YLÄ-SAVON SOTE KUNTAYHTYMÄN PROJEKTIOHJE

Transkriptio

1 YLÄ-SAVON SOTE KUNTAYHTYMÄN PROJEKTIOHJE Yhtymähallitus

2 Sisällys 1 Yleistä Kehittämisehdotusten käsittelyprosessi kuntayhtymässä Kehittämistyön toteutus, seuranta ja arviointi Ideasta projektiksi Toteutus Projektin päätöstoimet...5

3 1 1 Yleistä Kuntayhtymän johtoryhmä linjaa kehittämistä kuntayhtymässä. Varsinkin ulkopuolista rahoitusta vaativat, useaa vastuualuetta koskevat ja paljon resursseja vaativat kehittämislinjaukset tehdään kuntayhtymän johtoryhmän toimesta. Tällä tavalla vältytään päällekkäisiltä toimilta. Tässä ohjeessa kuvataan hyvät käytännöt kehittämistöiden ja projektien suunnittelusta toteutukseen. Ohjetta noudattamalla turvataan oikeat menettelyt päätöksenteon ja projekteissa syntyvien vastuiden ja velvoitteiden suhteen. Ohjeen noudattamisella tähdätään myös siihen, että kehittämistyöt ja projektit onnistuvat. Tätä ohjetta tulee soveltaa hankkeissa, projekteissa sekä muissa kehittämistöissä. Usein hanketta ja projektia käytetään toistensa synonyymeinä. Joissain määritelmissä hanke on isompi kokonaisuus ja voi esimerkiksi sisältää useamman projektin tai pilotoinnin. Kehittämistyö on puolestaan kevyempää ja koskee usein vain yhtä työyksikköä, eikä siinä yleensä ole mukana organisaation ulkopuolisia asiantuntijoita. Kehittämisellä tarkoitetaan uusien toimintatapojen, rakenteiden ja/ tai työvälineiden (useimmiten tietojärjestelmä) luomista tai olemassa olevien muuttamista sovittujen tavoitteiden mukaisiksi. Kehittämistarpeita voivat tuottaa esimerkiksi lait, asetukset, valtiohallinnon määräykset tai suositukset, kansalliset strategiat, kansalliset hankkeet esim. Kanta ja Kansa SOTE kuntayhtymän strategian toteuttaminen, uuden palvelun käyttöönotto (toimintatapa, järjestelmä), palvelujen tai toimintaprosessin sähköistäminen toiminnallisten prosessien kehittäminen ja/tai tehostaminen/muuttaminen Onnistuneen projektin määritelmä Projekti on onnistunut, kun se saavuttaa toivotut tulokset asetettujen aikarajojen, resurssien ja tavoitteiden suhteen. Lisäarvoa sille tuovat projektin aikana tapahtuva oppiminen, uudet innovaatiot ja eri osapuolten tyytyväisyys. Pitkän tähtäimen onnistumista mittaa erityisesti se, kuinka savutetut tulokset voidaan hyödyntää organisaation toiminnassa projektin päättymisen jälkeen. Onnistunut projekti tuo lisäarvoa organisaation varsinaiseen toimintaan. Kuntayhtymän projektiohjeessa korostuu hyvän projektisuunnitelman laatiminen. Projektisuunnitelmassa kuvataan kaikki projektin onnistumisen kannalta tärkeät seikat. Hyväksytyn projektisuunnitelman toteuttaminen ja seuranta ovat projektin onnistumisen välttämätön edellytys. Kuntayhtymän projektityypit Kuntayhtymän oma projekti: Projekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän vastuualue, tehtäväalue tai tulosyksikkö. Projektityöskentelynä voidaan toteuttaa esim. sisäisiä suunnitteluja ja kehittämishankkeita. Rahoitusta voidaan saada myös kuntayhtymän ulkopuolisista lähteistä.

4 2 Yhteistyöprojekti: Projekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän vastuualue, tehtäväalue tai tulosyksikkö. Mukana on myös muita osapuolia kuntayhtymän ulkopuolelta. Kuntayhtymällä on projektin vetovastuu ja rahoitus saadaan osittain ulkopuolisista lähteistä. Yhteistyöprojekteissa projektin työnjako voidaan sopia osapuolten kesken (yhteistyösopimus), mutta hankkeen hallinnoinnista vastaa rahoituksen hakija. Osallisuusprojekti: Kuntayhtymä on osallisena projektissa, jonka hallinnointi ja vetovastuu ovat jollain muulla osapuolella. Kuntayhtymä vastaa omasta osuudestaan projektissa usein myös taloudellisesti. 2 Kehittämisehdotusten käsittelyprosessi kuntayhtymässä Kehittämisehdotuksen ohjaus Jokaisesta kehittämisideasta tulee täyttää Kehittämisehdotus lomake, joka löytyy intrasta kohdasta kehittäminen -> kehittämisen avuksi -> projektiehdotus. Sen voi tehdä jokainen SOTEssa työskentelevä henkilö. Ehdotuksen tekijä täyttää lomakkeelle tiedot kehittämisehdotuksesta ja lähettää sen sähköisesti koordinointitiimille. Kehittämisehdotuksen käsittely Koordinointitiimi käsittelee ehdotuksia kerran viikossa ja tarkastelee idean toteuttamista pyytäen tarvittaessa tekijältä täydennyksiä ehdotukseen sekä täydentää sitä osaltaan kehittämistoiminnan, tietohallinnon ja asianhallinnan/ tiedonhallinnan näkökulmista. Tiimi ehdottaa jokaiseen lomakkeeseen henkilöitä, joiden tulisi olla mukana suunnittelemassa kehittämistyötä tai mahdollista projektia. Koordinointitiimi lähettää ehdotuksensa toiminnasta vastaavalle esimiehelle käsiteltäväksi ja tiedoksi ehdotuksen sekä ehdotuksen tekijälle että tiimin ehdottamille henkilöille. Tietohallinnon toimesta viedään kaikki koordinointi tiimille tulevat kehittämisehdotukset kuntayhtymän projektisalkkuun, jossa toiminnasta vastaavat hallinnoivat niitä ja niiden mahdollista etenemistä. Kehittämisehdotuksen käsittely ja ratkaisu Toiminnasta vastaava esimies käsittelee koordinointitiimin kautta tulleen ehdotuksen ja tekee ratkaisun sen toteuttamisesta, resursoinnista ja etenemisestä hallintosäännön mukaisesti. Ulkopuolista rahoitusta vaativat, useaa vastuualuetta koskevat ja paljon resursseja vaativat kehittämistyöt tulee projektoida ja ne käsitellään kuntayhtymän johtoryhmässä. Kehittämistöiden ja projektien hallinta Projektien toimintaa ja tuloksia seurataan tehtäväalueiden, vastuualueiden ja tarvittaessa SOTE johtoryhmän kokouksissa. Projektien ja kehittämistöiden

5 3 eteneminen kuntayhtymätasolla raportoidaan kuntayhtymätasolla talousarviosuunnitelman mukaisesti yhtymähallitukselle. Intrassa julkaistaan projektit, pilotit ja kehittämistoimet, jotta kaikilla on mahdollisuus tutustua kuntayhtymässä meneillään oleviin toimiin. Projektin vetäjä pyytää tarvittaessa projektille työtilan avaamista. 3 Kehittämistyön toteutus, seuranta ja arviointi Kehittämistyö on yleensä kevyempää ja sen toteutuksesta vastaa usein vain yksi yksikkö tai työyhteisö. Siinä ei yleensä ole mukana organisaation ulkopuolisia asiantuntijoita. Kehittämistyöt ovat pienimuotoisempia kuin projektit ja niiden arvioinnissa työyksikkö miettii mm. seuraavia asioita: toteutuivatko tavoitteet? mikä muuttui? mitä tekisit toisin? olisiko kehittämistyön tuloksesta hyötyä muille? ja tekee edellä mainittujen kysymysten pohjalta lyhyen koosteen intrassa julkaistavaksi 4 Ideasta projektiksi Esiselvityksen avulla selvitetään projekti-idean perusteltavuus. Esiselvitys on projektisuunnitelmaa kevyempi dokumentti. Esiselvityksen pohjalta tehdään ratkaisu, lähdetäänkö ideaa viemään projektiksi. Esiselvityksessä otetaan kantaa projektin tarpeellisuuteen ja perusteluihin Miksi projektia tarvitaan? Tukevatko projektin tavoitteet kuntayhtymän strategiaa ja toimintasuunnitelmaa? Mitkä ovat projektin hyödyt ja ketkä ovat sen hyötyjät? Alustavat tiedot resursseista, aikataulusta ja riskeistä Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti ja se syntyy kehitysehdotuksen ja esiselvitysten perusteella. Projektisuunnitelman tulee olla mahdollisimman realistinen ja selkeä. Sitä tarkastellaan jatkuvasti projektin edetessä. Projektisuunnitelma on avainasemassa myös lopetusvaiheessa, kun tarkastellaan, saavutettiinko sille asetetut tavoitteet. Hyvin laadittu projektisuunnitelma antaa kaikille osapuolille yhtenäisen tiedon ja käsityksen seuraavista asioista: Miksi projekti toteutetaan, mihin sillä pyritään Mitkä ovat projektin tavoitteet ja miten niiden saavuttamista mitataan Mitä tuotoksia projektilta edellytetään, jotta tavoitteisiin voidaan päästä Miten projekti rajataan: projektiin kuuluvat asiat, alueet ja tehtävät/projektin ulkopuolelle jäävät osat Miten projekti toteutetaan

6 4 Miten projekti organisoidaan ja resursoidaan Mitkä ovat projektin kustannukset 5 Toteutus Projektin edetessä noudatetaan laadittua projektisuunnitelmaa. Projektisuunnitelmassa tulee olla määritelty se, että projektin tavoitteiden ja talousarvion toteutumisen valvonta on riittävää ja asioista raportoidaan kaikille toimijoille. Mikäli projektisuunnitelmasta joudutaan poikkeamaan, on perustelut muutokselle ja muutoksen vaikutukset tavoitteisiin ja talousarvioon kirjattava. Jos koko projektin luonne tavoitteiden ja toteutuksen osalta on muuttumassa oleellisesti työskentelyn aikana esiin tulleiden seikkojen johdosta, on asia saatettava projektin käynnistyspäätöksen tehneen käsittelyyn. Projektin hankintoihin noudatetaan Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän hankintaohjetta (Yhall ). Projektin aikana syntyvät sopimukset valmistellaan ja hyväksytään sovittujen periaatteiden ja hallintosäännön mukaisesti. Projektin muista asiakirjoista vastaa projektin vastuuhenkilö. Projektin toteuttamista varten varataan riittävät resurssit. Projektille tulee perustaa oma projektiorganisaatio, joka käsittää esim. ohjausryhmän, projektipäällikön, projektisihteerin, projektiryhmän ja tarvittavat asiantuntijat. Projektin ollessa käynnissä tulee osallistujien tietää roolinsa ja vastuunsa. Henkilöt näihin nimetään yleensä projektisuunnitelmassa. Projektien roolit, vastuut ja tehtävät: Omistaja (asettaja) vastaa mm. resursseihin ja kustannuksiin liittyvistä päätöksistä. Ohjausryhmä vastaa projektin linjauksista ja antaa projektipäällikölle tarvittavaa taustatukea sekä hyväksyy projektisuunnitelman. Ohjausryhmään kuuluu projektin asettajan ja rahoittajan edustajia sekä tarvittaessa asiantuntijoita. Ohjausryhmän perustamisen tarkoituksena on saada projektin johtamisen tueksi mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Pienessä projektissa ohjausryhmää voi vastata yksi henkilö, projektin vastuuhenkilö. Ohjausryhmä ohjaa projektin toteuttamista projektisuunnitelman mukaisesti. Sen tehtäviin kuuluu projektin valvonta, projektiorganisaation tukeminen, informointi, koordinointi, projektisuunnitelman muuttaminen ja tulosten hyväksyminen. Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti ja kokouksissa käydään läpi projektin tilanne ja mahdolliset ongelmat. Projektipäällikkö vastaa projektin etenemisestä hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja raportoi mm. ohjausryhmälle projektin etenemisestä sekä seuraa riskien toteutumista. Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu projektin toimeenpanosta ja hän on vastuussa projektin toteutumisesta asettajaan ja eri sidosryhmiin nähden projektisuunnitelman puitteissa. Hän organisoi ja nimeää projektiryhmän sekä ohjaa sen toimintaa. Projektipäällikkö vastaa

7 5 projektin kustannusten kertymisestä, raportoinnista ja tilitysten hoitamisesta ajallaan. Projektisihteeri vastaa projektin kokonaisdokumentoinnista, tulosten ja hallinnollisten aineistojen ylläpidosta sekä muista projektiin liittyvistä tehtävistä projektipäällikön antamien ohjeiden mukaisesti. Jos projektisihteeriä ei ole erikseen nimetty, projektipäällikkö vastaa myös projektisihteerin tehtävistä joita ovat edellä mainittujen tehtävien lisäksi mm. kokousjärjestelyt, dokumenttien viimeistely, viestintä, arkistointi. Projektiryhmä koostuu projektityöntekijöistä, joilla voi projektista riippuen olla erikokoisia vastuita ja tehtäviä, joita he tekevät projektisuunnitelmassa määritellyn aikataulun mukaisesti. Projektiryhmään nimetyt henkilöt toimivat alansa asiantuntijoina ja huolehtivat projektipäällikön antamien tehtävien suorittamisesta. Ryhmän jäsenet voivat vaihtua projektin aikana. Asiantuntijan rooli on antaa tietoja projektin käyttöön ja sen edistämiseksi. Meillä kuntayhtymässä sama henkilö voi olla useammassa roolissa. Projekteille on nimettävä aina vastuuhenkilö. Ulkopuolista rahoitusta saavien projektien vastuuhenkilöllä tulee olla kuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus hallintosäännössä määrätyllä tavalla. Projektin vastuuhenkilö tai hänen projektiin nimeämä edustaja kuuluu projektin ohjausryhmään ja hänellä on pääasiallinen vastuu projektista. Edellä mainittu henkilö käyttää projektiin liittyviä päätöksiä tehdessään kuntayhtymän hallintosäännössä säädettyä tulosyksikön esimiehen päätösvaltaa. Viestintä on keskeinen osa projektia. Projektipäällikön vastuulla on suunnitella ja toteuttaa projektiryhmän sisäinen viestintä sekä projektista ulospäin viestiminen. Tämän lisäksi projektien ja kehittämistöiden eteneminen tullaan raportoimaan kuntayhtymätasolla talousarviosuunnitelman mukaisesti yhtymähallitukselle. 6 Projektin päätöstoimet Projekti on ajallisesti rajattu ja sillä tulee olla selvä loppu. Päätöksen projektin päättämisestä tekee projektin asettaja. Projektin lopetuksen yhteydessä tulee laatia loppuraportti sekä lisäksi tulee valmistella ehdotuksen jatkotoimenpiteistä, tulosten hyödynnettävyydestä ja päätetään kenen vastuulla jäävät projektin viimeistelytoimet. Loppuraportissa huomioitavat asiat: yhteenveto aikataulu, tavoitteet ja tavoitellut tulokset projektin organisaatio toteutuksen aikana keskeiset toimenpiteet tulokset ja vaikuttavuus keskeiset ongelmat

8 6 tulosten hyödyntäminen jatkossa projektin työskentelyn aikainen dokumentointi Projektissa syntyneet säilytettävät asiakirjat (projektisuunnitelma, mahdollinen väliraportti ja loppuraportti) on toimitettava kirjaamoon arkistoitavaksi. Kirjaamon tehtävänä on päättää ko. asia projektin päättymisen jälkeen.