PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS TAPAHTUMA. Joensuun KAKE -hanke

Transkriptio

1 PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS TAPAHTUMA Joensuun KAKE -hanke Aloituspalaverin tarkoitus Aloituspalaverissa käydään läpi hankesuunnitelma ja rahoituspäätös sekä rahoittajan sekä Joensuun kaupungin ohjeistus osahankkeen toteuttamiseksi. Ostopalvelun toteuttaja vastaa siitä, että rahoittajan ohjeistus tarpeellisilta osin välitetään kaikille tapahtumassa työskenteleville koko tapahtuman toteutusajan. Tässä diaesityksessä on käytetty pohjana Etelä-Savon ELY-keskuksen Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus - ohjeistusta 2 1

2 Joensuun KAKE-hankkeen perustiedot Kansalaislähtöistä kaupunkikehittämistä Joensuun kantakaupungin aluella Toiminta-aika: Rahoittajat: Etelä-Savon ELY-keskus, ESR, Joensuun kaupunki TL 5 Sosiaalinen osallisuus ja köyhyyden torjunta Työelämän ulkopuolella olevien työ- ja toimintakyvyn parantaminen Pikku KAKEn toteuttajat ovat KAKEssa tuensiirron saajia ja toteuttavat osahanketta. KAKE hankkeen ohjausryhmä toimii koko hankkeen ohjausryhmänä. Rahoituspäätös, hankesuunnitelma ja sopimus Rahoituspäätös sisältää hankkeen toteuttamisen keskeiset ehdot. Tapahtuman järjestäminen on rahoituspäätöksessä ostopalveluna. Hankesuunnitelma ja Joensuun kaupungin kanssa tehty sopimus on osa rahoituspäätöstä: tapahtuma tulee toteuttaa suunnitelman mukaisesti ja siinä tulee noudattaa esitettyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa. Muista: Vastuuhenkilö varmistaa, että henkilöstö tuntee Pikku KAKEn toteutukseen vaikuttavat ohjeistukset. Toteutuksen etenemisen tueksi laaditaan toteutussuunnitelma. 4 2

3 Joensuun KAKE ja Pikku KAKEt tapahtumana Joensuun kaupunki hallinnoi hanketta, vastaa hankkeen toteuttamisesta ja ehtojen noudattamisesta suhteessa tuen myöntävään viranomaiseen. Kaupunki välittää tarpeellisilta osin rahoittajan ohjeistuksen ja muun viestinnän KAKEn kotisivuille (piilotettu alasivu). Tieto myös sähköpostitse Pikku KAKEn vastuuhenkilölle. Kaupunki kokoaa maksatushakemukseen ja seurantaraporttiin tiedot myös tapahtuman rahoittajan saajalta ja tallentaa ne järjestelmiin. Henkilöistä kerättävän tiedon osalta on muistettava tietosuoja. ESR Henkilö järjestelmään tarvittavat tiedot kerää tapahtuman toteuttaja ja toimittaa ne sovitusti Joensuun KAKE:n projektipäällikölle. 5 Hankesuunnitelman muuttaminen (1/2) Tapahtuma tulee toteuttaa suunnitelman mukaisesti Sitä on mahdollista muuttaa, jos tapahtumaa ei voida toteuttaa päätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Tapahtuman perusajatuksen on pysyttävä samana. Ota yhteyttä KAKE:n projektipäällikköön heti, kun huomaat mahdollisen muutostarpeen: muutostarpeen esittäminen yksilöidysti perusteluineen muutoksen vaikutus tulosten saavuttamiseen ja kustannusarvioon muut muutokseen liittyvät huomioitavat asiat. KAKE:n projektipäällikkö on yhteydessä rahoittajaan. 6 3

4 Seuranta ja raportointi (1/3) Joensuun kaupunki vastaa seuranta- ja raportointien viennistä EURA 2014 järjestelmään Pikku KAKEt toimittavat omat tietonsa sovitun mukaisesti: Väliraportointi ja arviointi toiminta-aikana Ennakkomaksujen yhteydessä tai muuten sovitusti järjestetään tapaaminen, jossa käydään läpi Pikku KAKE:n edistyminen. Ohjausryhmän kokousten yhteyteen lyhyt kirjallinen tieto Pikku KAKEn tilanteesta. Pyydettäessä lyhyt suullinen esitys tapahtumasta ohjausryhmän ja toimikunnan yhteisessä kokouksessa. Tarvittaessa vuoden vaihteessa voidaan kysyä lisätietoja mm. mukaan tulleet yritykset ja muut organisaatiot Loppuarviointi Loppuraportti tehdään viimeisen laskutuksen yhteydessä. Raportointipohjat löytyvät kotisivuilta - väliraportti - loppuraportti 7 Seuranta ja raportointi (2/3) Tapahtumaan osallistujista kerätään tiedot paperilomakkeilla. Jokaisesta osallistujasta tallennetaan tiedot osallistumisen aloitus- ja päättämisvaiheissa. Osallistuja kirjataan uutena vain kerran, mutta hän voi palata uudestaan hankkeen osallistujaksi, vaikka lopettaisikin välillä. Tiedoille on asetettu ns. täydellisyysvaatimus. Ainoastaan KAKE hankkeen projektipäällikkö käsittelee, ylläpitää ja raportoi osallistujista kerättävää tietoa ja siirtää ne sähköiseen ESR Henkilö -järjestelmään. Jos toteuttaja pitää muita rekistereitä osallistujista, niiden tietosuojaus on toteuttajan vastuulla. Tiedot säilytetään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä lukien. 8 4

5 Seuranta ja raportointi (2/3) Jokaisen Pikku KAKE toimijan kanssa sovitaan erikseen, miten osallistujatiedot toimitetaan KAKEn projektipäällikölle Tietojen kerääjä selvittää osallistujille Miksi tietoja kerätään? Mitä tietojen kerääminen mahdollistaa? Miten tiedot käsitellään ja säilytetään? Vastuuhenkilön on tutustuttava ohjeistukseen huolellisesti. Kerätessä vastuuhenkilö varmistaa, että lomake on täytetty kokonaan ja tiedot eivät ole ristiriitaiset. Toimija säilyttää lomakkeet ohjeistuksen mukaisesti mikäli ei välittömästi saa niitä toimitettua KAKE hankkeen projektipäällikölle. Osallistujien seurantatietopohjat sekä ohjeistus löytyvät kotisivulta 9 Hankkeen toiminnan arviointi SISÄINEN ITSEARVIOINTI Pikku KAKE -hankkeessa tulee tehdä sisäitä itsearviointia koko toteutusajan. Arviointi käydään läpi väliraportoinnin / tapaamisten yhteydessä. Arvioinnin tulee olla tapahtuman järjestämistä, tulosten saavuttamista ja toiminnan jatkuvuutta tukevaa. OSALLISTUJIEN TEKEMÄ ARVIOINTI Osallistujat tekevät oman arvioinnin. Osallistujien arviointitapa sovitaan erikseen jokaisen Pikku KAKE:n kanssa Arviointia ja sen toteutumista ohjaa arviointisuunnitelma. 10 5

6 Tiedottaminen (1/2) Pikku KAKElle tehdään tiedotussuunnitelma. Kaikessa tiedottamisessa (suullinen, kirjallinen) on mainittava EUosarahoitus, Etelä-Savon ELY-keskus ja Joensuun kaupunki kansallisena rahoittajana. Kaikessa tiedotustoiminnassa on käytettävä Eurooppa-tunnusta eli EU-lippua ja siihen liitettyä tekstiä Vipuvoimaa EU:lta tunnusta ELY-keskuksen logoa Joensuun kaupungin logoa KAKE-logoa 11 Tiedottaminen (2/2) Tapahtuman toiminnasta tiedotetaan aina KAKEn kotisivuilla sekä fb:ssa. Tapahtuman toteuttajan tulee asettaa näkyvälle paikalle KAKE hankkeen juliste. KAKE hankkeen tiedotusmateriaali on Pikku KAKE toimijoiden käytössä. Niihin voi lisätä oman organisaation logon. Kirjepaperi Opasteet Läsnäololistat Diapohja Viestintäaineisto, tarkemmat ohjeet ja graafiset tunnukset löytyvät internet-sivuilta Logot, tiedotusmateriaali ym asiakirjat löytyvät KAKE hankkeen kotisivuilta. 12 6

7 Talous Tapahtuman toteuttaja laskuttaa KAKE hanketta sopimuksessa olevan maksuaikataulun mukaisesti. Lasku tulee olla osoitettu Joensuun kaupungin kulttuuripalveluille. Viitteenä tulee näkyä: Joensuun KAKE hanke Laskun yhteydessä on todennettava tehty työ sekä talous. Mahdollisen hanketarkastuksen yhteydessä tapahtuman toteuttaja luovuttaa tarkastajien käyttöön kaikki pyydetyt tiedot, tallenteet ja asiakirjat sekä avustaa tarkastuksen tekijää. Rakennerahastotoimintaa ohjaavat lait, säädökset ja ohjeet Säädösperusta on rahoituspäätöksessä. Muut toimintaa ohjaavat säädökset: (hanketoimijan osio) Valtion säädöstietopankki FINLEX Euroopan Unionin säädöstietopankki EUR-LEX:

8 Yhteystiedot Projektipäällikkö Mari Nupponen Koskikatu 25, Joensuu p Projektisihteeri Miia Judin Torikatu 34, Joensuu p