TARJOUSPYYNTÖ 10.6.2015 Palvelutuotanto PL 20 02401 Kirkkonummi TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUISTA Kirkkonummen kunnan palvelutuotannon lautakunta pyytää tarjoustanne siivouspalvelujen hoitamisesta ajalla 1.11.2015 31.12.2017. Erikseen yhteisesti sovittaessa sopimusta voidaan jatkaa yhdellä plus yhdellä optiovuodella, jonka käytöstä on päätettävä viimeistään kuusi kuukautta ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä. Tarjoukset tulee tehdä suomenkielellä ja tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti. Vaihtoehtoisia tarjouksia tai yksittäisiä kohteita koskevia tarjouksia ei huomioida. Sopimusaikana voi tulla muutoksia siivottaviin neliömääriin, siivoustaajuuksiin tai/ja kunnan palvelutarjonnan ja toimipaikkojen muutosten vuoksi. Muutoksista neuvotellaan palvelutuottajan kanssa, ja merkittävät volyymimuutokset voidaan huomioida perustellusti palveluiden hinnoittelussa seuraava budjettikautta koskien, ei kuitenkaan kesken vuoden tai taannehtivasti. Palvelukuvauksissa on selvitetty kunkin tukipalvelun laatuvaatimukset, jotka ohjaavat palveluntuottajaa tarjouspyynnössä kuvatun laatutason tuottamisessa ja ylläpitämisessä. Palveluntuottajan edellytetään sitoutuvan esitettyihin laatuvaatimuksiin. 1. Hankinnan kohteet Tarjouskilpailu koskee Kirkkonummen kunnan tilahallinnon ylläpito- ja perussiivousta. Siivouskohteet toimipaikoittain ja palvelukuvaus ovat kirjattuina tarjouspyynnön liitteessä kolme (liite 3). 2. Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja voimassa ajanjaksolla 1.11.2015 31.12.2017. Erikseen yhteisesti sovittaessa sopimusta voidaan jatkaa yhdellä plus yhdellä optiovuodella ajalle 1.1.2018 31.12.2018 ja 1.1.2019-31.12.2019. Option käytöstä on sovittava kuusi kuukautta ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä.
3. Hankinnan jakaminen Siivouspalvelu tarjotaan seuraaviin kohteisiin Oitbacka skola Junailijan eskari Masalan portti, fysioterapia Masalan terveysasema Nissnikun kuntoutuskeskus Nissnikun pvk Köpaksen pvk 1 ja 2 Hommas pvk Liinaharjan pvk Masalan pvk Piennarkujan asukaspuistotoiminta Ljusdalan teatteri Köpaksen kylätalo kansalaisopisto Masalan kirjasto ja posti Masalan nuorisotilat 4. Tarjouksen laatiminen Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukaisia ja tarjoukseen on liitettävä pyydettävät selvitykset/kuvaukset. Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot ja tämän varahenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite tulee mainita tarjouksessa, tarjouspyynnön liitteen kuusi (liite 6) mukaisesti. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan perusteluineen erillisellä liitteellä, huomioiden, että hinta ei ole liikesalaisuus. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuudesta. Tarjoukseen pyydetään liittämään seuraavat liitteet numeroituina: 1. Tilaajavastuulain mukaiset todistukset liitteen nro 6 mukaisesti. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia luettuna tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 2. Hankintayksikkö voi myös pyytää täsmennyksiä tarjoukseen tai sen liitteisiin. 3. Todistuksena taloudellisesta asemastaan tarjoajan tulee toimittaa Suomen Asiakastiedon antama Rating Alfa-todistus tai vastaava. Taloudellisen aseman tulee olla A/tyydyttävä. 4. Palveluntuottajalla tulee olla palvelun alkaessa vähintään 500 000 omaisuus-, vastuu-, keskeytys- ja oikeusturvavakuutus.
5. Yhteystiedot (tämän tarjouspyynnön liite 6 täytettynä) 6. Listaus yhteystietoineen kolmesta viidestä referenssikohteista, jotka vastaavat nyt kyseessä olevaa hankintaa. Uusi yrittäjä liittää toiminta- ja rahoitussuunnitelman sekä yrittäjien cv:t. 7. Selvitys tuottajan laadunhallinnasta kilpailutettavissa kohteissa 8. Selvitys palveluorganisaatiosta ja henkilöstömääristä kohteittain. Organisaatio esitetään selkeänä kuvana toimialoittain, joista selviää kohteen henkilöstömäärät ja esimiehet. Sijaisjärjestelmä kuvataan. 9. Selvitys kohteiden haltuunotosta kilpailutettavissa kohteissa. Haltuunottosuunnitelmassa esitetään henkilöstön perehdytys kohteisiin huomioiden eri toimialojen ja kohteiden erityispiirteet ja vaatimukset. Haltuunottosuunnitelmasta selviää, millä tavalla henkilöstö koulutetaan ja opastetaan työkohteisiin, työssä käytettäviin työmenetelmien ja työohjeiden hallintaan. 10. Selvitys alihankintakäytännöistä 11. Tarjouslomake (tämän tarjouspyynnön liite 1 täytettynä) 5. Hankintamuoto Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. 6. Hankintamenettely Tarjoukset arvioidaan kolmivaiheisesti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi (tarjouksen liitteet 1-3) 2. Hintavertailu (tarjouksen liite 3) Hankintayksikkö tarkistaa, että kaikki pyydetyt todistukset ja selvitykset on jätetty ja esitetyt vähimmäisvaatimukset täyttyvät. Mikäli pyydettyjä selvityksiä tai todistuksia ei ole toimitettu tai esitetyt vähimmäisvaatimukset eivät täyty, hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen. Hankintayksikkö voi myös pyytää täsmennyksiä tarjoukseen tai sen liitteisiin. Tilaaja hylkää kaikki ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia, sisältävät omia ehtoja tai pyydettyjä asiakirjoja tai selvityksiä puuttuu. Myöhästyneet tarjoukset palautetaan avaamattomina. Tilaajalle on mitoituksen ja/tai kokemuksen myötä muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun tason ylläpitäminen vaatii. Mikäli tarjoajan ilmoittama työmäärä poikkeaa oleellisesti tilaajan määrittämistä työmäärästä, eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, tilaaja voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessa sulkea pois tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana.
Hinnoittelun pohjana käytetään tarjouspyynnön liitteenä olevia palvelukuvauksia, jotka ovat samalla palveluilta vaadittavat vähimmäiskriteerit. Kelpoisuusehdot täyttävä, tarjouspyynnön mukainen halvin tarjous voittaa ko. alueen kilpailutuksen. 7. Alihankkijoiden käyttö Alihankinta sallitaan ainoastaan perussiivousten ja ikkunanpesujen osalta. Sijaisten käytöstä alihankintayrityksen kautta sovitaan erikseen. 8. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Hinnat pyydetään erikseen 1. ja 2. sopimusvuodelle. Hinnat esitetään yksikköhintoina ilman arvonlisäveroa. Mahdolliset hinnantarkistukset optiovuosille perustuvat joko volyymimuutoksiin tai todistettavaan kustannusten nousuun. Tuottajan täytyy yksilöidä kustannustekijät ja niiden hinnanvaikutus, joihin vedotaan hinnanmuutosta esitettäessä. Kustannustason yleiseen nousuun vetoamista ei voida pitää hyväksyttävänä syynä hintojen korotukselle. Mikäli arvonlisäverossa tai muissa viranomaismaksuissa tai ohjeistuksissa tapahtuu muutoksia, on palvelutuottajalla oikeus niiden kustannusvaikutusta vastaaviin hintojen tarkistuksiin. 9. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskutus tapahtuu aina jälkikäteen, seuraavan kuukauden 2 päivänä. Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava arvonlisäveroton hinta ja arvonlisäverollinen hinta, jos palvelu arvonlisäverollista. Mahdolliset siivouksen lisätyöt, jotka veloitetaan erikseen, ilmoitetaan laskussa erikseen. Perussiivouksen osalta lasku voidaan lähettää ja maksaa vasta, kun palvelu on vastaanotettu ja hyväksytty. Kohteiden ollessa kesällä suljettuna ei palvelumaksua suoriteta. Hinnat pyydetään tarjouksenantolomakkeella 12 kuukaudelle, mutta tarjoajan on varauduttava siihen, että osa kohteista on esim. koulujen toiminta-aikoina suljettuna. Koulujen kesäajan mahdollisesta ylläpitosiivouksesta sovitaan erikseen. Maksuehto on 21 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen.
10. Tilat ja korvaukset tilojen käytöstä Tilat ja kalusto annetaan palvelutuottajan käyttöön siinä kunnossa kun ne ovat luovutushetkellä eikä niihin kunnan toimesta tehdä korjauksia ja muutoksia sopimusaikana. Tuottaja voidaan oikeuttaa suorittamaan tarvitsemiaan muutoksia tai korjauksia tiloihin sopimalla siitä ensin tilahallinnon kanssa. 11. Kohde-esittelyt Tarjoajien edellytetään tutustuvan kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Siivouspalvelukohteiden näyttöajat 8.7.2015 ja 9.7.2015 näytöt alkavat kello 9. Kohde-esittelyyn ilmoittaudutaan viimeistään 3.7.2015 sähköpostitse osoitteeseen anne.laurila@kirkkonummi.fi. Kierrosten tarkempi reittisuunnitelma lähetetään tämän jälkeen ilmoittautuneille tiedoksi. Kohdekierroksilla esiin tulleisiin kysymyksiin vastataan kirjallisesti. 12. Lisäkysymykset Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset pyydetään toimittamaan 17.7.2015 klo 14 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: anne.laurila@kirkkonummi.fi Vastaukset julkaistaan kunnan internet -sivuilla viimeistään 27.7.2015. Suullisesti kysymyksiin ei vastata. 13. Sopimus Keskeisimmät sopimusehdot ovat tarjouspyynnön liitteenä neljä (liite 4). 14. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2015 saakka. Sitova tarjous on toimitettava 7.8.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Kirkkonummen kunta / kirjaamo Ervastintie 2 PL 20 02401 Kirkkonummi ja sähköpostiosoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi. Kuoreen/sähköpostiin merkitään tunnus "Tarjous siivouspalveluista".
15. Liitteet 1. Hinnoittelulomake (1-3) 4. Siivouspalvelun palvelukuvaus 5. Alustava sopimusluonnos 6. todistukset ja yhteystiedot Allekirjoitus Kirkkonummella 10.6.2015 Jari Tirkkonen Yhdyskuntatekniikan johtaja