Yritys (jäljempänä Toimittaja) Osoite Y-tunnus. Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet. Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 1 (7) Toimistotyön ergonomiatuotteiden hankinta 1. Sopijaosapuolet Espoon kaupunki (jäljempänä Asiakas) Hankintapalvelut PL 640 Y-tunnus Sopimuksen yhteyshenkilöt: ja Yritys (jäljempänä Toimittaja) Osoite Y-tunnus 3. Sovellettavat yleiset sopimusehdot 4. Sopimuskausi Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet. Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan JYSE 2009 Tavarat (jäljempänä JYSE) -ehtoja. Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen Sopimukseen sisältyy 1+1 vuotta kattava optioehto. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja, on Asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä.

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 2 (7) 5. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämä sopimus koskee toimistotyön ergonomiatuotteiden hankintaa Espoon kaupungin eri toimialojen ja laitosten käyttötarpeisiin. Työterveyshuollon suosituksesta voidaan terveydellisin perustein hankkia yksittäisiä tuotteita myös tämän kilpailutuksen perusteella syntyneiden sopimusten ulkopuolelta. Tämä sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. 6. Tavaran ominaisuudet ja laatu 7. Sopijaosapuolten vastuut Tuotevalikoimaan kuuluvat ammatilliseen toimistokäyttöön soveltuvat tietokonehiiret, hiirenohjaimet, näppäimistöt, laptop-lisätarvikkeet, erilaiset tuet ja aktiivi-istuimet. Tuotteiden on oltava tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisia, sovelluttava käyttötarkoitukseensa ja toimittava sovitulla tavalla. Toimittajan on toimitettava Asiakkaalle tuotteiden asennus-, korjaus-, huolto- ja käyttötoiminnassa mahdollisesti tarvittavat hankintaan kuuluvat ohjeet sekä muut tiedot ja asiakirjat. Näiden tietojen ja asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. Asiakas vastaa siitä, että se suorittaa tämän sopimuksen mukaisen vastikkeen sovitun maksuehdon mukaisesti. Asiakas vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Toimittaja vastaa siitä, että tuotteet täyttävät tässä sopimuksessa tai sen liitteissä yksilöidyt vaatimukset ja määritykset. Toimittaja järjestää asiakkaalle tarpeen mukaan tuotteiden koekäyttömahdollisuuden erikseen sovittavalla tavalla. 8. Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Asiakkaan konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä Asiakkaan kilpailuttamaan hankintasopimukseen. Asiakkaan konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Asiakkaalla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Asiakkaan konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 3 (7) 9. Sopimuksen käyttö 10. Alihankkijoiden käyttö Tilaukset toteutetaan etusijajärjestyksen perusteella, siten että Asiakas tekee ensisijaisesti tilauksen etusijajärjestyksen ensimmäisellä sijalla olevalta toimittajalta. Myöhemmällä sijalla olevalta toimittajalta tehdään tilaus ainoastaan, mikäli paremmin sijoittunut Toimittaja ei pysty toteuttamaan tilausta. Sopimustoimittajien etusijajärjestys ilmenee hankintapäätöksestä. Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. 11. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään Asiakkaan ERP - järjestelmän kautta. 12. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Asiakkaan vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Asiakkaan ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP -järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Hinnat ovat kiinteät asti, jonka jälkeen Toimittajalla on oikeus muuttaa hintoja sopimustuotteiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Yksilöity esitys on toimitettava Asiakkaalle viimeistään 2 kk ennen haluttua korotusta. Korotuksia voidaan tehdä enintään kerran vuodessa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin hinnanmuutoksessa vedotaan. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kuluttajahintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 4 (7) Toimittaja sitoutuu siihen että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Ostajalla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut, mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti. 13. Toimitusehto TOP Espoo, Asiakkaan ilmoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna Toimittajan lukuun (Finnterms 2001). 14. Tavaran hyväksyminen ja vastaanottomenettely 15. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Asiakas tarkastaa tuotteet 14 päivän kuluessa toimituksesta. Vastaanottotarkastuksen määräaikaa pidennetään sillä ajalla, minkä Tilaaja kohtuudella tarvitsee virhekorjausten tarkastamiseen ja hyväksymiseen. Reklamaatio on tehtävä kirjallisesti. Kohtuullinen aika reklamaation tekemiselle on 14 päivää. Mikäli virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää sopimus JYSE kohdan 15 mukaisesti. Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun tavara on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksen mukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksen mukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Laskut lähetetään osoitteella Espoo Talouspalvelut PL ESPOON KAUPUNKI Tarkemmat laskutusohjeet ovat sopimuksen erillisenä liitteenä.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 5 (7) 16. Vakuutukset Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 17. Vahingonkorvaus JYSE-ehtojen kohdan 14 lisäksi sovelletaan seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. 18. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä. 19. Sopimusseuranta 20. Sopimuksen siirtäminen 21. Ylivoimainen este 22. Sopimuksen muutokset Toimittajan tulee raportoida vuosittain tämän sopimuksen sisältämien tuotteiden myynti Asiakkaalle. Sopimuksen seurantakokouksia pidetään tarpeen mukaan. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 6 (7) Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja heidän toimivaltaiset edustajansa ne allekirjoittaneet. 23. Sopimuksen Irtisanominen 24. Sopimuksen purkaminen 25. Sopimuksen päättyminen 26. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja 27. Kilpailunrajoitusseuraamus Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Tämän sopimuksen purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuksen päättymisajankohtaa tehtyihin tilauksiin tai toimituksiin. Sen lisäksi mitä JYSE 18 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut eikä tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi sellaisessa yhteistyössä tai yhteisymmärryksessä muiden tarjouskilpailutuksen tarjoajien kanssa, jonka tarkoituksena on tarjouskilpailun hinnoitteluun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen, markkinoiden tai hankintalähteiden jakaminen tai muu kilpailun rajoittaminen. Mikäli Toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee Toimittajan suorittaa Asiakkaalle sopimussakkona 20 % Toimittajan kokonaistoimituksen arvosta kartellin voimassaoloajalta, sekä korvata sopimussakon ylittävä Asiakkaalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeudenkäyntikulut ja asian selvittämisestä johtuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.

7 28. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 7 (7) Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 29. Sopimuskappaleet 30. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena, yksi kummallekin sopimusosapuolelle. Tämä sopimus Hintaliite Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) Laskutusohje. Espoossa ESPOON KAUPUNKI YRITYS OY LIITTEET