ULKOASIAINHALLINNON HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖSRAPORTTI

Transkriptio

1 ULKOASIAINHALLINNON HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖSRAPORTTI 2010

2 SISÄLLYS: 1 JOHDANTO 1 2 JOHTAMINEN 2 Ikäjohtaminen 3 Työsuojelu 3 Työterveys ja sen erityispalvelut 4 Erityisen tuen tarve 4 Sairastavuus ja tapaturmat - tilastotietoa 5 Työhyvinvointia edistävät tahot 5 Työhyvinvointia tukevat hankkeet 6 Virkistys ja muu yhdessäolo sekä työyhteisöliikunta 6 Työtyytyväisyysbarometri ja muut mittarit 6 3 HENKILÖSTÖRESURSSIEN KOHDENTAMINEN 7 Henkilöstön määrä ja rakenne 8 Ikärakenne 9 Tuottavuusohjelma 9 Henkilöstön vaihtuvuus 10 Rekrytointi 11 Henkilöstön jakaantuminen tehtävätasoille 12 Työajan käyttö 13 4 TEHTÄVÄKIERTOON SOVELTUVA PALKKAUSJÄRJESTELMÄ 14 Uusi palkkausjärjestelmä ja suorituspalkitseminen 14 Muu palkitseminen 15 5 URAJÄRJESTELMIEN ANALYSOINTI JA JOHTOPÄÄTÖSTEN TEKEMINEN 16 6 OSAAMISEN TURVAAMINEN MUUTOSTILANTEESSA 17 Henkilöstön koulutustaso 17 Osaamisen hallinta ja kehittyminen 18 Osaamisenhallintajärjestelmä 19 Tavoite- ja kehityskeskustelut 19 Urakeskustelut 19 TAHTI-järjestelmän antamat tunnusluvut ja investoinnit vuosilta

3 1 1 JOHDANTO Henkilöstötilinpäätös on strategisen henkilöstöjohtamiseen ja henkilöstösuunnitteluun liittyvän päätöksenteon työkalu, jossa kuvataan henkilöstön tilaa käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Ulkoasiainhallinnossa henkilöstötilinpäätösraportteja on laadittu tähän mennessä vuosilta 1999, 2000 ja vuosittain sekä yhteistilinpäätös vuosilta 2007/2008 ja vuonna Vuosina 2001 ja 2002 on laskettu ainoastaan tunnusluvut. Tunnusluvut eivät kuitenkaan ole täysin yhteismitallisia, koska tietojen keruu on jatkuvasti kehittynyt ja tiedot ovat tulleet kattavammiksi. Vuoden 2010 henkilöstötilinpäätöksen tiedot ovat peräisin pääosin valtiotyönantajan TAHTI- järjestelmästä. HENKKA- henkilöstötietojärjestelmästä on haettu vain ne tiedot, joiden sisältö ei sovellettunakaan ole löydettävissä Tahdista. Henkilöstötilinpäätös ei sisällä tietoja edustustoihin palvelussuhteessa olevasta henkilöstöstä, ellei erityisesti toisin mainita. Henkilöstötilinpäätöksen rakenne vastaa henkilöstöstrategian painopistealueisiin, joita ovat 1. Johtaminen 2. Henkilöstöresurssien kohdentaminen; priorisointi/depriorisointi 3. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä 4. Urajärjestelmien analysointi ja johtopäätösten tekeminen 5. Osaamisen turvaaminen muutostilanteessa Ulkoministeriön arvot ja toimintatavat heijastuvat henkilöstöstrategiassa. Arvot kertovat, mikä on tärkeää ja arvokasta ulkoministeriölle ja sen henkilöstölle. Ne merkitsevät jatkuvuutta, vaikka arvopohjaa on samalla jatkuvasti kehitettävä. Arvot heijastuvat organisaation kaikkeen toimintaan. Ne koskevat ulkoministeriötä työyhteisönä ja näkyvät sen suhteissa yhteistyökumppaneihin ja asiakkaisiin. Jokaisella henkilöstön jäsenellä on oikeus arvojen mukaiseen kohteluun ja velvollisuus toimia niiden mukaisesti. Yhteistyö UM:n henkilöstö arvostaa työtovereitaan ihmisinä ja osaajina. Se noudattaa sovittuja pelisääntöjä, toimii avoimesti ja huolehtii tiedonkulusta. Tavoitteet voidaan saavuttaa vain yhteistyön avulla. UM toimii aktiivisessa yhteistyössä myös sidosryhmiensä ja yhteistyökumppaneidensa kanssa. Luovuus Kaikessa toiminnassa henkilöstöä kannustetaan uutta luovaan ja ennakkoluulottomaan ajatteluun. Jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä UM tarttuu rohkeasti uusiin haasteisiin. Henkilöstö on valmis ammatilliseen ja inhimilliseen kehittymiseen sekä oman organisaation aktiiviseen kehittämiseen. Tuloksellisuus UM:n henkilöstö osaa työnsä ja on luotettavaa. Henkilöstö vastaa osaltaan koko organisaation tuloksista ja palvelun laadusta ja puuttuu epäkohtiin. Se on valmis luopumaan ennakkoluulottomasti tuloksettomista toimintatavoista ja kehittämään niiden tilalle uusia, toimivampia ratkaisuja. Henkilöstötilinpäätös käsiteltiin YT-johtokunnassa

4 2 2 JOHTAMINEN Ylimpään ja keskijohtoon kuuluvaa henkilöstöä oli vuonna 2010 ulkoasiainhallinnossa 8,6 % koko henkilöstöstä. Tunnusluvun arvo osoittaa ulkoasiainhallinnon erityispiirteen eli edustustojen suuren määrän ja pienehköt organisaatioyksiköt. Johtoon kuulumattomia, muussa esimiesasemassa olevia ulkoasiainhallinnossa oli 4,7 % vuonna Esimiestyöksi lasketaan sellaiset johto-, työnjohto- ja esimiestyöt, joissa työnjohtamisen ja esimiestehtävien osuus työajasta on yli puolet. Matala tunnusluvun arvo kertoo, että vastuuta tehtävistä on jaettu niitä tekeville henkilöille. Uudistuspaineiden ja henkilöstön ikärakenteen muutoksen myötä johtamistaidon merkitys korostuu. Haasteena on henkilöstö- ja resurssijohtamisen kehittäminen osana toimintojen strategista johtamista ja tulosohjausta. Ulkoministeriössä tarvitaan ammattimaista ja näkemyksellistä johtajuutta sekä kannustavaa johtamisilmapiiriä. Alla olevasta taulukosta havaitaan johtamisen arvioinnin vaikutus muihin työtyytyväisyysbarometrissa mitattaviin osioihin. Tätä havaintoa tukevat myös useat tutkimukset, joiden mukaan tyytyväisyys johtamiseen on yhteydessä työntekijöiden yleiseen hyvinvointiin (Toim. Kinnunen, Feldt, Mauno 2008: Työ leipälajina työhyvinvoinnin psykologiset perusteet). Taulukkoon on laskettu viiden parhaimmat ja viiden alhaisimmat johtamisen arviot saaneiden työyhteisöjen keskiarvot. Henkilöstöstrategiassa vuosille asetetut tavoitteet johtamisen kehittäminen johtamissopimukset johtajapolitiikan periaatelinjauksen laadinta johtajapotentiaalin tunnistaminen rekrytointiperiaatteiden määrittely johtamistehtäviin henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi osaksi kaikkien esimiesten tulostavoitteita Hankkeet ja toimenpiteet johtamis- ja esimiesvalmennus on velvoittavaa koulutusta esimiesten vertaistukiryhmät edustuston päälliköille tarjotaan vuotuisten päällikköpäivien alla johtamisvalmennusta hyvän työyhteisön ja johtamisen edellytyksistä sekä johtamisesta monikulttuurisessa ympäristössä

5 3 lähetetään johtajapotentiaalia valtionhallinnon yhteiseen Tulevaisuuden johtajat kehittämisohjelmaan työnjohdollisiin esimiestehtäviin edustustoihin siirtyvät kutsutaan työyhteisövalmennukseen aloitettiin 360º esimiesarvioinnin valmistelutyöt Seurannassa käytettäviä mittareita: TAKE- keskustelut, sisäisen tarkastuksen raportit, työpaikkaselvitykset ja QPS Nordic -työilmapiirimittaukset sekä johtamisindeksi, joka koostuu työtyytyväisyysbarometrin osioista johtaminen ja tiedon kulku Lähde: TTB Ikäjohtaminen Ikäjohtaminen on arkista johtamista ja töiden organisointia ihmisen elämänkulkuun ja voimavaroihin liittyvät asiat huomioon ottaen. Ikäjohtamisessa huomioidaan erilaiset johtamistarpeet niin nuorilla kuin ikääntyneillä. (Ilmarinen J. (2006) Pitkää työuraa.) Keskeinen ikäystävällisen työyhteisön tunnusmerkki on työuran aikana kertyneen kokemuksen arvostaminen ja hyödyntäminen. Ikäystävällisten käytäntöjen toteutus vaatii joustavuutta niin työnantajan kuin työntekijänkin puolelta. Avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri palvelee kaikkia osapuolia niin ongelmatilanteissa kuin hyvän työilmapiirin ja työhyvinvoinnin perustanakin. Aktiivisuus ja oma-aloitteellisuus työssä ovat osa yhteisvastuullisuutta. Työuran aikana kertyneen tiedonsiirron keinoja ovat muun muassa hiljaisen tiedon siirtäminen, mentorointi ja kertyneen osaamisen paras mahdollinen hyödyntäminen. Jaksamisen sekä työn ja muun elämän yhteensovittamisen tukena kaikissa ikäryhmissä on mahdollista käyttää niin työaikajoustoja kuin muitakin keinoja kuten vuorotteluvapaata, etätyötä, työaikaliukumaa ja -pankkia, osa-aika- ja osatyökyvyttömyyseläkettä sekä työkokeilua. Työterveyshuoltoa käytetään jaksamisen tuen moniammatillisena asiantuntijana, joka tarjoaa sekä yksilö- että ryhmäpalveluita. Työsuojelu Työsuojelun tehtävänä on kehittää ja ylläpitää henkilöstön turvallisuutta, terveyttä ja hyvinvointia ministeriössä johtamisen, suunnittelun ja yhteistoiminnan keinoin. Työsuojelu on jatkuvasti kehittyvä, työelämän laatuun vaikuttava toimintajärjestelmä, jolla on samalla merkittävä osuus työn tuloksellisuuden parantamisessa. Työsuojelun painopisteet vuonna 2010 liittyivät terveyteen, toimintakykyyn ja työolojen seurantaan. Ergonomiaa edistettiin työterveyshoitajan ja työfysioterapeutin tekemillä ergonomiakartoituksilla sekä

6 henkilöstön tietoisuutta lisättiin ergonomiatietoiskuilla. Uusia toimitiloja suunniteltiin ja toteutettiin Merikasarmilla. Ministeriön eri rakennuksiin tehtiin kaluste- ja äänieristeseinäkkeiden hankintoja tarpeen mukaan. Työpaikkaselvityksiin liittyen tehtiin näköseuloja sekä työnäkötarkastukseen liittyviä työpisteen mittauksia. Ministeriön eri osissa tehtiin sisäilmakyselyitä ja tutkimuksia ja lämpötilaseurantaa. Merikasarmin ja Meripajan kuntosalit uudistettiin. Työterveyshuollon kanssa yhteistyössä tehtiin 2010 keväällä suunnatut työpaikkaselvitykset seuraavissa yksiköissä: HAL-50, HAL-70 ja TAS-10 sekä syksyllä kehityspoliittisella osastolla. Suunnattu työpaikkaselvitys on ministeriön ehkäisevän työterveyshuollon perusta, jonka tavoitteena on tasaisin väliajoin arvioida henkilöstön terveydentilaa ulkoasiainhallinnossa työskentelyn asettamien erityisvaatimusten vuoksi. Se tarjoaa henkilöstölle mahdollisuuden saada henkilökohtaisesti tietoa omasta terveydestään ja jaksamisestaan. Tavoitteena on myös hankkia tietoa työyhteisön kehittämistä varten ja ohjata kehittämistoimia osastoa/yksikköä hyödyttävällä tavalla. Työterveyden tuella voidaan esimerkiksi järjestää kehittämistyöpajoja tai seminaareja jatkona suunnatulle terveystarkastukselle. Työterveyshuollon toimintakertomuksesta 2010 ilmenee, että kolmanneksella terveystarkastuksissa tarkastetuista on lisääntynyt sydän- ja verisuonisairauksien riski, ylipainoa ja sen seurauksena syntyviä aineenvaihdunnan muutoksia, jotka lisäävät diabetesriskiä. Ministeriön henkistä hyvinvointia koskevista riskeistä merkittävimmiksi työterveyshuolto arvioi jatkuvat organisaatiomuutokset, esimiestyön laadun, kiireen ja työmäärän sekä resurssien epätasaisen jakautumisen. Työterveyshuollon ja työsuojelun yhteiset kartoitusmatkat ulkomaanedustuksessa kohdistuivat vuonna 2010 New Delhiin, Kathmanduun, New Yorkiin ja Washingtoniin. Edustustoon kohdistuva kartoitusmatka poikkeaa kotimaan työpaikkaselvityksestä siinä, että se ei sisällä terveystarkastusta. 4 Työterveys ja sen erityispalvelut Panostus ennakoivaan työterveyshuoltoon on kannattava sijoitus henkilöstön terveyteen. Osastojen moniammatillisesti toteutetut työpaikkaselvitykset tuottavat sairauden ehkäisyyn tarvittavaa tietoa. Räätälöidyillä hankkeilla voidaan puuttua työyhteisöjen ongelmiin. Ulkomaan siirtoihin liittyvä laaja terveystarkastuskäytäntö palvelee henkilöstön ja heidän mukana seuraavien perheenjäsentensä terveydenhuoltoa ulkomaan komennuksen työjaksoina. Työterveyshuolto kykenee lähtö-, seuranta- ja paluutarkastusten avulla huolehtimaan myös heikon terveydenhuollon maissa olevien terveydentilan seurannasta ja tukemisesta. Ministeriö toimitti poikkeuksellisesti kotimaan viranomaisten erityisluvalla Pandemrix- influenssarokotetta pandeemisen sikainfluenssatartunnan ehkäisemiseksi noin kuuteenkymmeneen edustustoon alkuvuodesta Paikallisen terveydenhuollon avulla edustustoissa rokotettiin näin yli 850 virkamiestä ja perheenjäsentä. Työterveyshuollon yhteistyökumppanimme on Mehiläinen. Työterveys on ottanut eri-ikäiset huomioon seuraavin keinoin: ikäryhmätarkastukset, sairauden jälkeiset kuntoutukset sekä työkokeilut, TYK- (työkykyä ylläpitävä ja parantava valmennus) ja ASLAK -kuntoutus. Erityisen tuen tarve Työterveyshuolto tarjoaa myös tilannekohtaista erityistukea ja yksilötukea esimerkkeinä työyhteisön kehittämistuki ryhmätyönohjauksen avulla ja lyhytterapia ongelmatilanteissa. Debfriefing-palvelut ovat saatavilla Suomen virka-aikana ja niitä voidaan järjestää myös aikaero huomioon ottaen. Kriisitilanteiden purkuun, vertaistukeen ja omaan jaksamiseen tarkoitettua työyhteisöjen omaa Defusing -menetelmää koulutettiin ja sen käyttöä pyritään lisäämään.

7 5 Sairastavuus ja tapaturmat - tilastotietoa 2010 Sairauspoissaolot (pv/htv) 6,0 (valtio 9,7) Sairauspoissaolo työpäivää/tapaus 3,7 %-sairaustapauksista 1-3 työpäivää 78,3 % Terveys - % (sairauspäivättömien osuus hlöstöstä) 54,5 % (valtio 35,7 %) Sairauksista johtuvat työterveyshuollossa käynnit/htv 2,1 Tapaturmapoissaolo (pv/htv) 0,1 Tapaturmapoissaolo työpäivää/tapaus 9,9 Työkyvyttömyyseläkkeelle(%-osuus edellisen vuoden lopun hlöstöstä) 0,1 % Lähde: Tahti Työhyvinvointia edistävät tahot Yhteistoiminta ja tasa-arvo Jokainen työtekijä vastaa omalla osallistumisellaan välittömästä yhteistoiminnasta ja koko yhteisön työhyvinvoinnista. Välillistä yhteistoimintaa hoitavat työnantajan ja ammattiyhdistysten (UHVY ry ja JUKO ry / UH) edustajat ulkoasiainhallinnon yhteistoimintajohtokunnassa. Ministeriön toinen yhteistoimintaelin on työsuojelutoimikunta, jossa oman toimensa ohella toimivat työsuojeluvaltuutettu sekä työsuojeluasiamiesverkosto. Työsuojelutoimikunta käsittelee työturvallisuuslainsäädännön mukaiset ja työsuojelun yhteistoimintasopimuksessa määritellyt henkilöstön työoloihin liittyvät asiat. Ministeriön henkilöstöyksikössä aloitti kokopäivätoiminen työhyvinvointipäällikkö, joka viestittää ja kouluttaa laajasti työhyvinvointiasioista sekä kehittää toimintamalleja. Samalla hänen alaisuuteensa perustettiin erillinen työhyvinvointiryhmä, jonka tehtäväalueena on terveydenhuolto, työsuojelu, työhyvinvointi sekä perhe- ja puolisoasiat. Turvallisuusuhkien luonne on muuttunut. Terrorismin, joukkotuhoaseiden, kansainvälisen järjestelmän toiminnan kriisin, lähialueiden kehityksen, alueellisten konfliktien ohelle on tullut muita globaaleja ongelmia: köyhyys, tarttuvat taudit, ilmansaasteet, ilmastonmuutos. Kriisitilanteissa henkilöstön ja perheenjäsenten terveyden ja hyvinvoinnin turvaamiseksi laaditaan toimintamalli. Perheasiamies on toiminut vuodesta Tehtävänään on edistää ja valvoa ulkoasiainhallinnon virkamiesten puolisoiden ja lasten asemaa: hän seuraa ja välittää hallinnollisille päätöksentekijöille työn ja muun elämän yhteensovittamista koskevia näkemyksiä, toivomuksia ja valituksia, tekee aihetta koskevia selvityksiä ja toimenpide-esityksiä. Henkilöstökoordinaattori, jonka tehtävänä on osallistua tuottavuusohjelmaan liittyvien henkilöstömuutosten suunnitteluun ja hallintaan on toiminut vuodesta Syksystä 2010 henkilöstökoordinaattoreita on ollut kaksi, joista toinen on osapäiväinen. Tasa-arvotyöryhmä Tasako koordinoi tasa-arvokysymyksiä. Ryhmä kuulee tasa-arvokysymysten asiantuntijoita, antaa lausuntoja ja valmistelee yhdessä osastojen kanssa tasa-arvon toimintasuunnitelmat. Tasakossa on edustaja kaikilta osastoilta sekä ministeriössä toimivista ammattiyhdistyksistä. Viimeinen henkilöstöpoliittinen tasa-arvosuunnitelma on tehty vuonna Valtiokonttorin Kaiku-työnantajapalvelut tukevat työyhteisöjen kehittämistä toimiviksi ja hyvinvoiviksi. Kaiku-kehittäjien, joiden kokonaismäärä on kaksitoista, tehtävänä on edistää ja koordinoida työhyvinvointia tukevaa toimintaa.

8 6 Työhyvinvointia tukevat hankkeet Kansainvälisten työmatkojen kuormittavuus sekä terveys- ja hyvinvointivaikutukset tutkimus : hankkeen viimeinen kyselyvaihe toteutettiin. Konsuliyksikkö: Ohjatusta työstressin purusta omatoimiseen jaksamisen tukeen - Kaiku-hanke Ankaran edustuston työyhteisön kehittämishanke: hanketta jatkettiin tavoitteena löytää konkreettisia toimia kehittämisprosessin tueksi. Washington: työtyytyväisyysbarometrin käsittely, työpaja työhyvinvoinnista ja tukitoimista: perehdytys, yhteistyö, tehtävänkuvien selkeys, tiedonkulku, päätöksenteko. Nairobi: työhyvinvoinnin ja sisäisen tarkastuksen yhteismatka: tarkastuksen ja työyhteisövalmennuksen yhdistäminen Pietari: ergonomiakartoitus, työyhteisökoulutusta, työtyytyväisyysbarometrin käyttö Bryssel EUE: työhyvinvoinnin edistäminen ja nykypalveluiden esittely, työajanseuranta Virastopalvelujen toimintojen kehittämis- ja ulkoistamishanke: tavoitteena siirtyä hallitusti uuteen palvelujen tuotantotapaan ja kouluttaa henkilöstöä tarpeen mukaan muihin tehtäviin. Welcome to Finland how to settle down? Tilaisuudessa perehdytetään henkilökunnan ulkomaalaisia puolisoita suomalaisen yhteiskunnan toimintatapoihin. Defusing -kouluttaminen: koulutusta omaan jaksamiseen kriisitilanteiden yhteydessä Uutta virtaa valmennuksia jatkettiin yhdellä tilaisuudella Ministeriöiden työsuojeluvaltuutettujen yhteistoiminnan kehittäminen Virkistys ja muu yhdessäolo sekä työyhteisöliikunta Ministeriössä järjestetään vuosittain liikuntapäivä, pikkujoulut ja glögitilaisuus. Lisäksi edustustot, osastot ja yksiköt järjestivät omia virkistystilaisuuksiaan ja retkiään. Ministeriö osallistui Budjettiruuhisoutukilpailuun. Henkilöstön vapaa-ajan liikunta- ja harrastusmahdollisuuksia tuettiin liikuntasetelein, omalla kuntosalitoiminnalla sekä avustamalla ryhmäliikuntaa ja harrastuksia kuten joogaa, tennistä, naisten kuntovoimistelua, UMgolfia, juoksukoulua, jääkiekkoa, sulkapalloa, jalkapalloa, koripalloa, lentopalloa ja salibandyä sekä UM:n kuoron ja taidekerhon ja kuvataidekerhon toimintaa. Lisäksi on järjestetty hyvinvointiohjelmia kuten ohjattuja niska- ja selkäryhmiä, ergonomia tietoiskuja, UKKkävelytestejä, painonhallinnan lyhytohjausryhmä, keppijumppa-ohjaajakoulutusta sekä kansanterveyste tapäivä. Työtyytyväisyysbarometri ja muut mittarit Henkilöstö vastaa vuosittain VM:n teettämään koko valtionhallinnolle suunnattuun työtyytyväisyysbarometrikyselyyn. Työtyytyväisyysbarometrin avulla kartoitetaan systemaattisesti työyhteisöriskejä. Muuhun valtion hallintoon verrattuna vastausprosentti 49 % on alhainen, joskin noussut vuodesta 2009 (43 %). TAHTI-järjestelmän vertailuprosentti on 69 %, joka sisältää myös UH:n vastausprosentin. Tavoitteena on edelleen sekä viestinnällä että kyselyn teknistä toteuttamista kehittämällä nostaa vastausprosenttia, jotta sen käyttöarvo työhyvinvoinnin mittarina vahvistuisi.

9 Ulkoasiainhallinnon työtyytyväisyysindeksit osoittavat hienoista parannusta kysymysten päätasoilla. Huomiota kuitenkin kiinnittää työn ja yksityiselämän yhdistämisen sekä jaksamisen alhaiset indeksiarvot. Työn vaatimukset ovat kasvaneet entisestään, mikä heijastuu myös työaikaseurantaan. Tulokset voi lukea kokonaisuudessaan asiakirjasta Työtyytyväisyysbarometri 2010 ja tulosten käsittely työyhteisössä, HEL Linkki Oton sivulle: Työtyytyväisyysbarometrin tulokset Työsuojelun ja työhyvinvoinnin kehittymisen seurannassa käytetään sairauspoissaolojen määrää, vaihtuvuutta ja työkyvyttömyyseläkkeelle siirtymisiä, toiminta- ja taloussuunnitelmia sekä sisäisen tarkastuksen raportteja. Tunnuslukuja saadaan myös työterveyshuollon käyttämästä QPS Nordic - työyhteisön ilmapiirin mittausvälineestä ja BBI-15 -työuupumusindeksistä. 7 Lisäksi mittarina käytetään henkisten ja fyysisten työolojen johtamisindeksiä, joka koostuu työtyytyväisyysbarometrin osa-alueista työilmapiiri ja yhteistyö sekä työolot Lähde: TTB 2009 ja HENKILÖSTÖRESURSSIEN KOHDENTAMINEN Strateginen henkilöstösuunnittelu tarkoittaa, että henkilöstövoimavarat mitoitetaan ja kohdennetaan tavoitteiden saavuttamista tukevalla tavalla. Tässä ministeriöllä on vielä haasteita, mutta edistysaskeleita olisi saavutettavissa nykyistä selkeämmin johdetun priorisoinnin avulla. Ministeriön ydintehtävät tulee määritellä ja tulostavoitteita asetettaessa on otettava huomioon henkilöstöresurssien jatkuva supistuminen.

10 8 Henkilöstön määrä ja rakenne Vuonna 2010 tehtiin 1542 henkilötyövuotta, mikä on 2,5 prosenttia vähemmän kuin edellisenä vuonna. Henkilötyövuosilla tarkoitetaan säännöllistä normaalia vuosityöaikaa, johon ei lasketa ylitöitä eikä muuta normaalin työajan ylittävää työaikaa. Henkilötyövuodet on määritelty työvoimakustannuslaskennassa, joka määrittelee vuoden keskimääräisen luvun, kun taas henkilöstömääräksi on ilmoitettu vuoden lopun luku. Tästä syystä henkilöstön määrä eroaa henkilötyövuosista. Henkilöryhmistä suurimman muodostavat yleisuran I/II- ja III-urat, yhteensä 69 %. Muut ryhmät jakaantuvat seuraavasti: erityisvirkoja 14 %, erityisasiantuntijoita 6 % työsopimussuhteisia 6 % sekä virastomestareita 5 %. Henkilöstön määrä ja rakenne Kokonaislukumäärä Naisia % 65 % 65 % Miehiä % 35 % 35 % Muutos % ed. vuodesta 1,70 % 3,10 % UM UE Vakinaiset Naisia % 65 % 65 % Miehiä % 35 % 35 % Määräaikaiset Naisia % 66 % 67 % Miehiä % 34 % 33 % Kokoaikaiset Naisia % 64 % 65 % Miehiä % 36 % 35 % Osa-aikaiset Naisia % 82 % 82 % Miehiä % 18 % 18 % Virkavapaat Perhevapaat Vuorotteluvapaat Opintovapaat 5 2 Muut virkavapaat (esim. EU- ja YK-tehtävät ja yksityisasiat) KK-harjoittelijat (sis. Cimo ja stipendiaatit) UM UE * Työharjoittelijat(sis. työvoimapoliittiset, työelämävalmennettavat ja muut) UM UE 54 29* Edustustoihin palvelussuhteessa Lähde:Tahti, Henkka,* pp-henkka, TAS-10, HAL-10

11 9 Ikärakenne Henkilöstön keski-ikä on 47,7 vuotta. Miesten keski-ikä on 48,2 ja naisten 47,4 vuotta. Vähintään 45-vuotiaiden osuus henkilöstöstä on hieman noussut ja oli vuoden 2010 lopussa 60,7 %. Keskimääräinen eläkkeelle siirtymisikä oli 64,5 vuotta (valtionhallinnon vertailuluku 61,1 vuotta). Yli 65-vuotiaiden työssä jatkavien osuus on kasvussa. Lähde: Tahti Tuottavuusohjelma Tuottavuustoimenpiteiden toteuttamisessa on kokonaistavoitteeksemme asetettu 193 henkilötyövuoden vähennys vuoden 2015 loppuun mennessä. Vähennykset on tarkoitus toteuttaa luonnollisen poistuman eli eläköitymisen kautta. Eläköitymistä ei kuitenkaan tapahdu tasaisesti kaikilla ura-alueilla. Tehtäviä poistuu ulkoistuksen ja teknologian kehityksen myötä erityisesti tukitehtävistä. Siksi näissä tehtävissä nykyisin toimivien henkilöiden osaamista lisätään koulutuksella, mikä mahdollistaa haastavampiin tehtäviin siirtymisen. Ohjelma pakottaa lisäksi toiminnan tehostamiseen ja ennen muuta tehtävien priorisointiin. Osana valtionhallinnon tuottavuusohjelmaa ulkoasiainministeriön palkanlaskenta ja osa taloushallinnon työstä siirtyi hoidettavaksi Puolustushallinnon Palvelukeskuksessa. Vuoden 2010 alussa eri hallinnonalojen palvelukeskukset, mukaan lukien Puolustushallinnon Palvelukeskus, yhdistyivät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseksi (Palkeet). Vuonna 2009 asetettua virastopalvelujen kehittämis- ja ulkoistushanketta jatkettiin. Vuonna 2010 valvomotyöskentelyssä siirryttiin ostopalveluratkaisuun. Hanke toteutetaan noudattaen hyvää henkilöstöpolitiikkaa ja tavoitteena on, että hanke voidaan toteuttaa ilman irtisanomisia kuten palvelukeskushankekin. Periaatteet ja menettelytavat uudelleensijoittumiseen sekä kouluttautumiseen ovat asiakirjassa HEL

12 10 HTV-kehitys henkilöryhmittäin Lähde:TAS-10 Ulkoministeriön suurin rakennemuutos on kohdistunut ennen muuta yleisuran ns. I/II-uraan. Osana tuottavuusohjelman toimeenpanoa erityisesti ulkomaanedustuksesta on jo vähennetty kymmeniä hallinto- ja tukitehtäviä. Tehtäviä tullaan edelleen tarkastelemaan kriittisesti koko ulkoasiainhallinnossa. Jäljelle jäävissä tehtävissä niin ministeriössä kuin ulkomaanedustuksessakin monitaitoisuusvaatimukset kasvavat, mikä asettaa haasteita rekrytoinnille, koulutukselle ja henkilöstön hyvinvoinnille. UE-tehtävien vähennykset ja vahvistukset v henkilöryhmittäin Vähennykset yht. %-osuus vähennyksistä III-ura % I/II-ura % Virastomestarit % Talous- ja kiinteistöhenkilökunta % Yhteensä % Lähde:TAS-10 Henkilöstön vaihtuvuus Vuoden 2010 aikana toisen työnantajan palvelukseen, eläkkeelle siirtyneiden ja kuolleiden henkilöiden lukumäärän prosenttiosuus edellisen vuoden henkilöstöstä oli 2,8 %. Luku ei sisällä määräaikaista henkilöstöä. Sisäinen vaihtuvuus, eli vuoden aikana oman organisaation sisällä tehtäviä vaihtaneiden henkilöiden lukumäärän prosenttiosuus edellisen vuoden lopun henkilöstöstä oli 24 %. Työtehtävien ja asemapaikan vaihtuminen useita kertoja työuran aikana on ulkoasiainhallinnon yleisuran erityispiirre. Vertailun vuoksi muussa valtionhallinnossa vastaava luku on 5,3 %. Jatkuvan henkilökierron vuoksi osaamisen turvaaminen ja tiedon siirtäminen on haasteellista niin työnantajalle kuin henkilöstöllekin. Organisaation osaaminen pitää sisällään tiedon, joka liittyy toimintapro-

13 sesseihin ja joka pysyy kussakin toimintayksikössä henkilökierrosta riippumatta. Organisaation osaaminen kasvaa työprosesseja ja menettelytapoja kehittämällä. Tähän työhön täytyy vähenevien kokonaisresurssien aikana kiinnittää entistä tarkempaa huomiota. Alla olevassa taulukossa ovat toteutuneet eläkkeelle siirtymiset ja laskennallinen eläköitymisennuste vuosille Lähde: TAS-10 Eläkkeelle siirtyminen on huomioitava myös henkilöstösuunnittelussa. Virkamieskunnan keski-iän noustessa ulkoministeriön haasteena on pitää työkykyiset ja työhaluiset iäkkäämmät virkamiehet mahdollisimman pitkään tuottavassa työssä. Suurten ikäluokkien eläköityminen ja tätä korvaavien uusrekrytointien kohdentaminen avaavat toisaalta mahdollisuuksia suurempiinkin henkilöstön rakennemuutoksiin. Mentorointiohjelmaa jatketaan, samoin kuin edistetään muin eri tavoin hiljaisen tiedon siirtoa. Rekrytointi Ulkoministeriön I-II -uran toimistotehtäviin ja III-uran diplomaattitehtäviin rekrytoidaan uusia työntekijöitä keskitetysti. III -uran rekrytoinnin KAVAKU- kurssille oli 518 hakijaa, joista 344 naista ja 174 miestä. Valituiksi tuli 15 naista ja 5 miestä. Viimeisin I-II uran rekrytointiin liittyvä TOIVI-kurssi on ollut vuonna 2005 ja suunnitteilla on, että seuraava järjestetään vuonna TOIVI rekrytointiin valmistautuminen on aloitettu perustamalla I/II- uran kehittämisryhmä. Tavoitteena on laajan yhteistoimintamenettelyn pohjalta pohtia uran tulevaisuuden vaatimuksia. Vain hyvänä työnantajana ulkoministeriö voi houkutella korkeatasoista työvoimaa palvelukseensa ja säilyttää asemansa kansainvälisten suhteiden johtavana osaajana. Rekrytointikriteerejä tulee tarkastella säännöllisesti ja niiden määrittelyssä huomioidaan tulevien vuosien osaamistarpeet. Erityistehtävät täytetään avoimella hakumenettelyllä myös ulkoasiainhallinnon ulkopuolelta.

14 12 Henkilöstön jakaantuminen tehtävätasoille Alla esitetyt tehtävätasojaottelut perustuvat Tahti-järjestelmään. Jaottelu ei siis ole verrattavissa ulkoasiainhallinnon tehtäväryhmä- tai ura-aluejaotteluun. Lähde:Tahti Naisten tehtävätasojen prosenttiosuuksissa jatkui edelleen tehtävien siirtyminen toimeenpanevat työt tehtävätasolta asiantuntija työt tehtävätasolle. Tämä selittyy muun muassa I/II -uran naisvaltaisuudella ja että nimenomaisesti näiden tehtävien rakenne on muuttunut ja tehtävien vaativuus on noussut. Vuonna 2009 muutos oli jo 3,5 % ja tässä tarkastelussa siirtyminen oli 4 %. Lähde:Tahti

15 13 UPJ -henkilöstön sijoittuminen tehtävän vaativuustasoille sukupuolen mukaan. Lähde: Henkka Työajan käyttö Säännöllinen vuosityöaika/tehty vuosityöaika kertoo kuinka suuri työpanos tarvitaan yhden henkilötyövuoden työpanosta vastaavien työtehtävien tekemiseen. Säännöllinen vuosityöaika saadaan kertomalla vuoden todellisten työpäivien lukumäärä keskimääräisellä työpäivän pituudella. Vuonna 2010 työpäiviä oli 253 ja virastotyössä työpäivän pituus on 7,25 tuntia. Näin ollen vuonna 2010 säännöllinen työaika oli 1834,25 tuntia/työntekijä. Tehty vuosityöaika lasketaan vähentämällä säännöllisestä vuosityöajasta koulutukseen käytetty aika ja ei tehty vuosityöaika (lomat, sairauspoissaolot ja muu palkallisen välillisen työajan käytön määrä). TYÖAJAN KÄYTTÖ 2010 Tehty vuosityöaika säännöllisestä vuosityöajasta (=kuinka suuri osa työajasta tehdään varsinaisia työtehtäviä) 82,4 % Säännöllinen vuosityöaika / tehty vuosityöaika 1,2 % Vuosiloma 12,6 % Sairaus- ja tapaturmapoissaolo 2,7 % Henkilöstökoulutus 1,0 % Rahana korvattu ylityö 2,1 % Muun kuin korvatun säännöllisen työajan ylittävä ylimääräinen työaika (leikkaantuneet tunnit) = työaika, jolta ei ole saatu lisä- tai ylityökorvauksia eikä niitä ole korvattu säännösten mukaisella ylityövapaalla 0,3 % Lähde: Tahti

16 Ministeriössä on käytössä liukuva työaika, joka käytännössä tarkoittaa sitä, että päivittäinen työaika voi vaihdella, mutta kokonaistyöajan olisi tasoituttava 3 kuukauden ajanjaksoissa keskimäärin 36 tuntiin 15 minuuttiin viikossa. Liukuvan työajan tasoitusjaksot vaihtuvat neljä kertaa vuodessa, jolloin 40 tuntia ylittävät työtunnit leikkaantuvat pois ellei niitä ole siirretty työaikapankkiin. Työaikapankki on tarkoitettu työmäärävaihtelujen tasaamiseen ja pankkiin voi kerätä 100 tuntia (sopimus on voimassa saakka). Liukumasaldoja on mahdollista käyttää myös koko päivän poissaoloihin. Henkilökunnan käytössä ovat lisäksi muut VES:in mukaiset joustavat työaikajärjestelyt. Erilaisista työaikajärjestelyistä huolimatta työtunteja leikkautui 3,2 tuntia /henkilötyövuosi eli laskennallisesti n. 3 henkilötyövuotta. Ylimääräistä työaikaa on seurattu aikaisempaa tehokkaammin, mikä huomioitiin joulukuisessa työsuojelutarkastuksessa. Työajankäyttöön pyrittiin vaikuttamaan lisäämällä keskustelua työn organisoinnista sekä muistuttamalla henkilöstöä mahdollisuudesta käyttää erilaisia työaikajärjestelyjä. Edustustojen osalta ei ole saatavissa tietoja ylimääräisestä työajasta. 14 Henkilöstöstrategiassa vuosille asetetut tavoitteet ministeriön ylin johto määrittelee alustavasti miten henkilöresurssit tulee toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti kohdentaa laaditaan toimintamallit henkilöstöresurssien joustavalle kohdennukselle organisaation eri tasoilla johto määrittelee ydintehtävät ja toissijaiset tehtävät Seurannassa käytettäviä mittareita: toiminta- ja taloussuunnitelmat, työajanseuranta, sairaspoissaolot ja niiden kehitys, QPS-Nordic - työilmapiirikysely, BBI-15 (työuupumusindeksi), sisäisen tarkastuksen raportit, ylitöiden määrä, etätyön ja muiden joustavien työmuotojen ja työaikajoustojen käyttö, henkilöstön rakenne ml. virka-vapaat, ikä- ja koulutusrakenne, henkilöstön vaihtuvuusrekrytointien/hakemusten määrä 4 TEHTÄVÄKIERTOON SOVELTUVA PALKKAUSJÄRJESTELMÄ Uusi palkkausjärjestelmä ja suorituspalkitseminen UPJ otettiin käyttöön Take-keskustelujen osa on suoritusarviointi, jonka perusteella muodostuu palkkauksen suorituskohtainen osa. Suorituskohtainen osa voi olla korkeintaan 45 % tehtäväkohtaisesta palkasta. Suoritusarvioiden keskiarvo asettui lukuun 3,52 vuonna 2010, mikä vastaa 30 % henkilökohtaista suoritusosaa. Miesten suoritusarvioiden keskiarvo on hieman korkeampi kuin naisten. UM:ssä miesten keskiarvo oli 3,53 ja naisten 3,51 ja UE:ssa miesten 3,56 ja naisten 3,51. Palkkausjärjestelmän tulee olla kannustava, kilpailukykyinen ja oikeudenmukainen. Tämä edellyttää sitä, että organisaatiossa yleisesti luotetaan palkkasuhteiden oikeellisuuteen ja suoritusarviointien tasapuolisuuteen sekä oikeudenmukaisuuteen ja, että esimiehet käyttävät arvioinneissaan yhdenmukaista arviointiasteikkoa. Nykyiseen palkkausjärjestelmän ongelmiksi on listattu vaativuusluokituksen jäykkyys, siirtohalukkuuden vähentyminen sekä suoritusarvioinnin monipolvisuus ja kannustamattomuus. Merkittävä hyöty on kuitenkin ollut TAKE-keskustelujen vakiintuminen esimiestyön osaksi.

17 15 Henkilöstöstrategiassa vuosille asetetut tavoitteet tehtäväkiertoon paremmin soveltuva palkkausjärjestelmä vaativuusluokituksen ja suoritusarvioinnin yksinkertaistaminen edustustojen päälliköiden palkkausjärjestelmän tarkastelu Hankkeet ja toimenpiteet v käynnistettiin hanke palkkausjärjestelmän kehittämiseksi yhteistyössä konsulttiyritys Alexander Pay Managementin kanssa Seurannassa käytettäviä mittareita: tehtäviin ilmoittautumisten määrät (tehtäväkierto), henkilöstön vaihtuvuusrekrytointien/hakemusten määrä (ulkoinen palkkakilpailukyky) ja työtyytyväisyysbarometrin Palkkaus -osio Lähde: TTB 2009 ja 2010 Muu palkitseminen Tasavallan presidentti myöntää vuosittain palveluvuosiin perustuvia virka-ansiomerkkejä sekä työntekijän ansioihin perustuvia kunniamerkkejä. Esimiehen mutta myös muun työyhteisön - antama palaute työn tuloksista, ammatinhallinnasta ja työssä kehittymisestä on yksi tärkeimmistä palkitsemismuodoista.

18 16 5 URAJÄRJESTELMIEN ANALYSOINTI JA JOHTOPÄÄTÖSTEN TEKEMI- NEN Palkkausjärjestelmä on mahdollistanut aiempaa enemmän tehtäväsiirtymiä yleisuran eri ura-alueiden välillä. Tämä kehitys tulee jatkumaan. Toimistouran tehtävät ovat monipuolistuneet ja vaativoituneet, ja erityisesti UE:ssa tehtäviin on tullut elementtejä III-uran tehtävistä.

19 17 Erityisviroissa olevista noin 9 % on tausta uraltaan III-, I/II-uralta tai virastomestareita. Henkilöstöstrategiassa vuosille asetetut tavoitteet ura-alueita tarkastellaan palkkausjärjestelmän kehittämisen yhteydessä henkilöstöryhmien asemaa ja ura-ajatteluun liittyviä kysymyksiä tarkastellaan kokonaisvaltaisesti urapolkuvaihtoehtojen kuvaaminen ja tarkastelu Hankkeet ja toimenpiteet asetettiin I/II uran kehittämistyöryhmä (pienryhmät rekrytointi, urapolut ja henkilöstön kehittäminen) 6 OSAAMISEN TURVAAMINEN MUUTOSTILANTEESSA Henkilöstön koulutustaso Tahti-henkilöstötietojärjestelmän mukaan vuonna 2010 korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden määrä oli 64,8 % henkilöstöstä. Ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden määrä oli 53,6 %. Tutkijakoulutuksen eli lisensiaatin tai tohtorin tutkinnon suorittaneita oli 4,1 % henkilöstöstä. Koulutustasoindeksi kertoo organisaation ammatillisella pohjakoulutuksella mitatusta osaamispotentiaalista. Ulkoasiainhallinnon koulutustasoindeksi oli 5,8 (vaihteluväli on 1-7 ja valtion vertailuluku 5,1).

20 18 Koulutusaste tehtävätasoittain naiset Tehtävätaso Perusaste Keskiaste Alin korkeaaste Alempi korkeakouluaste Ylempi korkeakouluaste Tutkijakoulutusaste Koulutusaste tuntematon Ei merkintää Yht. Johtotason työt Asiantuntijat (ml. huippu- ja eat) Esimiestyöt ja työnjohto Toimeenpanevat työt Ei merkintää Yhteensä Lähde: Tahti Koulutusaste tehtävätasoittain miehet Tehtävätaso Perusaste Keskiaste Alin korkeaaste Alempi korkeakouluaste Ylempi korkeakouluaste Tutkijakoulutusaste Koulutusaste tuntematon Ei merkintää Yht. Johtotason työt Asiantuntijat (ml. huippu- ja eat) Esimiestyöt ja työnjohto Toimeenpanevat työt Ei merkintää Yhteensä Lähde: Tahti Osaamisen hallinta ja kehittyminen Ulkoasiainministeriön henkilöstön kehittämisen ohjenuorina vuonna 2010 olivat henkilöstöstrategia ja osaamisen kehittämissuunnitelma sekä muut hallinnon ja henkilöstön tarpeet. Henkilöstön kehittämistä tuettiin sekä ministeriön sisäisen koulutuksen avulla että ulkopuolista koulutustarjontaa hyväksi käyttäen. Henkilöstön kehittämisessä käytettiin apuna myös verkkokoulutusta sekä videoneuvotteluja. Ministeriön mentorointiohjelma jatkui ja ensimäistä kertaa otettiin käyttöön ryhmämentorointi. Johtamiskoulutus keskittyi erityisesti uusiin esimiehiin ja työyhteisövalmennusta annettiin laajasti koko henkilöstölle. Laajalla ja monipuolisella siirtokoulutuksella pyrittiin varmistamaan ulkomaanedustukseen siirtyvien sekä ammatilliset että hallintoon ja työyhteisöön liittyvät valmiudet. Tietotekniikka koulutus kilpailutettiin vuoden 2010 aikana ja uudeksi koulutustuottajaksi valittiin Datafrank. Kielikoulutus jatkui ministeriön tradition mukaisesti laaja-alaisena ja erityisesti pieniä, työyhteisöissä toimivia itseohjautuvia kieliryhmiä pyrittiin luomaan. Mittava kehityspoliittinen koulutus avattiin osittain ministeriön ja kansainvälisiin järjestöihin rekrytoitujen lisäksi muille tarkoituksenmukaisille kohderyhmille. Keskeisiä toiminta-alueita olivat I- ja II-uran henkilöstön ja vahti- ja virastomestareiden kehittäminen sekä nopeasti kasvaneen asemamaasta palkattujen ryhmän saaminen mukaan ministeriön henkilöstön kehittämiseen.

21 19 Keväällä 2010 I/II-uralaisille tehtiin ura- ja osaamistarvekysely. Kyselyn vastausten ja henkilöstöstrategian lähtökohtien perusteella järjestettiin I/II-uralaisille erillistä valmennusta (esiintymisvalmennus I/IIuralaisille, sihteeristä aktiiviseksi assistentiksi -valmennuspäivä) ja tutustumiskäyntejä keskeisten sidosryhmien luokse mm. eduskuntaan, valtioneuvoston kansliaan, Euroopan komission Suomenedustustoon ja Euroopan parlamentin Suomen tiedotustoimistoon. Lisäksi toteutettiin opintovierailu Brysseliin. Opintovierailulla tutustuttiin Suomen Brysselin edustustoihin, suurlähetystöön ja EUinstituutioiden toimintaan sekä tehtiin tutustumisvierailut muutamaan hotelliin. Vahti- ja virastomestarien ammatillista osaamista laajennettiin ja kehitettiin muun muassa järjestämällä tälle kohderyhmälle räätälöityä IT-koulutusta, kirjallisen viestinnän koulutusta sekä esiintymisvalmennusta. Asemamaasta palkattujen perehdytyskoulutusta on järjestetty Helsingissä sekä suomeksi että englanniksi yhteensä neljä kertaa vuodessa. Myös venäjänkielisen perehdytyskoulutuksen tarvetta on kartoitettu, mutta toistaiseksi ei ole saatu tarpeeksi osallistujia. Samoin asemamaasta palkatuille taloushallintoassistenteille järjestettiin velvoittavaa taloushallintokoulutusta. Asemamaasta palkatuilla on oikeus osallistua myös muuhun koulutukseen edustustojen harkinnan mukaan mm. Helsingissä järjestettäville UE-hallintopäiville, konsuli- ja maahantuloasiainkursseille sekä VKO:n pressipäiville. Osaamisenhallintajärjestelmä Henkilöstön kehittämisen yhtenä keskeisenä apuvälineenä on osaamisen hallintajärjestelmä. Henkilötietojärjestelmässämme Henkassa on osaamisen hallinnan työkalu ehrm Competence-sovellus, jonka kehittämistyötä jatketaan edelleen. Osaamisen hallinnan osalta ministeriössä on kehitetty tukitehtävien osaamiskuvauksia ja kahteen otteeseen on mitattu osaamisen tasoa ja kehittämistarpeita. Tämän lisäksi lienee tarpeen määritellä nykyistä paremmin eri tehtävien keskeiset osaamisalueet ja vaatimukset, joita hyödynnetään paitsi tehtäväkuvien ja vaativuusluokkien kehittämisessä, myös henkilöstösuunnittelussa. Tavoite- ja kehityskeskustelut Uuden palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvat käyvät vuosittain esimiehensä kanssa tavoite- ja kehityskeskustelun, jossa käsitellään virkamiehen ajankohtaisia työtehtäviä ja tavoitteita. Keskustelussa asetetaan tavoitteet tulevalle kaudelle ja arvioidaan henkilökohtainen työtulos ja ammatinhallinta. Valtaosalla niistä, jotka eivät käyneet kehityskeskusteluja kierroksen aikana, oli siihen VES:in mukainen hyväksyttävä syy, esimerkiksi siirto uusiin tehtäviin, virkavapauden alkaminen tai kierroksen aikana tapahtuneet sairastumiset ja virkamatkat. Henkilömäärä TAKE-keskustelujen aikana oli 1730 henkilöä, joista aktiivipalveluksessa oli 1564 henkilöä ja virkavapaalla oli 166. UPJ:hin kuului 1244 henkilöä eli 80 % aktiivihenkilökunnasta. Näistä suoritusarviointi tehtiin 1070 henkilöstä (86 %); valtionhallinnon vertailuluku on 91,4 %. Muihin palkkausjärjestelmiin kuuluvista henkilöistä suoritusarviointi tehtiin 67 henkilöstä. Urakeskustelut Vuonna 2003 aloitettuja urakeskusteluja on viime vuosina käyty UE:sta palaavan hallinto- ja tukihenkilöstön kanssa sekä organisaation muutostilanteiden koskettaessa tiettyjä virkamiehiä. Erityisen tärkeä muutoskohta yleisuralla on paluu ensimmäiseltä ulkomaankomennukselta. Urakeskustelut antavat tavoite- ja kehityskeskustelujen ohella lisätietoa henkilöstön kiinnostuksen kohteista ja osaamisen vahvuuksista. Urakeskusteluihin osallistuvat tarpeen mukaan henkilöstösuunnittelija, henkilöstön kehittämisryhmän edustaja ja henkilöstökoordinaattori. Keskustelu ei voi antaa takeita uran etenemisestä tietyn mallin mukaan. Keskustelun tarkoituksena on yhdistää pohdinta organisaation tarpeista sekä yksilön henkilökohtaisista ominaisuuksista, kiinnostuksen kohteista ja osaamisen kehittämistarpeista.

22 Ministeriössä ja sen ulkopuolella hankittua ammattiin liittyvää koulutusta ja työkokemusta tulee pohtia urasuunnittelussa kokonaisvaltaisesti. Vuonna 2010 käytiin kirjattuja keskusteluja 20 henkilön kanssa. 20 Henkilöstöstrategiassa vuosille asetetut tavoitteet keskeiset kehittämistoimet priorisoidaan vuosittain TAKE -keskusteluissa asetetaan jokaiselle henkilökohtaiset kehittämistavoitteet osaamisen kehittämisen tarjonta ja välineet muokataan vastaamaan tehtäväsisältöjä työyhteisöjen omaa roolia osaamisen kehittämisessä vahvistetaan edustustoja tuetaan henkilöstön kehittämisessä tehtäväkiertoa tukevat menettelyt määritellään ja otetaan käyttöön (perehdyttäminen) Hankkeet ja toimenpiteet vuosittain laadittava osaamisen kehittämissuunnitelma aloitettiin UE-tehtäväosaamisen ylläpito ja kehittäminen -hanke Seurannassa käytettäviä mittareita: TAKE - ja urasuunnittelukeskustelujen sekä henkilökohtaisten kehittymissuunnitelmien määrät, toiminta- ja taloussuunnittelu sekä osaamisen johtamisindeksi, joka koostuu työtyytyväisyysbarometrin osioista työn sisältö ja haasteellisuus sekä kehittymisen tuki Lähde: TTB 2009 ja 2010

23 21 TAHTI-järjestelmän antamat tunnusluvut ja investoinnit vuosilta (vertailuryhmän vastaavat tiedot vuodelta 2010 ) 2008 UM 2009 UM 2010 UM 2010 VALTIO HENKILÖSTÖRESURSSIT Henkilöstömäärä Henkilöstön lukumäärä vuoden lopussa Henkilöstön lukumäärän %-muutos edellisen vuoden -3,4-1,7-3,1-29,1 * lopusta * suurin yksittäinen muutos YLIOPISTOT Henkilötyövuosien määrä vuoden aikana 1608,7 1583,8 1548, ,1 Henkilötyövuosien määrän %-muutos edellisestä vuodesta * suurin yksittäinen muutos YLIOPISTOT -3,6-1,5-2,2-28,0 * Henkilöstörakenne Johtoon kuuluvien henkilöiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 8,2 8,8 8,6 1,8 Muiden esimiesasemassa olevien henkilöiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 4,1 4,6 4,7 5,8 Asiantuntijatehtävissä toimivien henkilöiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 40,4 42,9 45,5 39,5 Naisten %-osuus johdosta vuoden lopussa 30,1 33,1 37,8 38,2 Naisten %-osuus muista esimiehistä vuoden lopussa 52,6 55,7 54,1 28,1 Naisten %-osuus asiantuntijatehtävissä toimivista vuoden lopussa 59,1 62,3 65,6 55,4 Kokoaikaisten henkilöiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 96,5 96,5 96,3 93,5 Osa-aikaisten henkilöiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 3,5 3,5 3,7 6,5 Määräaikaisten, pois lukien lain tai asetuksen perusteella määräaikaista virkaa hoitavat, %-osuus henkilöstöstä 11,4 12,1 12,1 10,6 vuoden lopussa Määräaikaisten naisten, %-osuus naisten yhteismäärästä vuoden lopussa 11,5 12,6 12,5 13,4 Kaikkien määräaikaisissa viroissa tai tehtävissä toimivien %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 13,1 13,4 13,8 13,7 Tukityöllistettyjen %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 0,0 0,1 0,1 1,4 Virkasuhteisten %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 94,9 95,3 95,4 86,9 Miesten %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 36,3 35,1 34,6 51,2 Naisten %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 63,7 64,9 65,4 48,8 Keski-ikä vuoden lopussa, vuotta 47,4 47,5 47,7 45,1 Vähintään 45-vuotiaiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 59,6 60,6 60,7 54,7 Koulutustasoindeksi vuoden lopussa 5,8 5,9 5,8 5,1 Korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 63,6 64,6 64,8 40,4 Ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 51,2 52,6 53,6 28,6 Tutkijakoulutuksen (lisensiaatin tai tohtorin tutkinnon) suorittaneiden %-osuus henkilöstöstä vuoden lopussa 4,4 4,4 4,1 4,0 Työajan käyttö vuoden aikana Tehdyn vuosityöajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 83,8 82,7 82,4 81,3 Säännöllinen vuosityöaika / tehty vuosityöaika 1,2 1,2 1,2 1,2 Henkilöstökoulutukseen käytetyn työajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 1,2 0,9 1,0 0,9 Vuosiloma-ajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 11,0 12,2 12,6 12,4 Sairauspoissaoloajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 2,6 2,9 2,6 4,0 Tapaturmapoissaoloajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 0,0 0,1 0,1 0,2 Rahana korvatun ylityöajan %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta 2,4 2,0 2,1 1,2

24 UM 2009 UM 2010 UM 2010 VALTIO Muun kuin rahana tai ylityövapaana korvatun säännöllisen työajan ylittävän ylimääräisen työajan %-osuus säännöllisestä 0,3 0,3 0,4 vuosityöajasta Kokonaistyövoimakustannusten %-muutos edellisestä vuodesta tutkimusvuoden kiintein hinnoin -0,8 5,5 3,6-25,8 Välillisten työvoimakustannusten %-osuus tehdyn työajan palkoista 52,5 54,3 54,9 58,0 Kokonaistyövoimakustannusten %-osuus palkkasummasta 123,4 123,6 123,3 124,9 Tehdyn työajan palkkojen %-osuus työvoimakustannuksista 65,6 64,8 64,6 63,3 Välillisten työvoimakustannusten %-osuus työvoimakustannuksista 34,4 35,2 35,4 36,7 Välillisten palkkojen %-osuus työvoimakustannuksista 15,5 16,1 16,6 16,8 Sosiaaliturvakustannusten %-osuus työvoimakustannuksista 16,7 17,0 16,0 18,0 Muiden välillisten työvoimakustannusten %-osuus työvoimakustannuksista 2,2 2,1 2,8 1,9 Ostettujen henkilöstöpanosten (ulkoistettujen henkilöstöpalvelujen ja muiden henkilöstöpalvelujen ml. konsulttipalvelut) kustannusten %-osuus työvoimakustannuksista 2,0 2,3 5,0 HENKILÖSTÖTARVE Henkilöstön kysyntä ja tarjonta Henkilöstön kysyntä (uusien tai korvaavien henkilöiden rekrytointitarve) yhteensä seuraavan 5 vuoden aikana, %- osuus vuoden lopun henkilöstöstä Ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden henkilöiden kysyntä seuraavan 5 vuoden aikana, %-osuus vuoden lopun henkilöstöstä 13,2 13,6 16,1 19,4 8,4 8,7 10,0 10,7 Ulkoiset henkilöstörekrytoinnit vuoden aikana, lukumäärä 244,0 258,0 264,0 5092,0 Hakeneiden lkm/rekrytoitujen lkm ulkoisessa rekrytoinnissa vuoden aikana 20,0 25,0 30,0 88,0 Organisaatiolla on voimassaoleva henkilöstösuunnitelma (1=on; 0=ei ole) 1,0 1,0 1,0 0,6 TASA-ARVO Organisaatiossa on tehty tasa-arvosuunnitelma (1=kyllä; 0=ei) 1,0 1,0 1,0 0,6 Organisaation tasa-arvosuunnitelma on tehty tiedusteluvuoden aikana (1=kyllä; 0=ei) 0,0 0,0 0,2 Organisaation tasa-arvosuunnitelmaan sisältyvä tasaarvoselvitys on tehty tiedusteluvuoden aikana (1=kyllä; 0,0 0,0 0,2 0=ei) HENKILÖSTÖN MOTIVAATIO, OSAAMINEN JA TYÖ- KUNTO Työtyytyväisyysindeksi tutkimusvuonna Kokonaistyötyytyväisyys 3,2 3,2 3,3 3,4 Tyytyväisyys johtamiseen 3,3 3,3 3,4 3,4 Tyytyväisyys työn sisältöön ja haasteellisuuteen 3,6 3,6 3,6 3,7 Tyytyväisyys palkkaukseen 2,4 2,6 2,6 2,9 Tyytyväisyys kehittymisen tukeen 3,1 3,1 3,2 3,2 Tyytyväisyys työilmapiiriin ja yhteistyöhön 3,6 3,6 3,7 3,7 Tyytyväisyys työoloihin 3,4 3,4 3,5 3,5 Tyytyväisyys tiedon kulkuun 3,1 3,0 3,1 3,1 Tyytyväisyys työnantajakuvaan 2,7 2,9 3,0 3,3 Työtyytyväisyystiedustelun vastausprosentti 43,2 49,1 69,0 Sairastavuus ja tapaturmat vuoden aikana Sairauspoissaolot, työpäivää/henkilötyövuosi 6,0 6,8 6,0 9,7

25 UM 2009 UM 2010 UM 2010 VALTIO Sairauspoissaolojen pituus, työpäivää/tapaus 3,6 4,1 3,7 4,8 Tapaturmapoissaolot, työpäivää/henkilötyövuosi 0,1 0,1 0,1 0,4 Tapaturmapoissaolojen pituus, työpäivää/tapaus 8,2 16,9 9,9 14,9 Sairaustapausten yleisyys vuoden aikana 1-3 sairauspäivän tapausten osuus kaikista sairaustapauksista 74,5 75,5 78,3 76,4 Terveysprosentti, ilman sairauspoissaoloja olleiden henkilöiden lukumäärän %-osuus 59,6 50,8 54,5 35,7 Sairauksista johtuvat työterveyshuollossa käynnit, lukumäärä/henkilötyövuosi 3,9 2,1 2,1 4,1 Vaihtuvuus Lähtövaihtuvuus, vuoden aikana toisen työnantajan palvelukseen siirtyneiden henkilöiden lukumäärän %-osuus 0,0 0,3 edellisen vuoden lopun henkilöstöstä Sisäinen vaihtuvuus, vuoden aikana oman organisaation sisällä tehtäviä vaihtaneiden henkilöiden lukumäärän %- 16,2 23,5 24,0 5,3 osuus edellisen vuoden lopun henkilöstöstä Vuoden aikana eläkkeelle siirtyneiden henkilöiden lukumäärän (kaikki eläkelajit) %-osuus edellisen vuoden lopun 2,7 1,8 henkilöstöstä Luonnollinen poistuma, vuoden aikana toisen työnantajan palvelukseen ja eläkkeelle siirtyneiden ja kuolleiden henkilöiden 2,8 2,1 lukumäärän %-osuus edellisen vuoden lopun henkilöstöstä Tulovaihtuvuus, vuoden aikana palvelukseen otettujen uusien henkilöiden lukumäärän %-osuus edellisen vuoden 0,7 1,0 lopun henkilöstöstä Keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä vuoden aikana, vuotta 64,6 64,0 64,5 61,1 Työkyvyttömyyseläköityminen vuoden aikana Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyneiden henkilöiden lukumäärän %-osuus edellisen vuoden lopun henkilöstöstä 0,1 0,3 0,1 0,1 Pätevyys ja sen kehittäminen Osaamistasoindeksi vuoden lopussa 4,1 Koulutuksen laajuus, vuoden aikana henkilöstökoulutusta saaneiden henkilöiden lukumäärän %-osuus vuoden 30,4 42,3 37,9 29,8 lopun henkilöstöstä Koulutuksen pituus, työpäivää/koulutettu 5,0 3,9 4,1 4,6 Koulutuspanostus, työpäivää/henkilötyövuosi 2,6 1,8 2,1 2,1 Kehityskeskusteluja käyneiden henkilöiden %-osuus vuoden lopun henkilöstöstä 79,0 73,5 74,3 94,5 Henkilöiden, joille on tehty osaamiskartoitus, %-osuus vuoden lopun henkilöstöstä 31,5 Henkilöiden, joille on tehty kirjallinen kehittämis- ja/tai urasuuunnitelma, %-osuus vuoden lopun henkilöstöstä 32,3 Johto- ja esimiestehtävissä toimivien, jotka ovat olleet johtamis- ja/tai esimieskoulutuksessa vähintään 40 tuntia, 11,4 9,0 36,3 %-osuus johto- ja esimiestehtävissä toimivista Innovatiivisuus ja uudistuminen Organisaation johtaminen tukee henkilöstön innovointia siten, että henkilöstöllä on myös mahdollisuus epäonnistua 1,0 työssään (1=kyllä; 0=ei) Tiedusteluvuoden aikana organisaation henkilöstön tekemät aloitteet, lukumäärä/henkilötyövuosi 0,8

26 24 HENKILÖSTÖINVESTOINNIT Työtyytyväisyyden edistäminen ja ylläpito vuoden aikana Virkistystoimintaan liittyvät investoinnit, euroa/henkilötyövuosi Työyhteisön kehittämiseen liittyvät investoinnit, euroa/henkilötyövuosi Työkunnon edistäminen ja ylläpito vuoden aikana Liikunnan aktivointiin ja tukemiseen liittyvät investoinnit, euroa/henkilötyövuosi Muut työkunnon ylläpitoon ja parantamiseen liittyvät kustannukset, euroa/henkilötyövuosi Koulutus ja muu osaamisen kehittäminen vuoden aikana Koulutuskustannukset (henkilöstökoulutuksen ajan palkat ja muut koulutuskustannukset), euroa/henkilötyövuosi Em. koulutuskustannusten %-osuus työvoimakustannuksista Työterveydenhoito vuoden aikana Työterveyspalvelujen kustannukset nettona, euroa/henkilötyövuosi KANNUSTAVA PALKINTA Kannustavien palkkausjärjestelmien piirissä olevien %- osuus henkilöstöstä Henkilöiden, jotka saivat vuoden aikana henkilökohtaisen palkankorotuksen töiden vaativuuden tai vaativuusluokan noston seurauksena, %-osuus henkilöstöstä Henkilöiden, jotka saivat vuoden aikana henkilökohtaisen palkankorotuksen henkilökohtaisen työtuloksen, ammatinhallinnan ja muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, %-osuus henkilöstöstä Ryhmäkohtaista tulospalkkiopalkkaa saaneiden %-osuus vuoden lopun henkilöstöstä Maksettujen ryhmäkohtaisten tulospalkkioiden (euroa) %- osuus organisaation palkkasummasta vuoden aikana Ryhmäkohtaisen tulospalkkiopalkan keskimääräinen suuruus vuoden aikana, euroa/saaja Ylityökorvausten %-osuus organisaation palkkasummasta vuoden aikana TULOKSET Henkilötyövuoden hinta vuoden aikana (työvoimakustannukset euroa/henkilötyövuosi) 2008 UM 2009 UM 2010 UM 2010 VALTIO 246,9 369,3 398,6 151,2 74,0 108,0 145,0 246,4 74,0 71,0 103,0 97,0 55,0 72,7 881,8 808,4 970,8 867,8 1,6 1,4 1,6 1,6 603,4 492,3 744,8 390,3 85,9 84,6 83,5 80,7 4,0 4,2 6,2 8,9 9,5 7,5 0,0 0,0 0,0 5,1 0,0 0,0 0,0 0,1 780,3 2,0 1,8 1,8 1, , , , ,5