OMISTA TYÖHUONEISTA MONITILATOIMISTOON KUINKA KÄY HENKILÖSTÖN HYVINVOINNIN?

Transkriptio

1 Sisäilmastoseminaari OMISTA TYÖHUONEISTA MONITILATOIMISTOON KUINKA KÄY HENKILÖSTÖN HYVINVOINNIN? Virpi Ruohomäki, Marjaana Lahtinen, Pia Sirola ja Jari Latvala Työterveyslaitos TIIVISTELMÄ Monitilatoimistot yleistyvät nopeasti. Asiantuntijaorganisaatio muutti huonetoimistosta monitilatoimistoon. Seurantakyselyn mukaan henkilöstön tyytyväisyys työympäristöön kokonaisuutena heikentyi yli puolella vastaajista. Henkilöstön kokemat meluhaitat lisääntyivät ja työrauha heikkeni. Muutoksen myötä keskittymisvaikeudet ja väsymys yleistyivät. Lähes neljännes henkilöstöstä koki voimakasta stressiä. Monitilaratkaisuja suunniteltaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota työrauhaa lisääviin tekijöihin ja henkilöstön hyvinvoinnin tukemiseen muutoksessa. JOHDANTO Monitilatoimistot ja tilojen yhteiskäyttö yleistyvät nopeasti. Valtion toimitilastrategia 2020 linjaa tavoitteiksi tilatehokkuuden parantamisen ja tuloksellisen toiminnan tukemisen. Tilojen kehittämisellä halutaan edistää parempia työsuorituksia ja kustannustehokkuutta sekä valtion kokonaisetua ja yhteiskuntavastuullisuutta /1/. Toimitilastrategian mukaan tilaratkaisuissa tulee varmistaa myös tilojen terveellisyys, turvallisuus, ergonomia ja esteettömyys. Uudistuva työ edellyttää yhteistyötä tukevia työympäristöjä, joissa on tiloja sekä tiimityölle että keskittymistä vaativalle työlle. Toimitilastrategian mukaan monitilatoimisto tukee uusiutuvia työnteon tapoja ja on siksi pääsääntö toimistotiloissa. Monitilatoimisto on tietotyön murroksen myötä kehittynyt joustavuutta ja muunneltavuutta tavoitteleva tilakonsepti. Monitilatoimistoja on erilaisia ja erikokoisia. Suomalaisessa monitilatoimistossa on tyypillisesti tarjolla avointa työtilaa, nimettyjä ja/tai nimeämättömiä työpisteitä, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativille töille, erilaisia ryhmätyötiloja ja kohtaamispaikkoja yhteistyölle. /2, 3/ Uusien tilaratkaisujen ja monitilatoimistojen vaikutuksista henkilöstön hyvinvointiin on vasta vähän tutkimustuloksia ja ne ovat keskenään ristiriitaisia. Aiemmissa tutkimuksissa raportoituja monitilatoimiston myönteisiä puolia ovat yhteisöllisyyden kokemus, tiedonkulun ja vuorovaikutuksen helppous sekä tilojen esteettinen yleisilme. Havaitut ongelmat ja kriittiset tekijät liittyvät keskittymisvaikeuksiin ja keskeytyksiin, puheääniin, jotka haittaavat työntekoa, yksityisyyden puutteisiin sekä riittämättömiin työ- ja varastotiloihin sekä mobiiliteknologian puutteisiin. /4, 5, 6, 7, 8, 9/. Tutkimusten mukaan ongelmat tulevat esille erityisesti huonetoimistosta monitilatoimistoon siirryttäessä /5/. Tämän artikkelin tavoitteena oli tutkia toimitilamuutoksen vaikutuksia koettuihin sisäympäristöhaittoihin, työympäristötyytyväisyyteen ja henkilöstön hyvinvointiin organisaation muuttaessa huonetoimistosta monitilatoimistoon. Artikkeli on osa laajempaa Hyvät käytännöt strategialähtöisissä tilamuutoksissa hanketta, jota rahoittivat Senaattikiinteistöt ja Työterveyslaitos.

2 2 Sisäilmayhdistys raportti 35 TUTKIMUKSEN KOHDE, AINEISTO JA MENETELMÄT Tutkimuksen kohteena oli julkishallinnon asiantuntijaorganisaatio, joka muutti omista työhuoneista uuteen monitilatoimistoon. Vanha huonetoimisto oli tilava, mutta huonokuntoinen ja tiloissa oli koettu sisäilmaongelmia. Uusi valtion toimitilastrategian mukainen monitilaratkaisu rakennettiin peruskorjattuun kiinteistöön. Monitilatoimistossa henkilöstöllä oli nimetyt työpisteet. Tutkimus toteutettiin pitkittäisenä tapaustutkimuksena, jossa verrattiin henkilöstön kokemuksia sisäympäristöstä, työympäristötyytyväisyydestä ja hyvinvoinnista ennen muuttoa ja sen jälkeen. Tutkimusaineisto Alkukyselyyn vanhoissa tiloissa vastasi 154/293 henkilöä (53%) keväällä 2015 kaksi kuukautta ennen muuttoa. Seurantakyselyyn uudessa monitilatoimistossa vastasi 146/236 (62%) henkilöä keväällä 2016 noin 10 kuukautta tilojen käyttöönoton jälkeen. Tulokset esitetään kaikilla vastaajilla (n=146) ja tilastollisesti merkitsevät erot on analysoitu niillä henkilöillä, jotka vastasivat molempiin kyselyihin (n=105). Tutkimusmenetelmät Tutkimusmenetelmänä käytettiin Työterveyslaitoksella kehitettyä digitaalista Työympäristö- ja hyvinvointikyselyä /10, 11/. Tässä artikkelissa raportoidaan siihen sisältyvät Työterveyslaitoksen Sisäilmastokyselyn kysymykset koskien sisäympäristön koettuja haittoja (taulukko 1) ja työympäristöön liittyviä viikoittaisia oireita (taulukko 2). Tyytyväisyyttä työympäristöön kysyttiin seitsemänportaisella asteikolla (1 = erittäin tyytymätön ja 7 = erittäin tyytyväinen) kysymyksellä: Kuinka tyytyväinen olet työympäristöösi kokonaisuutena? Työrauhaa selvitettiin väittämällä Työn tekemiselle on riittävä rauha (asteikko 1= täysin eri mieltä 5 = täysin samaa mieltä). Henkilöstön hyvinvointia mitattiin työtyytyväisyyden, stressin ja palautumisen kokemuksilla. Työtyytyväisyyttä mitattiin asteikolla (1 = erittäin tyytymätön 5 = erittäin tyytyväinen) kysymyksellä: Kuinka tyytyväinen olet työhösi kokonaisuutena? Työhön liittyvää stressiä tutkittiin Elon, Leppäsen ja Jahkolan (2003) koettua stressiä mittaavalla kysymyksellä (asteikko 1 = en lainkaan 5 = erittäin paljon): Stressillä tarkoitetaan tilannetta, jossa ihminen tuntee itsensä jännittyneeksi, levottomaksi, hermostuneeksi tai ahdistuneeksi taikka hänen on vaikea nukkua asioiden vaivatessa jatkuvasti mieltä. Tunnetko sinä nykyisin tällaista stressiä? Työstä palautumista kysyttiin asteikolla (1 = erittäin hyvin - 5 = erittäin huonosti) seuraavasti: Palaudutko työn aiheuttamasta kuormituksesta työpäivän tai työvuoron jälkeen? Seurantakyselyssä henkilöstö arvioi toimitilamuutoksen vaikutuksia omaan työhyvinvointiinsa valitsemalla vaihtoehdoista parantunut merkittävästi / jonkin verran/ ei ole ollut vaikutusta / heikentynyt jonkin verran / heikentynyt merkittävästi. Tutkimusaineiston tilastollinen analyysi tehtiin IBM SPSS 20 -tilasto-ohjelmalla. Tilastollisesti merkitseviä eroja tutkittiin Wilcoxon Signed Ranks testillä. Tilastollisesti merkitseväksi rajaksi asetettiin p<.05.

3 Sisäilmastoseminaari TULOKSET Tyytyväisyys työympäristöön ja koetut sisäympäristön haitat Seurantatutkimus osoitti, että henkilöstön tyytyväisyys työympäristöönsä kokonaisuutena heikentyi 53%:lla vastaajista, pysyi samana 25%:lla ja lisääntyi 22%:lla vastaajista huonetoimistosta monitilatoimistoon siirryttäessä. Tyytyväisiä oli alkutilanteessa (T1) 78% ja seurannassa (T2) 53% vastaajista (p<.001). Sukupuolen ja iän suhteen ei ilmennyt eroja. Seurantakyselyn mukaan henkilöstö arvioi työrauhan heikentyneen monitilatoimistossa verrattuna omiin työhuoneisiin (T1 ka 4,24 vs. T2 ka 2,63, p<.001). Kokemus työrauhasta heikkeni alkutilanteesta 80 %:lla vastaajista. Seurantakyselyn tulokset osoittivat, että meluun/ääniympäristöön liittyvät haitat lisääntyivät 13%:sta 37%:iin vastaajista monitilatoimistossa verrattuna omiin työhuoneisiin. Tämä on selvästi enemmän kuin suomalaisista toimistoista kerätyssä vertailuaineistossa /12/. (Taulukko 1). Ilmanvaihtoon ja lämpötilaan sekä valaistukseen liittyviä haittoja raportoitiin muuton jälkeen hieman enemmän kuin ennen muuttoa. Pölyä tai likaa oli vähemmän. Homeen ja maakellarin haju hävisi, mutta muut epämiellyttävät hajut lisääntyivät. Näitä haittoja raportoitiin kuitenkin vähemmän kuin Työterveyslaitoksen Sisäilmastokyselyn vertailuaineistossa. (Taulukko 1). Taulukko 1. Sisäympäristöön liittyvät haitat ennen ja jälkeen muuton omista työhuoneista monitilatoimistoon. Onko sinua haitannut työpaikallasi jokin seuraavista tekijöistä viimeisten 3 kuukauden aikana? "Kyllä, joka viikko" -vastanneiden %-osuudet. Vertailuarvot /12/, ** Vertailuarvot perustuvat Työterveyslaitoksen Sisäilmastokyselyihin vuosilta Sisäympäristöhaitta Ennen muuttoa, oma työhuone Muuton jälkeen, monitilatoimisto Vertailuarvot Veto Liian korkea huonelämpötila Vaihteleva huonelämpötila Liian matala huonelämpötila Tunkkainen (huono) ilma Kuiva ilma Riittämätön ilmanvaihto** Homeen tai maakellarin haju** Muut epämiellyttävät hajut Tupakansavu Melu Heikko valaistus / heijastukset Havaittava pöly tai lika

4 4 Sisäilmayhdistys raportti 35 Työympäristöön liittyvät oireet Seurantakyselyn tulokset osoittivat, että työhön liittyvä viikoittainen väsymys lisääntyi 5%:sta 14%:iin ja pään raskaus lisääntyi 2%:sta 10%:iin vastaajista muuton jälkeen. Työympäristöön liittyvät viikoittaiset keskittymisvaikeudet lisääntyivät 3%:sta 24%:iin vastaajista monitilatoimistossa verrattuna omiin työhuoneisiin. Keskittymisvaikeuksia ilmeni huomattavasti enemmän kuin vertailuaineistossa /12/. (Taulukko 2.) Tulosten mukaan monitilatoimistossa keskittymistä haittasivat varsinkin puheäänet läheisistä työpisteistä 35%:a vastaajista paljon tai erittäin paljon. Silmien, nenän ja kurkun ärsytysoireet vähenivät muuton jälkeen ja niitä raportoitiin vähemmän kuin Työterveyslaitoksen Sisäilmastokyselyn vertailuaineistossa. Muita oireita ilmeni vain vähän. (Taulukko 2). Taulukko 2. Työympäristöön liittyvät oireet ennen ja jälkeen muuton. Onko sinulla esiintynyt jotain seuraavista oireista tai vaivoista? Vastaus "kyllä, joka viikko" ja arvio oireen työperäisyydestä "kyllä" -vastausten % -osuudet. Vertailuarvot /12/, ** Vertailuarvot perustuvat Työterveyslaitoksen Sisäilmastokyselyihin vuosilta Oire Ennen muuttoa, oma työhuone Muuton jälkeen, monitilatoimisto Vertailuarvot Väsymys Pää tuntunut raskaalta Päänsärky Keskittymisvaikeudet Silmien ärtyminen Nenän ärtyminen Käheys / kurkun kuivuus Yskä Yöunta häiritsevä yskä** Kasvojen kuivuus / punoitus Käsien iho-oireet Hengenahdistus** Hengityksen vinkuminen** Kuume tai vilunväreet** Nivelsärky tai -jäykkyys** Lihaskipu** 2 6 4

5 Sisäilmastoseminaari Työhyvinvointi, työtyytyväisyys, stressi ja palautuminen Henkilöstöstä 38% arvioi työhyvinvointinsa heikentyneen ja 19% parantuneen toimitilamuutoksen seurauksena. Vastaajista 43% kuitenkin arvioi, ettei toimitilamuutos vaikuttanut heidän työhyvinvointiinsa. Seurantakyselyn mukaan työhönsä tyytyväisiä oli alkutilannetta enemmän. Työhönsä erittäin tai melko tyytyväisten osuus vastaajista nousi 75%:sta 83%:iin, mutta ero ei ollut tilastollisesti merkitsevä. Työhönsä erittäin tai melko tyytymättömien määrä laski 14%:sta 8%:iin vastaajista. Työhön liittyvää stressiä koki alkutilanteessa melko tai erittäin paljon 22% ja seurannassa 24% vastaajista, mikä on 10 prosenttiyksikköä enemmän kuin julkishallinnon palkansaajat Työterveyslaitoksen Työ ja Terveys vertailuaineistossa /13/. Jonkin verran stressiä koki alkutilanteessa 41% ja seurannassa 38% vastaajista ja vain vähän stressiä kokevia oli lähes yhtä paljon sekä alussa (30 %) että seurannassa (31%). Työn aiheuttamasta kuormituksesta palautui alkutilanteessa hyvin 48% ja seurannassa 51% vastaajista, kohtalaisesti (35% / 30%) ja huonosti (17% / 19%). Tämä tulos vastaa Työterveyslaitoksen vertailuaineistoa /13/. JOHTOPÄÄTÖKSET Henkilöstön tyytyväisyys työympäristöön kokonaisuutena heikentyi yli puolella vastaajista organisaation muutettua huonetoimistosta monitilatoimistoon. Tulosten mukaan henkilöstön kokemat ääniympäristöön liittyvät haitat lisääntyivät ja työrauha heikkeni. Muita sisäympäristöhaittoja raportoitiin kuitenkin vähemmän kuin suomalaisessa vertailuaineistossa. Silmien, nenän ja kurkun ärsytysoireet vähenivät. Muutoksen myötä työympäristöön liittyvistä koetuista oireista lisääntyivät keskittymisvaikeudet, väsymys ja pään raskaus. Vaikka oireita koskevien tulosten perusteella ei voi tehdä suoraan johtopäätöksiä oireiden syistä, voidaan olettaa niiden ainakin osaksi liittyvän toimitilamuutoksen mukanaan tuomiin ääniympäristön ja työrauhan ongelmiin. Monitilaratkaisuja suunniteltaessa onkin kiinnitettävä erityistä huomiota työrauhaa lisääviin tekijöihin, kuten esimerkiksi avointen työtilojen toimivaan pohjaratkaisuun, työpisteiden sijoitteluun, hyvään akustiseen suunnitteluun, vetäytymistilojen riittävään määrään ja äänieritykseen. Työyhteisöissä on lisäksi hyvä sopia yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä, jotka edistävät työn sujumista, ehkäisevät häiriöitä ja turhia keskeytyksiä. Yli kolmannes henkilöstöstä koki työhyvinvointinsa heikentyneen huonetoimistosta monitilatoimistoon muuton seurauksena. Lähes neljännes henkilöstöstä koki melko tai erittäin paljon työhön liittyvää stressiä. Nämä saattavat johtua sekä työympäristön ja toimintatapojen muutoksesta että monitilatoimistoon liittyvistä ongelmista. Henkilöstö kaipaa tukea työympäristömuutoksissa hyvinvointinsa säilyttämiseksi. Monitilatoimistoista ja niiden vaikutuksista henkilöstön hyvinvointiin, työkykyyn ja terveyteen tarvitaan pitkän aikavälin seurantaa ja monitieteistä jatkotutkimusta. Tilatehokkaat ratkaisut eivät saa heikentää sisäympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia tukevat toimitilat.

6 6 Sisäilmayhdistys raportti 35 LÄHDELUETTELO 1. Valtioneuvoston periaatepäätös valtion toimitilastrategiaksi Valtiovarainministeriö, Helsinki. VM/2544/ /2014. <URL: ed2b-4ed6-8e02-7eae26bea Haapamäki, J., Hietanen, P., Mikkonen V., Nenonen, S., Niemi, O., Nissinen, S., Rantanen, A., Ruoppila, S., Staffans, A., Teräväinen, H., Tyvimaa, T., Vartiainen, M. & Vuorela, M. (2011) Uudet työnteon tavat haastavat kehittämään työympäristöjä. Käyttäjälähtöiset tilat. Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun. Helsinki: Tekesin julkaisu 12/2011, Ruohomäki, Lahtinen & Sirola (2017) Työympäristömuutos, monitilatoimistot ja henkilöstön hyvinvointi. Hyväksytty julkaistavaksi Työelämän tutkimus lehdessä. 4. Bjerrum, E., & Bodker, S. (2003) Learning and Living in the New Office. Proceedings of the 8th European Conference on Computer-supported Cooperative Work, September 2003, Helsinki, Finland. 5. van der Voordt, T.J.M. (2004) Productivity and Employee Satisfaction in Flexible Workplaces. Journal of Corporate Real Estate 6 (2), Meijer, E.M., Frings-Dresen, M.H.W. & Sluiter, J.K. (2009) Effects of office innovation on office workers health and performance. Ergonomics 52 (9), McElroy, J.C. & Morrow, P.C. (2010) Employee reactions to office redesign: A naturally occurring quasi-field experiment in a multi-generational setting. Human relations 63 (5), De Been, I. & Beijer, M. (2014) The influence of office type on satisfaction and perceived productivity support. Journal of Facilities Management 12 (2), De Been, I., Beijer, M. & Den Hollander, D. (2015) How to cope with dilemmas in activity based work environments - results from user-centred research. Conference paper 14th EuroFM Research Symposium. EuroFM research papers, Ruohomäki, V., Haapakangas A. & Lahtinen, M. (2013) Tilat työn mukaisiksi: työn analyysi ja koettu sisäympäristö yliopistossa. Sisäilmastoseminaari 2013, SIY raportti 31, Ruohomäki, V. & Lahtinen, M. (2013) Osallistuva suunnittelu tilamuutoksessa prosessi ja menetelmät. Sisäilmastoseminaari 2013, SIY raportti 31, Reijula, K. & Sundman-Digert, C. (2004) Assessment of indoor air problems at work with a questionnaire. Occupational Environmental Medicine, 61, Työ ja Terveys Suomessa 2012 (2013) Seurantatietoa työoloista ja työhyvinvoinnista. Helsinki: Työterveyslaitos.<URL: _2012.pdf.>