ID Helsinki 2015 Interior and Design Monitilatoimistojen käytettävyys ja vaikutukset työhyvinvointiin

Transkriptio

1 Hyvinvointia työstä ID Helsinki 2015 Interior and Design Monitilatoimistojen käytettävyys ja vaikutukset työhyvinvointiin Virpi Ruohomäki & Leena Aalto Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 1

2 Esityksen sisältö Lyhyesti Työterveyslaitoksesta Mitä tiedämme monitilatoimistoista? Mikä? Miksi? Millainen? Miten? Mitä tarkoittaa tilan käytettävyys? Miten arvioimme ja edistämme monitilatoimiston käytettävyyttä? Omista työhuoneista monitilatoimistoon: miksi tilan käyttäjiä kannattaa kuunnella? Tutkimustuloksia ja esimerkkejä HETI-teema ja yhteistyöhön kutsu Lisätietoja Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 2

3 Työterveyslaitos on työhyvinvoinnin asiantuntija, kehittäjä ja tutkija Itsenäinen julkisoikeudellinen yhteisö Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan sektoritutkimuslaitos Johtokunta Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Merimieseläkekassa Työmarkkinajärjestöt (EK, KT, SAK, STTK, Akava, MTK) Asiakkaat työpaikat, kansalaiset, julkinen valta, työterveyshuollot, työsuojelu, kehittäjät, kouluttajat 3

4 Työterveyslaitos lukuina vuonna 2015 Perustettu 1945 Henkilöstömäärä n. 650 henkilötyövuotta 47% 53% Talousarvio 2015: n. 63,3 milj. Valtionosuus 53 % Omat tuotot 47 % Palvelutuotot: 18,6 milj. Tutkimustuotot: 8 milj. Viestintä: 1,6 milj. Muut tuotot: 1,1 milj. Lähde: Työterveyslaitos 4

5 Hyvinvointia työstä - kohti sosiaalisesti kestävää työelämää Toimintaajatus Edistämme työn terveellisyyttä ja turvallisuutta osana hyvää elämää Strategiset painopisteet Työhyvinvointi muuttuvassa työelämässä Työkyvyttömyyden vähentäminen Työterveysyhteistyö Uusien teknologioiden turvallisuus Arktisen työn työhyvinvointi Hyvinvointia työstä Riskit hallintaan: vähemmän työtapaturmia ja työstä johtuvia sairastumisia ja muita työhyvinvointivajeita Myönteiset mahdollisuudet käyttöön: työkyky, osaaminen, innostus, kannustus, onnistumiset Työterveyshuolto työkyvyn edistämisen tukena ja suomalaisen terveyspalvelujärjestelmän edelläkävijänä 5

6 Työnteon tavat muuttuvat työtilojen laatu korostuu Tilamuutosten historiaa huonetoimisto/koppikonttori avotoimisto/maisemakonttori kombikonttori monitilatoimisto Digitaalisuus Läpinäkyvyys ja avoimuus Yhteisöllisyys Yksilön ja työyhteisön yhteinen näkemys Tilan käyttäjien erilaisuus säädettävyys, muunneltavuus, skaalautuvuus Kuva: Kannisto Väinö 1950 Helsingin kaupunginmuseo Vaikuttamisen mahdollisuus tuunaaminen 6

7 Työnteon tavat muuttuvat työtilojen laatu korostuu Tilojen uudistamisen tarkoituksena on vastata muuttuvan työn ja tilan käyttäjien tarpeisiin. Tilat tulee suunnitella työn mukaisiksi. Tilojen tulee tukea yksilöiden, ryhmien ja työyhteisöjen sujuvaa työskentelyä, tyytyväisyyttä ja hyvinvointia. Osallistuva suunnittelu, yhteistyö ja muutosjohtaminen ovat onnistumisen edellytyksiä. Työterveyslaitoksen TOTI-hanke 7

8 MONITILATOIMISTO mikä ja miksi? Tietotyön murroksen synnyttämä uusi, joustava ja muunneltava tilakonsepti Kehitetty alun perin monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin Erilaiset monitilatoimistot yleistyvät nopeasti myös Suomessa Taustalla vaikuttavat tilatehokkuuden vaatimukset ja tilakustannusten säästö sekä energiatehokkuuden tavoitteet 8

9 Ehdotus valtion toimitilastrategiaksi 2020 (2014) Valtion toimitilastrategian tavoitteena on, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa. Tilojen kehittämisellä edistetään parempia työsuorituksia ja parannetaan kustannustehokkuutta. Tilaratkaisuissa varmistetaan tilojen terveellisyys ja turvallisuus sekä valtion kokonaisetu ja yhteiskuntavastuullisuus. Uudistuva työ edellyttää yhteistyötä tukevia työympäristöjä, joissa on tiloja sekä tiimityölle että keskittymistä vaativalle työlle. Monitilatoimisto tukee uusiutuvia työnteon tapoja ja on siksi pääsääntö toimistotiloissa. Toimitilat ovat muuntojoustavia ja vastaavat työssä tapahtuviin muutoksiin Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 9

10 Työympäristön kehittämisen näkökulmia Organisaation tavoitteet säästö tilakustannuksissa energiatehokkuus uudet työn tekemisen tavat osaamisen jakaminen imagon kohottaminen Yksilön tarpeet työn vaatimusten mukaiset työtilat ja välineet sujuva työ viihtyisä työympäristö työhyvinvointi Yhteen sovittamisen haaste! 10

11 Hyvinvointia tukevan monitilatoimiston suunnittelussa huomioitavaa Tilaratkaisujen tulee perustua työtehtävien ja työprosessien vaatimuksiin Keskittymistarve ja työrauha, puheyksityisyyden tarve, yhteistyötarve ja yhteistyön muodot, työn liikkuvuus, työn kehittämistarpeet, työn muutokset tulevaisuudessa, johtamiskäytännöt Työvälineiden kehittäminen ja käyttöönotto Tieto- ja viestintäteknologian täytyy tukea sujuvaa työskentelyä uudessa ympäristössä Työ- ja toimintatapojen ja osaamisen kehittäminen Henkilöstön osallistumismahdollisuudet tilojen suunnitteluun Viestintään panostaminen 11

12 Millainen on hyvinvointia tukeva monitilatoimisto? OSALLISTAVA SUUNNITTELU Kuva: Leena Aalto Työterveyslaitos 12

13 Millainen on hyvinvointia tukeva monitilatoimisto? Monitilatoimistoja on erilaisia ja erikokoisia. Ne suunnitellaan organisaation ja työn mukaisesti. Monitilatoimisto mahdollistaa tarkoituksenmukaisen työtilan valinnan kulloiseenkin työtehtävään. Monitilatoimistossa on tarjolla erilaisia vyöhykkeitä ja tiloja eri tehtäviin Hiljaisia tiloja keskittymistä vaativille tehtäville Henkilökohtaisia työpisteitä Vaihtuvia/nimeämättömiä työpisteitä Kokous- ja neuvottelutiloja yhteistyölle Erilaisia kohtaamispaikkoja ja avoimia tiloja, jotka tukevat henkilöstön vapaamuotoista keskustelua ja mahdollistavat nopeat kokoontumiset Ideointiin ja luovaan työskentelyyn inspiroivia tiloja Puhelinkoppeja Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 13

14 Vyöhykkeisyys Keskittyminen Ryhmätyö Työrauha Vuorovaikutus Innovointi Elpyminen Kuva: Monitilatoimiston vyöhykkeet, joille eri tilatyypit sijoittuvat (mukaeltu Erlich & Bickhard 2008) / Työterveyslaitoksen TOTI-hanke Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 14

15 Käytettävyystutkimus - mitä se on? ISO , 1998 määrittelee käytettävyyden seuraavasti: se vaikuttavuus, tehokkuus ja tyytyväisyys, jolla tietyt määritellyt käyttäjät saavuttavat määritellyt tavoitteet tietyssä ympäristössä vaikuttavuudella tarkoitetaan, miten tarkoin ja täydellisesti käyttäjä saavuttaa tavoitteensa tehokkuus tarkoittaa tavoitteiden saavuttamista suhteutettuna käytettyihin resursseihin tyytyväisyydellä tarkoitetaan käyttäjän tyytyväisyyttä laitteen tai järjestelmän käyttöön sekä tyytyväisyyttä vuorovaikutuksen sujuvuuteen 15

16 Tilan käytettävyys Tilan käytettävyyden arviointia varten on määritettävä: kohderyhmä(t) eli käyttäjät käyttäjien tarpeet toimintaympäristö Tavoitteena hyvinvoinnin edistäminen työpaikalla parantamalla työtilojen terveellisyyttä, toimivuutta, turvallisuutta sekä työn sujuvuutta kokonaisvaltaisesti Arviointikeinoja moniammatillinen lähestymistapa käyttäjälähtöinen suunnittelu osallistavat tutkimusmenetelmät 16

17 Suunnitteluelementtejä sisustus, värit näkymät, luonto valaistus ja akustiikka sisäilman laatu tilojen koko kalusteratkaisut työvälineet valaistus ERGONOMIA sisäilman laatu pintamateriaalit valaistus ja akustiikka siisteys VIIHTYISYYS ORIENTOITAVUUS KÄYTETTÄVYYS TERVEELLISYYS TURVALLISUUS tilaratkaisut opasteet näkymät visuaaliset ohjeet TOIMINNALLISUUS tilaratkaisut muuntojousto ICT-ratkaisut valaistus ja akustiikka henkilöturvallisuus työturvallisuus tietoturva esteettömyys Kuva: Leena Aalto Työterveyslaitos 17

18 Suunnitelmien visualisointi Yhteisen kielen löytäminen mallintaminen visualisointi valokuvat, videot mallihuoneet koekalusteet materiaali- ja värimallit Työpajat Kuvat: Leena Aalto TTL 18

19 Suunnitelmien toteuttaminen Käyttäjänäkemysten huomioiminen ei aina onnistu puuttuu yhteinen kieli puuttuu suunnittelun jälkihoito Kuvat: Leena Aalto Työterveyslaitos 19

20 Tutkimustuloksia monitilatoimistoista (1) Julkaistuja tutkimuksia on vähän, tulokset ristiriitaisia! Seurantatutkimus muutosta omista huoneista monitilatoimistoon osoitti vuorovaikutuksen parantuneen, mutta keskittymistä vaativan työskentelyn vaikeutuneen ja tuottavuuden heikentyneen (Van der Voordt 2004). Seurantatutkimus julkisen sektorin organisaation muutosta kahden hengen työhuoneista monitilatoimistoon osoitti itsearvioidun tuottavuuden ja terveydentilan parantuneen (Meijer et al. 2009). Avotilasta monitilatoimistoon muuttaneet rahoitusalan työntekijät kokivat häiriötekijöitä ja tilojen ahtautta (McElroy & Morrow 2010) Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 20

21 Tutkimustuloksia monitilatoimistoista (2) Eri toimistotyyppejä vertailevassa tutkimuksessa työympäristöongelmia ilmeni monitilatoimistossa vähemmän kuin perinteisissä avotoimistoissa. Koettu terveys ja työtyytyväisyys olivat monitilatoimistossa lähes yhtä hyvä kuin omassa huoneessa. (Bodin Danielsson & Bodin, 2008). Teknologiayrityksen työntekijät olivat tyytyväisiä suureen monitilatoimistoon ja käyttivät sitä monipuolisesti. Parhaina puolina pidettiin yhteen kuuluvutta ja vapaamuotoisia kohtaamisia. Kokoustilat arvioitiin tuottavuuden kannalta tärkeimmiksi. Hankaluuksia oli vapaan tilan ja oikeiden henkilöiden löytämisessä. Tietotyön sujuvuutta haittasivat häiriöt ja keskeytykset. (Bosch-Sijtsema, Ruohomäki, Vartiainen 2010) 21

22 KÄYTTÄJÄLÄHTÖISET JA OSALLISTAVAT TOIMINTATAVAT ovat keskeisiä, kun tavoitellaan hyvinvointia ja tuottavuutta tukevaa työ- ja oppimisympäristöä Toimivat yhteistyökäytännöt ja foorumit Eri osapuolten vuorovaikutusta edistävät menetelmät ja toimintamallit lähtötilanteen analyysiin, uuden suunnitteluun ja lopputuloksen arviointiin Työympäristömuutoksen johtaminen ja tukeminen Tiedottaminen ja viestintä 22 22

23 JOHDON STRATEGIAKOKOUKSET RAKENTAMISEN PERUSPROSESSI Kuva: Virpi Ruohomäki Työterveyslaitos HUMAN & GREEN TOIMINTAMALLI (Ruohomäki ym. 2015) Seurantakysely ja haastattelut, tilojen käytettävyyskatselmus sekä tarvittavat muutokset 6. Työpaja: Yhteiset toimintatavat ja tilojen käytöstä sopiminen 5. Työpaja: Tilaratkaisujen havainnollistaminen ja paluun valmistelu 4. Työpaja: Käyttäjätiedon hyödyntäminen vaihtoehtoisissa tilaratkaisuissa 3. Työpaja: Työympäristömuutoksiin ja muuttoon valmistautuminen 2. Työpaja: Energiatehokkuus ja tilankäyttö 1. Työpaja: Työn vaatimukset ja tilatarpeet Käyttäjätiedon analysointi ja käyttäjien profilointi Käyttäjätiedon keruu tilan käyttäjiltä kyselyn ja haastatteluiden avulla KÄYNNISTYS, TAVOITTEIDEN ASETUS, JOHTORYHMÄN MUODOSTUS JA TIEDOTUS Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 23

24 Työympäristö- ja hyvinvointikysely tilan käyttäjille (Ruohomäki ym. 2013, 2015) Uusia kysymyssarjoja TTL:n Sisäilmasto kyselyyn Soveltuu monipaikkaisen tietotyön analysointiin ja monitilatoimistojen arviointiin osana organisaatioiden työympäristömuutoksia Kysely tuottaa tietoa tilan käyttäjistä, työn vaatimuksista, työn tekemisen tavoista ja paikoista sekä tilatarpeista tilasuunnitteluun ja päätöksentekoon Kysely toimii myös seurantamenetelmänä korjausten tai työympäristömuutosten jälkeen, kun arvioidaan vaikutuksia käyttäjien työympäristötyytyväisyyteen, hyvinvointiin ja työsuoritukseen 24

25 Käyttäjäkokemusten visualisointimenetelmä (Ruohomäki ym. 2013, 2015) Esimerkki yliopistorakennuksesta. Kuinka tyytyväinen olet työympäristöösi kokonaisuudessaan? Vastaukset asteikolla 1-7 (1 = erittäin tyytymätön, 7 = erittäin tyytyväinen) Kuva: Anssi Joutsiniemi TTY 25

26 Tutkimustulokset käyttöön Rakennuksen käyttäjien tiedon ja kokemuksen hyödyntäminen avaa uusia mahdollisuuksia sisäympäristöjen suunnitteluun Human & Green -hankkeessa on kehitetty tilan käyttäjiä osallistava toimintamalli, joka koostuu - Työympäristö- ja hyvinvointikyselystä - Työpajakonseptista ja - Käyttäjäkokemusten visualisointimenetelmästä Toimintamallia voidaan hyödyntää työympäristöjen suunnittelussa, kehittämisessä ja korjaamisessa 26

27 Hyvinvointia edistävät työtilat tutkimusteema kutsuu yhteistyöhön! Visio 2020 Tilat voidaan suunnitella ja rakentaa ihmistä ja hänen toimintaansa varten kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Työympäristön kehittäminen on osa työpaikan muutosjohtamista. Käyttäjälähtöisesti ja osallistavasti suunnitellut työtilat voivat tukea ja edistää työhyvinvointia sekä parantaa töiden sujuvuutta ja tuottavuutta Kiinteistö- ja rakennusala, tilasuunnittelijat ja konsultit sekä työpaikat saavat uutta tietoa, tutkimukseen perustuvia työkaluja ja toimintamalleja työtilojen suunnitteluun ja toteutukseen Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 27

28 Kotimaisia julkaisuja (1) Ruohomäki, V., Lahtinen, M., Joutsiniemi, A., Tuominen, P., Airaksinen, M. (2015) Human & Green toimintamalli sisäympäristöjen kehittämiseen. SIY raportti 33, Aalto yliopisto ja Sisäilmayhdistys, s Lahtinen, M., Ruohomäki, V. & Reijula, K. (2015) Uusista toimistoratkaisuista ja tilamuutoksista tarvitaan tutkimustietoa. Työelämän tutkimus lehti 13(1), Haapakangas, A. (2014) Monitilatoimisto asiantuntijaorganisaatiossa. Duadecim, pääkirjoitus 10/2014. Airaksinen, M., Holopainen, R., Tuomaala, P., Piippo, J., Piira, K., Saari, M., Antson, A., Ruotsalainen, R., Joutsiniemi, A., Mathlin, M., Haapakangas, A., Ruohomäki, V. Lahtinen, M. (2013) Mitattu, mallinnettu ja koettu lämpöviihtyvyys toimistohuoneessa. SIY raportti 31, Aalto yliopisto ja Sisäilmayhdistys, s Joutsiniemi, A., Mathlin, M., Haapakangas, A., Ruohomäki, V., Lahtinen, M., Airaksinen, M., Holopainen, R., Tuomaala, P. (2013) Tilamallinnus käyttäjätiedon ja teknisen tiedon yhdistäjänä. Sisäilmastoseminaarin raportti, s Ruohomäki, V., Haapakangas, A. & Lahtinen, M. (2013) Tilat työn mukaisiksi: työn analyysi ja koettu sisäympäristö yliopistossa. SIY raportti 31, Aalto yliopisto ja Sisäilmayhdistys, s Ruohomäki, V. & Lahtinen (2013) Osallistuva suunnittelu tilamuutoksessa prosessi ja menetelmät. SIY raportti 31, Aalto yliopisto ja Sisäilmayhdistys, s Ruohomäki, V. (2013) Kuinka haluamme työskennellä tulevaisuudessa? Eurooppalaista työ- ja organisaatiopsykologiaa. Psykologia 48(4), Ruohomäki, V. (2013) Ilmastonsuojelua ja elämänlaatua - Etätyö on ekoteko. Psykologia 48(1), Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 28

29 Kansainvälisiä julkaisuja (1) Lahtinen, M., Ruohomäki, V., Haapakangas, A. & Reijula, K. (2015) Developmental needs of workplace design practices. Intelligent Buildings International, 7(4), Reijula, K., Lahtinen, M. & Ruohomäki, V. (2015) Workspaces are intelligent if they can promote health and well-being. Editorials of the Special Issue. Intelligent Buildings International, 7(4), Ruohomäki, V., Lahtinen, M. & Reijula, K. (2015) Salutogenic and user-centred approach for workplace design. Intelligent Building International. Ruohomäki, V., Lahtinen, M. & Reijula, K. (2015) Salutogenic and user-centered approach for workplace design. Intelligent Buildings International, 7(4), Ruohomäki, V., Lahtinen, M., Joutsiniemi, A., Airaksinen, M., Tuominen, P., Kekäläinen, P., Porkka, J. (2015) Human & Green Workplace Design in the University. In: Nenonen et al. (eds.) Oppiva kampus - How to co-create campus, p Tampere: Suomen Yliopistokiinteistöt, Juvenes Print. Ruohomäki, V., Lahtinen. M., Haapakangas, A. & Reijula, K. (2014) Workplace Needs and Experiences of University Staff. In: O. Broberg, N. Fallentin, P. Hasle, P.L. Jensen, A. Kabel, M.E. Larsen, T.Weller (Eds.) 11 th International Symposium on Human Factors in Organisational Design and Management. 46 th Annual Nordic Ergonomics Society Conference. Conference Proceedings, Vol. 2, p Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 29

30 Kansainvälisiä julkaisuja (2) Ruohomäki, V. Lahtinen, M. & Joutsiniemi, A., (2013) Participatory design when renovating premises process and methods. Nordic Ergonomics & Human Factors Society, Electronic Proceedings of the NES2013 Conference: Ergonomics for Equality, Reykjavik, Island, Reijula, J., Nevala, N., Lahtinen, M., Ruohomäki, V. & Reijula, K. (2014) Lean design improves both healthcare facilities and processes: a literature review. Intelligent Buildings International. Published online 03 April Lahtinen, M., Nenonen, S., Rasila, H., Lehtelä, J., Ruohomäki, V. and Reijula, K. (2014) Rehabilitation centers in change: participatory methods for managing redesign and renovation. Health Environments Research & Design Journal, 7 (2), Bosch-Sijtsema, P., Fruchter, R., Vartiainen, M. & Ruohomäki, V. (2012) Challenging new ways of working for managers in global collaborative work environments. In: C. Kelliger and J. Richard (Eds.) New Ways of Organizing Work: developments, perspectives and experiences, Chapter 11, p New York, London: Routledge Studies in Human Resources Development. Bosch-Sijtsema, P., Fruchter, R., Vartiainen, M. & Ruohomäki, V. (2011) A framework to analyse knowledge work in distributed teams. Group & Organization Management, An International Journal, 36, (3) Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 30

31 Lisätietoa linkeistä Ehdotus valtion toimitilastrategiaksi Valtion toimitilastrategian päivittämistyöryhmän muistio. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2014, Juvenes Print Suomen Yliopistopaino Oy. Työterveyslaitos, Työympäristön tutkimushankkeita RYM SHOK Sisäympäristöohjelma Työterveyslaitos Virpi Ruohomäki & Leena Aalto 31

32 Kiitos! Standi IDH_060 (työ- ja organisaatiopsykologia) (tilasuunnittelu, käytettävyys) (ergonomia) Työterveyslaitos Tykkää meistä Facebookissa ja seuraa meitä Twitterissä facebook.com/tyoterveyslaitos twitter.com/tyoterveys ja twitter.com/fioh 32