Kaupunginvaltuusto 46 06.06.2017 Kaupunginhallitus 257 09.10.2017 Arviointikertomus 2016 / Lautakuntien vastineet / Kvo-asia 870/13.130/2015, 920/40/2015, 1027/13.130/2016 KVO 46*/* Liitteenä -arviointikertomus Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettaman toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunta luovuttaa kaupunginvaltuustolle arviointikertomuksen, joka merkitään tiedoksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten. Samalla tarkastuslautakunta ehdottaa, että valtuusto pyytää hallituksen ja hallintokuntien vastineet arviointikertomuksessa esitettyjen huomautusten johdosta ennen tulevan vuoden talousarvion käsittelyä 30.9.2017 mennessä. Päätös Kaupunginvaltuusto päätti yksimielisesti merkitä arviointikertomuksen tiedoksi ja pyytää hallituksen ja hallintokuntien vastineet arviointikertomuksessa esitettyjen huomautusten johdosta ennen tulevan vuoden talousarvion käsittelyä 30.9.2017 mennessä. Liite 1 :ään 46 Lisätiedot Kaupunginkamreeri Juha Kuittinen, 040 502 9801 KH 09.10.2017 257 Tarkastuslautakunta on 8.5.2017 päivätyssä tarkastuskertomuksessaan arvioinut kaupungin taloutta ja toiminnallisia tavoitteiden toteutumista. Lautakunnan kertomus sisältää huomautuksia ja toimintojen parannusehdotuksia. */* Liitteenä - arviointikertomus Kaupunginvaltuusto päätti 6.6.2017 pyytää hallintokuntien vastineet arviointikertomuksessa esitettyjen huomautusten johdosta ennen tulevan vuoden talousarvion käsittelyä 30.9.2017 mennessä. Lautakunnat ovat jättäneet lausuntonsa seuraavasti: Sivistyslautakunta 22.8.2017 66: "Sivistystoimen osalta todettiin seuraavaa: Toiminnalliset tavoitteet: Tarkastuslautakunnan näkemyksenä on, että toiminnalliset tavoitteet on olennaisilta osin saavutettu.
Talous: Budjettikuri on pitänyt ja toteuma on yhteensä 0,2 milj. budjetoitua alhaisempi. Lähes kaikki tulosalueet ovat alittaneet arvioidut nettokustannuksensa, eikä suuria yllätyksiä ole tapahtunut. - analysointi; alitus on todettu johtuvan pääosin henkilöstökulujen vähenemisestä, erityisesti perusopetuksessa ja päivähoidossa, missä henkilötyövuosien lukumäärä on vähentynyt 4,5 henkilötyövuotta vuoden 2016 aikana (yht. kaupungissa vuonna 2016, 15,9 htv) sivistyslautakunnan ylijäämä on 184.636 budjetoitua parempi" Arviointikertomus 2016, vastine Perusturvalautakunta 6.9.2017 87 "Tarkastuslautakunta esitti arviointikertomuksessa, että tarkastuslautakunnan käsityksen mukaan toiminnallisten tavoitteiden osalta, on perusturvasektori yleisellä tasolla onnistunut tuottamaan asukkaiden tarvitsemat, lain edellyttämät perusturvapalvelut. Tarkastuslautakunta painottaa kuitenkin seuraavaa: Lastensuojelun painopistealueen siirto ennaltaehkäisevään toimintaan ei ole toteutunut koska ennaltaehkäisevän toiminnan henkilöstöresursseja leikattiin. Vastine: Ennaltaehkäisevän toiminnan henkilöstöresursseja ei ole leikattu, päinvastoin, mutta sosiaalipalvelukeskuksen resurssit on uudelleenjärjestetty. Uuden sosiaalihuoltolain mukaista lapsiperheiden palveluiden yksikköä on rakennettu vuoden aikana ja sen ensisijainen tehtävä on ennaltaehkäisevän toiminnan kehittäminen. Tämän lakisääteisen toiminnan takia jouduttiin resursseja siirtämään ei-lakisääteisestä perhekeskustoiminnasta Pikku-Lillanista. Ennaltaehkäisevä työ jäi Pikku-Lillaniin, mutta pienemmässä laajuudessa, koska varsinainen ennaltaehkäisevä toiminta tapahtuu lapsiperheiden palveluiden yksikössä. Vaikkakin tavoite on ollut lasten sijaishuoltoon sijoittamisen vähentäminen, vuosi 2016 osoittautui haastavaksi tämän suhteen ja tarvittiin muita toimenpiteitä ennaltaehkäisevän lisäksi. Perusturvan saneerausinvestoinnit, jotka sisältyivät kiinteistöhallinnon talousarvioon, jäivät osittain toteutumatta. Vastine: Terveyskeskuksen sisäilman ongelmat osoittautuivat huomattavasti laskettua vakavimmiksi ja huomattavimmiksi. Ongelmien mittaukset veivät oman aikansa ja ongelmien ratkaisemisesta oli erimielisyyksiä. Neuvolan ja lääkärivastaanoton henkilökunnan evakuointi on tapahtunut kahden viime vuoden aikana. Edelleen on epäselvää, miten tilanne ratkaistaan. Tämä on ala, johon perusturvalla ei ole
pätevyyttä ottaa kantaa. Tarkastuslautakunnan käsityksen mukaan, olisi perusturvalautakunnan ennen Novan tuottamien palveluiden kilpailuttamista, tullut ottaa kantaa hankintakriteereihin ja tehdä periaatepäätös asiassa. Vastine: Palveluiden kilpailuttaminen, on erityisalue, joka vaatii erityisosaamista. Tämän takia Hangon kaupunki on ostanut tämän erityisosaamisen Raaseporin kaupungilta. Minkälaiset hankintakriteerien tulee olla, on tarkasti säädetty hankintalaissa. Minkäänlaista hankinnan vääristymää tai suosimista ei saa esiintyä. On osoittautunut, että vaikka laadullisia kriteereitä voidaan käyttää, nämä ovat harvoin sellaisia, jotka ratkaisevat hankinnan. Tämä sen takia, että laadulliset kriteerit ovat vaikeasti mitattavissa ja kilpailutukseen osallistuvat voivat helposti sanoa täyttävänsä kriteerit. Kokonaisvaltaisesti edullisin hinta on tällöin ratkaiseva. Voisi olla tarpeen miettiä, jos myös Hangon hankinnat voisi käsitellä Raaseporin hankintajaostossa. Vaikka jaostolla on edustajia Hangosta, ei jostain syystä käytäntönä ole ollut Hangon hankintojen käsitteleminen jaostossa. Vaihtoehtoisesti voisi lautakunnan jäsenistä asetettu työryhmä yhdessä hankintapäällikön ja osastopäällikön kanssa vahvistaa kunkin hankinnan hankintakriteerit. Tätä käytettiin esim. kun lääkärivastaanoton toiminta kilpailutettiin. Talous, vastine: Vuonna 2016 lääkäripalveluiden osto oli edelleen se, mikä eniten rasitti ostopalveluja. Hallintoa lukuun ottamatta kaikki osastot alittivat talousarvion. Koko perusturvan nettomenoista, jotka olivat 33 338 401 euroa, hallinnon kustannukset olivat 371 716 euroa ja ylittyivät 4 044 eurolla. Ylitys johtui ennen kaikkea siitä, että sisäiset vuokrat olivat laskettua korkeammat. Ajatellen, että talousarvio oli yli 800 000 euroa vuoden 2015 tilinpäätöstä pienempi ja onnistuttiin tämän lisäksi edelleen leikkaamaan menoja yli 900 000 euroa, tulee tämä nähdä erittäin hyvänä tuloksena. Perusturva jatkaa määrätietoisesti toimintasuunnitelman mukaista toiminnan uudelleenjärjestämistä. Tämä ei kuitenkaan anna nopeita tuloksia, mutta tavoitteena on kustannusten saaminen tasolle, joka lähentelee maan keskiarvoa." Tekninen lautakunta 20.9.2017 143 "Investointiosa Tarkastuslautakunta pyytää tarkempaa analyysiä siitä, miksi joidenkin investointien määrärahoista on jäänyt huomattavan verran käyttämättä, onko suunnitelmia esimerkiksi muutettu, onko hanke lykätty tai onko hanke toteutunut mutta budjetoitua halvempaan hintaan. Teknisen toimen investointien osalta tarkastuslautakunta toteaa mm seuraavaa:
Terveyskeskuksen investointimenot toteutuivat 0,3 milj. arvioitua pienempinä. Koverharille varattua 0,2 milj. :n investointimäärärahaa ei käytetty ollenkaan. Vastine Koverharin investointimäärärahasta noin 40 000 käytettiin alueen tiili- ja massajätteen kaatopaikan suotovesipumppauksen sähkösyötön rakentamiseen kun irtauduttiin tehtaan sähköjärjestelmästä. Jäljelle jäänyttä rahaa kohdennettiin katujen asfaltointeihin. Vesi- ja viemärilaitoksen osalta siirtoviemärin venttiilien vaihto (2 kpl) jäi toteutumatta, koska omat henkilöresurssit eivät riittäneet sen suunnitteluun ja toteutukseen omana työnä (kyse ei ole yksinkertaisesta operaatiosta). Täktomin jätevedenpumppaamon uusiminen jäi toteutumatta, koska hanke vaati suunnittelutarveratkaisun. Molemmat hankkeet toteutetaan vuonna 2017. Näiden kahden hankkeen talousarvio oli yhteensä 100 000. Terveyskeskukselle oli varattu 570 000. Korjaussuunnitelmat muuttuivat keväällä 2016 siten että vuodeosastot keskitettiin terveyskeskuksen toiseen kerrokseen ja vastaanotto-, laboratorio- ja hammaslääkäritilat siirrettiin entisiin vuodeosasto-tiloihin ensimmäiseen kerrokseen. Kustannukset olivat noin 295 000. Korjaamatta jääneistä tiloista on laadittava käyttö- ja toteutussuunnitelma ennen kuin hankkeen jatkosta voidaan päättää. Neuvolan peruskorjaus tehdään niin sanotulla sell and lease back -menetelmällä joten peruskorjaus ei rasita investointitalousarviota. Käyttötalousosa Sisäisten palvelujen yksikkö Toiminnassa on ollut haasteita sisäilmaongelmien vuoksi ja tiloja on jouduttu vuokraamaan. Strategisten kartoitusten tekeminen on siirretty vuodelle 2017. Tilahallinnon vastuualueella olevia kiinteistöjä ei ole myyty vuonna 2016 joten kyseinen tavoite ei toteutunut. Vaikka yksikön toiminnalliset tavoitteet tarkastuslautakunnan arvion mukaan ovat pääosin toteutuneet, tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää seuraaviin seikkoihin erityistä huomiota: Kiinteistöjen korjausvelan kartoittamisen tärkeys, korjausohjelma, kiinteistöjen kuntokartoitus Varsinaisen toiminnan nettotulos oli n. 61 t muutettua talousarviota heikompi, mutta kun huomioidaan myyntivoittotavoite voidaan todeta, että nettotulos oli 361 t talousarviota heikompi. Sisäilmaongelmat aiheuttivat sen että asiantuntija- ja vuokrakustannukset ylittivät talousarvion yhteensä noin 110 000. Sähkökustannukset oli arvioitu väärin koska ilmoitus siirtohintojen korotuksesta tuli hyvin myöhään. Kiinteistömyynti ei toteutunut ollenkaan. Tämä johtuu osittain suhdanteista ja osittain resurssipuutteista. Korjausvelkaselvitys on päivitetty keväällä 2107. Investointiohjelmaa laadittaessa
huomioidaan korjausvelkaselvityksessä esiin tulleet korjaustarpeet. Korjausvelkaselvityksessä esitetyt korjaustarpeet ovat laskennallisia eivätkä näin ollen huomioi sisäilmaongelmista johtuvia korjauksia eikä uudis- tai lisärakentamista. Kuntokartoituksia ei ole tehty 2016. Seuraava kohde on Halmstadintalon päiväkoti. Vesi- ja viemärilaitos Vesilaitoksen toteutunut ylijäämä oli 0,4 milj., joka on hieman talousarviota parempi. Toimintakulut ja -menot toteutuivat vuoden aikana lähes budjetoidusti. Investointimenoja oli 0,8 milj., joka alitti talousarvion noin 0,1 milj.. Käyttötalousosion osalta vesi- ja viemärilaitoksella ei ole lausuttavaa arviointikertomukseen. Investointien osalta lausunto on annettu edellä olevassa investointiosiossa. Tekninen toimi Toiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet on saavutettu olennaisilta osin. Talous Kokonaisvaltaisesti nettokulut ovat lähes talousarvion mukaiset. Kustannukset ja erityisesti palvelujen ostot ovat olleet budjetoitua suuremmat. Suurin poikkeama talousarviosta oli Kuntatekniikalla, joka on ylittänyt talousarvion 125 t. Syynä on lähinnä pilaantuneen maaperän kunnostuksesta johtuvat kustannukset. Vastine Tehtaanniemen pilaantuneen maan kunnostuskustannuksia ei oltu budjetoitu, koska niitä ei tiedetty olevan. Kustannuksia syntyi yhteensä noin 300 000 ja ne kohdennettiin kuntatekniikan jätteiden käsittelyn momentille. Arviointikertomuksen yhteenveto Arviointikertomuksen yhteenvedossa on myös tuotu esiin uutena aiheena kilpailutettavien palveluiden hankintakriteerien huolellinen asettelu sekä konsernin ohjeistusten päivittämisen tarve. Vastine Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota tärkeisiin asioihin. Tekninen virasto pyrkii tekemään parhaansa myös omien osastojen ohjeistusten osalta, mutta henkilöstöresurssien takia tämän kaltaiset työt usein jäävät pitkiksi ajoiksi tekemättä. Vuoden 2018 talousarvioon onkin esitetty lisäresurssia mm. työmaavalvonnan osalta." Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 20.9.2017 44
"Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto toteaa seuraavaa: Eriteltyä seurantaa henkilöstön osaamisen kehittämisestä ei toteutunut vuonna 2016, koska kaupungilla ei ole henkilöstöhallinnon järjestelmää johon koulutuspäivät eri hallintokuntien osalta voisi kirjata. Tästä johtuen koulutuskorvaus on myös jäänyt hakematta kyseiseltä vuodelta. Kriteerit koulutuskorvaukseen oikeuttavien koulutuspäivien osalta on tarkkaan määritelty ja korvauksiin oikeuttavat koulutuspäivät tulisi pystyä seuraamaan yksityiskohtaisesti työntekijä-/viranhaltijatasolla. Tämä edellyttäisi järjestelmää missä voitaisiin suunnitella ja seurata henkilöstön osaamista ja osaamisen kehittämistä Henkilöstöhallinto on kartoittanut mitä sopivia henkilöstöhallinnon järjestelmiä markkinoilta löytyisi mutta selvityksen jälkeen on ilmennyt, että ratkaisu voisikin löytyä jo käytössä olevasta palkanlaskentajärjestelmästä." Ympäristölautakunta 26.9.2017 181 Ympäristölautakunta antaa arviointikertomuksen 2016 johdosta seuraavan vastineen: Kuten tarkastuslautakunta toteaa, eivät maankäytön toimintatuotot toteutuneet budjetoidun mukaisesti vaan alittuivat 0,7 milj.. Osin ne itse asiassa toteutuivat budjetoitua paremmin (vuokratuotot), sillä Tehtaanniemen tontin myynti ei tapahtunut vielä vuonna 2016, mikä merkitsi n. 1 milj. pienempää käyttöomaisuuden myyntivoittoa budjetoituun nähden. Tarkastuslautakunta kiinnittää arviointikertomuksessa huomiota erityisesti kahteen strategisesti tärkeään hankkeeseen, joita ympäristölautakunta kommentoi omalta osaltaan alla. Hyvinvointikeskus sijoittuu Tehtaanniemen asemakaavamuutoksen alueelle. Asemakaavan tarkoituksena on mm. mahdollistaa kokonaisuuteen liittyvän hotellirakennuksen rakentaminen. Asemakaavan muutos on saatu valmiiksi ja se on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 23.5.2017. Kaavasta on valitettu ja sen käsittely jatkuu Helsingin hallinto-oikeudessa. Koverharin asemakaava. Satamaa ja sen ympäristöä koskeva asemakaava on ollut toiseen kertaan ehdotuksena nähtävillä. Sen laatiminen on osoittautunut haastavammaksi kuin alussa oletettiin kaupungista riippumattomista syistä. Alueen valtakunnallisesti arvokkaiden luontoarvojen, hydrologisten olosuhteiden ja mm. pilaantuneiden maiden käsittelyn yhteensovittaminen satama- ja muiden toimintojen kanssa on vaatinut selvityksiä ja neuvotteluja. Tämän hetkisen arvion mukaan asemakaava on mahdollista saada valmiiksi vuoden vaihteen tietämillä. Koverharin yleiskaava. Koverharin yleiskaava-alue käsittää ranta-alueen Lappohjan taajamasta Koverharin satamaan, se ulottuu jonkin verran Viskontien eteläpuolelle ja
noudattelee Kofverhatin kartanontietä pohjoisessa. Alue on kooltaan reilu 14 km2. Yleiskaava toteutetaan konsulttityönä. Kaavatyö on käynnistynyt ja yleiskaavaluonnos valmistunee marraskuulla 2017 ja yleiskaava vuoden 2018 aikana." Kulttuuri- ja kansalaistoiminnan lautakunta 5.9.2017 46 ja 26.9.2017 58 "Kulttuuri- ja kansalaistoiminnan vuoden 2016 talousarvion alitus riippui lisätuloista, muun muassa avustuksia sekä pienemmistä henkilöstökuluista. Henkilöstökuluissa on mennyt vähemmän KueL-eläkemaksuja kun mitä budjetoitu." Eteläkärjen ympäristöterveyslautakunta Ei ole jättänyt vastinetta. Kaupunginhallitus Tavoitteena oli, että kaupungin sisäisen valvonnan ohjeistus ja konserniohjeet olisi valmisteltu hallintosäännön uudistamisen yhteydessä siten, että tarvittavat päätökset olisi voitu tehdä kaupunginvaltuustossa viimeistään keväällä 2017. Tätä tavoitetta ei kyetty toteuttamaan, koska hallintosäännön valmistelu ja uudistaminen oli työläs ja vaativa hallinnollinen prosessi. Kaupunginvaltuusto hyväksyi uuden hallintosäännön 23.5.2017. Keskushallinnon tavoitteena on, että kaupungin sisäisen valvonnan ohjeistus ja konserniohjeet valmistellaan siten, että tarvittavat päätökset voidaan tehdä kaupunginvaltuustossa viimeistään keväällä 2018. Ehdotus Päätös Kaupunginhallitus päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että se merkitsee tiedoksi kaupunginhallituksen ja sen alaisten lautakuntien vastineet arviointikertomuksen 2016 johdosta. Ehdotus hyväksyttiin. Lisätiedot Kaupunginkamreeri Juha Kuittinen, 040 502 9801 ja ao. virkamiehet