Mutkat suoriksi - perehtymistä taloushallintoon

Transkriptio

1 Mutkat suoriksi - perehtymistä taloushallintoon Suunnitelmista toteutukseen vuoden 2011 innovaation siirto hankkeiden aloituskoulutus Hannele Nevalampi ja Tiina Pärnänen Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Leonardo TOI-hankkeiden talousohjeet Hakuvaiheessa: Lifelong Learning Programme (LLP) Guide Part I: General provisions. p p p p Kappaleet: 4.A, 4.B ja 4.F. (s , 40-49) Table 5a: Maximum eligible daily rates for Staff costs (s. 45) >> huom! Alennetut päiväpalkkojen rajat, ks. Supplement-dokumentti Table 5b: Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Sopimusvaiheessa: Sopimus: Part B Financial Provisions: Article 14 Eligible costs, s Article 19 Checks and Audits, s. 22 (erityisesti 19.2.) Estimated eligible budget (Annex II) Estimated budget per partner (Annex V) Guidelines for Administrative and Financial Management and Reporting (Annex III) > Innovaation siirto hankkeet Osallistujalle 1

2 Taloushallinnon pääperiaatteet Sopimuksen budjettiliite (consolidated budget) hankkeen kokonaisbudjetti kululuokittain Budjetti voi elää 10 % asti, yli 10 % menevät vaativat sopimusmuutoksen CIMOn hyväksymän sopimusmuutoksen jälkeen seurataan kulujen syntymistä uuden budjetin mukaisesti Kansallinen toimisto (= CIMO) seuraa hankkeen kokonaiskustannuksia, muutokset hankkeen kulurakenteessa projektin sisäisiä tietyissä rajoissa Yleistä taloushallinnoinnista Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan partnerien oikeudet/velvollisuudet määritellään partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) Maksuissa partnereille useita käytäntöjä, suositellaan maksuja useammassa osassa Partnerisopimuksessa sovitaan maksuaikataulu ja periaatteet, esim. yleensä pieni ennakko partnerisopimuksen allekirjoituksen jälkeen Muut maksut todellisia (hyväksyttäviä) kuluja vastaan, eli raporttia ja tuloksia vastaan CIMO maksaa sopijaorganisaatiolle: 40 % + 40 % + 20 % Eri partnereille voidaan maksaa eri tahdissa 2

3 Raportointi ja seuranta Väliraportti ja loppuraportti (24 kk hankkeet) Hankkeen sisäinen seuranta kannattaa tehdä väh. ½ vuoden välein. Raporttipohjat sopimuksen liitteenä (ja verkkosivuilla) Sopijan/koordinaattorin kulut raportoidaan suoraan omasta kirjanpidosta ja partnerit raportoivat kulunsa partnerisopimuksen p mukaisesti koordinaattorille. Koordinaattori kokoaa partnerien tiedot/kulut partnerikohtaisista raporteista ja jättää CIMOon yhden koko hanketta koskevan raportin. Yleisiä ohjeita hankkeen seurannasta ja raportoinnista 1/2 Työnjako: Kuka kirjaa, kuka asiatarkastaa, kuka hyväksyy kulut? Koordinaattorin syytä nähdä (ja tarkistaa) hankkeelle kirjatut kulut. Kaikkia hankkeen tuloja ja menoja seurataan projektin omassa kustannuspaikassa Kirjanpitoon olisi hyvä saada organisaation normaalien kustannuslajien lisäksi ns. Leonardo-kululuokat ja/tai laatia selkeä sisäinen kirjausohje projektin kulujen kirjaamisesta Partnerien kirjanpidon partnereiden omissa organisaatioissa tulisi olla samaa tasoa Periaate: kaikki kulut tiliöidään ja raportoidaan todellisten kulujen (= tositteiden) mukaisesti. Leonardo- ja omarahoituksen välillä ei tehdä eroa Seurataan ja raportoidaan 100 % kokonaiskustannuksia 3

4 Yleisiä ohjeita hankkeen seurannasta ja raportoinnista 2/2 Omarahoitus kirjanpidossa: kustannuspaikan miinus osoittaa omarahoituksen TAI kustannuspaikkaan viedään omarahoitus tulona ALV, jos se on todellinen kustannus hankkeelle Pyydä myös ALV-selvitys partnereilta Hankkeeseen liittyvät tositteiden (kuittien) säilytysaika on 5 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. Kuittikopiot lähetään CIMOon ainoastaan pyydettäessä. Yleistä kulujen kelpoisuudesta Todellisia kuluja -> näkyy kirjanpidossa ja tositteet ovat asianmukaisia Liittyvät hankkeeseen (sopimuksen mukaan) Syntyneet sopimuskauden aikana (eligibility period) Syntyneet Leonardo ohjelmaan osallistuvissa maissa. Kuluun ei saada rahoitusta muista EU-lähteistä (ei päällekkäistä rahoitusta) Partneriorganisaatioiden kuluja (huom. laskuissa maksun saaja) Kustannukset taloudellisesti järkeviä ja kustannustehokkaita 4

5 Kululuokat a. Henkilöstökulut - palkat (Staff costs) direct costs b. Matkakulut (Travel and subsistence) Huom. Kannattaa jakaa kirjanpidossa matka- ja ylläpitokuluihin c. Laitekustannukset (Equipment costs) d. Alihankintakulut (Subcontracting) e. Muut kulut (Other costs) indirect costs f. Yleiskulut (Eligible indirect costs = overheads) g. Maksut partnereille Henkilökulut (Staff costs) Partneriorganisaatiossa työskentelevän kulua. Henkilöt, joilla on työsopimus/työsuhde (vakituinen, tilapäinen) partneriorganisaation i ti kanssa Henkilökulua = kaikki verokirjalla tehtävä työ projektille raportoidaan todellisen palkkakulun mukaan sis. pakolliset, lakisääteiset työnantajan maksamat maksut (sotu, eläkemaksut, loma-ajan palkka ) Henkilökuluja seurataan ja raportoidaan tunti/päiväseurannalla (=>päiväpalkka) mahd. tilintarkastuksessa pyydetään palkkakuitteja/-laskelmia allekirjoitus seurantalomakkeeseen 5

6 Matkakulut (Travel and subsistence costs) Matkakustannukset (Travel) matka kotoa kohdemaan majoitus- (tai kokous)paikkaan (kokouspaikkaan) lentolippu, juna, bussi, taksi vakuutusmaksut, peruutusmaksut Ylläpito (subsistence) majoitus, ruoka päiväraha, ä paikallismatkat t kohdemaassa ylläpitokustannusten kohdalla maakohtaiset ylärajat (Maximum eligible daily rates for subsistance rates) ruokailut, kokouskahvit ja -lounaat ja illalliset partnereille Matka- ja ylläpitokustannukset (travel and subsistence) Kulut raportoidaan matka per henkilö Matkakulut voi myös raportoida laskemalla yhteen organisaatioittain matkustajien kulut per matka tärkeää: matkustajien nimet näkyviin yhteiset kokouskahvit ja lounaat ym. raportoidaan omalla rivillä tärkeää: osallistujien nimet näkyviin tai lista liitteeksi Huom! Päivärahoista on oltava tosite, samoin kilometrikorvauksista (matkalasku tmv.) 6

7 Laitekustannukset (Equipment costs) Laitteita, jotka ovat välttämättömiä hankkeen tuotteiden/lopputulosten saavuttamiseksi. Perusteltava. Huom. Atk-yhteydet ja hankkeen hallintoa varten hankitut atklaitteet kuuluvat yleiskuluihin indirect costs (=overheads) Osto, leasing, vuokraus Poistomenettely: käyttöaika, käyttöaste. Poistoaika Suomessa 36 kk alle hankinnoissa. (Poistoaika saattaa vaihdella maittain toimittava maan verotuskäytännön mukaan) Enintään 10 % kokonaiskustannuksista Laitekustannukset (Equipment costs) Laitteiden hankintakulut poistomenettelyn kautta (ostopäivämäärä, käyttöaika ja -aste projektille) Käyttöaste projektille oltava järkevässä linjassa ao. partnerin työmäärään tai laitteen käyttöaikaan hankkeelle. Esimerkki poistolaskelmasta: sopimuskausi (24 kk), laitteen ostohinta 1000 ostopäivä käyttöaika a 19 kk käyttöaste 50 % ( suhteessa hankkeelle käytettyyn työaikaan) 1000 / 36 kk x 19 kk x 50 % = 263,90. [huom. poistolaskelmassa käytetään maan verotuskäytännön mukaista aikaa esim. 36 kk ei hankkeen kestoa ] 7

8 Alihankintakulut (Subcontracting) Partneriryhmän ULKOPUOLISELTA yritykseltä/organisaatiolta hankittu palvelu.esim. l painatus, graafinen suunnittelu, käännös, konferenssijulkaisun tuottaminen, sisäinen/ulkoinen arviointi Alihankintaan sisällytetään kaikki ko. työhön liittyvät kulut (esim. ulkoinen arviointi: arvioijan palkkio + mahdolliset matkakulut) Huom! Tarjous, hinnasto, tilaus tai allekirjoitettu sopimus ja lasku liitettävä väli- ja loppuraportteihin alle tositekopiot kolme tarjousta viisi tarjousta Muut kulut (other costs) Kelpoisia kuluja, mitkä eivät sovi mihinkään muuhun kululuokkaan. Kulut liityttävä hankkeen toimintaan. Yleensä pienehköjä kulueriä: esim. kokousten ja seminaarien tilavuokrat, paikallisten kokousten pienet tarjoilukulut, luennoijien/vierailijoiden matkakulut ja ylläpitokustannukset (ei partneriryhmän jäsenten kuluja) seminaarien osallistumismaksut, ständimaksut, lehti-ilmoituskulut kirjallisuus Tekijänoikeussopimusten kulut, pankkikulut, auditointikulut, rahoituspalvelumaksut Huom. Usein muissa kuluissa raportoidaan virheellisesti kopiointi- ja puhelinkuluja sekä toimistotarvikkeita, jotka kuuluvat yleiskuluihin 8

9 Epäsuorat kulut yleiskulut Indirect costs Epäsuorien kulujen %-osuus budjetista ja maksimisumma määritelty budjetissa (flat rate funding) Epäsuoriin kustannuksiin kuuluvat mm. projektihallintoon käytetyt laitteet (mm. tietokoneet) postitus-, puhelin- ja internet-kulut tilavuokrat, sähkö yms. toimistotarvikkeet Kopiointikulut Kulu viedään hankkeen kirjanpitoon hankkeen kustannukseksi ja osoitetaan dokumentein yleiskulujen laskentaperuste Tilintarkastuksen yhteydessä yksittäistä kulua ei tarkasteta, ainoastaan epäsuorien kulujen kirjanpidon vienti ja laskentaperuste Laskennallinen kulu: laskutapa pystyttävä esittämään loppuraportoinnissa ja kulu vietävä kirjanpitoon Muutama käytännön vinkki tositteista Kuitteihin muutaman sanan selitys mitä lasku koskee, jos ei muuten käy ilmi (miten kulu liittyy tähän hankkeeseen tai matkan syy) Käännökset, jos laskun kieli on muu kuin FI, SE, EN, DE, FR, NO, DK tai ES Valuuttakurssi näkyviin kuittiin Pyydä partnereilta tarkennusta epäselviin kuluihin Matka- ja ylläpitokustannukset niputa kuitit per matka per matkustaja yhteenveto, erittely, kansilehti per matka. Yhteenvetona voi käyttää esimerkiksi matkalaskua. Tarjoilut/ravintolalaskut liitteeksi osallistujalista 9

10 Tietojen kerääminen partnereilta Säännöllinen raportointitietojen kerääminen (esim. 3-4 kk:n välein) helpottaa väli- ja loppuraportin tekemistä. Älä kopioi sokeasti partnereiden antamia tietoja: tarkista sisältö ja laskelmat tarkista valitut kululuokat pyydä lisätietoja ja tarkentavia dokumentteja (pyydä tarkennuksia kulujen seliteteksteihin) tee tarvittavat korjaukset (merkitse muistiin mitä korjattu ja miten) anna partnereille palautetta tee tarvittavat budjettimuutosanomukset Sopimusmuutoksista Sopijan muutos (allekirjoitusoikeudellisen henkilön vaihdos) Muutos partneriryhmässä (vaikutukset hankkeen budjettiin?) Muutokset hankkeen työsuunnitelmassa tai tuotteissa (vaikutukset hankkeen budjettikululuokkiin?) Pankkitilissä Sopimuskaudessa Raportoinnissa Budjetissa (10 % sääntö) Anomus viimeistään 1 kk ennen hankkeen päättymistä. Perusteltava Organisaation virallinen edustaja allekirjoittaa Katso ohje sopimusmuutosohje: -> Innovaation siirto hankkeet Osallistujalle 10