Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa. CIMO, Helsinki Esityksen sisältö. 1. Hankkeen sisäinen seuranta ja raportointi

Transkriptio

1 Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa CIMO, Helsinki Esityksen sisältö 1. Hankkeen sisäinen seuranta ja raportointi 2. Raportointi kansalliselle toimistolle & hankkeiden monitorointi a) Väliraportti b) Loppuraportti c) Monitorointi/hanketarkastukset 1

2 Projektin sisäinen seuranta Seurataan miten hanke etenee tavoitteitaan kohden, samalla huomataan mahd. heikot kohdat tai puutteet Keskeiset asiat ovat: sisältö, raha ja aika eli analysoidaan, miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa tietyllä rahalla Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Seuranta on johtamisen väline Koordinaattori rakentaa seurannan Seurannan työkalut Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus) 2

3 Seurannan kohteet: Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Partnereiden talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I 3

4 Sisäinen raportointi On välttämätön jokaisessa hankkeessa Partnerit toimittavat tiedot koordinaattorille kaikesta toiminnastaan hankkeessa Raportointi linkittyy myös toteutuneiden kulujen seurantaan, jonka perusteella maksetaan tukea partnereille Partnereiden kanssa sovitaan, miten usein raportoidaan, mitä asioita raportoidaan, miten tiedot toimitetaan koordinaattorille Raportoinnin pelisäännöt vahvistetaan partnerisopimuksessa Miten usein raportoidaan? Riippuu mm. Hanketoiminnan moninaisuudesta Partnerien määrästä ja niiden tehtävien tärkeydestä Rahasummista, mitä suurempi budjetti sitä tiheämpi raportointi Miten hyvin tunnet partnerit (luotettavuus, kokemus) Sisäisen raportoinnin deadlinet suhteessa raportointiin kansalliselle toimistolle 4

5 Raportointi - mistä muusta päätettävä? Mistä tietoa: raportit, kokoukset, keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työalustalla (document library) Kuka vastaa (hoitaa) raportoinnista partneriorganisaatiossa Sovittava heti aloituskokouksessa Raportoinnin periaatteet selviksi partnereille Miten motivoit partnereita? Raportointi CIMOlle - väliraportti Koordinaattori vastaa ja hoitaa raportoinnin koko hankkeen puolesta omaan kansalliseen toimistoon Hankesopimus, kohta I.4. Kahden vuoden hankkeet: Koordinaattori toimittaa väliraportin (interim report) ajalta CIMOon mennessä 3-vuoden hankkeet: Kaksi väliraporttia: progress report & interim report Raportti on pyyntö seuraavan erän maksusta, jos vähintään 70% tuen ensimmäisestä maksuerästä on käytetty. Jos tuesta on käytetty vähemmän kuin 70%, koordinaattori jättää uuden väliraportin siinä vaiheessa kun väh. 70% on käytetty 5

6 Raportointi CIMOlle - loppuraportti Koordinaattori toimittaa loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti E+ -raportointityökalut Sopimus Article I.10: Use of IT tools I.10.1 Mobility tool+ verkkopohjainen raportointityökalu, johon jätetään väli- ja loppuraportit I.10.2 Erasmus+ Project Results Platform koordinaattori tallentaa hankkeen tuotokset ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa 6

7 Why a good report? Contractual Builds analytical skills +teamwork capacity Secures financing Shows professional skills Improves future fundraising Can be used for other purposes Builds relationship + open communication Gives you a competitive edge Perusasioita raportin laatimisessa rahoittajalle Ohjeista partnerit selkeästi: mitä tietoja kerätään & mitä työkaluja käytetään Tiedot partnereilta ajoissa, varaa riittävästi aikaa Kaikki pyydetyt tiedot sisältäen tuotokset Muista, että raportti arvioidaan suhteessa hakemukseen Raportista tulee näkyä eri partnereiden osuus Raportin teksti ei ole hakemustekstiä, älä kopio sitä! 7

8 Lisätietoja: Survival Kit SK on tehty LLP-ohjelman säännöillä monenvälisiä hankkeita varten. Hankkeen taloushallintoa koskeva tieto ei ole kaikilta osin voimassa E+ -ohjelmassa. (Kappaleessa: Project Administration, kohta 4. Financial Management, s.52-54) Muilta osin teemat edelleen ajankohtaisia, antaa kokonaiskuvaa siitä, mitä pitää ottaa huomioon hankkeen koordinoinnissa. Pohdittavaksi Mitä tietoja keräätte partnereilta? Mitä seurannan lomakkeita ja työkaluja käytätte? Miten usein tietoja kerätään? Miten seurannan työn-jako (sisäinen tiimi) on organisoitu? Millainen on hankkeenne seurantajärjestelmä? Miten dokumentoitte ja arkistoitte tiedot (sposti, intra, Dropbox, Moodle, wiki tm.)? 8