Pohjoisen ja etelän kuntien yhteistyöohjelma Yhteistyöhankkeiden taloushallinto

Transkriptio

1 Pohjoisen ja etelän kuntien yhteistyöohjelma Yhteistyöhankkeiden taloushallinto

2 Taloushallinto on pohjoisen ja etelän kuntien yhteinen asia Taloushallinto on pohjoisen ja etelän yhteinen asia! Taloushallinto voidaan hoitaa pohjoisessa, etelässä tai molemmissa Suositellaan, että taloushallintoa hoidetaan myös etelän kunnassa, jotta hankkeita koskeva taloushallinnon kapasiteetti lisääntyisi Hankkeiden taloushallinto hoidetaan osana kuntien normaalia taloushallintoa» sitä varten ei tule perustaa uutta, erillistä organisaatiota, eikä sitä tule ulkoistaa. Budjetti tulee valmistella yhdessä etelän ja pohjoisen kunnan kesken toinen toistaan konsultoiden.

3 Suunnitteluvaiheen hankesuunnitelmaan vaadittavat taloushallinnon dokumentit: Liitteeksi hakemukseen taloushallinnon osalta: 1. Huolellisesti täytetty budjetti on syytä jaotella budjetti niin, että jokaiselle hankkeelle on oma budjetti Helpottaa omaa seurantatyötä Merkittävät muutokset budjettiin tulee hyväksyttää etukäteen Kuntaliitossa Budjetti tulee olla euroissa ja mikäli mahdollista, suositellaan että rinnakkain käytettäisiin myös etelän valuuttaa Huom. Budjetti on ennen kaikkea työkalu!

4 Toteutushankesuunnitelmaan vaadittavat taloushallinnon dokumentit: Liitteiksi hakemukseen taloushallinnon osalta: 1. Huolellisesti täytetty budjetti on syytä jaotella budjetti niin, että jokaiselle hankkeelle on oma budjetti Helpottaa omaa seurantatyötä Merkittävät muutokset budjettiin tulee hyväksyttää etukäteen Kuntaliitossa Budjetti tulee olla euroissa ja mikäli mahdollista, suositellaan että rinnakkain käytettäisiin myös etelän valuuttaa Huom. Budjetti on ennen kaikkea työkalu! 2. Memorandum on financial administration -lomake Lomake täytetään yhdessä ja sillä osoitetaan että pohjoisen ja etelän osapuolet ovat yhdessä sopineet taloushallinnon järjestämisestä

5 Memorandum on Financial Administration - lomake Tarkoituksena, että hankesuunnitelmassa sovitaan etukäteen miten taloushallinto tullaan yhteistyössä hoitamaan. Tätä varten on kehitetty työväline: Memorandum of Financial Administration lomake. Tärkeää on, että pohjoisen ja etelän toimijat käyvät etukäteen asiat yhdessä lävitse On hyvä käydä esim. yhteistyöhön liittyvien sopimusten aiheuttavat velvoitteet yhdessä lävitse ja onko joitain mahdollisia lainsäädännön esteitä (esim. voiko etelän kuntaan siirtää varoja ulkomailta ja saako etelän kunta avata erillistä pankkitiliä) Työvälineenä ja muistilistana tähän on taloushallinnon sopimus (Memorandum of Financial Administration), joka tulee palauttaa toteutusvaiheen hankesuunnitelman kanssa.

6 Memorandum on Financial Administration - lomakkeen sisältö Sopimuksessa on seuraavat asiat: 1. Taloushallinnon yhteys/vastuuhenkilöt etelässä ja pohjoisessa 2. Missä yhteistyön taloushallintoa hoidetaan (etelässä ja/tai pohjoisessa) 3. Taloushallinnon vaatimat deadlinet, esim. raportointiin liittyvät 4. Muistilistanomaisesti esim. käytännöt kuittien ja kirjanpidon kanssa, millä perusteella varojen siirto etelään tapahtuu (budjetin mukaan etukäteen vai laskutuksen mukaan jälkikäteen) jne.

7 Tärkeitä päivämääriä taloushallinnon osalta: Raportointiajat vuosittain: - Vuosiraportti edellistä kalenterivuotta koskien. Liitteenä tulee olla tilintarkastusraportti ja tiliraportti - Väliraportti toimitetaan Kuntaliittoon (ei vaadita vuoden 2011 osalta) (Huom. puolivuotisraportointi ei koske suunnitteluhankkeita) Väliraportti sisältää tiedon hankerahojen käytön tilanteesta Mikäli kalenterivuoden aikana jää käyttämättä varoja, niiden siirtoa seuraavalle vuodelle tulee anoa mennessä Kuntaliitosta. Pääsääntöisesti kuitenkin myönnetyt varat tulee käyttää sen vuoden aikana jolle ne on myönnetty. Kolmivuotisten ohjelmakausien päättyessä kaikki myönnetyt varat tulee olla käytetty, tai ne tulee palauttaa Kuntaliittoon. 7

8 Suunnitteluvaiheen raportointi Yleensä suunnitteluvaiheessa taloushallinnon hoitaa pohjoisen osapuoli Suunnitteluvaiheen päätyttyä raporttiin tarvitaan» Tilintarkastuskertomus (Audit Report)» Tiliraportti (General Ledger)

9 Vuosiraporttiin vaadittavat taloushallinnon dokumentit Vuosiraporttiin tulee liittää seuraavat dokumentit: 1. Tilintarkastuskertomus (Audit Report) pohjoisesta ja etelästä, mikäli yhteistyön taloushallintoa on hallinnoitu sekä pohjoisessa että etelässä 2. Tiliraportti (General Ledger) pohjoisesta ja etelästä, mikäli yhteistyöhankkeen taloushallintoa on hallinnoitu sekä pohjoisessa että etelässä» tiliraportista käy ilmi hankevarojen käyttö yksityiskohtaisesti kulu kerrallaan Raportissa tulee siis käydä selville yksityiskohtaisesti mihin ja milloin varoja on käytetty!

10 Hankevarojen laskuttaminen Pohjoisen kunta/kuntayhtymä laskuttaa Kuntaliittoa Laskutus Kuntaliitolta tapahtuu kunnan/kuntayhtymän normaalin taloushallinnon laskutuksen kautta Suunnitteluhankkeen osalta laskutus voidaan tehdä kun sopimus pohjoisen kunnan ja Kuntaliiton välillä on allekirjoitettu Suunnitteluhankkeelle myönnetyt varat laskutetaan yhdessä erässä Toteutushankkeen osalta laskutus voidaan tehdä kun sopimus pohjoisen kunnan ja Kuntaliiton välillä on allekirjoitettu ja liittoon on toimitettu kopio pohjoisen ja etelän kuntien allekirjoitetusta sopimuksesta Toteutushankkeelle myönnetyt varat laskutetaan yhdessä tai kahdessa erässä

11 Hankevarojen laskutus etelään Pohjoisen ja etelän kuntien tulee yhdessä sopia etukäteen miten laskutus etelään tapahtuu Tähän on kaksi vaihtoehtoista tapaa: 1. Varat voidaan siirtää etukäteen, ennen kuin kulut ovat realisoituneet, yhdessä hyväksytyn hankesuunnitelman/budjetin perusteella 2. Varat voidaan siirtää jälkikäteen, kulujen realisoitumisen jälkeen, etelän tekemän hankesuunnitelmaan perustuvan laskun perusteella Suositellaan, että etelässä varoille on avattu mahdollisuuksien mukaan oma, erillinen tili, jotta hankerahoituksen seuranta olisi mahdollisimman helppoa

12 Yhteistyöhankkeeseen liittyvä arkistointi Kunnat ovat velvollisia arkistoimaan kuitit yms. taloushallinnon tositteet osana normaalia hallintoaan Osana vuosittaista raporttia Kuntaliittoon ei tule toimittaa esim. kopioita kuiteista Kuntien tulee itse arkistoida yhteistyöhankkeisiin liittyvät kuitit Kuntien tulee säilyttää itsellään kopiot myös muista tärkeistä yhteistyöhön liittyvistä dokumenteista (esim. tilintarkastuskertomus, sopimukset)» Postia voi kadota ja arkistointivelvollisuus on kunnilla