IP-kurssien hallinnolliset säännöt. IP-koordinaattoritapaaminen Ulla Tissari

Transkriptio

1 IP-kurssien hallinnolliset säännöt IP-koordinaattoritapaaminen Ulla Tissari

2 IP-koordinaattorin hallinnollinen huoneentaulu Vähintään kolme korkeakoulua vähintään kolmesta eri maasta Maahan, jossa kurssi pidetään, tultava vähintään 10 ulkomaista opiskelijaa Vähintään 10 työskentelypäivää intensiivijaksolla Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon IP ei voi keskittyä konferenssin tai tutkimustoiminnan ympärille, ei osa Erasmus Mundus -ohjelmaa

3 Hankkeen elinkaari Sopimuskausi: Loppuraportin määräaika: Seuraava hakuaika päättyy: (ennakkotieto) LLP-ehdotuspyyntö julkaistu elokuussa Uudistuksia: eurooppalaiset painopisteet poistuvat (yrittäjyystaidot, aliedustetut alat, monialaisuus) Pieniä muutoksia apurahoihin järjestelykululuokka opiskelijoiden oleskelukulukorvaus Suomessa / pv

4 Osallistujat, joilla erityistarpeita IP-koordinaattori voi hakea CIMOlta lisätukea kuluihin, jotka aiheutuvat osallistujista, joilla erityistarpeita Vapaamuotoinen hakemus, johon liitteeksi: arvio kustannuksista, lääkärintodistus sekä tieto henkilön saamista muista avustuksista.

5 Sopimukset Määrittelee mm. tukisumman, tukikelpoisuusajan, tukikelpoiset partnerit, raportointivelvollisuudet, tuen maksuun liittyvät ehdot, pankkitilitiedot, julkisuus- ja tietosuojaperiaatteet jne.

6 Sopimukset Sopimuksen liitteet: Sopimuksen yleiset ehdot Opiskelijoiden arviointilomake vähimmäisvaatimukset kysymyksiä ei saa poistaa, mutta niitä voi lisätä ja kyselyn voi toteuttaa sähköisesti Sanallisen loppuraportin lomake jalle/hallinnointi_ja_raportointi_

7 Sopimusmuutokset Valmiit sopimusmuutoslomakkeet seuraaville muutoksille: Change of Legal Representative (laillisen edustajan vaihtuminen) Change of Bank Details (pankkitilitietojen muutos) New Partner (uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen) Change in the Workplan (muutokset työohjelmassa)

8 Myös vapaamuotoinen anomus käy, kunhan on laillisen edustajan allekirjoittama Sopimusmuutos ei voi koskaan johtaa tukisumman kasvamiseen, mutta voi johtaa sen pienenemiseen (esim. kurssipaikka muuttuu halvempaan maahan) Sopimusmuutokset tulee anoa viimeistään kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä, mutta käytännössä heti, kun muutostarve on tiedossa

9 Pelkällä (sähköposti)ilmoituksella hoituvat muutokset: Kurssin ajankohdan tai sijainnin muutos (perusteluineen) Hankkeen koordinaattori / vastuuhenkilö vaihtuu virallinen kirje, jossa laillisen edustajan allekirjoitus

10 Loppuraportointi Muodostuu kolmesta osasta: Sanallinen raportti (Narrative Report) Budjetti (excel-taulukko) Tilastollinen raportti, johon syötetään tiedot osallistujista Yleisraportti (IP General Report) Opiskelijaraportti (Student Report) Opettajaraportti (Teacher Report) Täytetään ja tallennetaan sähköiseen Erasmus Reporting Tool järjestelmään Tiedot voi kerätä hyödyntäen malliexcel-pohjia

11 Loppuraportointi Liitteet: Raporttia tukeva aineisto: tuotteet, arviointiraportti, artikkelit tmv. Opiskelijapalaute Numeroi liitteet ja viittaa niihin johdonmukaisesti raportissa Sähköisessä muodossa olevista liitteistä riittää osoite ja mahdolliset käyttäjätunnukset ja salasanat

12 Tulosten levitys ja hyödyntäminen Tulosten levittämistä ja hyödyntämistä voi olla medianäkyvyyden lisäksi myös: Hankkeesta kertominen ja hyvien käytäntöjen levittäminen oman korkeakoulun sisällä Opiskelijoiden omat jutut verkkolehdissä ym. medioissa Hankkeen esittelyt eri tilaisuuksissa

13 Tuotteet Oppimateriaalit, sanastot, oppimisympäristöt Opiskelijoiden työt, case-tutkimukset Spin-offit: opinnäytetyöt, uudet hankeideat Huom! Hakemuksessa luvatut tuotteet pitäisi myös toteuttaa! Tuotteissa mainittava rahoittaja, käytettävä LLPlogoa ja lisättävä ns. vastuuvapauslauseke jelma/logot_ja_viestintaohjeet

14 Force majeure Ylivoimainen este, joka estää hankkeen toteuttamisen suunnitelmien mukaan AINA yhteys CIMOon ja selvitettävä tilanne Esim. Islannin tulivuorenpurkauksen vaikutukset lentotilanteeseen

15 Raportointi force majeure - tilanteessa Ylimääräisiä kuluja voidaan korvata sopimussumman puitteissa Ylimääräisistä kuluista (peruuntuneet lennot, ylimääräiset majoitukset) pyydetään: kopiot matkalipuista ja/tai laskuista, joista korvausta halutaan kopiot maksukuiteista/kirjanpidosta, joista maksu voidaan todentaa lentoyhtiöiden/vakuutusyhtiöiden lausunnot/päätökset (mikäli päätöstä ei saatu, toimitetaan vakuutusyhtiön kuittaus tai muu vakuutus korvaushakemuksesta ja itse päätös toimitettava jälkikäteen) Vähimmäisvaatimuksista (kurssin pituus, osallistujamäärä) voidaan joustaa force majeure syystä -> raportointi todellisen keston ja osallistujamäärän mukaan

16 Tarkastukset Matkakuluihin tehdään satunnaisotannalla kuittitarkastuksia loppuraportin saapumisen jälkeen Oleskelun kesto pitää pystyä todistamaan pyydettäessä esim. osallistujatodistuksella tai matkakuittien päivämäärillä

17 Tarkastukset System check koko korkeakoulun Erasmus-toimintojen tarkastus, myös IP Monitorointivierailut hankkeen aikana Tarkastusvierailut sopimuskauden aikana tai viisi vuotta sopimuskauden jälkeen (tositteet säilytettävä!) Huom! Hanketta neuvonut henkilö ei tarkasta hanketta!

18 Linkkejä ja oppaita Euroopan komission intensiivikurssisivut: m Survival Kit for European Project Management Advice for Coordinators of Centralised Projects QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym.