Hyviä käytänteitä ja kokemuksia

Transkriptio

1 Hyviä käytänteitä ja kokemuksia Eväitä ryhmäkeskusteluun ja yhteenvedot ryhmäkeskusteluista E+ kumppanuushankkeiden aloituskoulutus Keskustelua ryhmissä 1. Hyvän hankekokouksen järjestäminen 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä 3. Hankkeen vaikuttavuus 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta 6. Hankeviestintä 1

2 1. Hyvän hankekokouksen järjestäminen - Kokouksesta tiedottaminen - Ohjelma - Kokouksessa mukana olevien ryhmäytyminen - Partnerien sitouttaminen - Kokouksen jälkihoito: muistio, seuranta, kustannukset, raportointi Hyvän hankekokouksen järjestäminen (yhteenvetoa) Ennakkoon, hyvin suunniteltu agenda, jonka sisältö/tavoitteet oltava selvät kaikille partnereille Ei liikaa sisältöä yhteen kokoukseen (2 pvä + matkat) Valmisteleva online-kokous ennen varsinaista kokousta Kick-off -kokouksessa käydään vielä läpi hankesuunnitelma kansankielellä / sitouttaminen Pidetään huolta, että oikeat henkilöt osallistuvat, jotka työskentelevät hankkeessa Kokouksen lopputulemista raportointi jälkihoito Myös vapaa-ajan ohjelmaa, jossa ryhmäydytään ja tutustutaan 2

3 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä - Tasapainoinen työnjako - Koordinaattorin rooli hankkeessa vs. partnerien vastuut - Aikataulun noudattaminen - Partnerien ja koordinaattorin yhteistyö esim. raportoinnissa 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä (yhteenvetoa) Koordinaattorin ja partnerien väliset kahdenväliset kokoukset ennen 1. hankekokousta Kirkastetaan vielä kunkin partnerin tehtävät Hankesuunnitelmassa työnjako on jo määritelty Sitouttaminen työtehtäviin riippuu hankkeen pitkälti valmisteluprosessista Yhteistyössä / yhteisissä tapaamisissa valmisteltu suunnitelma takaa jo paremman sitoutumisen tavoitteisiin Jaetaan tehtäviä pienempien partneriryppäiden vastuulle, jolloin vastuunkanto ei ole ainoastaan koordinaattorin harteilla Ongelma ei ole jakaa tehtävät vaan luottamuksen aikaansaaminen 3

4 3. Hankkeen vaikuttavuus - Mitä vaikuttavuus on? Mitä eri tasoja siihen kuuluu? - Hankkeen tulokset vs. vaikuttavuus? - Minkä muutoksen projekti tuottaa? Onko muutos pysyvää? - Miten varmistat hankkeen vaikuttavuuden? - Vaikuttavuus osallistuviin yksilöihin, organisaatioihin, ympäröivään yhteiskuntaan - Miten mittaat vaikuttavuutta? 3. Hankkeen vaikuttavuus (yhteenvetoa) Mitä jää kun hanke loppuu? Hankkeessa syntyy monenlaisia tuloksia, mutta vaikuttavuutta voidaan vasta mitata hankkeen elinkaaren jälkeen Tulokset vs. vaikutukset? Vaikutusten kestävyys? Tavoitteet vs. todellisuus? Kaiken ei tarvitse olla niin suurta Alkuvaiheessa täytyy olla selvillä, mitä mitataan? Laadulliset / määrälliset indikaattorit Palautteiden kerääminen Sähköiset materiaalit: lokitiedot, käyttäjätilastot, pop-up kyselyt 4

5 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä - Partnerien väliset sopimukset: kuinka raha-asioista sovitaan - Taloustietojen keruu partnereilta - Talouden työnjako koordinaattorin organisaatiossa ja partnerien kesken 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä (yhteenvetoa) Selvitä partneriorganisaatiossa, kuka vastaa talousasioista Maksa partnereille vain raportointia vastaan, lukuunottamatta pientä ennekkomaksua Maksu suhteessa tehtyyn työhön Partnerisopimukset kuntoon Läpinäkyvyys sisäisessä raportoinnissa / positiivinen ryhmäpaine Projektipäällikön/ -koordinaattorin tulee seurata myös syntyviä kustannuksia 5

6 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta - Henkilömuutokset ja uusien sitouttaminen - Partnerien vetäytyminen - Sisällön muutokset - Muutosviestintä - Konfliktit, erimielisyydet, kulttuurien yhteentörmäykset 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta (yhteenvetoa) Jaa vastuuta ja tietoa omassakin organisaatiossa Jos partneri vetäytyy Valmistaudu jakamaan tehtäviä Perehdytä uusia, varmista varahenkilöt Kommunikoi ennakkoon partnerien kanssa Ryhmäytä kumppanit > avoimuus ja luottamus Toimintatavat ja -kulttuuri muutoksia joka hankkeen aikana 6

7 6. Hankeviestintä Tulosten levitys ja hankkeesta tiedottaminen - MITÄ? MIKSI? KENELLE? MILLOIN? MISSÄ? MITEN? Sisäinen viestintä - Työkalut ja alustat dokumenttien jakamiseen, keskusteluun yms. - Toimintatavat eri tilanteisiin 6. Hankeviestintä (yhteenvetoa) Viestintäyksikkö mukaan alusta alkaen (suurissa organisaatioissa) Kaikki sähköinen materiaali partnerien kesken saatavilla! Sisäinen viestintäalusta: moodle, dropbox, skype, office 365 Minimoi sähköpostiviestintä Hankekohtainen viestintäsuunnitelma Some, wikipedia-sivu, fb Hankkeen nettisivut vs. blogi? Lehdistötiedote englanniksi kaikille kumppaneille 7

8 CIMO sosiaalisessa mediassa Seuraa meitä sosiaalisessa mediassa: Facebook: Instagram: - ota hankkeesi aikana kuvia, lataa ne Instagramiin, ja lisää kuvaan aihetunniste (hashtag) #kvosaaja 8