Vinkkejä tehokkaaseen hankeviestintään

Transkriptio

1 Vinkkejä tehokkaaseen hankeviestintään TOI-hankkeiden aloituskoulutus Mistä hankkeessa on kyse? Mitä haluatte muuttaa/kehittää = tavoitteet? Mitkä ovat hankkeenne kohderyhmät paikallisesti, alueellisesti, valtakunnallisesti, temaattisesti, kansainvälisesti? Miksi? Päätöksentekijät? Sidosryhmät? Potentiaaliset loppukäyttäjät? Oman alan kollegat? Muut? Mitkä ovat projektinne perusviestit eri ryhmille?

2 Tiedotuskanavat ja toiminnot Tiedotustilaisuudet, mediatiedotteet Nettisivut, intrat, uutiskirjeet Esitteet, logot (hankkeen visuaalinen ilme) Sosiaalinen media (wiki, fb, Youtube, LinkedIn tm.) Vuorovaikutus (ohjausryhmät, sidosryhmäkokoukset, epäviralliset tilaisuudet) Tulosten käyttöönoton edistäminen Koulutus, testaus ja pilotointi -> palaute, arviointi Seminaaripuheenvuorot Posterit konferensseissa Raportit, julkaisut, artikkelit, lehtijutut Kaupallistaminen

3 Lähtökohdat Hakemuksessa kuvattu Resurssointi (hlötyöpäivät, :t) Työsuunnitelma, levityssuunnitelma Koordinointi ja vastuut partneriryhmässä Toteutuksen dokumentointi, seuranta ja arviointi Huom! Suunnitelmia on tärkeä arvioida uudelleen hankkeen eri vaiheissa ja päivittää säännöllisesti! Aikataulutus on tärkeää Hankkeen alussa Tiedon jakaminen projektin tavoitteista ja tulevista vaiheista, odotusten ja kiinnostuksen herättäminen Organisaation sisäinen tiedotus partnerimaissa Keskivaiheilla Tulosten pilotointi, testaus ja arviointi Kokemusten ja tulosten esittely eri kohderyhmille, vuorovaikutus Lopussa ja hankkeen päätyttyä Tuloksien siirtäminen käytäntöön, käyttöönotto Tulosten saatavuus www-sivujen päivitys/ylläpito Jatkohankkeet Muistakaa tekijänoikeudet!

4 Sopimusvelvoitteet Pääsopimus velvoittaa: Logojen käyttöön (löytyvät CIMOn verkkosivuilta) Rahoittajan mainitsemiseen tiedotuksessa, tuotteissa, nettisivuilla jne. Vastuuvapauslausekkeen käyttöön: Tästä julkaisusta (tiedotteesta) vastaa ainoastaan sen laatija, eikä komissio ole vastuussa siihen sisältyvien tietojen mahdollisesta käytöstä. Adam-tietokannan käyttöön ( logot_ja_viestintaohjeet Www-sivut Kaikilla hankkeilla tulee olla nettisivut Pohdittavaksi: Miten nettisivuja hyödynnetään levityksen tukena? Tarvitaanko sosiaalista mediaa l. vuorovaikutteisuutta? Tarvitaanko projektiryhmän sisäistä työskentelyalustaa ja arkistointimahdollisuutta (Moodle, Fronter etc )? Tarvitaanko eri kieliversioita? Luodaanko uudet sivut vai organisaation sivujen sisälle? Miten nettisivut löytyvät asiasanahauilla? Pedagoginen ulottuvuus? Tekijänoikeudet hankkeen päätyttyä? Nettisivujen ylläpito hankkeen jälkeen?

5 Survival Kit for Lifelong Learning Projects The Survival Kit provides guidance, tools, links and references for education professionals for: 1. Scoping and planning 2. Organising and implementing 3. Monitoring and evaluating 4. Disseminating and sustaining

6 Tee näin Aloita tiedotus/levitys heti hankkeen käynnistyttyä Vastuuta levitys kaikissa partnerimaissa Lisää yhteystiedot julkisiin dokumentteihin Kartoita sidosryhmät: keiden tulisi tietää hankkeesta? miksi? tavoitettavuus ja kanavat? Muokkaa tietoa kohderyhmälle sopivaksi Kuvita ja elävöitä esitteitä, verkkosivuja ym. Sudenkuopat Kaikkea kaikille tyyppinen hankeesta viestiminen Projektijargoni, kapulakieli Hankkeesta kertominen vasta loppuvaiheessa Hanketietojen piilottaminen

7 Miten tästä eteenpäin? Levitys- ja vaikuttavuusnäkökulmat agendalla ensimmäisessä kokouksessa? Partnereiden yhteiset ja erityiset tavoitteet? Koordinointi? Perustetaanko tiimi? Tiimin resurssit? Maakohtaiset vastuut? Kuka muistaa muistuttaa? Miten dokumentoidaan? Tiedotus, levitys ja valorisaatio arvioinnin kohteina? Tarvitaanko ulkopuolinen arvioija? Miten CIMO voi tukea? Tiedotusohjeistus ja logotiedostot Opaskirjat: kehittämishankkeiden levitysopas, tekijänoikeudet kansainvälisissä koulutusprojekteissa, muiden kansallisten toimistojen oppaat _siirto_hankkeet/osallistujalle/tulosten_levitys_ja_hyodynt aminen

8 Miten CIMO voi tukea Levitystyökalu: seurannan ja raportoinnin tueksi CIMOn koulutukset ja seminaarit sekä temaattinen toiminta (mm. selvitykset, alueseminaarit) Leonardo-tuotekortit: -> Innovaation siirto -> osallistujalle Pohdittavaksi 1. Mitkä ovat hankkeenne perusviestit käynnistysvaiheessa? 2. Kenelle viestit kohdennetaan (kohderyhmät)? 3. Mitä tiedotuskanavia hyödynnätte?

9