Monitorointi ja raportointi KA2- hankkeessa

Transkriptio

1 Monitorointi ja raportointi KA2- hankkeessa

2 Monitorointi (sisäinen) Seurataan miten hanke etenee tavoitteitaan kohden, samalla huomataan mahd. heikot kohdat tai puutteet Keskeiset asiat ovat: sisältö, rahat ja aika eli analysoidaan, miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa tietyllä rahalla Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä.

3 Monitoroinnin työkalut Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintavat, avoimuus)

4 Sisäinen raportointi On välttämätön jokaisessa hankkeessa Partnerit toimittavat tiedot koordinaattorille kaikista toimistaan hankkeessa (matkustus, tuotos, työaika) Raportoinnin pelisäännöistä sovitaan partnereiden kanssa ja ne vahvistetaan partnerisopimuksessa Raportointi on myös toteutuneiden kulujen seurantaa, jonka perusteella maksetaan tukea partnereille Partnereiden kanssa sovitaan, miten usein raportoidaan, mitä asioita raportoidaan, miten tiedot toimitetaan koordinaattorille

5 Miten usein raportoidaan? Riippuu mm. Hanketoiminnan moninaisuudesta Partnerien määrästä ja niiden tehtävien tärkeydestä Rahasummista, mitä suurempi budjetti sitä tiheämpi raportointi Miten hyvin tunnet partnerit (luotettavuus, kokemus) Sisäisen raportoinnin deadlinet suhteessa raportointiin rahoittajalle

6 Raportointi; mistä muusta päätettävä? Mistä tietoa; raportit, kokoukset, keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työalustalla (document library) Kuka vastaa (hoitaa) raportoinnista partneriorganisaatiossa Sovittava heti aloituskokouksessa Raportoinnin periaatteet selviksi partnereille

7 Raportointi CIMOlle; väliraportti Koordinaattori vastaa ja hoitaa raportoinnin koko hankkeen puolesta omaan kansalliseen toimistoon Hankesopimus, kohta 14: Kahden vuoden hankkeet: Koordinaattori toimittaa väliraportin ajalta Mobility Tooliin mennessä 3-vuoden hankkeet: Väliraportti hankkeen puolivälissä Vain 3-vuoden hankkeet: Raportti on pyyntö seuraavan erän maksusta, jos vähint. 70% tuen ensimmäisestä maksuerästä on käytetty. Jos tuesta on käytetty vähemmän kuin 70%, koordinaattori jättää uuden väliraportin siinä vaiheessa kun väh. 70% on käytetty

8 Raportointi CIMO, loppuraportti Koordinaattori toimittaa loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotoksen tallentamiselle Dissemination platformiin Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti

9 Use of IT-tools in reporting Sopimus Article 10: Use of IT tools I.10.1 Mobility tool, verkkopohjainen raportointityökalu, johon tallennetaan hankkeen kaikki liikkuvuus ja johon jätetään väli- ja loppuraportit I.10.2 Dissemination Platform, koordinaattori tallentaa hankkeen tuotokset ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa /

10 Why a good report? Contractual Builds analytical skills +teamwork capacity Secures financing Shows professional skills Improves future fundraising Can be used for other purposes Builds relationship + open communication Gives you a competitive edge

11 Perusasioita raportin laatimisessa rahoittajalle Tiedot partnereilta ajoissa, varaa riittävästi aikaa Kaikki pyydetyt tiedot sisältäen tuotokset Muista, että raportti arvioidaan suhteessa hakemukseen Raportin teksti ei ole hakemustekstiä, älä kopio sitä! Raportista tulee näkyä eri partnereiden osuus (eurooppalainen dimensio)

12 Lisätietoja: Survival Kit SK on tehty LLP-ohjelman säännöillä monenvälisiä hankkeita varten. Hankkeen taloushallintoa koskeva tieto ei ole kaikilta osin voimassa E+ -ohjelmassa. (Kappaleessa: Project Administration, kohta 4. Financial Management, s.52-54) Muilta osin teemat edelleen ajankohtaisia, antaa kokonaiskuvaa siitä, mitä pitää ottaa huomioon hankkeen koordinoinnissa.