VNK/1567/14/2015 13.10.2015 Asia Tarjouspyyntö valtioneuvoston (ministeriöt pl. ulkoministeriö) erityistyölasien hankinnasta 1. Tarjouspyyntö Valtioneuvoston kanslia (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjoustanne erityistyölasien toimittamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 2. Hankinnan tausta/tarkoitus ja tavoitteet Valtioneuvoston kansliaan perustettiin hallintoyksikkö 1.3.2015. Valtioneuvoston hallintoyksikön tehtävänä on valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteiset hallintoja palvelutehtävät ja valtioneuvoston kanslian sisäinen hallinto. Valtioneuvoston hallintoyksikkö johtaa, sovittaa yhteen ja kehittää valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteistä hallintoa, sisäistä toiminnan ja talouden suunnittelua ja toimintatapoja sekä tuottaa yhteisiä palveluja ja kehittää valtioneuvoston yhteistä toimintakulttuuria. Tässä muutoksessa kaikkien ministeriöiden (pois lukien Ulkoministeriö) työterveyshuoltosopimukset siirrettiin valtioneuvoston kansliaan. Kanslia vastaa työterveyshuollon kustannuksista ja koordinoi työterveyshuoltopalveluita koko valtioneuvostossa. Työterveyspalvelut tuottaa tällä hetkellä Terveystalo Oy. Valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden hallintopalvelujen uudelleen organisoinnin yhteydessä tulivat ministeriöiden (pl. ulkoministeriö) erityistyölasien hankinta valtioneuvoston kanslian järjestettäväksi. Hankinnan tarkoituksena on kilpailuttaa ministeriöiden erityistyölasien hankinta sopimuskauden ajaksi. Kilpailutettavan hankintasopimuksen piirissä ovat ministeriöiden työntekijät (pl. ulkoministeriön työntekijät). Kilpailutuksen perusteella tehdään hankintasopimus voittaneen tarjoajan sekä valtioneuvoston kanslian välillä. Voittanut tarjoaja laskuttaa palvelusta valtioneuvoston kansliaa. KÄYNTIOSOITE POSTIOSOITE PUHELIN FAKSI SÄHKÖPOSTI Snellmaninkatu 1, Helsinki PL 23, 00023 Valtioneuvosto 0295 16001 (vaihde) (09) 1602 2165 kirjaamo@vnk.fi
2 (7) 3. Hankinnan kohde 4. Hinnoittelu 5. Sopimuskausi Hankinnan kohteena on ministeriöiden (ministeriöt pl. ulkoministeriö) työntekijöiden näyttöpäätetyössä tarvittavien erityistyölasien valmistaminen ja tätä koskevan näöntarkastuksen järjestäminen. Hankittavaan palvelukokonaisuuteen kuuluu työterveyshuollon antaman lähetteen perusteella tehtävä työnäöntarkastuksen järjestäminen ja vaadittavien erityistyölasien valmistaminen. Näyttöpäätetyö ja siinä tarvittavat erityistyölasit määritellään EU:n direktiivissä 90/270/ETY ja siihen pohjaavassa Valtioneuvoston päätöksessä VNp 1405/93. Työnäöntarkastus tulee järjestää siten, että tarkastuksen tekee työnäköön erikoistunut optikko. Erityistyölasit voivat olla perustellun tarpeen mukaan joko toimistomoniteholinssit tai syväterävät näyttöpäätelasit. Arvio vuotuisesta volyymistä on noin 30.000 euroa vuodessa. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana, vaan tilaukset tehdään aina tapauskohtaisen tarpeen mukaisesti. Hankittava palvelu ja sen vähimmäisvaatimukset on tarkemmin kuvattu liitteessä 1. Tarjoajan tarjouksen tulee palvelun osalta täyttää kaikki liitteellä 1 kuvatut vähimmäisvaatimukset, jotta sen voidaan katsoa olevan tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen hinnat ilmoitetaan hintalomakkeella (tarjouspyynnön liite 4). Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset kulut, eikä laskutus tai muita lisiä ole oikeus laskuttaa. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tilaaja voi hankkia sopimuskauden aikana myös muita kuin hintalomakkeella ilmoitettuja tuotteita toimittajan voimassaolevan hinnaston mukaisesti silloin, kun näiden tilausten katsotaan kuuluvan hankintasopimuksen kohteen piiriin. Hintataulukossa ilmoitetut hinnat ovat kiinteinä voimassa vuoden 2017 loppuun, jonka jälkeen hintoja on oikeus tarkastaa sopimusehtojen mukaisesti. Valittu toimittaja laskuttaa sopimuskauden aikana lisäksi voimassaolevan arvonlisäveron. Palvelun tarjoaja voi esittää hintalomakkeella pyydetyn hinnan 0 euroa (esim. työnäköön erikoistuneen optikon työnäöntarkastuksen) jolloin kyseistä yksikköä ei laskuteta erikseen Sopimuskausi on 2 vuotta määräaikaisena hankintasopimuksen allekirjoittamisesta ja se on suunniteltu alkavaksi 1.1.2016. Sopimukseen sisältyy yhden (1) vuoden optio. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttö on ainoastaan tilaajan harkinnassa. Tilaaja ilmoittaa option käyttämisestä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
3 (7) 6. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Kyseessä on julkisista hankinnoista annetun lain 16 :n mukaisen EU-kynnysarvon alittava kansallinen hankinta. Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista annetun lain 5 :n 10 kohdan mukaista avointa menettelyä, jossa kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintamenettelyn keskeisimmät vaiheet ovat 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen (tarjouspyynnön liitteen 3 mukaisesti) 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti (valintaperusteena halvin hinta, joka vertaillaan liitteellä 4 ilmoitetuilla hinnoilla) 4. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa. Hankintaa koskeva sopimus (hankintasopimus) syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintapäätös voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen tiedoksi. Hankintasopimus tehdään tilaajan malliasiakirjan mukaisesti, joka on tämän tarjouspyynnön liitteenä 5. Hankintasopimukseen sovelletaan JYSE 2014 PALVELUT ehtoja, ellei tässä tarjouspyynnössä tai sen liiteasiakirjoissa ole muuta mainittu. Valtioneuvoston kanslia voi keskeyttää hankintamenettelyn, jos saadut tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä kanslian edellyttämällä tavalla, jos olosuhteet tarjouskilpailun kuluessa muuttuvat sellaisiksi, ettei kanslia voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tai jos hankinnan keskeyttämiselle on olemassa muu perusteltu syy. Kanslia voi julkisista hankinnoista annetun lain mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta pois tarjoajan, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tai joka on antanut puutteellisia tai vääriä tietoja soveltuvuudestaan. Kanslia voi hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Mahdolliset täydennykset tarjouksiin kanslia pyytää kirjallisesti erikseen. 7. Tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja niitä koskevat selvitykset Ennen tarjousten vertailua tarkistetaan, täyttävätkö tarjoajat tarjouspyynnön liitteessä 3 esitetyt tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien soveltuvuus tarkistetaan liitteessä vaadittujen tietojen ja selvitysten sekä mahdollisesti pyydettävien tietojen perusteella. Jos tarjoajan soveltuvuutta koskevat pakolliset vaatimukset eivät täyty, hankintayksiköllä on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä allekirjoitettu ja asianmukaisesti täytetty ilmoitus tarjoajaa koskevien soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä (täytetään liitteeseen 3). Tarjousten vertailussa parhaat pisteet saavan tarjoajan on
4 (7) esitettävä ilmoituksessa mainitut todistukset tai selvitykset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tarjouskilpailusta suljetaan tarjoaja, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätöstai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä mainittuihin rikoksiin. Tarjouskilpailun ulkopuolelle voidaan sulkea tarjoaja, jota koskee julkisista hankinnoista annetun lain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. 8. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyn mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistuksessa käytetään liitteissä vaadittuja ja annettuja tietoja ja selvityksiä sekä tarjousta kokonaisuudessaan. Valtioneuvoston kanslia varaa oikeuden tarkastaa kaikilta tarjoajilta mm. mahdolliset kirjoitus-, lasku- yms. virheet. Lisäksi valtioneuvoston kanslia varaa oikeuden tarkastaa ristiriitaiset tai puutteelliset tiedot. Tarkastamisella ei kuitenkaan anneta tarjoajille mahdollisuutta parantaa tarjoustaan. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön tai tarjousmenettelyn ehtojen mukaisia edellyttäen, että tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun tarjousten vertailussa. 9. Tarjouksen tekeminen ryhmittymänä ja alihankinta Toimittajat voivat tehdä tarjouksia myös ryhmittymänä. Valtioneuvoston kanslia voi kuitenkin edellyttää ryhmittymältä tiettyä oikeudellista muotoa hankintasopimuksen aikana hankintasopimuksen asianmukaiseksi hoitamiseksi. Hankittavan palvelun tuottamisessa voidaan käyttää alihankintaa. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmansille, sekä ehdotetut alihankkijat. Sopimus tehdään sen organisaation kanssa kenen nimissä tarjous on tehty. Tämä taho on vastuussa kaikista sopimuksen mukaisista velvoitteista myös käyttäessään alihankintaa. 10. Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet Tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta. Hintatiedot vertaillaan hintalomakkeessa (tarjouspyynnön liite 4) annettujen tietojen perusteella. Vertailuhinta on tarjoajan ilmoittama yksittäishinnoista muodostettu vertailuhinta. Hinta on esitettävä ilman arvonlisäveroa euroina eikä sitä saa ilmoittaa tai esittää maksettavaksi valuuttakursseista, indekseistä tai muista sellaisista riippuvina. Hinnan tulee sisältää kaikki kustannukset. Jos useampi tarjous saa saman pistemäärän, valitaan se tarjous, jonka hintaliitteellä ilmoitettu hinta toimistomoniteholinssin osalta on vertailtavista tarjouksista edullisin.
5 (7) 11. Tarjouksen tekeminen ja sisältö Valtioneuvoston kanslialle osoitettu tarjous on tehtävä liitteenä olevia lomakkeita hyödyntäen. Lomakkeita ei saa millään tavoin muuttaa, vaan ne tulee täyttää ainoastaan pyydetyiltä osin. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan sähköinen yhteystieto, johon hankintaa koskevat päätökset sekä muut tiedot ja tiedustelut toimitetaan. Ilmoittamalla sähköisen yhteystiedon, tarjoaja hyväksyy hankintaa koskevien päätösten ja muiden tietojen ja tiedustelujen toimittamisen sähköisesti. Tarjoukseen tulee liittää pyydetyt selvitykset ja asiakirjat. Selvitysten tai asiakirjojen puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta tai tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoukseen ei saa liittää muita kuin tarjouspyynnössä pyydetyt asiakirjat. Tarjoaja jättää tarjouksensa tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla tarjouslomakkeella. Tarjouslomake tulee täyttää huolellisesti liitteen ohjeiden mukaisesti. Tarjoajan tulee liittää tarjouslomakkeeseen seuraavat liitteet: 1. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouspyynnön liite 3 täytettynä ja allekirjoitettuna) 2. Hintalomake (Tarjouspyynnön liite 4 täytettynä) Ehdollisia tarjouksia, osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tehtävä suomeksi. 12. Hankintaa koskevat sopimusehdot 13. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevat sopimusehdot on esitetty liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Palvelun tuottamisessa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Tarjoajan tulee hyväksyä liitteessä esitetyt ehdot. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Maksuehto on 30 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta laskettuna. Laskutus tapahtuu verkkolaskulla. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Tarjousasiakirjojen julkisuudesta säädetään julkisista hankinnoista annetussa laissa sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjouksen valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa, tulevat julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa tarjousaineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta tarjousaineistosta.
6 (7) Valtioneuvoston kanslia tekee tarvittaessa erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pääsääntöisesti pidetä liike- tai ammattisalaisuutena. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen 14. Tarjousten toimittaminen Valtioneuvoston kanslialle osoitetut tarjoukset on toimitettava valtioneuvoston kanslian kirjaamoon suljetussa kuoressa kokonaisuudessaan viimeistään 30.10.2015 klo 16.15. Tarjous on toimitettava liitteineen osoitteeseen: Valtioneuvoston kanslia Kirjaamo PL 23 00023 Valtioneuvosto Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 B, Helsinki Kirjallisesti toimitettavan tarjouksen kirjekuoreen merkitään tarjouksen diaarinumero VNK/1567/14/2015sekä teksti Erityistyölasien hankinta. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. Tarjouksen tekemisestä ei makseta palkkaa eikä palkkiota. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada kanslialta korvausta tarjouksen tekemisestä tai siihen liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. Tarjousasiakirjoja ei palauteta. 15. Lisätietojen pyytäminen Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kirjaamo(a)vnk.fi. Otsikkokenttään merkitään Erityistyölasien hankinta, kysymykset tarjouspyyntöön. Kysymykset ja tarjoajan vastausosoite on lähetettävä 21.10.2015 klo 16.15 mennessä. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisinä kysyjästä riippumatta kaikille vastaussähköpostiosoitteen ilmoittaneille viimeistään 23.10.2015 klo 16.15 sekä julkaistaan valtioneuvoston kanslian verkkosivuilla www.vnk.fi/ministerio/hankinnat. Liitteet: Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus ja palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Liite 4 Hintalomake Liite 5 Sopimusmalli Liite 6 Laskutusohje, sähköinen laskutus
7 (7) Aino Jalonen toimialajohtaja Hanna-Maija Oranen erityisasiantuntija