HAASTEENA TILAN KÄYTTÄJIEN HYVINVOINTI ENERGIATEHOKKUUTTA PARANNETTAESSA

Transkriptio

1 Sisäilmastoseminaari Julkaisija: Sisäilmayhdistys ja Aalto-yliopisto, SIY Raportti nro 30, s HAASTEENA TILAN KÄYTTÄJIEN HYVINVOINTI ENERGIATEHOKKUUTTA PARANNETTAESSA Marjaana Lahtinen, Virpi Ruohomäki, Annu Haapakangas, Eero Palomäki Työterveyslaitos TIIVISTELMÄ Energian säästö ja rakennusten hiilijalanjäljen pienentäminen ovat keskeisiä tavoitteita kaikissa peruskorjaushankkeissa. Energiaa säästävät ratkaisut eivät saa heikentää sisäympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia tukevat tilaratkaisut. Keskeinen tekijä organisaation energian kulutuksessa on tilatehokkuus, jolla on toiminnallisia ja tilojen käyttäjien hyvinvointiin liittyviä kytköksiä, jotka tulee huomioida suunnitteluvaiheessa. RYM Sisäympäristö -tutkimusohjelmassa on käynnistynyt "Energiatehokkaat ja yhteiskuntavastuulliset oppimisympäristöt" - tutkimushanke Työterveyslaitoksen, VTT:n ja Tampereen teknillisen yliopiston yhteistyönä. Työterveyslaitoksen tehtävänä tutkimuksessa on luoda tilan käyttäjiä osallistava toimintakonsepti, jolla peruskorjauskohteissa varmistetaan energiaa säästävät toimintatavat sekä tilojen käyttäjien hyvinvointia ja tuottavuutta tukeva sisäympäristö. JOHDANTO Kestävän kehityksen päämääränä on turvata nykyisille ja tuleville sukupolville hyvät elämisen mahdollisuudet. Energian säästö ja rakennusten hiilijalanjäljen pienentäminen ovat keskeisiä tavoitteita kaikissa peruskorjaushankkeissa. Tasapainoinen kestävä kehitys edellyttää ekologisen ja taloudellisen näkökulman ohella myös inhimillisen ja sosiaalisen kestävyyden huomioimista. Inhimillisen ulottuvuuden vaatimukset edellyttävät työn ja työympäristön suunnittelua siten, että ihmisellä on mahdollisuus työskennellä elämänarvojensa mukaisesti, tehokkaasti sekä terveytensä ja työkykynsä säilyttäen /1/. Energiaa säästävät ratkaisut eivät saa heikentää sisäympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia tukevat tilaratkaisut. TILATEHOKKUUSVAATIMUKSET - UHKA VAI MAHDOLLISUUS? Energiansäästötavoitteisiin on vaikea päästä pelkästään kiinteistön energiatehokkuutta nostamalla. Organisaatioiden energian kulutusta tulee tarkastella kokonaisvaltaisesti. Keskeinen tekijä on tilatehokkuus, jolla on toiminnallisia ja tilojen käyttäjien hyvinvointiin liittyviä kytköksiä, jotka tulee huomioida suunnitteluvaiheessa. Rakennuksen tilatehokkuuden kasvattaminen voi merkitä pahimmillaan uhkaa tilojen käyttäjille; esimerkiksi tilanteessa, jossa siirrytään omasta työhuoneesta avotilaan tai tilojen yhteiskäyttöön. Tähän voi liittyä pelkoa työrauhan, oman yksityisyyden ja reviirin

2 2 Sisäilmayhdistys raportti 2X. menettämisestä sekä huolta töiden sujumisesta. Muutostilanne herättää monenlaisia tunteita, joiden kokemuksellinen työstäminen on tärkeää. Muutosvaste voi olla kielteistä, kuten ahdistusta ja pelkoa tuntemattomasta. Tilan käyttäjien mielessä keskeinen kysymys on se, mitä muutos tarkoittaa itselle ja omalle työyhteisölle (kuva 1). Kuva 1. Muutos tilan käyttäjien mielessä /2/ Tilatehokkuuteen liittyvät muutokset voivat merkitä parhaimmillaan mahdollisuutta toteuttaa uudenlaisia ratkaisuja niihin organisaation tarpeisiin, joita työn ja oppimisen murros aiheuttaa. Organisaatiot, johtaminen, työ- ja oppimistavat ovat murroksessa ja asettavat uudistamistarpeita myös tiloille. Tieto- ja viestintäteknologian nopean kehityksen ansioista voimme työskennellä ja opiskella missä, koska, miten ja kenen kanssa haluamme. Työ ja oppiminen edellyttävät yhä useammin verkostomaisia toimintatapoja ja toimimista yhtä aikaa useissa projekteissa. Työtä tehdään yhä useammin muualla kuin varsinaisella työpaikalla. Tarvitaankin uusiin työn tekemisen tapoihin sopivia työympäristöjä. Työtilojen tulee tarjota mahdollisuus sekä yksilölliseen että yhteisölliseen työskentelyyn, edistää sosiaalista tukea, epävirallista vuorovaikutusta ja verkostoitumista, oppimista ja osaamisen jakamista. Tilaratkaisujen tulisi olla myös riittävän joustavia, jotta ne taipuvat uudistuvien projektien ja verkostojen tarpeisiin. TILAMUUTOKSESSA TARVITAAN KYKYÄ JOHTAA MUUTOSPROSESSIA Muutokseen liittyy teknisten ja organisatoristen näkökulmien lisäksi myös psykologisia prosesseja /3/. Muutosten kompleksisuutta lisää se, että muutoksessa on aina kysymys tulkinnoista. Ihmiset eivät reagoi niinkään "todelliseen" tai "objektiiviseen" muutokseen vaan uudelleen tulkittuun tilanteeseen /3/. Muutosprosessin tutkijat korostavat erityisesti inhimillisen ja sosiaalisen ulottuvuuden huomioimista muutoksessa teknisen ulottuvuuden rinnalla. Muutoksessa tarvitaankin kykyä hallita ja johtaa muutosprosessia. Muutos lähtee liikkeelle tavoitteista ja yhteisestä ymmärryksestä mihin ollaan menossa. Muutoksia ei hyväksytä, ellei ymmärretä, mihin niillä pyritään. Muutostarpeiden ja - tavoitteiden tulee olla kaikkien tilan käyttäjien ymmärrettävissä ja ne tulee voida kokea mielekkäiksi, esim. palveleeko muutos oman työn tekemistä, jotta niihin sitoutuminen olisi mahdollista. /4/

3 Sisäilmastoseminaari Tavoitteiden selkiyttämisen ohella organisaation muutosedellytysten tunnistaminen on tärkeää /4/. Muutosedellytyksiin liittyy monia käytännön reunaehtoja, kuten taloudelliset ja tekniset resurssit sekä aikataulut. Inhimillisestä näkökulmasta tärkeitä edellytyksiä ovat työyhteisön ilmapiiri ja kulttuuri sekä johdon sitoutuminen muutokseen. On myös hyvä huomata, että aikaisemmat kokemukset muutoksista vaikuttavat siihen, luottavatko tilan käyttäjät johtoon ja muutoksen toteuttajiin vai viriääkö muutostilanteessa epäluottamuksen ilmapiiri. Muutosvasteen voimakkuuden tunnistaminen on yksi osa muutosedellytysten arviointia ja se vaikuttaa muutoksen toteutustavan valintaan. Muutoksia vastustetaan tavallisesti, koska muutoksella ei ole selkeää suuntaa, sitä ei nähdä mielekkäänä tai tarpeellisena oman työn kannalta tai siitä koetaan olevan haittaa, lisäksi tuttu on turvallisempaa ja lyhyellä aikavälillä tehokkaampaa. Hyvä viestintä sekä käyttäjälähtöiset ja osallistavat toimintatavat ovat keskeisiä, kun tavoitellaan hyvinvointia ja tuottavuutta tukevaa sisäympäristöä sekä sujuvaa muutosprosessia. Samoin voidaan motivoida tilan käyttäjiä energian säästötavoitteisiin. KÄYTTÄJÄLÄHTÖINEN OSALLISTUVA SUUNNITTELU AVAINTEKIJÄNÄ Käyttäjälähtöisessä suunnittelussa tarkastellaan teknisen järjestelmän rinnalla inhimillistä ja sosiaalista järjestelmää. Keskeisenä lähtökohtana suunnittelussa ovat tilan käyttäjien tarpeet ja tavoitteet, joista on systemaattisesti kerättyä ja analysoitua kokemuksellista tietoa. Osallistuvalla suunnittelulla tarkoitetaan tilan käyttäjien aktiivista osallistumista suunnitteluun. Rinnalla käytetään usein käsitettä yhteissuunnittelu. Osallistumisen järjestämiseen on monia tapoja, joiden valintaa ohjaa se, kuinka laajasta käyttäjäryhmästä on kysymys, kuinka monipuolisesti eri käyttäjänäkökulmat otetaan huomioon (esim. asiakkaat, ikääntyvät, erityisryhmät) ja kuinka syvällisestä muutoksesta on kysymys /5/. Suuressa organisaatiossa osallistuva toimintatapa on haasteellinen ja vaatii onnistuakseen huolellista organisoimista. Minimissään osallistuminen voi olla tiedon keräämistä käyttäjäkokemuksista, tarpeista ja toiveista (esim. kyselyt, haastattelut). Osallistumisen aste on merkittävästi suurempi, jos käyttäjät osallistuvat suunnitteluryhmän toimintaan ja heillä on aito mahdollisuus vaikuttaa suunnittelun tavoitteenasetteluihin ja tehtäviin ratkaisuihin. Laajimmillaan käyttäjät ovat itse suunnittelijoina käyttäen asiantuntijoita apunaan. Osallistuvan suunnittelun onnistuessa saavutetaan monia etuja /5,6, 7/: - Tilaratkaisut vastaavat paremmin käyttäjän tarpeita ja tukevat työtehtävän sujuvaa suorittamista - Käyttäjät hyväksyvät tehtävät ratkaisut ja niihin sitoutuminen voimistuu - Uudistusten käyttöönotto nopeutuu - Käyttäjien ja suunnittelijoiden yhteistyö voi tuottaa aivan uusia oivalluksia ja luovia ratkaisuja - Projektista voi muodostua merkityksellinen oppimisprosessi kaikille osapuolille Osallistuvaan toimintatapaan liittyy myös haasteita ja riskejä: - Suunnitteluongelmien monitahoisuus ja riippuvuus toisistaan, uusien ideoiden ja ratkaisuvaihtoehtojen konkretisoimisen vaikeus

4 4 Sisäilmayhdistys raportti 2X. - Vaatii aikaa ja resursseja, mikä toisaalta voi korvautua suunniteltavien tilojen parempana toimivuutena - Eri toimijoiden vaatimusten tasapainottaminen, yhteisesti hyväksyttävään ratkaisuun pääseminen ja muiden näkökulmien hyväksyminen - Ristiriitojen riski erityisesti siinä tapauksessa, ettei yhteistyön pelisääntöjä ja eri tahojen roolia päätöksenteossa ole selkiytetty heti prosessin alussa - Osallistuvan prosessin oikea-aikainen ja joustava kytkeminen rakennushankkeeseen. Osallistuva suunnittelu tarvitsee tuekseen välineitä, jotka auttavat suunnittelu-, tutkimus- ja käytännön tietoa edustavia toimijoita ymmärtämään toisiaan. Prosessin organisoimiseen tarvitaan toimivia yhteistyökäytäntöjä ja -foorumeita edistämään dialogia eri osapuolten kesken. Keskeinen kysymys on myös se, miten osallistuva suunnittelu integroidaan optimaalisella tavalla suunnittelu- ja rakennusprosessiin, jotta sen tuotokset voidaan ottaa huomioon päätöksenteossa sekä saadaan maksimoitua hyödyt ja vältetään karikot (kuva 2). Kuva 2. Käyttäjälähtöinen osallistuva suunnitteluprosessi osana peruskorjaushanketta TUTKIMUSHANKKEELLA VÄLINEITÄ JA HYVIÄ KÄYTÄNTÖJÄ RYM Sisäympäristö -tutkimusohjelmassa on käynnistynyt "Energiatehokkaat ja yhteiskuntavastuulliset oppimisympäristöt" -tutkimushanke Työterveyslaitoksen, VTT:n ja Tampereen teknillisen yliopiston yhteistyönä (v ). Työterveyslaitoksen tehtävänä tutkimuksessa on luoda tilan käyttäjiä osallistava toimintakonsepti, jolla peruskorjauskohteissa varmistetaan energiaa säästävät toimintatavat sekä tilojen käyttäjien hyvinvointia ja tuottavuutta tukeva sisäympäristö. Tutkimuksessa tuotetaan tietoa käyttäjälähtöisten ja osallistuvien menettelytapojen toimivuudesta (prosessinäkökulma) ja vaikuttavuudesta (lopputuloksen näkökulma) tilasuunnittelussa niin ihmisten hyvinvoinnin kuin energiatehokkuusvaatimustenkin kannalta.

5 Sisäilmastoseminaari Tila- ja sisäympäristösuunnittelun prosessia tarkastellaan pitkittäistutkimuksen keinoin kolmessa peruskorjauskohteessa sekä teknisestä että inhimillisestä ja sosiaalisesta näkökulmasta. Työterveyslaitoksella on seuraavia tutkimuskysymyksiä: - Millaisia hyviä käytäntöjä ja kehittämistarpeita on osallistuvan ja moniammatillisen suunnittelun organisoimisessa? osallistuvan suunnittelun ja eri vaihtoehtojen visualisoinnin menetelmissä? käyttäjälähtöisen tiedon integroimisessa suunnittelu- ja rakennusprosessiin? peruskorjaushankkeeseen liittyvän muutoksen hallinnassa? - Asettavatko peruskorjauksen energiatehokkuusvaatimukset erityispiirteitä osallistuvan suunnittelun toimintatavoille? Lopputuloksen näkökulmasta Työterveyslaitoksen tutkimuskysymyksiä ovat: - Mitkä olivat eri osapuolten asettamat tavoitteet hankkeelle (rakennuttaja, suunnittelijat, tilan käyttäjät, asiakkaat) ja miltä osin ne saavutettiin? - Miten tilaratkaisun toimivuus, tilan käyttäjien hyvinvointi ja työsuoriutuminen muuttuivat, kun tarkastellaan tilannetta ennen ja jälkeen peruskorjauksen? - Mitä muita vaikutuksia ilmeni (hyötyjä, odottamattomia muutoksia, ongelmia)? Tutkimuksen yksi tärkeä painopistealue on menetelmäkehityksessä. Tutkimusmenetelminä ovat haastattelut, kyselylomakkeet ja työpajatyöskentely. Hankkeen aikana kehitetään ja testataan työympäristö- ja hyvinvointikyselyä sekä uudenlaisia tapoja visualisoida kyselyn tuottamaa dataa. Haastattelut ja kyselymenetelmä palvelevat suunnittelun pohjatietojen keräämisessä ja korjausten jälkeen, kun arvioidaan peruskorjausten vaikutuksia käyttäjien työympäristötyytyväisyyteen, hyvinvointiin ja tuottavuuteen. Keskeisenä tiedonkeruumenetelmänä toimii työympäristö- ja hyvinvointikysely, joka voidaan osoittaa kaikille tilan käyttäjille. Kysely on kehitetty Työterveyslaitoksen aiemmissa tutkimushankkeissa käytettyjen kyselyjen pohjalta. Kyselyllä selvitetään mm. työtehtävien luonnetta ja työprosesseja, koettuja sisäympäristöhaittoja, tilojen toimivuutta ja viihtyisyyttä, käyttäjien hyvinvointia, asennoitumista tilamuutokseen sekä kehittämiskohteita. Useista muista sisäympäristökyselyistä poiketen kyselyn näkökulma ei ole pelkästään negatiivinen, työympäristön puutteita arvioiva, vaan sillä voidaan lisäksi nostaa esiin työtilojen positiivisia vaikutuksia, kuten luovuutta tai elpymistä edistävät työtilat. Tutkimuksen tuloksena syntyy käytännön työkaluja ja menetelmiä osallistuvaan tilasuunnitteluun sekä tutkimukseen nojautuvaa tietoa toimintakonseptin ja menetelmien toimivuudesta ja vaikuttavuudesta. LÄHDELUETTELO 1. Kasvio, A. ja Räikkönen, T. (2010) Kohti kestävää työelämää. Työterveyslaitos, Helsinki. 2. Setälä, M-L. (2002) Seireenien laulut. Muutoksen läpivienti johdon työnä. 3. painos. Tampereen aluetyöterveyslaitos, Tampere. 3. Huuhtanen, P. (1997) Towards a multilevel model in longitudinal studies on computerization in offices. International Journal of Human-Computer Interaction 9:4, s

6 6 Sisäilmayhdistys raportti 2X. 4. Huuhtanen, P. (2002) Muutoksen toteutus työyhteisössä. Kirjassa: Lindström, K. ja Leppänen, A. (toim.) Työyhteisön terveys ja hyvinvointi. Työterveyslaitos, Helsinki. 5. Leppänen, A., Launis. M., Lehtelä, J., Auvinen, E., Kukkonen, R. ja Seppälä, P. (1991) OSU - osallistuvaan suunnitteluun. Työterveyslaitos, Helsinki. 6. Väyrynen, S., Nevala, N. ja Päivinen, M. (2004) Ergonomia ja käytettävyys suunnittelussa. Teknologiateollisuuden julkaisuja 4 / 2004, Tampere. 7. Mattelmäki, T. (2007) Yhteissuunnittelu ja osallistuva suunnittelu. Kirjassa: Kaasinen, E. ja Norros, L. (toim.) Älykkäiden ympäristöjen suunnittelu. Kohti ekologista systeemiajattelua. Teknologiateollisuuden julkaisuja 6 / 2007, Tampere.