Projektin johtaminen Projektin seuranta ja sen linkitys raportointiin 2.10.2013 TOI hankkeiden aloituskoulutus Projektin hallinto Taloushallinto Sopimussuhteet Toiminnan ja talouden seuranta Dokumentointi Monitorointi ja raportointi Vuorovaikutus ja yhteistyö Tiimin rakentaminen meidän projekti Kokoukset Yhteydenpito hankkeessa Monikulttuurisuuden hallinta ja erilaisuus kieli, kulttuuri ja tavat Konfliktien ennaltaehkäisy ja ratkaisu Koordinaattorin roolikartta Seuranta ja raportointi Väli- ja loppuraportti luovat seurannan puitteet Vain yksi väli- ja loppuraportti per hanke Sparraaja Asiantuntija Huoltaja Suunnan näyttäjä Sisäinen seuranta välttämätön johtamisväline Koordinaattori rakentaa seurannan Raportit sisältävät laadullisen osion + talousraportin (Excel) Kuuntelija Rajojen asettaja Rahastonhoitaja Manageri Kaikki osallistuvat raportointiin Tiedonkeruu partnereilta Koordinaattori tarkistaa, tekee yhteenvedot CIMO arvioi raportit, antaa palautetta, suorittaa maksatukset, raportoi komissioon
Seurannan ja raportoinnin työnjako Koordinaattori vastaa tietojen keräämisestä Partnerit tuottavat vaaditut tiedot sovitulla tavalla koordinaattorille Perusperiaatteet määritellään partnerisopimuksessa Tarkennetaan projektikokouksissa (Palaute koordinaattorilta partnereille) Aikataulut Aloituskoulutus 1. Raportointikoulutus 2. raportointikoulutus 1. monitorointi 2. monitorointi? Sopimus 1 kk 12 kk 24 kk Maksu 40% Maksu 40% Koordinaattori vastaa tietojen yhdistämisestä väli- ja loppuraportteja varten Väliraportti Loppuraportti Loppumaksu (max 20 %) Perustiedot väliraportista Puolivälin tarkastuspiste, toimitetaan 30.11.2014 Kuvaus hankkeen toiminnoista ja taloudesta Raportoidaan kansalliselle toimistolle (CIMOlle) Yleistiedot Saavutukset ja muutokset suunnitelmiin, muutokset partneriryhmässä Hankkeen tapahtumat työpaketeittain, kokoukset ja myös suunnitelmat toiselle kaudelle Tulokset, testaus ja levitys, arviointi Ongelmat Talousraportti (koko partneriryhmän osalta) Adam-tietokantaan tietojen päivitys Esitäytetty pdf-lomake - malli webbisivuilla + Taloustiedot (Excel-lomake) Perustiedot loppuraportista Sisältää koko hankkeen toiminnot ja talouden Toimitetaan 30.11.2015 Raportoidaan kansalliselle toimistolle (CIMOlle) Yleistiedot Muutokset partneriryhmässä, partnerikokoukset Konkreettiset saavutukset Innovaation siirron toteutus Hankkeen lisäarvo, kansainvälisyys, jatkuvuus Lopputulokset: testaus, arviointi tulosten vaikutus, levitys Ongelmat Talousraportti (koko partneriryhmän osalta) (kuittitositteet erikseen pyydettäessä + audit tiettyihin hankkeisiin) Adam-tietokantaan tietojen päivitys Esitäytetty pdf-lomake - malli webbisivuilla + Taloustiedot (Excel-lomake)
Yhteenveto väli- ja loppuraportista Väliraportista tarkastellaan hankkeen tuloksia ja toimintaa, kuluja ei erikseen hyväksytä/hylätä CIMO antaa palautetta Loppuraportista tehdään toiminnan ja tulosten arvioinnin lisäksi talousraportin tarkastus: kuluja hylätään/hyväksytään Ulkopuolinen asiantuntija arvioi hankkeen lopputulokset CIMO arvioi toiminnan ja tarkastaa talousraportin CIMO antaa palautteen Maksuerät kytketty raporttien hyväksyntään Seurannan kohteet: Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Partnereiden talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Arviointi D O K U M E N T O I N T I
Ohjeistus partnereille Tärkeimmät asiakirjat partnereille Pääsopimus liitteineen Partnerisopimus (laaditaan syksyn aikana) Hakemus: budjetti, työohjelma ja tuotteet/tulokset Komission talous- ja hallinto-ohjeet Koordinaattorin ohjeistusta partnereille tarkennetut aikataulut kaikille tiedoksi valmiit taulukot, lomakkeet ym. seurannan tukena dokumenttien säilytys säännölliset, oikein ajoitetut ohjeet (ja sopivasti) Aikaa läpikäymiselle ensimmäisessä kokouksessa Mitä tietoa kerätään partnereilta? Vapaamuotoiset sisältöraportit/progress reports Levitystapahtumataulukko Työpäivät (liitteenä esim. tuntilistat) + palkkatiedot Yleinen kulunseuranta Matkojen raportointi Kuittikopiot liitteenä? Projektin yhteiset dokumenttiarkistot Webbi-/pilvipalvelut? Dropbox? Google? Wiki? Moodle? Ning? Miten aikataulutetaan? Sisäinen raportointi koordinaattorille esim. 6kk välein (talous, työohjelma, tulokset) Maksatukset sidotaan raportointiin? Tietojen kerääminen partnereilta Sisällön seurantaa varten mahdollista pyytää esim. progress report sovituin väliajoin (esim. maksatusten mukaan) vapaamuotoisia raportteja ja työpäiväkirjoja toimintojen raportointia verkkoympäristössä säännöllisesti levitysraportteja liitteineen (esim. artikkelikopiot) Talouden seurannan osalta käytettävissä mm. CIMOn tukityökalut kulujen seurantaan: www.cimo.fi/leonardo -> Innovaatioiden siirto -> osallistujalle Seurannan säännöistä tärkeä sopia hankkeen alussa Tärkeä pohtia mitä tietoja todella tarvitaan kultakin partnerilta Miten motivoit partnereita? www.cimo.fi/leonardo
Survival Kit. Managing Multilateral Projects in the Lifelong Learning Programme Yhteenveto Sopija/koordinaattori on vastuussa seurannan järjestämisestä ja ohjelman sääntöjen tulkinnasta Löytyy malleja ja joitakin työkaluja Partnerien kanssa asioista pitää keskustella ja neuvotella, päätös järjestelyistä jää koordinaattorille Partnerisopimus virallistaa käytännöt Partnerisopimuksissa sovittuja asioita voi tarpeen mukaan muuttaa (tiettyjen rajojen puitteissa) Joskus muutokset pitää ulottaa myös pääsopimukseen -> virallinen sopimusmuutos, neuvottele aina CIMO:n yhteyshenkilön kanssa ensin Monitorointi, ohjaus ja neuvonta koordinaattorin tukena Keskusteltavaksi pienryhmissä Mitä tietoja keräätte partnereilta? Mitä seurannan lomakkeita ja työkaluja käytätte? Miten usein tietoja kerätään? Millainen on hankkeenne seurantajärjestelmä? Miten seurannan työnjako (sisäinen tiimi) on organisoitu? Miten tiedot dokumentoitte ja arkistoitte (s-posti, intra, Dropbox, Moodle, wiki tm.)?