TILAT TYÖN MUKAISIKSI: TYÖN ANALYYSI JA KOETTU SISÄYMPÄRISTÖ YLIOPISTOSSA

Transkriptio

1 Sisäilmastoseminaari Julkaisija: Sisäilmayhdistys ja Aalto-yliopisto, SIY raportti nro 31, s TILAT TYÖN MUKAISIKSI: TYÖN ANALYYSI JA KOETTU SISÄYMPÄRISTÖ YLIOPISTOSSA Virpi Ruohomäki, Annu Haapakangas, Marjaana Lahtinen, Työterveyslaitos TIIVISTELMÄ Käyttäjälähtöisyys ja koettu sisäympäristö ovat keskeisiä lähtökohtia tilasuunnittelussa, kun tavoitellaan hyvinvointia ja tuottavuutta tukevaa työympäristöä. Tutkimuksen kohteena oli eräs yliopisto, jossa sisäilmaston kehittämistarpeet kohdistuivat lämpötiloihin, ilmanlaatuun ja akustiikkaan. Työn analyysin avulla tunnistettiin käyttäjäryhmiä, joilla oli erilaiset työtehtävät, työvälineet ja tilatarpeet. Tilojen arvioitiin tukevan melko hyvin itsenäisiä työtehtäviä, mutta heikommin yhteistyötä sekä opetusta ja oppimista. JOHDANTO JA TAVOITTEET Käyttäjälähtöisyys ja koettu sisäympäristö ovat nousseet yhä tärkeämmiksi lähtökohdiksi tilasuunnittelussa aiemman kiinteistölähtöisyyden sijaan /1/. Tilojen käyttäjien tarpeet ja tavoitteet, tieto työn vaatimuksista ja ymmärrys hyvinvointia tukevasta sisäympäristöstä ovat tärkeitä lähtökohtia tilojen suunnittelulle. Työn analyysin avulla voidaan selvittää organisaation perustehtävät, keskeiset työprosessit, työn tekemisen tavat ja työvälineet eli millaista työtä organisaatiossa tehdään. Lisäksi pyritään ennakoimaan, miten tulevaisuudessa työskennellään ja millaisia tiloja tarvitaan. Osallistuvalla suunnittelulla voidaan parhaimmillaan saavuttaa eri käyttäjäryhmille tarkoituksenmukaiset sekä tuottavuutta ja hyvinvointia edistävät tilat /2/. Organisaatiot pohtivat tilaratkaisujaan kuitenkin monenlaisten haasteiden edessä. Yhteiskunnalliset säädökset ja sopimukset edellyttävät energian säästöön tähtääviä toimenpiteitä ja organisaatiot tavoittelevat kustannussäästöjä kiinteistökuluissa. Energia- ja tilatehokkuus ovatkin keskeisiä tavoitteita peruskorjaushankkeissa. Monitilatoimistoja on esitetty yhdeksi ratkaisuksi tilatehokkuuteen pyrittäessä. Toimistoympäristöjen ohella monitilaratkaisuja ollaan soveltamassa myös yliopistoihin. Tutkimustietoa ratkaisun toimivuudesta yliopistoissa on kuitenkin toistaiseksi niukasti. Tämän tutkimuksen tavoitteena on analysoida erään yliopiston tilan käyttäjien kokemuksia tilojen toimivuudesta ja tilatarpeista sekä sisäympäristötekijöistä peruskorjauksen ja tilasuunnittelun pohjaksi. Artikkelissa käsitellään seuraavia tutkimuskysymyksiä: Millaista työtä tiloissa tehdään? Miten toimivaksi tilat arvioidaan? Miten henkilöstö kokee sisäilmasto-olosuhteet ja niiden kehittämistarpeet? Lopuksi pohditaan monitilaratkaisun mahdollisuuksia tässä kontekstissa. TAPAUSTUTKIMUS YLIOPISTON PERUSKORJAUSHANKEESSA Tutkimuskohteena tilat ja tilan käyttäjät Tapaustutkimuksen kohteena oli Suomen Yliopistokiinteistöjen omistamana v rakennettu yliopistorakennus, jossa on meneillään laaja peruskorjaushanke. Rakennuksessa sijaitsee suuria luentosaleja, pieniä luokkahuoneita, tutkimus- ja opetuslaboratorioita,

2 2 Sisäilmayhdistys raportti 2X. kokous- ja neuvottelutiloja, omia ja jaettuja työhuoneita, kanslian avotila, kirjasto, sosiaalitilat sekä varasto- ja säilytystiloja. Tutkimus kohdistui yliopiston henkilökuntaan, jotka toimivat luonnontieteiden tutkimus- ja opetustehtävissä, hallinnossa ja tukipalveluissa. Lisäksi siellä opiskelee toistatuhatta opiskelijaa. Tutkimusmenetelmät ja aineisto Tutkimuksen painopiste on menetelmäkehityksessä. Tutkimusmenetelminä olivat tätä hanketta varten räätälöidyt kyselyt ja haastattelut. Ne palvelevat suunnittelun pohjatietojen keräämisessä hankesuunnitteluvaiheessa ja myöhemmin korjausten jälkeen, kun arvioidaan peruskorjausten vaikutuksia tilan käyttäjien tyytyväisyyteen, hyvinvointiin ja tuottavuuteen. Työympäristö- ja hyvinvointikyselyä on kehitetty Työterveyslaitoksen aiemmissa tutkimushankkeissa käytetyn kyselyjen pohjalta tätä tutkimusta varten lisäämällä siihen uusia kysymyssarjoja. Kyselyllä selvittiin mm. tilan käyttäjien työtehtävien luonnetta, työprosesseja, työn tekemisen paikkoja, tilojen käyttöä ja toimivuutta, tyytyväisyyttä työhön ja työympäristöön, koettuja sisäympäristöhaittoja, asennoitumista tilamuutokseen ja energiansäästöön sekä kehittämisideoita. Kysely toteutettiin verkossa Digium selainpohjaisella ohjelmistolla. Kysely lähetettiin joulukuussa 2011 kaikille tutkimuskohteessa työskenteleville 170 henkilöille, joista 105 vastasi siihen (62 %). Teemahaastatteluilla selvitettiin tilojen eri käyttäjäryhmien työn sisältöjä, työprosesseja ja työvälineitä, tilojen toimivuutta ja kehittämistarpeita sekä näkemyksiä tulevista tilatarpeista. Tutkija haastatteli 10 henkilöä, jotka edustivat yliopiston eri yksiköiden ja tieteenalojen johtoa, tutkijoita, opettajia, hallintoa ja opiskelijoita. Haastattelut (45-60 min) nauhoitettiin ja litteroitiin ja ne analysoitiin sisällönanalyysin avulla. TULOKSET Työskentelyn paikat ja tilojen käyttö Tutkimus osoitti, että yliopiston henkilökunnan työskentely painottui yliopiston tiloihin, joita käytettiin monipuolisesti. Yliopiston tiloissa työskenteli 80 % vastaajista h / vko. Kotona työskenteli 53 % vastaajista enintään 2 h / vko satunnaisesti, esimiesasemassa olevat hieman muita enemmän. Muissa tiloissa, kuten kahviloissa ja kulkuvälineissä, työskentely oli hyvin vähäistä. Työ ei siis ollut monipaikkaista eikä liikkuvaa. Haastattelujen perusteella osa tutkijoista työskenteli maastossa ja kenttäasemilla kesäisin. He keräsivät luonnosta näytteitä, joita sitten tutkittiin ja raportoitiin yliopiston tiloissa. Tyytyväisyys työympäristöön ja sisäilmaston kehittämistarpeet Kyselyyn vastaajista 67 % oli tyytyväisiä työympäristöönsä ja 17 % oli tyytymättömiä. Sisäilmaston kehittämistarpeet kohdistuivat erityisesti lämpötiloihin ja ilmanlaatuun sekä akustiikkaan. Veto haittasi 20 %, liian alhainen lämpötila 28 % ja liian korkea lämpötila 32 % vastaajista, kun olosuhteisiin tyytymättömiksi määriteltiin melko paljon tai erittäin paljon haittaa kokeneet (Kuva 1). Koska kysely toteutettiin talvella, tulos saattaa aliarvioida korkean lämpötilan aiheuttamaa haittaa, jota haastattelujen mukaan ilmeni kesällä. Ilmanlaatuun ja ääniolosuhteisiin tyytymättömiä oli 27 % vastaajista. Vastaajista % oli tyytymättömiä mahdollisuuksiinsa säätää lämpötilaa ja ilmanvaihtoa. Vastaajista 53 % raportoi, että lämpötila, veto tai huono ilmanlaatu haittasivat myös työn suorittamista. Kyselyn avoimeen kysymykseen siitä, mikä työympäristön parannus olisi olennaisin työn sujumisen ja tyytyväisyyden kannalta ylivoimaisesti eniten mainittiin

3 Sisäilmastoseminaari lämpötilaan ja ilman laatuun liittyviä tekijöitä (yht. 58 ehdotusta). Nämä kehittämistarpeet esitettiin myös haastatteluissa. Kuva 1. Sisäympäristötekijöiden aiheuttamia haittoja kokevien vastaajien osuus [%]. Lukuihin on sisällytetty melko paljon ja erittäin paljon haittoja raportoineet. Työntekijöiden profiilit ja työn sisällöt Työtehtävien profiloinnissa hyödynnettiin faktorianalyysia ja hierarkkista klusterianalyysia (SPSS-ohjelmisto, PASW Statistics 18). Profilointiin ei sisällytetty työntekijöitä, joiden työaika oli alle 10 tuntia viikossa (8 henkilöä). Työn sisällöistä erottui kolme työtä luonnehtivaa faktoria: ongelmakeskeiset tehtävät, koordinoivat tehtävät ja työn itsenäisyys. Ongelmakeskeisiä tehtäviä luonnehti ongelmanratkaisu, monimutkainen päätöksenteko, ideointi ja pitkäjänteisen keskittymisen tarve. Koordinoivaan työhön sisältyi vaihtelevia ja päällekkäisiä tehtäviä, vuorovaikutustarpeita ja organisointia. Työn itsenäisyys kuvasi mahdollisuutta vaikuttaa omien työtehtävien aikatauluun ja vapautta työtehtävien suorittamisessa. Työn kuvaukset eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan työtä voidaan kuvata sen kautta, missä määrin se sisältää em. kolmea ulottuvuutta. Työtehtävien profiloinnissa puolestaan pyrittiin tunnistamaan erilaisia työntekijäryhmiä. Profilointiin sisällytettiin edellä mainitut työn kuvaukset, yhteistyön ja yksilötyön määrä sekä karkea työn luonnehdinta (opetus, hallinto, tutkimus, johtotehtävät). Näin muodostettiin neljä ryhmää. Ryhmä 1. ( toimistotyöntekijät, n=12) Ryhmää luonnehti hallinnollisten tehtävien painottuminen ja tutkimus- ja opetustyön puuttuminen tai vähäisyys. Ryhmään ei kuulunut esimiehiä. Työssä painottui koordinoivat tehtävät. Tähän ryhmään kuului pääasiassa toimistohenkilökuntaa, mutta myös avustajaa laboratoriohenkilökuntaa. Ryhmä 2. ( aloittelevat tutkijat, n=30) Ryhmää luonnehti tutkimustyö, mutta myös pienimuotoinen opetustyö. Työn vaatimukset olivat sekä ongelmanratkaisutehtävien että koordinoivien tehtävien osalta alhaisemmat kuin muilla tutkijaryhmillä (ryhmät 3 ja 4) ja työ oli vähemmän itsenäistä. Laboratoriotyöskentelyä oli enemmän kuin muissa ryhmissä. Tähän

4 4 Sisäilmayhdistys raportti 2X. ryhmään kuului tohtorikoulutettavia, tutkimusavustajia, opetushenkilökuntaa sekä kirjaston ja toimiston henkilökuntaa. Ryhmään ei kuulunut esimiehiä. Ryhmä 3. ( edenneet tutkijat, n=24) Ryhmä muistuttaa pitkälti ryhmää 2 sillä erolla, että ryhmän työsisällöt (opetus, tutkimus, ongelmanratkaisu, koordinointi) painottuivat voimakkaammin ja työ oli itsenäisempää. Ryhmä on tulkittavissa työurallaan pitemmälle edenneiksi tai vaativammissa tehtävissä toimiviksi. Ryhmään kuului lehtoreita ja eri vaiheissa olevia tutkijoita (tohtorikoulutettavia, tohtoritutkijoita). Muutamalla ryhmään kuuluvista oli myös esimiestehtäviä. Ryhmä 4. ( johtavat tutkijat, n=18) Ryhmän tehtävät ovat kaikkein monimuotoisimpia sisältäen opetus- ja tutkimustyötä sekä hallinnollisia tehtäviä. Työtä luonnehtivat sekä ongelmanratkaisu- ja koordinointitehtävät että itsenäisyys. Lähes kaikki tähän ryhmään kuuluvat olivat esimiesasemassa. Ryhmään kuului professoreita, tutkijoita, tutkimusasemanhoitajia ja yksittäisiä muita työntekijöitä. Tuloksissa on huomionarvoista, ettei yksintyöskentelyn määrä erottele työntekijöitä lainkaan, vaan kaikkien työhön sisältyy yksintyöskentelyä päivittäin. Kuvissa 2-3 on kuvattu ryhmiä työn sisältöjen osalta. Kuva 2. Yksintyöskentely, yhteistyö ja esimiestehtävät eri työprofiileissa. Asteikko: 1 ei lainkaan, 2 kuukausittain, 3 viikoittain, 4 päivittäin tai lähes päivittäin. Luvut ovat keskiarvoja. Kuva 3. Työn sisältöä kuvaavat ulottuvuudet eri työprofiileissa. Luvut ovat keskiarvoja. Asteikko: 1 ei lainkaan, 5 erittäin paljon.

5 Sisäilmastoseminaari Tilojen toimivuus ja tilatarpeet työtehtävien kannalta Käyttäjät olivat pääosin tyytyväisiä tilojen toimivuuteen. Vastaajista 79 % arvioi tilat sopiviksi ja tarkoituksenmukaisiksi työtehtävien hoitamisen kannalta. Työprofiileista ryhmissä 2 ja 4 ilmeni muita enemmän tyytymättömyyttä tilojen toimivuuteen. Tiloja arvioitiin myös erityyppisten työtehtävien kannalta. Vastaajista 82 % koki tilojen tukevan itsenäisiä työtehtäviä. Haastatteluissa korostui tutkijoiden ja opettajien keskittymistä vaativa yksilötehtävät (lukeminen, kirjoittaminen, laskeminen, ongelmanratkaisu) sekä tarve hiljaisille tiloille ja omille työhuoneille myös jatkossa. Tilat arvioitiin melko toimiviksi myös yhteistyön sujumisen ja työtovereiden tavoitettavuuden osalta. Puolet vastaajista arvioi tilojen tukevan vuorovaikutusta ja ryhmässä työskentelyä. Työprofiileista ryhmä 1 koki, etteivät tilat tukeneet vuorovaikutusta. Haastatteluissa tuotiin esille riittämättömät ja huonokuntoiset kokoustilat ja niiden suuri tarve koko tiedekunnan käyttöön. Opetusta ja oppimista tilat tukivat 42 % mielestä. Asian arviointi oli yhteydessä opetustyön määrään, sillä vähintään viikoittain opettavista 60 % koki tilojen tukevan opetusta. Saattaa olla, että harvemmin opettavat kokivat opetustilojen käytön hankalampana, koska tilojen käyttöön ei muodostu samanlaista rutiinia. Opetustyö on myös eri laitoksilla erilaista. Haastatteluissa toivottiin pienryhmäopetukseen lisää tiloja ja parempia laboratorioita. Henkilöstö esitti kyselyssä runsaasti kehittämisehdotuksia työn sujumiseksi ja tyytyväisyyden lisäämiseksi: Toimintojen ja tilojen sijoittelu lähekkäin siten, että ne palvelisivat työprosesseja ja laitosten toimintaa (12 ehdotusta), laboratoriotilojen nykyaikaistaminen (7 ehdotusta) ja opetustilojen kehittäminen (6 ehdotusta). Kuva 4. Työtilojen toimivuuden arviointi työtehtävien kannalta eri työprofiileissa. Asteikko 1=täysin eri mieltä, 5 täysin samaa mieltä. Esitetyt luvut ovat keskiarvoja.

6 6 Sisäilmayhdistys raportti 2X. JOHTOPÄÄTÖKSET JA POHDINTAA Tutkimus tarjoaa uutta tietoa yliopistotyön sisällöstä ja tilatarpeista käynnissä olevan peruskorjauksen ja tilasuunnittelun pohjaksi. Sisäympäristön kehittämistarpeet liittyivät lämpöoloihin, ilmanlaatuun ja akustiikkaan. Sisäilmasto askarruttaa tilan käyttäjiä yliopistokiinteistöissä laajemminkin. Suomen Yliopistokiinteistöjen kymmenelle yliopistolle suunnatun kyselytutkimuksen mukaan henkilöstö arvioi sisäilman työhuoneiden ja neuvottelutilojen tärkeimmäksi ominaisuudeksi ja siinä myös koettiin runsaasti kehittämistarpeita /3/. Tutkitussa yliopistossa luonnontieteellinen työ tehtiin yliopiston tiloissa ja työvälineillä. Työn sisältöä luonnehtivat ongelmanratkaisutehtävät, koordinoivat tehtävät ja työn itsenäisyys sekä yksilötyön suuri määrä. Valtaosa vastaajista oli tyytyväinen työtilojen toimivuuteen. Parhaiten tilojen koettiin tukevan itsenäisiä työtehtäviä ja heikommin yhteistyötä sekä opetusta ja oppimista. Työn sisältöjä kuvaavia tuloksia voidaan varauksin yleistää myös muiden yliopistojen luonnontieteelliseen tutkimukseen, opetukseen ja niitä avustavaan toimintaan. Muiden tieteenalojen työn sisällöt, työ- ja opetustavat, työvälineet ja tilatarpeet saattavat sen sijaan poiketa huomattavasti luonnontieteellisestä työstä. Monitilatoimistot on alun perin kehitetty sellaisen monipaikkaisen ja liikkuvan työn tarpeisiin, joka ei ole sidoksissa tiettyyn paikkaan ja aikaan. Tässä tutkimuskohteessa työ ei kuitenkaan ollut monipaikkaista eikä liikkuvaa. Tämän tutkimuksen perusteella vaikuttaa siltä, että monitilatoimisto ja sen suunnitteluohjeet /4/ eivät sellaisenaan suoraan sovellu yliopistoon. Tilat ovat käyttäjiä varten ja ne tulee suunnitella työn mukaisiksi. Sama tilaratkaisu ei sovi kaikille käyttäjäryhmille ja onkin varottava tilaratkaisujen kritiikitöntä monistamista eri konteksteihin. Tarvitaan huolellista työn analyysia ja käyttäjälähtöistä, osallistavaa suunnittelua toimivien ja energiatehokkaiden tilaratkaisujen löytämiseksi. KIITOKSET Tutkimus on osa RYM Sisäympäristö -ohjelman "Energiatehokkaat ja yhteiskuntavastuulliset oppimisympäristöt" tutkimushanketta, joka toteutetaan yhteistyössä Työterveyslaitoksen, VTT:n, Tampereen Teknillisen yliopiston EDGE-laboratorion ja pilottiorganisaatioiden kanssa v LÄHDELUETTELO 1. Anon (2012) Käyttäjälähtöiset tilat. Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun. Helsinki: Tekes julkaisu 12/ Hongisto, V., Haapakangas, A., Koskela, H., Keränen, J., Maula, H., Helenius, R., Nenonen, S., Hyrkkänen, S., Rasila H., Sandberg, E. ja Hyönä, J. (2012) Käyttäjälähtöiset toimistotilat, tilaratkaisut, sisäympäristö ja tuottavuus. Toti hankkeen loppuraportti. Helsinki: Työterveyslaitos Tulevaisuuden Kampus kysely (2011) Suomen yliopistokiinteistöt Oy. 4. Nenonen, S., Hyrkkänen, U., Rasila, H., Hongisto, V., Keränen, J., Koskela, H. ja Sandberg, J. (2012) Monitilatoimisto ohjeita käyttöön ja suunnitteluun.