallisuusvaatimukset. Palveluntuottajan työntekijät, jotka hoitavat tämän sopimuksen mukaisia ikkunalasikorjauksia ja muita lasitusalan töitä Hyvinkään kaupungille ovat ammattitaitoisia lasitusalan osaajia. Palveluntuottajalla on hälytystyön puhelinpäivystys 24 h vuorokaudessa ja palveluntuottaja kykenee suorittamaan hälytysluonteiset työt välittömästi ilmoituksen saatuaan. Palveluntuottajan työntekijöillä on oltava kuvallinen henkilökortti työskennellessään tilaajan kohteissa. Palveluntuottajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus ja hän on ladannut tiedot vakuutuksestaan tarjouksensa liitteeksi. Selvitys palveluntuottajan toiminnan vastuuvakuutuksesta on tämän sopimuksen liitteenä. Palveluntuottaja hoitaa kustannuksellaan kaikki työturvallisuusasetusten vaatimat toimenpiteet ennen palvelun suorittamista. Keravan kaupunki ei sitoudu ostomääriin. Tilaaja jättää itselleen oikeuden tilata hankintaan liittyviä palveluita ja tuotteita toisilta toimittajilta, jos valitulla toimittajalla ei ole tarjota sopivia / soveltuvia palveluita tai tuotteita yksittäistapauksissa. 4. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa aikaisintaan ja kestää kaksi (2) vuotta. Osapuolet nimeävät yhteyshenkilöt seuraamaan ja valvomaan sopimuksen toteutumista. Yhteyshenkilö tiedottaa oman organisaationsa sisällä ja toisen osapuolen yhteyshenkilön kautta sopimukseen liittyvistä asioista. Osapuolet ilmoittavat yhteyshenkilön vaihtumisesta toiselle osapuolelle viipymättä. Osapuolet sitoutuvat tiedottamaan toisiaan hyvissä ajoin mahdollisista toimintaan vaikuttavista muutoksista tai järjestelyistä. 5. Alihankinta Toimittaja käyttää alihankintaa. ALIHANKKIJAN OSUUDEN KUVAUS JA TIEDOT ALIHANKKIJASTA. TAI Toimittaja ei käytä alihankintaa.

3 Hankintasopimusluonnos 3 6.Toimitusehto ja toimitusaika. TOIMITUSEHTO: TOP Keravan(tilaava toimipiste) Fin 01 tilausten mukaisissa erissä. Palvelu suoritetaan tilaajan osoittamassa kohteessa sovittuna ajankohtana. Jos palvelut ja tuotteet tilataan asennettuna, palveluntuottaja vastaa kokonaan tuotteiden asennuksesta toimintakuntoiseksi sekä asennuksesta syntyvien jätteiden että pakkausmateriaalien poiskuljettamisesta. Tilaaja voi myös noutaa tuotteita ja viedä rikkinäisiä ikkunoita ym. ikkunalasikorjauksiin ja lasituspalveluihin liittyviä tuotteita korjattavaksi palveluntuottajalle. 7. Tilausmenettely Tilaaja tilaa palvelut keskitetysti toimittajalta, tilaus tehdään ensisijaisesti sähköisesti toimittajan tilausjärjestelmään tai sähköpostilla. Tilaus on voitava tehdä tarvittaessa myös puhelimitse tai faxilla. Toimittajan tulee laatia niistä tuotteista, joita sopimus koskee tilauslomake joko sähköiseen tilausjärjestelmäänsä tai lomake, jolla voidaan ko.tuotteet tai palvelut tilata muuta sähköistä kanavaa käyttäen. Tilaaja hankkii ikkunalasikorjauksia ja lasitustöitä tarpeen mukaan eikä tällä sopimuksella sitoudu hankkimaan tiettyä vähimmäismäärää. Toimittajalla ei ole yksinoikeutta toimituksiin ja tilaaja jättää itselleen oikeuden tilata tähän hankintasopimukseen liittyviä palveluita ja tuotteita, toisilta tämän puitesopimuksen piiriin kuulumattomalta palveluntuottajalta erityistapauksessa mikäli puitesopimuksen piiriin kuuluvilta palveluntuottajalta ei löydy sopivaa palvelua tai tuotetta. Palveluntuottajan on ilmoitettava asiakkaalle välittömästi, mikäli palvelun suoritusaika tai tuotteiden toimitusaika on sovittua pitempi tai toimitus viivästyy sovitusta. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle tilausvaiheessa tiedossaan olevassa tuotetta tai palvelua koskevasta saatavuus- tai toimitusongelmasta. 8. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu tilauskohtaisesti. Tilaaja antaa toimittajalle tilaavan yksikön viitetiedot, jotka tulee näkyä laskussa. Toimittaja laskuttaa tilaajan tekemän tilauksen verkkolaskutusosoitteeseen tilaajan antamalla viitetiedolla (kustannuspaikka) viitattuna. Lasku toimitetaan verkkolaskuna. Laskutuksen loppusummassa tulee olla eroteltuna voimassaoleva arvonlisäveron osuus (nyk 24%). Mikäli tilaajan laskutus tapahtuu ulkomaalaisen yhtiön toimesta, jolla ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EU-direktiivin mukainen veroton lasku. Maksuehdon tulee olla vähintään 21 päivää netto. Maksuajan laskeminen alkaa siitä, kun tuotteet on sopimusehtojen mukaisesti toimitettu, hyväksytysti vastaanotettu ja lasku saapunut tilaajalle. Viivästyskoron tulee olla korkolain mukainen (Korkolaki 340/2002). 9. Hinnat ja hintojen muutosperusteet Hinnat (euroa 0% alv.) ovat tarjouksen mukaisia kiinteitä nettohintoja euroina. Kaikki palveluntuottajan tarjouksessa annetut palveluiden ja tuotteiden hinnat on esitetty euroina (alv 0 %). Palvelut sekä tuotteet sisältävät palveluntuottajan

4 Hankintasopimusluonnos 4 mittaus-, energialisä-, jätteenkäsittely ym.kulut. Laskutuslisiä ym. ei hyväksytä. Tarjoushintojen tulee olla voimassa ensimmäisen sopimusvuoden yhden (1) vuoden ajan, tämän jälkeen hintoja voidaan tarkistaa. Toimittajan tulee tällöin esittää mahdolliset hinnanmuutokset vähintään kolme (3) kuukautta ennen ensimmäisen sopimusvuoden päättymistä. Hinnanmuutosesityksessä tulee mainita hinnanmuutoksen perustelut. Perusteena ei saa käyttää esimerkiksi yleistä kustannustason nousua. Mikäli tilaaja ei hyväksy hinnantarkistusta, käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Hinnanmuutoksesta neuvotellaan osapuolten kesken. Hintojen tarkistaminen edellyttää molempien sopijapuolten kirjallista suostumusta ja tarkistettu hinta tulee voimaan aikaisintaan kolmen (3) kuukauden kuluttua suostumuksen antamisesta. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, molemmilla sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus kuuden (6) kuukauden kuluttua neuvottelujen päättymisestä. Sopimuskauden aikana noudatetaan lakisääteisiä hintoihin vaikuttavia muutoksia kuten arvonlisäveron muutoksia. Toimittajalla on oikeus laskuttaa tilaajaa, jos viranomaisen määräämiin veroihin tai maksuihin tulee taannehtivia korotuksia. Toimittaja on velvollinen hyvittämään tilaajalle verojen tai maksujen taanehtivasti alentuneen osan. Tilaaja toteuttaa hankinnat käytettävissä olevan määrärahan puitteissa. Kaikkia tarjouspyynnössä ja toimittajan tarjouksessa olleita palveluita ei varmuudella hankita. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin vähimmäisostomääriin. Toimittaja sitoutuu suorittamaan palvelun ja siihen liittyvät tuotteet siihen hintaan, minkä se on tarjouksessaan ilmoittanut. 10. Viivästyssanktio Viivästyssanktiossa noudatetaan Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 palvelut) kohtaa Reklamaatiot Tilaaja ja toimittaja reklamoivat, mikäli toisen osapuolen menettely ei ole sopimuksen mukaista. Reklamaatiot käsitellään ja toimittaja vastaa niihin viipymättä. Viivästyksiä koskeviin reklamaatioihin toimittaja on velvollinen vastaamaan samana tai viimeistään seuraavan työpäivän aikana. Muihin reklamaatioihin on vastattava viimeistään neljän (4) työpäivän kuluessa. Toimittajan tulee hyödyntää asiakaspalaute palveluiden kehittämisessä. Yhteydenoton (puhelimitse) aikana sovitaan, miten asia hoidetaan kyseisessä tapauksessa ja missä ajassa. Reklamaation vastaanottanut osapuoli kirjaa puhelinkeskustelun yksityiskohdat ja lähettää vastauksen (sähköpostilla) reklamaation antaneelle sekä tiedoksi hankintapalveluiden yhteyshenkilölle. Vastauksesta on käytävä ilmi reklamaation tekopäivä, reklamaation sisältö sekä selvitys siitä, mitä puhelinkeskustelussa on osapuolten kesken sovittu. Mikäli reklamaatio koskee palvelun tai tuotteen toimittamisen viivästymistä, olennaista virheellisyyttä tai muuta sen kaltaista tilaajalle erityisen tärkeää seikkaa, palveluntuottajan on vastattava tilaajalle edellä mainitulla tavalla mielellään samana, mutta viimeistään reklamaation tekemistä seuraavana työpäivänä. Vastauksessa on ilmoitettava, miten ja missä aikataulussa toimituksessa oleva virhe korjataan ja/tai miten sen seuraamukset korvataan. Mikäli reklamaatio koskee muuta seikkaa, palveluntuottajan on vastattava reklamaatioon viimeistään neljän työpäivän kuluessa sen tekemisestä. Vastauksessa on ilmoitettava edellä mainitut korjaavat ja/tai korvaavat toimenpiteet ja niiden aikataulu. Mikäli reklamaatioita tapahtuu toistuvasti tai siihen on muuten syytä, tilanteesta järjestetään

5 Hankintasopimusluonnos 5 tilaajan ja palveluntuottajan kanssa yhteistyöpalaveri. Palaveriin osallistuu tilaajan ja palveluntuottajan edustaja. Yhteistyöpalaverin voi kutsua koolle tilaajan tai toimittajan edustaja. 12. Vastuu vahingosta Vahingonkorvauksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) kohtaa Raportointi Palveluntuottaja sitoutuu raportoimaan ostoista ja reklamaatioista tilaajalle kerran vuodessa sekä tilaajan erikseen pyytäessä. Raportin tulee sisältää tiedot tuotteiden ja palvelun kokonaismyynnistä ja tehdyistä reklamaatioista. Raportti toimitetaan tilaajalle vuosittain, kunkin sopimusvuoden lopussa. 14. Kartelli Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut eikä se tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi sellaisessa yhteistyössä tai yhteisymmärryksessä muiden tarjouskilpailutuksen tarjoajien kanssa, jonka tarkoituksena on tarjouskilpailun hinnoitteluun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen, markkinoiden tai hankintalähteiden jakaminen tai muu kilpailun rajoittaminen. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 15% toimittajan kokonaistoimituksen arvosta kartellin voimassaoloajalta, sekä korvata sopimussakon ylittävä tilaajalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeudenkäyntikulut ja asian selvittämisestä johtuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 15. Yhteistyö sopimuksen päättyessä Tilaaja kilpailuttaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet sopimuksen päättyessä, hankintalain säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu tilaajan niin halutessa jatkamaan sopimuksen voimassaoloa enintään kuuden kuukauden ajan, kunnes tilaaja on solminut uuden hankintasopimuksen. Mikäli sama toimittaja valitaan toimittajaksi myös uudessa kilpailutuksessa, toimittajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat tulevat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 16. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mahdollinen sulautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. 17. Sopimuksen muutokset Tämän sopimuksen muutoksista sovitaan kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun molempien osapuolten toimivaltaiset edustajat ovat allekirjoittaneet muutoksen. 18. Sopimuksen irtisanominen Sopimus voidaan irtisanoa viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa tehdyllä kirjallisella irtisanomisilmoituksella. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli toimittaja muuttaa hintoja, kaupallisia ehtoja tai palveluiden sisältöä

6 Hankintasopimusluonnos 6 sopimuksen vastaisesti tai muutoin rikkoo sopimusvelvoitteitaan. 19. Sopimuksen purkaminen Tämä sopimus voidaan purkaa, jos jompikumpi sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja rikkomuksen luonne huomioon ottaen toisen sopijapuolen kannalta olisi kohtuutonta jatkaa sopimusta. Sopimus voidaan purkaa myös, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa kirjallisesta huomautuksesta korjaa laiminlyöntiään. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään esimerkiksi reklamaatioista huolimatta toistuvia viivästys- ja virhetilanteita. Jos toimittaja joutuu saneerausmenettelyyn, konkursiin, selvitystilaan tia muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttäminen tulee ylivoimaisen esteen takia mahdottomaksi tai viivästyy olennaisesti. 20. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluilla ei päästä sopimukseen, asia saatetaan Tuusulan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Yleiset sopimusehdot ja pätevyysjärjestys Tarjouspyyntö ja tarjous ovat osa tätä sopimusta. Keravan kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman tasoisia säädöksiä. Täydentävin osin noudatetaan hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut) jotka ovat saatavissa osoitteessa: Julkis/JYSE_2014_palvelut.pdf Mikäli sopimusasiakirjojen välillä on ristiriitaa, niitä sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyksessä: 1. tämä sopimus liitteineen 2. tarjouspyyntö x.x JYSE 2014 Palvelut 4. x:n tarjous x.x.2014 Mikäli sopimuksessa ja sen liitteinä olevissa asiakirjoissa ilmenee ristiriitoja, pätee sopimus ennen liitteitä. Jos samassa asiakirjassa on ristiriitoja, tilaaja ratkaisee toimittajaa kuultuaan, miten asiakirjaa on noudatettava. Muutoin asiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessä asiakirjassa annettu määräys on velvoittava, vaikka se muista asiakirjoista puuttuisi. 22. Muut ehdot Mahdolliset muutokset tähän sopimukseen tulee tehdä kirjallisesti. 23. Sopimuskappaleet Tästä sopimuksesta on tehty kaksi (2) samansisältöistä alkuperäistä kappaletta, yksi

7 Hankintasopimusluonnos 7 kummallekin osapuolelle. 24. Liitteet Liite 1 Hinnasto/Tarjous Liite 2 Alennusprosenttitaulukko Liite 3 Selvitys palveluntuottajan vastuuvakuutuksesta 25. Paikka ja päiväys Kerava xx.xx.2014 Allekirjoitukset