1(7) Porvoon kaupungin käyttäjäoikeus- ja tunnushallinnan konsultointi- ja suunnittelutyö Porvoon kaupunki pyytää tarjoustanne käyttäjäoikeus- ja tunnushallinnan konsultointi- ja suunnittelutyöstä. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Porvoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt nimikkeellä Porvoon kaupungin käyttäjähallinnan konsultointi- ja suunnittelutyö. Hankinnan tausta Porvoon kaupungin työntekijöiden, kuntalaisten ja sidosryhmien käyttäjäoikeuksiin ja -tunnuksiin liittyvien toimintojen hallinnan kehittämisen tarve on suuri. Toimintojen sähköistäminen tehostaa prosessien hallintaa ja toimivuutta ja vapauttaa näin aikaa rutiininomaisista tehtävistä organisaation tavoitteita tukevalle toiminnalle. Manuaalisen käsittelyn väheneminen prosessin eri vaiheissa parantaa tietojen oikeellisuutta ja vähentää käsittelyprosessiin kuluvaa aikaa. Uusi toimintatapa karsii turhia työvaiheita sekä parantaa tietojen ajantasaisuutta. Nykytilan kuvaus Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet annetaan manuaalisesti hakemusten perusteella. Tunnuksien ja oikeuksien hakemiseksi on useita eri tapoja. Käyttäjät tarvitsevat useita käyttäjätunnuksia ja salasanoja, jokaiselle sovellukselle erikseen. Tunnusten ja oikeuksien määrittely ja ylläpito työllistää erityisesti IT-palveluja ja ohjelmistojen pääkäyttäjiä. Tunnusten ja/tai oikeuksien myöntämisestä ei jää lokitietoja, joten tiedot on syötettävä käsin Nomis-järjestelmään. Erilaisia tunnuksia tarvitaan myös organisaation ulkopuolisiin järjestelmiin mm. kela ja maanmittauslaitos. Nykyinen käyttäjähallinnan menettelytapa ei täytä VAHTI 9/2006 ohjeen suosituksia ja määräyksiä. Hallinnossa on nykyään noin 3600 mikroverkkotunnusta, noin 100 yhteiskäytössä olevaa sähköpostilaatikkoa sekä tuhansia erillisiä tunnuksia useisiin eri sovelluksiin. Hankinnan kuvaus Hankinnan kohteena on käyttäjäoikeus- ja tunnushallinnan konsultointi- ja suunnittelutyö. Valittu yhteistyökumppani avustaa Porvoon kaupungin nimeämää projektiryhmää käyttäjäoikeus- ja tunnushallinnan vaatimusten määrittelyssä sekä käyttäjähallinnan kilpailutuksen tarjouspyynnön laatimisessa. Aikataulu Osatarjous Päätös hankinnasta pyritään tekemään niin, että sopimus tulee voimaan viimeistään 15.2.2013. Projekti on aikataulutettava niin, että käyttäjähallinnan tarjouspyyntö on julkaistavissa viimeistään 30.4.2013. Ei oteta huomioon.
2(7) Vaihtoehtotarjoukset Alihankkijat Tarjoajan kelpoisuus Ei oteta huomioon. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan. Tarjouspyynnössä vaadittavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 (Tarjoajan kelpoisuus) tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1 (tarjouslomake) täyttyvätkö seuraavat, ehdottomat vaatimukset: selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että mahdollista verovelkaa koskevat maksusuunnitelma on tehty todistukset eläkevakuutuslain ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista todistus siitä, että tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Tarjoajalla tulee viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta olla vähintään kaksi (2) toteutunutta (maksimissaan 5) referenssikohdetta tarjouspyyntöä sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavasta toimeksiannosta. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus em. referenssikohteista; sisältö, laajuus ja laskutetut työtunnit. Tarjoajan on nimettävä toimittajan projektipäällikkö ja asiantuntija, jotka voivat toimia myös käytännön työn suorittajana. Tarjoajan työhön nimeämillä asiantuntijoilla tulee olla vähintään kaksi (2) toteutunutta (maksimissaan 5) referenssikohdetta tarjouspyyntöä sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavista toimeksiannoista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus em. referenssikohteista; sisältö, laajuus ja laskutetut työtunnit. Referenssiksi hyväksytään vuonna 2010 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimuksen mukaiset toteutukset. Yksilöimättömiä, nimeämättömiä tai puutteellisia tietoja sisältäviä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan
3(7) suorituskyvystä tai nimettyjen henkilöiden kokemuksesta. Keskeneräisiä toteutuksia ei kelpuuteta referenssiksi. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa tulee esittää alustava projektisuunnitelma, sisältäen projektiin käytettävä työmäärä (h) sekä resurssit, jotka tarjoaja osoittaa työtä varten. Tarjoajan tulee esittää erittely ajankäytöstä. Kaupunki asettaa työtä varten tarvittavat työryhmät, jotka osallistuvat projektityöhön valittavan toimittajan kanssa. Tullakseen huomioiduksi tarjous on laadittava tämän tarjouspyynnön asiakohtia noudattaen. Tiedot ilmoitetaan liitteellä 1 (tarjouslomake). 1. Tarjoajan referenssikohteet, 2-5 kpl kolmelta (3) edelliseltä vuodelta 2. Tarjoaja nimeää käytettävät asiantuntijat, joilla on hankinnan laatuun nähden riittävä koulutus ja lisäksi kokemusta nyt hankittavaa toimeksiantoa sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavista toimeksiannoista (katso edellä kohta tarjoajan kelpoisuus). tarjoaja voi esittää itse laatimansa selvityksen kunkin henkilön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä tai jäljennöksen henkilön tutkintotodistuksista ja ansioluettelosta 3. Projektin konsulttipäivien määrä (kpl) ja hinta ( /pv, alv 0 %). Konsulttipäivän pituus on 7,5 tuntia. 4. Tarjottu kokonaishinta (, alv 0 %) 5. Arvio Porvoon kaupungin henkilöstön työmäärästä (pv) Tarjousten arviointi Tarjousten arviointi toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tarjous ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kolmannessa vaiheessa 1. ja 2. vaiheen läpäisseet tarjoukset vertaillaan ilmoitetun vertailuperusteen mukaisesti. Vertailuperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. A. Kokonaishinta 45 % (max. 45 p.)
4(7) B. Projektisuunnitelman sisältö 45 % (max. 45 p.) tehtävät, aikataulutus, resursointi, hallinnointi, kokonaistuntimäärä, kattavuus, työvaiheiden ja tuotoksien kuvausten ymmärrettävyys ja selkeys C. Projektisuunnitelman esittely 10 % (max. 10 p.) tilaajalla on tässä yhteydessä mahdollisuus varmistua siitä, että on ymmärtänyt tarjouksen oikein ja tarkentaa yksityiskohtia Projektisuunnitelman esittelytilaisuuteen kutsutaan kolme (3) vertailukohdista A-B parhaat pisteet saanutta tarjoajaa. Lopullinen valinta tehdään kohtien A-C yhteispisteiden perusteella. Kussakin vertailukohdassa halvin/paras tarjoaja saa maksimipisteet ja muut tarjoajat suhteessa vähemmän (halvin / tarjottu * max. pisteet). Päätöksenteko Hankintapäätös lähetetään tarjoajille tiedoksi sähköpostitse. Sähköpostiosoite tulee ilmoittaa liitteellä 1 (tarjouslomake). Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta, edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Laskutus Sopimusehdot Porvoon kaupungin laskutusohjeet löytyvät osoitteesta www.porvoo.fi>hallinto>talous>laskutus. Jollei tässä tarjouspyynnössä sen liitteissä tai liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa ei muuta mainita, hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007. Asiakirjojen julkisuus Luottamuksellisuus Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: tämä tarjouspyyntö liitteineen julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) tarjous liitteineen Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erilliselle liitteelle ja merkittävä selvästi. Hinta ei ole liikesalaisuus. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan.
5(7) Tarjouksen tulee olla perillä 17.1.2013 kello 12.00 mennessä. Suomenkieliset tarjoukset liitteineen lähetetään suljetussa kuoressa osoitteeseen: Porvoon Kaupunki Palvelupiste KOMPASSI /Kirjaamo Rihkamatori B 06100 Porvoo Tarjouskuoreen tulee tarjoajan yhteystietojen lisäksi tehdä merkintä Porvoon kaupungin käyttäjähallinnan konsultointi- ja suunnittelutyö. Tarjousaineisto tulee lisäksi toimittaa myös muistitikulle tallennettuna. Mikäli paperiversion ja sähköisen version välillä on ristiriitaa, tulkitaan tarjousta paperiversion mukaan. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Yhteydenotto Tarjouksen tekemistä varten mahdolliset lisätiedot tulee kysyä sähköpostilla, osoitteella hankintapalvelut(at)porvoo.fi 21.12.2012 mennessä. Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan tarjouspyyntöön mahdollisesti tekemät tarkennukset julkaistaan osoitteessa www.porvoo.fi/fi/hallinto/hankinnat/tarjouspyynnot/kysymyksia_ja_vastauksia_ tarjouspyynnoista 9.1.2013. Palveluntarjoajan tulee tarkistaa 9.1.2013 jälkeen em. osoitteesta, onko mahdollisilla kysymyksillä ja vastauksilla tai tilaajan tarkennuksilla vaikutusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Tuure Marku hankinta-asiantuntija Liitteet 1. Tarjouslomake
Liite 1. 6(7) TARJOUSLOMAKE 14.12.2012 Porvoon kaupungin käyttäjäoikeus- ja tunnushallinnan konsultointi- ja suunnittelutyö Tarjoajan nimi: Y-tunnus: Postiosoite: Postinumero ja toimipaikka Puhelinnumero: Sähköposti: (Hankintapäätös lähetetään tiedoksi tähän osoitteeseen!) Päiväys: Allekirjoitus: Nimenselvennys: Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 (Tarjoajan kelpoisuus) tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki varaa oikeuden pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. 1. Tarjoajan kelpoisuus 1 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin 2 Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin 3 Tarjoaja on merkitty työnantajarekisteriin 4 Tarjoaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5 6 Tarjoaja on maksanut verot tai sillä on verovelkaa koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu Tarjoajalla on eläkevakuutustodistus tai vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu 7 Tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Täyttyy Ei täyty Työhön sovellettava työehtosopimus tai keskeiset työehdot:
Liite 1. 7(7) TARJOUSLOMAKE 14.12.2012 2. Referenssit Referenssiksi hyväksytään marraskuussa (11.) 2009 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimuksen mukaiset toteutukset. Yksilöimättömiä, nimeämättömiä tai puutteellisia tietoja sisältäviä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan suorituskyvystä tai nimettyjen henkilöiden kokemuksesta. Keskeneräisiä toteutuksia ei kelpuuteta referenssiksi. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät kelpoisuusehdot: Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kaksi (2) ja maksimissaan viisi (5) toteutettua referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lyhyt kuvaus tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaan hankintaa koskevista toteutuneista toimituksista kokonaisarvoineen ja vastaanottajatietoineen. Täyttyy Ei täyty Porvoolle nimetyillä henkilöillä on vaadittu koulutustaso ja/tai ammatillinen pätevyys Tarjoajan työhön nimeämillä asiantuntijoilla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kahdesta (2) ja maksimissaan viidestä (5) toteutuneesta projektista vastuuroolissa viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on nimettävä toimittajan projektipäällikkö ja asiantuntija, jotka voivat toimia myös käytännön työn suorittajana. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys Porvoolle nimetyistä henkilöistä, heidän koulutustasostaan ja työkokemuksestaan. Tarjoaja voi esittää selvityksenä itse laatimansa selvityksen kunkin henkilön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä tai jäljennöksen henkilön tutkintotodistuksesta ja ansioluettelosta. Täyttyy Ei täyty 3. Hintatiedot (alv 0 %) Projektin konsulttipäivien määrä (kpl) ja hinta /pv kpl /pv Tarjottu kokonaishinta (erittely) 4. Arvio Porvoon kaupungin henkilöstön työmäärästä pv