Eväitä ryhmäkeskusteluun ja yhteenvedot keskusteluista E+ kumppanuushankkeiden aloituskoulutus

Transkriptio

1 Hyviä käytänteitä ja kokemuksia Eväitä ryhmäkeskusteluun ja yhteenvedot keskusteluista E+ kumppanuushankkeiden aloituskoulutus

2 Keskustelua ryhmissä 1. Hyvän hankekokouksen järjestäminen 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä 3. Hankkeen seuranta ja raportointi 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta 6. Hankeviestintä

3 1. Hyvän hankekokouksen järjestäminen - Kokouksesta tiedottaminen - Ohjelma - Kokouksessa mukana olevien ryhmäytyminen - Partnerien sitouttaminen - Kokouksen jälkihoito: muistio, seuranta, kustannukset, raportointi...

4 1. Hyvän hankekokouksen järjestäminen (yhteenvetoa) Etukäteen varattava aikaa työskentelylle Tarpeeksi tunteja ohjelmaan Aikataulu lukkoon / alku ja loppu täsmällisiä Ei huvimatkalaisia työmyyrät paikalle Sovitaan yhteydenpitotavoista (Skype, Adobe Connect Pro, Go to meeting) Kaikilla mahdollisuus vaikuttaa hankkeen kulkuun ei koord. Sanelua Ennakkotehtävät, vastuut, aktiivinen yhteydenpito Muistio koordinaattorin vastuulle, varmistettava, varasuunnitelma Sitouttaminen > partnerisopimus > rahaa ei ennen kuin hommat tehty Vastuuttaminen Loppukokouksessa aikaa tehdä yhdessä loppuraportti Työnjako omassa organisaatiossa: vastuut jaettu

5 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä - Tasapainoinen työnjako - Koordinaattorin rooli hankkeessa vs. partnerien vastuut - Aikataulun noudattaminen - Partnerien ja koordinaattorin yhteistyö esim. raportoinnissa

6 2. Tehtävien / vastuiden jakaminen hanketyössä (yhteenvetoa) Vastuut työpaketeista sovittu hakuvaiheessa Tiivis yhteydenpito, verkkopalaverit / kuukausikokoukset Hyvä, systemaattinen vuorovaikutus (koord. pitää yllä) Työ ei perustu olettamuksille Hanketyön jaksottaminen, tehtävät Partnerisopimuksen liitteeksi 1. hankekokouksessa tehtävien pilkkominen, käsitteiden avaaminen Kokouksiin osallistuvat relevantit henkilöt, jotka ovat myös päätösvaltaisia > partnerisopimukseen Sovitaan myös hospitality-asiat Org. sisällä vastuu useammalla kuin yhdellä henkilöllä (riskien hallinta)

7 3. Hankkeen seuranta ja raportointi - Tietojen keruu partnereilta - Seurannan työkalut - Hankkeen eri toimintojen dokumentointi - mitä, miten? - Seurannan työnjako - Sisäinen raportointi: pelisäännöt, aikataulu - Miten seuranta ja arviointi tukevat vaikuttavuutta?

8 3. Hankkeen seuranta ja raportointi (yhteenvetoa) Tietojen keruu Mietittävä huolellisesti, mitä tietoja partnereilta kerätään hankkeen lopputuloksen kannalta Pelisäännöistä yhdessä sopiminen ja niistä kiinni pitäminen > partnerisopimukset Mallipohja tietojen keruuseen auttaa ks. CIMOn sivuilta Ennakointi Sähköiset työkalut yhteinen tiedonkeruu-/vaihtoalusta tärkeä (MT+, Dropbox, Office 365, Moodle, Yammer, Blackboard, SkypeLYNC, Facebook, Asana.com ) Tietosuojaongelmat, rönsyily edellyttää hallinnointia, nimettävä vastuuhenkilö Arviointi Sisäinen arviointi toiminnoittain, säännölliset tarkistuspisteet Vertaisarviointi partnereiden välillä (temaattisesti) + toisen hankkeen kanssa Ulkoiset arvioinnit myös väliraporttivaiheessa Huomioitava, että talous- yms. hallinnon tiedontarve tyydytetään

9 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä - Partnerien väliset sopimukset: kuinka raha-asioista sovitaan - Taloustietojen keruu partnereilta - Talouden työnjako koordinaattorin organisaatiossa ja partnerien kesken

10 4. Taloushallinnon hyviä käytänteitä (yhteenvetoa) Kirjalliset sopimukset kaikkien turvaksi > sitouttaa, pelisäännöt 3 maksuerää esim Pienempi riski Myös pienemmät ja useammat erät, kun partnerit ei vielä niin tuttuja Ei liian monta erää Toteutumista vastaan Hallintokatsaus partnerikokouksiin (seuranta) Taloushallinto mukaan jokaisessa organisaatiossa Periaatteet ja säännöt selviksi Tietty tiukkuus tarpeen hallinnoinnissa Ennakointi, hyvä ohjeistus alkuun + muistutukset Sisäinen raportointi Seuranta-excelit koordinaattorin apuna (myös partnereiden, mm. työajan seuranta) Partnereilta todenteet Yhteinen dokumentointialusta (Moodle tms.) jossa talouden seurannan oma kansio

11 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta - Henkilömuutokset ja uusien sitouttaminen - Partnerien vetäytyminen - Sisällön muutokset - Muutosviestintä - Konfliktit, erimielisyydet, kulttuurien yhteentörmäykset

12 5. Hankkeessa tapahtuvien muutosten hallinta (yhteenvetoa) Muutosten hallinta: varaudutaan etukäteen Yhteisiin päätöksiin ja pelisääntöihin sitoutuminen varmistettava heti hankkeen alussa. Myös sopimus sitoo partnereita. Mitä tehdä, jos partneri vetäytyy hankkeesta? Muutoksiin hyvä varautua jo etukäteen esim. nimeämällä varahenkilöt työtehtäviin Jos muutos toteutuu ja mietitään uuden partnerin ottamista mukaan: mitkä ovat siirrettävät tehtävät, voidaanko niitä siirtää vai onko järkevämpää että joku vanhoista partnereista ottaa ko. tehtävän? Mistä uusi partneri löydetään? Millaista osaamista sillä pitää olla? Uusien partnerien perehdytys tehtävä huolella! Mitä tehdä, jos partneri ei hoida tehtäviä sovitusti? Kommunikaatio ja avoimuus partnerien välillä > asoiden nostaminen esille ennen kuin niistä tulee ongelmia Mitkä ovat syyt tehtävien laiminlyömiseen? Esim. onko resursseja riittävästi? Rahan maksu tuloksia vastaan Hankkeen seuranta on keskeinen väline muutosten hallintaan (ennakointi) Ks. Sopimusmuutosohjeet CIMOn sivuilta

13 6. Hankeviestintä Tulosten levitys ja hankkeesta tiedottaminen - MITÄ? MIKSI? KENELLE? MILLOIN? MISSÄ? MITEN? Sisäinen viestintä - Työkalut ja alustat dokumenttien jakamiseen, keskusteluun yms. - Toimintatavat eri tilanteisiin

14 6. Hankeviestintä (yhteenvetoa) Toimivat kanavat (FB, Twitter, LinkedIn, nettisivut, Vimeo, Youtube jne.) Onko liikaa kanavia? Onko viestintä ja dissemination sama? Organisointiin hyvä: livebinders.com Kaikki samassa paikassa partnereille Hyvä, jos pitkiä linkkilistoja > upotettuna nettisivuille Tilastot hyviä tulosten todistamiseen Sisäinen: asana.com > pienille org./ryhmille Tapahtumat Haasteita ihmisten saamisessa paikalle Alan seminaareihin mukaan markkinoimaan ( valmiiseen pöytään ) Yhteinen loppuseminaari hankkeille CIMO! Mielenkiintoinen/hyödyllinen hankkeille, kuulisi myös muiden hankkeiden tuloksista EAPRIL koulutuksen kehittämisen kv. seminaari Sisäinen viestintä haaste jo talon sisäinen levittäminen Hankkeen toimijoille toimiva alusta Ulkoinen viestintä: hankkeeseen viestintäkonkari CIMO myös apuna > jaetaan mielellään Muista hyödyntää muita toimijoita (E+, alueelliset) Tärkeä löytää oikeat ihmiset Mitkä ovat sidosryhmät? Muista ne! Kannattaa mainita E+ rahoittajana Mikä se kulma, millä pääsee läpi mediassa? Partnerit kontaktoivat maissaan, Suomessa haastavaa?

15 CIMO sosiaalisessa mediassa Seuraa meitä sosiaalisessa mediassa: Facebook: Instagram: - ota hankkeesi aikana kuvia, lataa ne Instagramiin, ja lisää kuvaan aihetunniste (hashtag) #kvosaaja