PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS

Transkriptio

1 PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS Joensuun KAKE -hanke Aloituspalaverin tarkoitus Aloituspalaverissa käydään läpi hankesuunnitelma ja rahoituspäätös sekä rahoittajan sekä Joensuun kaupungin ohjeistus osahankkeen toteuttamiseksi. Osahankkeen toteuttaja vastaa siitä, että rahoittajan ohjeistus tarpeellisilta osin välitetään kaikille hankkeessa työskenteleville koko hankkeen toteutusajan. Tässä diaesityksessä on käytetty pohjana Etelä-Savon ELY-keskuksen Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus - ohjeistusta 2 1

2 Joensuun KAKE-hankkeen perustiedot Kansalaislähtöistä kaupunkikehittämistä Joensuun kantakaupungin aluella Toiminta-aika: Rahoittajat: Etelä-Savon ELY-keskus, ESR, Joensuun kaupunki TL 5 Sosiaalinen osallisuus ja köyhyyden torjunta Työelämän ulkopuolella olevien työ- ja toimintakyvyn parantaminen Pikku KAKEn toteuttajat ovat KAKEssa tuensiirron saajia ja toteuttavat osahanketta. KAKE hankkeen ohjausryhmä toimii koko hankkeen ohjausryhmänä. Rahoituspäätös, hankesuunnitelma ja sopimus Rahoituspäätös sisältää hankkeen toteuttamisen keskeiset ehdot. Hankesuunnitelma ja Joensuun kaupungin kanssa tehty sopimus on osa rahoituspäätöstä: hanke tulee toteuttaa suunnitelman mukaisesti ja siinä tulee noudattaa esitettyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa. Muista: Kaikki Pikku KAKEa toteuttavat henkilöt tutustuvat rahoituspäätökseen. Vastuuhenkilö varmistaa, että henkilöstö tuntee Pikku KAKEn toteutukseen vaikuttavat ohjeistukset. Toteutuksen etenemisen tueksi laaditaan toteutussuunnitelma. 4 2

3 Joensuun KAKE ja tuensiirron saajat eli Pikku KAKEt Joensuun kaupunki hallinnoi hanketta, vastaa hankkeen toteuttamisesta ja ehtojen noudattamisesta suhteessa tuen myöntävään viranomaiseen. Kaupunki välittää tarpeellisilta osin rahoittajan ohjeistuksen ja muun viestinnän KAKEn kotisivuille (piilotettu alasivu). Tieto myös sähköpostitse Pikku KAKEn vastuuhenkilölle. Kaupunki kokoaa maksatushakemukseen ja seurantaraporttiin tiedot myös tuensiirron saajalta ja tallentaa ne järjestelmiin. Henkilöistä kerättävän tiedon osalta on muistettava tietosuoja. ESR Henkilö järjestelmään tarvittavat tiedot kerää tuensiirron saaja ja toimittaa ne sovitusti Joensuun KAKE:n projektipäällikölle. 5 Hankesuunnitelman muuttaminen (1/2) Hankesuunnitelmaa on mahdollista muuttaa, jos hanketta ei voida toteuttaa rahoituspäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen perusajatuksen on pysyttävä samana. Ota yhteyttä KAKE:n projektipäällikköön heti, kun huomaat mahdollisen muutostarpeen: muutostarpeen esittäminen yksilöidysti perusteluineen muutoksen vaikutus tulosten saavuttamiseen ja kustannusarvioon muut muutokseen liittyvät huomioitavat asiat. KAKE:n projektipäällikkö on yhteydessä rahoittajaan. 6 3

4 Hankesuunnitelman muuttaminen (1/2) Rahoittaja päättää muutosmenettelystä ja muutokseen tarvitaan rahoittajan hyväksyntä. Muutoshakemuksen mukaiset kulut ovat tukikelpoisia vasta sitten, kun muutoshakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn EURA2014-järjestelmässä. HUOMIOI JA ENNAKOI: KAKE hankkeen muutoshakemus tehdään vain Pikku KAKE rahoitushakujen yhteydessä: Kevät (arvio: maaliskuu) syksy (arvio: syyskuu) 7 Seuranta ja raportointi (1/3) Joensuun kaupunki vastaa seuranta- ja raportointien viennistä EURA 2014 järjestelmään Pikku KAKEt toimittavat omat tietonsa sovitun mukaisesti: Väliraportointi ja arviointi toiminta-aikana Ennakkomaksujen yhteydessä tai muuten sovitusti järjestetään tapaaminen, jossa käydään läpi Pikku KAKE:n edistyminen. Ohjausryhmän kokousten yhteyteen lyhyt kirjallinen tieto Pikku KAKEn tilanteesta. Pyydettäessä lyhyt suullinen esitys hankkeesta ohjausryhmän ja toimikunnan yhteisessä kokouksessa. Tarvittaessa vuoden vaihteessa voidaan kysyä lisätietoja mm. mukaan tulleet yritykset ja muut organisaatiot Loppuarviointi Loppuraportti tehdään viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. Raportointipohjat löytyvät kotisivuilta - väliraportti - loppuraportti 8 4

5 Seuranta ja raportointi (2/3) Hankkeeseen osallistujista kerätään tiedot paperilomakkeilla. Jokaisesta osallistujasta tallennetaan tiedot osallistumisen aloitus- ja päättämisvaiheissa. Osallistuja kirjataan uutena vain kerran, mutta hän voi palata uudestaan hankkeen osallistujaksi, vaikka lopettaisikin välillä. Tiedoille on asetettu ns. täydellisyysvaatimus. Ainoastaan KAKE hankkeen projektipäällikkö käsittelee, ylläpitää ja raportoi osallistujista kerättävää tietoa ja siirtää ne sähköiseen ESR Henkilö -järjestelmään. Jos toteuttaja pitää muita rekistereitä osallistujista, niiden tietosuojaus on toteuttajan vastuulla. Tiedot säilytetään 10 vuotta Joensuun KAKE -hankkeen päättymispäivästä lukien. 9 Seuranta ja raportointi (2/3) Jokaisen Pikku KAKE toimijan kanssa sovitaan erikseen, miten osallistujatiedot toimitetaan KAKEn projektipäällikölle Tietojen kerääjä selvittää osallistujille Miksi tietoja kerätään? Mitä tietojen kerääminen mahdollistaa? Miten tiedot käsitellään ja säilytetään? Vastuuhenkilön on tutustuttava ohjeistukseen huolellisesti. Kerätessä vastuuhenkilö varmistaa, että lomake on täytetty kokonaan ja tiedot eivät ole ristiriitaiset. Toimija säilyttää lomakkeet ohjeistuksen mukaisesti mikäli ei välittömästi saa niitä toimitettua KAKE hankkeen projektipäällikölle. Osallistujien seurantatietopohjat sekä ohjeistus löytyvät kotisivulta 10 5

6 Hankkeen toiminnan arviointi SISÄINEN ITSEARVIOINTI Pikku KAKE -hankkeessa tulee tehdä sisäitä itsearviointia koko toteutusajan. Arviointi käydään läpi väliraportoinnin / hanketapaamisten yhteydessä. Arvioinnin tulee olla kehittämistyötä, tulosten saavuttamista ja toiminnan jatkuvuutta tukevaa. OSALLISTUJIEN TEKEMÄ ARVIOINTI Osallistujat tekevät oman arvioinnin hankkeen vaikutuksista ja hankkeesta. Osallistujien arviointitapa sovitaan erikseen jokaisen Pikku KAKE:n kanssa Arviointia ja sen toteutumista ohjaa arviointisuunnitelma. 11 Tiedottaminen (1/2) Pikku KAKElle tehdään tiedotussuunnitelma. Kaikessa tiedottamisessa (suullinen, kirjallinen) on mainittava EUosarahoitus, Etelä-Savon ELY-keskus ja Joensuun kaupunki kansallisena rahoittajana. Kaikessa tiedotustoiminnassa on käytettävä Eurooppa-tunnusta eli EU-lippua ja siihen liitettyä tekstiä Vipuvoimaa EU:lta tunnusta ELY-keskuksen logoa Joensuun kaupungin logoa KAKE-logoa 12 6

7 Tiedottaminen (2/2) Hankkeen toiminnasta tiedotetaan aina KAKEn kotisivuilla sekä fb:ssa. Hankkeen tulee asettaa näkyvälle paikalle KAKE hankkeen juliste. KAKE hankkeen tiedotusmateriaali on Pikku KAKE hankkeiden käytössä. Niihin voi lisätä oman organisaation logon. Kirjepaperi Opasteet Läsnäololistat Diapohja Viestintäaineisto, tarkemmat ohjeet ja graafiset tunnukset löytyvät internet-sivuilta Logot, tiedotusmateriaali ym asiakirjat löytyvät KAKE hankkeen kotisivuilta. 13 Rakennerahastotoimintaa ohjaavat lait, säädökset ja ohjeet Säädösperusta on rahoituspäätöksessä. Muut toimintaa ohjaavat säädökset: (hanketoimijan osio) Valtion säädöstietopankki FINLEX Euroopan Unionin säädöstietopankki EUR-LEX:

8 Yhteystiedot Projektipäällikkö Mari Nupponen Koskikatu 25, Joensuu p Projektisihteeri Miia Judin Torikatu 34, Joensuu p