Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa. CIMO, Helsinki

Transkriptio

1 Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa CIMO, Helsinki

2 Projektin sisäinen seuranta Seurataan hankkeen etenemistä tavoitteita kohti: Vahvuudet / heikkoudet Keskeiset asiat: sisältö, raha ja aika miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa annetulla rahalla. Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Seuranta on johtamisen väline Koordinaattori rakentaa seurannan Partnereilla myös vastuu seurannassa

3 Suunnanmuutos? Arvioi Mikä on päätavoite? Mikä muuttuu? Mikä kehittyy? Vaikutukset? Seuraa Suunnittele Toteuta Osaaminen Työympäristö Toimintaympäristö Toimintatavat Osallistuminen Yhteinen tekeminen

4 Seurannan työkaluja Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Kyselyt yms. Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus) kokousmuistiot

5 Kohtuullisuus arvioinnissa ja seurannassa - sopivat suhteessa hankkeeseen - ei liian kuormittavia suhteessa hanketyöhön -Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työskentelyalustalla (document library)

6 Seurannan kohteet: Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Sisällön arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I

7 Raportointi CIMOon a)väliraportti b)loppuraportti c) Monitorointi/hanketarkastukset

8 Väliraportti CIMOon Jokainen (koordinaattori ja partneri) jättää väliraportin Tarkista oma raportointiaikataulu hankesopimuksesta, artikla I kk ei väliraporttia 19-24kk (viim ) 25-29kk (viim ) TAI kun 70% ensimmäisestä maksuerästä käytetty 30-36kk (viim ) Progress report (viim ) Interim report TAI kun 70% ensimmäisestä maksuerästä käytetty

9 Työkalut hankkeiden (väli- ja?) loppuraportin tekemiseen: KAIKKI KOORDINAAT- TORI

10 Mikä Mobility Tool+? Mobility Tool+ on Erasmus+ -hankkeiden sähköinen hallinnointi- ja raportointialusta Kaikki toteutukseen ja talouteen liittyvät koontitiedot viedään MT+:aan Strategisten kumppanuushankkeiden loppuraportointi tapahtuu MT+:n kautta Kansallisella toimistolla pääsy hankkeiden tietojen seurantaan ja loppuraporttitietojen hyväksymiseen

11 Mobility Toolin avautuminen MT+ lähettää automaattisen viestin hankkeen yhteyshenkilölle, kun hankkeen tiedot siirretty alustalle 2016 hyväksytyt koulujen väliset hankkeet siirretään alustalle syksyllä Hankkeen yhteyshenkilöllä oikeudet järjestelmään; lisäoikeuksia voi antaa kollegoille

12 Raportointi hankkeissa: Mobility Tool + Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool +:ssa (MT+). Jokainen vastaa omien toteutuneiden yksiköiden viemisestä Mobility Tooliin sekä tietojen oikeellisuudesta. Sisältöraportti poikkeaa laajuudeltaan koordinaattorilla ja partnerilla 12

13 Raportointi CIMOlle - loppuraportti Edunsaaja toimittaa loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform (koordinaattorin vastuu) Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti / hankkeen yhteistyökieli

14 Loppuraportin arviointi Loppuraportti arvioidaan suhteessa hakemukseen: Toteutus suhteessa hakemukseen Toimintojen, tuotteiden ja tulosten laatu Vaikutus osallistuviin organisaatioihin Toteutettujen tulostenlevitystoimien laatu ja laajuus Loppuraportti pisteytetään Heikkoon, osittaiseen tai myöhästyneeseen hankkeen toteutukseen liittyvä vähennys: 25 % jos loppuraportin pistemäärä on % jos loppuraportin pistemäärä on % jos loppuraportin pistemäärä on 0-25

15 Hanketarkastukset Väli/loppuraporttien tarkastus: 100% hankkeista Toimistotarkastus: 10% satunnaisotannalla dokumenttitarkastukseen, loppuraportin yhteydessä Paikan päällä tapahtuva tarkastus: valitaan satunnaisotannalla, tehdään edunsaajan tiloissa ***** Tarpeen mukaan vierailu koululle Kutsuttaessa tullaan koululle, jos mahdollista